成為一名出色的項目管理者意味著什么？這可能與資格或者學(xué)位無關(guān)，也不只是簡單地履行紙面上的職責(zé)和責(zé)任，盡管上述的內(nèi)容確實(shí)很重要，但成為一名真正出色的項目管理者不僅僅要處理好任務(wù)、時間安排和技術(shù)實(shí)力。
事實(shí)上，一些最重要的項目管理技能，能夠幫助項目團(tuán)隊感到被重視、被激勵和被信任，那就是管理軟技能。項目管理的軟技能可以讓管理者發(fā)揮最大的作用，在部門之間建立和諧的關(guān)系，并在整個過程中保持事情的順利進(jìn)行。當(dāng)項目推進(jìn)困難、方向迷失，或者需要需要團(tuán)隊提供反饋的時候，軟技能都是管理者可以依賴的手段。
雖然“軟技能”一詞聽起來很蓬松、軟綿綿的，但它們對團(tuán)隊績效的影響是不可忽視的。根據(jù)項目管理協(xié)會（Project Management Institute）在2018年發(fā)布的職場報告，4/5的受訪者認(rèn)為軟技能在今天比五年前更重要。以下是對 4 項最重要的項目管理技能的概述，以及如何將它們發(fā)展為項目管理優(yōu)勢。
項目管理技能#1：溝通
作為項目管理者，需要與許多不同的人一起工作：團(tuán)隊成員、其他部門、領(lǐng)導(dǎo)層、客戶……大多數(shù)項目都有一長串利益相關(guān)者。
當(dāng)有這么多人要管理時，溝通是關(guān)鍵。為了使工作順利進(jìn)行，需要確保每個人都在同一方向上，朝著相同的業(yè)務(wù)和公司目標(biāo)努力，并且所有人都了解任何變化或問題。但這說起來容易做起來難，尤其是當(dāng)管理者的工作是與不同層次的人聯(lián)絡(luò)時——這意味著需要能夠始終如一地為合適的受眾定制溝通風(fēng)格和內(nèi)容。但對于項目管理者來說，溝通不暢可能會破壞一切。項目管理協(xié)會（Project Management Institute）在2018年的報告中還指出，溝通不暢是 29% 的項目失敗的主要因素。
如何培養(yǎng)這種項目管理技能：
傾聽并提出問題。 無論參加客戶會議還是一對一的員工交流，簡單地傾聽都是可以做的最強(qiáng)大的事情之一。做對了，并提出正確的問題，將能夠了解沒有說的內(nèi)容和說的內(nèi)容。通過更好地了解手頭的情況以及團(tuán)隊對他們正在做的工作的感受，可以在需要時更好地解決問題。
不要回避提供反饋。 反饋對于企業(yè)成長至關(guān)重要。在大多數(shù)人看來，反饋與職業(yè)發(fā)展息息相關(guān)。一項研究發(fā)現(xiàn)，94% 的人認(rèn)為糾正（即“負(fù)面”）反饋可以提高他們的表現(xiàn)，這意味著管理者的反饋應(yīng)該是具體的和基于行動的，并為下次做得更好有明確的路徑。
集中通訊。 有這么多不同的交流方式，很容易讓人覺得你在不斷地越線或失去對重要信息的可見性。使用團(tuán)隊管理工具可以幫助在任務(wù)級別和項目級別為所有重要討論和更新提供一個中心位置。這意味著每次通訊都有更多的目的和可追溯性，并且將注意力集中在重要的地方：工作上。
項目管理技能#2：適應(yīng)性
優(yōu)秀的項目管理者不怕偏離滑雪道，因?yàn)槌晒Φ捻椖抗芾淼年P(guān)鍵之一是適應(yīng)性強(qiáng)。對于項目負(fù)責(zé)人來說，這是最重要的項目管理技能之一，夠靈活應(yīng)對當(dāng)下的變化，而無需犧牲整個項目計劃，也不必從頭開始。
據(jù)調(diào)查，37% 的項目失敗是因?yàn)轫椖磕繕?biāo)的變化，而組織優(yōu)先級的變化是項目失敗的第一大原因，得票率為 39%。
現(xiàn)在，并不是說適應(yīng)性強(qiáng)會神奇地讓所有這些都消失，但這確實(shí)意味著有更好的能力來處理它，最大限度地減少負(fù)面后果，并引導(dǎo)項目回到預(yù)期的結(jié)果。
