大型集團(tuán)業(yè)務(wù)多元、往來頻繁，合同業(yè)務(wù)量大，而且合同涉及到預(yù)算、資金、項(xiàng)目執(zhí)行、談判采購、供應(yīng)商資質(zhì)等方方面面，業(yè)務(wù)復(fù)雜度高。

如何建立集團(tuán)總部以及分子機(jī)構(gòu)統(tǒng)一的合同規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)？如何將合同與業(yè)務(wù)深度融合？是大型集團(tuán)業(yè)務(wù)高效運(yùn)營、防范風(fēng)險(xiǎn)的重點(diǎn)之一。

現(xiàn)在，大型集團(tuán)以數(shù)字化方式，構(gòu)建從合同起草、文本審閱、審核、簽署、風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控到數(shù)據(jù)分析等各環(huán)節(jié)的統(tǒng)一規(guī)范管理體系。

泛微今承達(dá)-全程數(shù)字化合同管理協(xié)助大型集團(tuán)建立全集團(tuán)統(tǒng)一的合同管理平臺，將集團(tuán)總部及各分子公司多種業(yè)態(tài)的合同業(yè)務(wù)進(jìn)行整合，統(tǒng)一平臺、統(tǒng)一規(guī)則、統(tǒng)一收付，數(shù)據(jù)集中，提高管理效率。

通過與業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)，便捷對接預(yù)算、資金、采購、銷售、客戶商機(jī)、收付、發(fā)票等，實(shí)現(xiàn)合同訂立、審批、簽署、執(zhí)行、收付等各環(huán)節(jié)與業(yè)財(cái)間的關(guān)聯(lián)。

（合同管理架構(gòu)）

立項(xiàng)-訂立-簽署-執(zhí)行-風(fēng)控-歸檔合同全生命周期管理

合同起草有范本

填單方便，審批權(quán)責(zé)清晰

①

梳理合同分類，明確審批權(quán)責(zé)

泛微協(xié)助大型集團(tuán)，按照合同業(yè)務(wù)，構(gòu)建不同的合同起草審批流程。

在統(tǒng)一授權(quán)的情況下，對不同業(yè)務(wù)板塊、不同的分子公司建立不同的合同管控規(guī)則，自主維護(hù)，確保規(guī)范性和靈活性。

梳理不同合同類型審批權(quán)責(zé)，根據(jù)具體合同類型設(shè)置審批處理流程，明確合同審核簽署環(huán)節(jié)職責(zé)，避免合同簽約風(fēng)險(xiǎn)。

②

套用范本，填單效率高，降低文本風(fēng)險(xiǎn)

泛微通過集成其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)同步獲取客商信息、征信信息、物料基本信息等，自動帶出，填單速度快，合同基本信息詳盡，方便審核簽署各環(huán)節(jié)快速了解合同基本情況，規(guī)避合同簽約及履約風(fēng)險(xiǎn)。

（合同填單）

并且可添加收款比例及計(jì)劃付款時間控制，在合同審批結(jié)束后自動生成履約計(jì)劃或收付款計(jì)劃。

③

自動智能合規(guī)校驗(yàn)，有效規(guī)避簽約風(fēng)險(xiǎn)

根據(jù)系統(tǒng)預(yù)置校驗(yàn)規(guī)則，校驗(yàn)表單填寫內(nèi)容是否符合要求，例如質(zhì)保金比例是否符合要求、合同總金額與付款約定合計(jì)金額是否一致等表單填寫信息進(jìn)行合規(guī)校驗(yàn)，合理規(guī)避合同簽約風(fēng)險(xiǎn)。

合同履約、執(zhí)行管理

收付款清晰，保證組織資金安全

通過合同卡片和臺賬，將合同相關(guān)的業(yè)務(wù)進(jìn)行關(guān)聯(lián)協(xié)同，包括合同收票、關(guān)聯(lián)項(xiàng)目登記、收付款相關(guān)、合同變更、風(fēng)險(xiǎn)/糾紛/案件上報(bào)及處理，合同暫停、啟用、終止及結(jié)項(xiàng)管理等，打通合同全生命周期管理，方便實(shí)時查詢，監(jiān)控合同執(zhí)行狀態(tài)。

