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大家好，我是劉昊銘，來自北京某大學(xué)MBA中心，財務(wù)會計方向教師。在日常教學(xué)中經(jīng)常會有財務(wù)同學(xué)問我公司預(yù)算控制的問題，特別是費用算這方面的問題。
那么，今天就這問題跟大家在三同行這個平臺交流一下，費用預(yù)算的控制應(yīng)該怎么做？
2020年又到年底了，財務(wù)同學(xué)么你都忙碌起來了。
- 行業(yè)競爭激烈 ，企業(yè)越來越重視費用預(yù)算控制，到底應(yīng)該怎么做？
- 費用預(yù)算控制的目的就是為了減少支出、降低費用率？
- 這樣的費用預(yù)算控制是有效的嗎？
- 一個優(yōu)秀的財務(wù)應(yīng)該如何開啟預(yù)算？
帶著這些問題，先講三個有代表性的案例：
案例1
A公司規(guī)定差旅費補(bǔ)貼標(biāo)準(zhǔn)是每天5元錢，財務(wù)總監(jiān)的解釋是：公司要控制差旅費用支出，要嚴(yán)格執(zhí)行預(yù)算，不能讓員工想著出差能賺錢就總申請出差。這個案例代表了以各種理由限制費用支出的一類公司，比如公司的廣告費支出、銷售部的招待費等等。
案例2
B公司準(zhǔn)備試行增加差旅費補(bǔ)貼標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定，財務(wù)總監(jiān)的解釋是：我想盡量讓補(bǔ)貼標(biāo)準(zhǔn)高一些，讓銷售人員額外賺到一些錢，也更愿意出差，這樣應(yīng)該能帶來更多的客戶。這個案例是第一種類型的對立面，我們先不討論孰優(yōu)孰劣。
案例3
C公司追求利潤最大化。業(yè)務(wù)部因一項新業(yè)務(wù)多次與財務(wù)溝通，財務(wù)總監(jiān)都嚴(yán)詞拒絕；到年底，同行業(yè)公司業(yè)績增長迅速，該公司卻是原地踏步；董事長質(zhì)問銷售團(tuán)隊，銷售總監(jiān)立馬拉財務(wù)總監(jiān)做擋箭牌；財務(wù)總監(jiān)卻認(rèn)為：業(yè)務(wù)增長不重要，重要的是利潤，必須要降低費用才有利潤。
這三個案例代表了大多數(shù)公司的費用控制類型，雖然比較極端，但各有各的理由。對企業(yè)來說，開源與節(jié)流是同樣重要的。
最重要的是為了確保公司戰(zhàn)略目標(biāo)的實現(xiàn)，與戰(zhàn)略目標(biāo)相背離的支出，即便是在預(yù)算內(nèi)，也應(yīng)該拒絕；能讓公司離戰(zhàn)略目標(biāo)更接近，即便已經(jīng)超出了預(yù)算，也應(yīng)該花。因此，財務(wù)人員可從以下幾個方面入手
一、財務(wù)人員要關(guān)注業(yè)務(wù)活動，而不是預(yù)算數(shù)字
很多財務(wù)人員喜歡把成本費用當(dāng)成一個科目，當(dāng)成一個金額，總忙于對比與預(yù)算數(shù)字的差異。這樣是不夠的！
成本費用為什么會發(fā)生？是因為發(fā)生了相應(yīng)的業(yè)務(wù)活動，背后是人在做這項業(yè)務(wù)活動。財務(wù)人更應(yīng)該看到每一筆成本費用背后是業(yè)務(wù)活動和人。幫助人去改善業(yè)務(wù)活動，幫助他們找到驅(qū)動力，給他們激勵；分析業(yè)務(wù)部門在追求的目標(biāo)跟公司的戰(zhàn)略要求是不是一致的。
與其問成本為什么在超支，不如問成本因為怎樣的客戶需要而產(chǎn)生，有沒有創(chuàng)造客戶產(chǎn)生的價值，這其中有沒有不應(yīng)該的損失；業(yè)務(wù)人員從中獲得了哪些可以衡量的的成就，有什么樣的經(jīng)驗可以分享，可以做些什么幫助業(yè)務(wù)分享這些經(jīng)驗。
二、做選擇題而不是判斷題
成本費用支出不僅是減少了利潤，而是在讓公司離目標(biāo)更接近，是能夠帶來新的業(yè)績回報，所以，應(yīng)該把成本費用當(dāng)做一項風(fēng)險投資，自然就可以做投資回報分析。
用投資回報率的方法對項目對被投資人排優(yōu)劣，對將產(chǎn)生的費用按投資的潛在價值回報和對戰(zhàn)略的重要程度決定投資的優(yōu)先級。有了優(yōu)先順序，就更容易做出選擇。
所以，費用控制，是在一系列活動中建議業(yè)務(wù)部門如何做出選擇。不是能或不能，而是應(yīng)該選A還是應(yīng)該選B。
三、動態(tài)的資源分配
傳統(tǒng)預(yù)算被用作一種授權(quán)管理工具，為了控制預(yù)算，就去控制額度，通過這種方式約束費用的發(fā)生。但是，如果把預(yù)算比作一堵墻，墻建得再高也可能被翻過去，或者這就叫做“道高一尺魔高一丈”。
財務(wù)用預(yù)算控制業(yè)務(wù)的支出，也可能因預(yù)算受制于業(yè)務(wù)。常見的問題是，財務(wù)在發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)問題時，預(yù)算成為業(yè)務(wù)的擋箭牌，“為什么不能批？我們預(yù)算還沒超啊”，業(yè)務(wù)如此振振有詞。
預(yù)算不應(yīng)該是一塊切好的蛋糕，你切了一塊就一定就是你的，如果這樣，各部門在報預(yù)算的時候，自然就會能要得越多越好。預(yù)算不應(yīng)該是一成不變的，而是應(yīng)該根據(jù)市場環(huán)境改變，根據(jù)公司目標(biāo)實現(xiàn)情況動態(tài)調(diào)整的，也就是常說的滾動預(yù)算。
財務(wù)需要判斷的不是在不在預(yù)算范圍內(nèi)，而是費用發(fā)生的合理性和真實性，在不在費用預(yù)算之內(nèi)并不能作為隨便花的理由。
好的預(yù)算管理，能將公司戰(zhàn)略以數(shù)據(jù)化的形式落實于個人，實現(xiàn)戰(zhàn)略落地。好的預(yù)算管理，不是處處“削減成本”，而是“節(jié)約成本”，前者是少花錢，后者是為實現(xiàn)目標(biāo)提供更合理的支援。
以上呢，就是我對費用控制預(yù)算的大致分享，希望對你有用，也歡迎你在留言區(qū)評論交流，讓我看見你的見解和經(jīng)驗，我也會盡快回復(fù)有價值的留言，跟大家繼續(xù)探討，謝謝大家，相信三同行這個平臺。
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