有效的合同管理不僅包括制定和簽署協(xié)議，這是一系列行動(dòng)，從最初階段就指導(dǎo)你制定處理每份公司協(xié)議的整體流程，直到完成合同的所有步驟。
清楚了解每一階段的情況，是確保合同管理過(guò)程符合所有要求和目標(biāo)，以取得最佳結(jié)果的重要方法。以下是合同管理的七個(gè)基本階段：
1. 規(guī)劃階段
在實(shí)現(xiàn)一個(gè)流程之前，開(kāi)發(fā)一個(gè)最適合你公司需求和資源的系統(tǒng)很重要。為了保持精簡(jiǎn)有序，開(kāi)發(fā)可以在全公司范圍內(nèi)實(shí)施的合同管理流程也很重要。
你的合同管理策略是一個(gè)靈活的路線圖，包括考慮所有類型的公司協(xié)議的流程，從標(biāo)準(zhǔn)的雇傭合同到非常具體和復(fù)雜的交易的文書(shū)工作。制定策略的第一步是確定你的需求，包括回答以下問(wèn)題：
○需要管理哪些類型的合同和數(shù)量是多少？
○是否有反復(fù)使用的標(biāo)準(zhǔn)協(xié)議？這些標(biāo)準(zhǔn)協(xié)議需要包括什么？
○誰(shuí)負(fù)責(zé)合同管理的每個(gè)階段，他們需要什么來(lái)完成工作？
○過(guò)去發(fā)生過(guò)哪些常見(jiàn)問(wèn)題，或者在典型合同的管理過(guò)程中可能出現(xiàn)哪些問(wèn)題？
○執(zhí)行合同策略需要哪些資源？
了解合同管理的其余階段有助于為流程提供信息。
2. 實(shí)施階段
對(duì)合同管理流程進(jìn)行概述后，就需要在開(kāi)始使用之前實(shí)施你的計(jì)劃。這包括部署合同管理軟件來(lái)幫助執(zhí)行與合同相關(guān)的任務(wù)，以及將你的合同遷移到一個(gè)集中的存儲(chǔ)庫(kù)。
實(shí)施計(jì)劃的關(guān)鍵部分是入職培訓(xùn)——確保每個(gè)參與人都理解你的合同管理愿景和目標(biāo)，并熟悉他們將使用的工具。
3.合同前階段
建立了合同管理基礎(chǔ)后，就可以開(kāi)始為新合同實(shí)施它了。這意味著為更標(biāo)準(zhǔn)的情況制定新的合同或?qū)嵤影鍏f(xié)議。合同管理這一階段的關(guān)鍵挑戰(zhàn)是制定一份具體的文件，以滿足你的需求并降低風(fēng)險(xiǎn)。
4. 交接階段
參與執(zhí)行合同的個(gè)人與談判合同的人不同是很常見(jiàn)的。因此，為了保證合同如期履行，保證順利交接尤為重要。與其假設(shè)利益相關(guān)者已經(jīng)擁有他們需要的一切，不如花一些時(shí)間瀏覽合同細(xì)節(jié)并確認(rèn)角色、職責(zé)和里程碑。
5. 合同階段
合同階段是合同的所有目標(biāo)都實(shí)現(xiàn)的時(shí)候——如果你管理得當(dāng)?shù)脑?。到目前為止，你所做的很多合同管理工作都是為了讓你做到這一點(diǎn)。
但合同階段并不能自行管理——在這個(gè)階段，你必須密切關(guān)注協(xié)議中列出的所有條款，并定期進(jìn)行監(jiān)督，確保一切都按計(jì)劃進(jìn)行。為此制定一個(gè)計(jì)劃是很有用的，對(duì)關(guān)鍵里程碑和績(jī)效指標(biāo)有清晰的認(rèn)識(shí)，這讓你確認(rèn)一切都在軌道上——或者在出現(xiàn)任何問(wèn)題時(shí)提供一個(gè)早期預(yù)警系統(tǒng)。
6.續(xù)簽前階段
沒(méi)有什么東西是永恒的——即使是你的合同。你的協(xié)議可能會(huì)以幾種方式結(jié)束：一次性協(xié)議可能會(huì)自然結(jié)束，你可以續(xù)簽協(xié)議，或選擇終止協(xié)議。通常會(huì)有特定的條款——甚至可能是懲罰或違約行為，如果你沒(méi)有做任何事情，那可能會(huì)影響結(jié)果，這就是為什么要積極和及時(shí)地考慮合同結(jié)束的重要性。
評(píng)估你的合同執(zhí)行情況，決定你是否想續(xù)簽或做任何變更。確保所有利益相關(guān)者都知道終止日期和續(xù)簽日期，并且你有足夠的時(shí)間在做出任何決定之前考慮所有信息。
7. 合同后階段
當(dāng)合同結(jié)束，仍有一些工作要做，以確保一切都妥善處理。這包括確保已滿足終止條件、開(kāi)具或支付最終發(fā)票，并將合同存檔。執(zhí)行合同事后分析也很有用，它可以提供有價(jià)值的信息，從而改進(jìn)未來(lái)合同的結(jié)果。
有效的合同管理工具
通過(guò)上述七個(gè)階段，可以更好地掌握合同流程并避免一些挑戰(zhàn)。管理所有這些任務(wù)，現(xiàn)代合同管理工具能簡(jiǎn)化整個(gè)合同管理流程。
使用8Manage PM可確保采用專業(yè)的合同管理方法，更好地促進(jìn)風(fēng)險(xiǎn)管理、提高盈利能力，并在合同管理活動(dòng)的成本與收益方面提供明確的投資回報(bào)。
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