采用手工管理合同，由于涉及的部門眾多，造成信息不集中，各部門協(xié)作，監(jiān)控執(zhí)行方面效率不高等問題。因此戰(zhàn)略層決定進(jìn)行合同管理系統(tǒng)的建設(shè)，實(shí)現(xiàn)公司對(duì)合同的錄入登記、審批、履約管理、監(jiān)控執(zhí)行、查詢、統(tǒng)計(jì)等功能，并對(duì)企業(yè)合同進(jìn)行規(guī)范化管理。
一、流程
通過對(duì)市場(chǎng)部的訪談，總結(jié)了合同管理流程，由市場(chǎng)專員錄入合同要素，并提交上級(jí)審核，如下：
二、合同要素
在實(shí)際操作中，要結(jié)合實(shí)際業(yè)務(wù)，根據(jù)不同類型的合同，提煉出系統(tǒng)需要記錄的主體要素。主體要素一般與合同類型有關(guān)。
合同法給出了15種類型的合同，包含買賣合同、供用電、水、氣、熱力合同、贈(zèng)與合同、借款合同、租賃合同、融資租賃合同、承攬合同、建筑工程合同、運(yùn)輸合同、技術(shù)合同、保管合同、倉儲(chǔ)合同、委托合同、行紀(jì)合同和居間合同。
不同類型的合同，規(guī)定的要素會(huì)有不同，但系統(tǒng)中的主體要素一般包含如下內(nèi)容：
- 當(dāng)事人的名稱或者姓名和住所；
- 標(biāo)的；
- 數(shù)量；
- 質(zhì)量；
- 價(jià)款或者報(bào)酬；
- 履行期限、地點(diǎn)和方式；
- 違約責(zé)任；
- 合同編號(hào)；
- 合同簽訂時(shí)間。
一般合同中的標(biāo)的物在商品管理中維護(hù)，對(duì)標(biāo)的物型號(hào)、規(guī)格等單獨(dú)管理。
三、合同簽訂
合同簽訂方式分線下簽訂和線上電子簽章兩種類型。
線下簽訂，即合同雙方對(duì)紙質(zhì)合同進(jìn)行實(shí)物簽章。電子簽章指系統(tǒng)集約了第三方簽章系統(tǒng)，在線起草生成合同，或者上傳電子版合同后，雙方針對(duì)當(dāng)前合同進(jìn)行電子簽章。要結(jié)合實(shí)際業(yè)務(wù)，看系統(tǒng)需要用哪種方式。
四、合同錄入
合同錄入有兩種方式，一種是線下簽訂的合同在系統(tǒng)中錄入有限的關(guān)鍵要素，并上傳合同復(fù)印件即可。
另外一種是線上起草，系統(tǒng)提供合同范本庫，起草人選擇對(duì)應(yīng)的合同范本，填寫合同要素，自動(dòng)生成合同文檔。
這種方式要求合同內(nèi)容固定，一般不允許修改固定條款格式。
因?yàn)楣緲I(yè)務(wù)需要，市場(chǎng)專員必須要拿到紙質(zhì)簽章合同，另外系統(tǒng)需要快速上線，所以本系統(tǒng)采取第一種方式，在系統(tǒng)中錄入關(guān)鍵要素。
五、合同審批
根據(jù)公司對(duì)合同管理的流程，合同錄入系統(tǒng)后，需要上級(jí)對(duì)合同做進(jìn)一步的審核，所以系統(tǒng)增加了合同審批。審批設(shè)置中可自定義合同審批流程。另外集團(tuán)在各個(gè)城市有辦事處，每個(gè)辦事處的審批不同，所以每個(gè)審批都增加了城市的屬性，每個(gè)辦事處的審批會(huì)自動(dòng)過濾。
合同提交審批后，按照預(yù)設(shè)的審批流，向下流轉(zhuǎn)，每一層審批都可撤回，并保存所有的審批意見，幫助評(píng)審人員參考。
六、進(jìn)度控制
合同簽訂完后，下一步涉及商品的交易和錢款的來往，所以雙方都會(huì)關(guān)注商品交易狀態(tài)、資金收付情況。對(duì)進(jìn)度的控制，主要是從全局或全程抓取與當(dāng)前合同相關(guān)的數(shù)據(jù)，按照時(shí)間軸排列。
七、預(yù)警
主要對(duì)合同期、結(jié)款等關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)的預(yù)警。合同到期日可以在系統(tǒng)中自定義，到了設(shè)定時(shí)間，觸發(fā)預(yù)警。另外需要對(duì)合同發(fā)生的收支項(xiàng)目進(jìn)行匯總，若出現(xiàn)負(fù)盈利，或者超出設(shè)定的閾值，觸發(fā)預(yù)警。
八、合同變更
審核通過后的合同會(huì)存在變更的情況，該種變更系統(tǒng)需要記錄變更的時(shí)間、人員、變更內(nèi)容及影響，兼顧了變更過程管理的嚴(yán)謹(jǐn)性，有據(jù)可查。
合同管理是業(yè)務(wù)管理的核心模塊，環(huán)節(jié)較多，包含錄入、簽訂、審批、進(jìn)度控制、預(yù)警和變更。
審批環(huán)節(jié)保證了合同信息上通下達(dá)，配合審批，系統(tǒng)還有待辦事項(xiàng)模塊。
進(jìn)度控制記錄了與合同有關(guān)的所有交易和收支項(xiàng)。預(yù)警是對(duì)合同到期、結(jié)款等關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)的預(yù)警。合同管理為企業(yè)提供了合理的流程和業(yè)務(wù)約束，鑒于一期上線，本版本僅實(shí)現(xiàn)當(dāng)前業(yè)務(wù)迫切需要部分，很多功能做了簡化處理。
本文是對(duì)合同管理系統(tǒng)的思考過程，現(xiàn)做總結(jié)，期望對(duì)您有所幫助。
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