①

合同付款管理

支出合同根據(jù)付款約定，自動生成付款履行計(jì)劃，為企業(yè)資金規(guī)劃提供支撐，按履行計(jì)劃發(fā)起付款結(jié)算，并關(guān)聯(lián)發(fā)票池，提供付款依據(jù)。

（付款管理）

1）通過履約計(jì)劃發(fā)起結(jié)算，確保數(shù)據(jù)精確

通過電子化流程，對合同結(jié)算付款進(jìn)行審批，對于履約計(jì)劃是否可發(fā)起結(jié)算增加了規(guī)則校驗(yàn)，規(guī)避結(jié)算風(fēng)險(xiǎn)和資金支付風(fēng)險(xiǎn)。

結(jié)算流程審批結(jié)束后自動生成付款計(jì)劃，并且形成結(jié)算記錄，便于追溯查詢。

2）為企業(yè)資金規(guī)劃提供數(shù)據(jù)支撐，合理管控支出

發(fā)起付款時增加校驗(yàn)，可隨時查看已發(fā)起的歷史付款申請流程，規(guī)避不合理、重復(fù)付款等風(fēng)險(xiǎn)。

3）獲取合同發(fā)票信息，為付款提供依據(jù)

通過合同臺賬發(fā)起對應(yīng)合同的收票，并且可關(guān)聯(lián)選擇已錄入發(fā)票數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)合同與發(fā)票的快速關(guān)聯(lián)。

4）關(guān)聯(lián)發(fā)票核銷，滿足先款后票業(yè)務(wù)

對于預(yù)付類已付款未收票的情況，泛微支持付款后再去關(guān)聯(lián)發(fā)票進(jìn)行核銷，滿足企業(yè)先款后票管理業(yè)務(wù)。

關(guān)聯(lián)合同收票記錄選擇相關(guān)發(fā)票，在發(fā)票核銷流程提交、退回時完成對兩套系統(tǒng)中相應(yīng)發(fā)票的核增核減處理。

②

合同收款管理

收款合同自動形成應(yīng)收計(jì)劃，明確收款責(zé)任人與目標(biāo)，財(cái)務(wù)到款后推送業(yè)務(wù)人員進(jìn)行收款認(rèn)領(lǐng)，并關(guān)聯(lián)開票，嚴(yán)控超合同金額開票。

1）自動生成收款相關(guān)計(jì)劃，明確收款目標(biāo)

根據(jù)合同收款約定自動生成收入合同履約計(jì)劃和收款計(jì)劃，收款到賬后，形成收款認(rèn)領(lǐng)表。

（收款計(jì)劃）

對于履約計(jì)劃是否可發(fā)起結(jié)算，泛微協(xié)助大型集團(tuán)在流程匯總增加了規(guī)則校驗(yàn)，規(guī)避結(jié)算風(fēng)險(xiǎn)，確保數(shù)據(jù)精確。

結(jié)算流程審批結(jié)束后自動生成收款計(jì)劃，同時生成結(jié)算記錄。

2）收款及時登記，避免重復(fù)

收款到賬后根據(jù)計(jì)劃發(fā)起合同收款登記流程，發(fā)起收款登記時通過增加校驗(yàn)避免重復(fù)收款操作。

形成收款記錄，同時更新合同臺賬、履約計(jì)劃、收款計(jì)劃相應(yīng)數(shù)據(jù)，便于業(yè)財(cái)相關(guān)人員實(shí)時查詢及數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析。

（收款登記）

3）到款查詢和快捷認(rèn)領(lǐng)

收款到賬后財(cái)務(wù)人員將到賬信息錄入OA系統(tǒng)，形成收款認(rèn)領(lǐng)臺賬。業(yè)務(wù)人員可通過收款認(rèn)領(lǐng)臺賬追蹤合同款到賬情況。

合同狀態(tài)變化管理

變更、暫停與終止

合同需要調(diào)整、狀態(tài)發(fā)生變化時，如何與業(yè)務(wù)同步，規(guī)范化管理？

（在線發(fā)起合同狀態(tài)變更）

①

嚴(yán)控合同變更

泛微協(xié)助大型集團(tuán)，規(guī)范化處理企業(yè)合同變更業(yè)務(wù)，嚴(yán)控變更風(fēng)險(xiǎn)，根據(jù)業(yè)務(wù)實(shí)際發(fā)起對應(yīng)合同的變更申請，支持不同類型合同變更業(yè)務(wù)的處理。