如何培養(yǎng)這種項目管理技能：
靈活一點(diǎn)。 無論使用哪種項目管理方法，了解 敏捷的基礎(chǔ)知識 都是一項很好的項目管理技能。即使不想完全敏捷，也可以開始整合許多敏捷營銷和項目管理實(shí)踐，例如每日例會、迭代沖刺或更持續(xù)的反饋?；蛘?，也許只是從核心價值觀和原則中獲得靈感，看看是否有任何可以借鑒 的東西來適應(yīng) 自己的團(tuán)隊。
項目管理技能#3：同理心
“人際交往能力對項目管理成功的重要性不容忽視”。
同理心是理解周圍其他人的感受并從他們的角度看待事物的能力。
作為項目管理者，同理心使你能夠更富有同情心和更有成效地與每個與一起工作的人互動。
反過來，這可以幫助你成為更有洞察力的領(lǐng)導(dǎo)者，并為團(tuán)隊創(chuàng)造一個更有動力、更有回報的商業(yè)環(huán)境。因?yàn)楣芾碚吣軌蚋玫亓私怛?qū)動每個人的動力，也能夠更好地幫助他們發(fā)展技能并實(shí)現(xiàn)他們的目標(biāo)。
在解決沖突方面，同理心也是項目軟技能的重要組成部分。特別是當(dāng)與你一直在努力的那些出色的溝通技巧一起使用時，同理心將使管理者成為更好的調(diào)解人，并可以幫助團(tuán)隊成員感到更加尊重和重視。
如何培養(yǎng)這種項目管理技能：
與團(tuán)隊聯(lián)系。 嘗試與為項目工作的人建立聯(lián)系。這又回到了溝通技巧，比如提問和傾聽答案，但它更進(jìn)一步：當(dāng)你做所有這些時，需要有意識地從對方的角度看待事情觀點(diǎn)。與各個團(tuán)隊成員建立個人聯(lián)系將幫助了解他們?nèi)绾慰创挛?，熟悉他們的個人溝通方式等等。
項目管理技能#4：鎮(zhèn)定自若
杰出的項目管理者能夠在壓力下保持冷靜。這很重要，因?yàn)樽鳛轫椖拷?jīng)理，會發(fā)現(xiàn)自己處于很多高壓環(huán)境中。
截止日期臨近、艱難的客戶對話、無法計劃的事情，項目經(jīng)理不僅需要在混亂中生存，他們還需要能夠在混亂中茁壯成長。尤其是在快節(jié)奏且不斷變化的代理環(huán)境中，項目經(jīng)理需要能夠在壓力下保持冷靜并做出良好的判斷。
但無論你是否面向客戶，如果你想成為一名出色的項目經(jīng)理，你需要能夠獨(dú)立思考，提出創(chuàng)造性的解決方案，并讓團(tuán)隊保持積極的心態(tài)，而不是驚慌失措。
如何培養(yǎng)這種項目管理技能：
了解心理底線。 如果想鎮(zhèn)定自若，首先需要了解壓力觸發(fā)因素是什么。也許你對最后期限不以為然，但發(fā)現(xiàn)當(dāng)下很難對別人說不。了解個人壓力點(diǎn)將幫助更加了解它們，以便你可以提前計劃并做出更好的決定。
從經(jīng)驗(yàn)中學(xué)習(xí)。 說到底管理者也是人，所以無論多么冷靜和鎮(zhèn)定，可能都會時不時地變得有點(diǎn)疲憊。通過記錄對以下問題的答案來反思是如何回應(yīng)的：
- 當(dāng)時情況如何？
- 為什么會這樣？
- 對此有何反應(yīng)？為什么會有這樣的反應(yīng)？
- 認(rèn)為可以做得更好嗎？
- 下次會做什么不同的事情？
嘗試是否可以隨著時間的推移重新規(guī)劃項目。
學(xué)習(xí)這些項目管理技能的最好方法是每天練習(xí)。與大多數(shù)事情一樣，一旦知道要改進(jìn)的領(lǐng)域，就可以尋找發(fā)展它們的機(jī)會。
發(fā)表演講以挑戰(zhàn)溝通技巧；開始在項目管理工具中跟蹤工作，以確保始終井井有條并處于領(lǐng)先地位；并尋找方法來吸引和激勵每個團(tuán)隊成員。
開始磨練軟技能，很快就會發(fā)現(xiàn)它們成為你的項目管理優(yōu)勢。
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