展示合同變更前后信息，便于對比，輔助審批決策。

合同變更流程審批結(jié)束后根據(jù)相應(yīng)變動數(shù)據(jù)自動更新合同卡片信息，涉及金額類變更時在更新合同卡片的同時，通過合同編號和收付款次序確定對履約計(jì)劃、收付款計(jì)劃做增加、刪除、更新相應(yīng)數(shù)據(jù)操作。

同時形成合同變更記錄，減少人工處理工作量。

②

合同暫停、終止

根據(jù)業(yè)務(wù)實(shí)際需要可通過合同臺賬發(fā)起對應(yīng)合同的暫停/終止申請，同時將對應(yīng)合同的履約計(jì)劃及收付款計(jì)劃狀態(tài)更新為暫停/終止執(zhí)行，確保企業(yè)資金安全。

合同法務(wù)管理

風(fēng)險(xiǎn)登記、糾紛案件管理

①

合同風(fēng)險(xiǎn)

可定義不同類型合同的風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控規(guī)則，根據(jù)設(shè)定的指標(biāo)項(xiàng)進(jìn)行監(jiān)控埋點(diǎn)，一旦合同執(zhí)行期間相關(guān)指標(biāo)項(xiàng)超閾值，自動按規(guī)則主動預(yù)警提醒到相關(guān)人員進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)處置，避免人為管控疏忽。

（風(fēng)險(xiǎn)埋點(diǎn)）

②

合同糾紛、案件

如合同在實(shí)際履行過程中與合同相關(guān)方產(chǎn)生糾紛，進(jìn)行糾紛上報(bào)，糾紛處理過程及進(jìn)度可通過合同卡片實(shí)時查看。

通過案件上報(bào)快速提交法務(wù)跟進(jìn)處理，快速響應(yīng)，幫助企業(yè)盡可能減少損失。案件處理過程及進(jìn)度可通過合同卡片實(shí)時跟蹤查看。

合同結(jié)項(xiàng)歸檔

規(guī)范管理、借閱

①

合同履約結(jié)項(xiàng)

合同正常履行完畢后需進(jìn)行結(jié)項(xiàng)登記，完善合同管理全生命周期管理過程，便于后續(xù)查詢跟蹤和統(tǒng)計(jì)。

②

合同文件統(tǒng)一歸檔

在合同歸檔時形成電子存檔及物理存檔記錄，實(shí)時跟蹤查詢當(dāng)前合同在庫情況，解決查找難，調(diào)閱周期長，合同丟失風(fēng)險(xiǎn)等問題。

（合同文件歸檔）

③

合同借閱歸還全過程管理

如因業(yè)務(wù)需要借閱合同相關(guān)存檔文件，通過流程進(jìn)行借閱全過程管理，自動形成借閱歸還記錄，有效規(guī)避合同借出后丟失風(fēng)險(xiǎn)。

④

合同存檔變更管理

如因辦公需要，需要將合同存檔位置進(jìn)行轉(zhuǎn)移，則通過流程登記變動情況，并且形成變動記錄，避免因轉(zhuǎn)存合同檔案導(dǎo)致的合同丟失情況。

價(jià)值總結(jié)

泛微協(xié)助大型集團(tuán)，統(tǒng)一歸集多業(yè)態(tài)的合同業(yè)務(wù)，提高管理效能；

對合同業(yè)務(wù)進(jìn)行系統(tǒng)化、流程化、規(guī)范化管理，根據(jù)業(yè)務(wù)板塊統(tǒng)一授權(quán)，通過分權(quán)管控方式提高效率，防范數(shù)據(jù)風(fēng)險(xiǎn)；

將法律風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控環(huán)節(jié)融入企業(yè)合同管理業(yè)務(wù)，在合同訂立、審批、執(zhí)行等環(huán)節(jié)發(fā)揮監(jiān)控作用；

通過資源調(diào)配的統(tǒng)一性、縱向落實(shí)集團(tuán)管控，橫向跨公司/部門協(xié)同，確保企業(yè)業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)通暢，全面提高管理水平，同時增強(qiáng)企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)防控能力。