企業(yè)合規(guī)篇/合同糾紛律師咨詢：合同管理常見(jiàn)法律風(fēng)險(xiǎn)防控

所謂“合同”，即為確定各方權(quán)利和義務(wù)而訂立的共同遵守的條文。企業(yè)如需正常運(yùn)轉(zhuǎn)，合同的運(yùn)用必不可少，但也正因?yàn)楹贤谄髽I(yè)運(yùn)行中的廣泛性，合同管理也成為企業(yè)管理中的一項(xiàng)十分重要的內(nèi)容。實(shí)務(wù)中，由于合同管理疏忽，而引發(fā)的法律爭(zhēng)議層出不窮。本文從合同簽訂前、中、后三個(gè)階段對(duì)合同管理中常見(jiàn)的法律風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行梳理，并提出針對(duì)性的防控措施，以幫助企業(yè)通過(guò)有效的合同管理維護(hù)自身合法權(quán)益。

合同糾紛律師咨詢：合同管理常見(jiàn)法律風(fēng)險(xiǎn)防控

合同簽訂前的法律風(fēng)險(xiǎn)防控

1.合同相對(duì)方主體審查不嚴(yán)

法律風(fēng)險(xiǎn)：

合同相對(duì)方主體是否真實(shí)存在、是否能夠明確是合同簽訂的前提條件，如合同主體不存在、不明確、不具備相應(yīng)資質(zhì)或資質(zhì)已過(guò)期，則可能會(huì)導(dǎo)致合同無(wú)效，對(duì)公司造成較大損失。

防控措施：

（1）及時(shí)審查合同相對(duì)方的主體資格，如為個(gè)人，請(qǐng)相對(duì)方提供身份證復(fù)印件；如為公司，請(qǐng)相對(duì)方提供營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件。

（2）如與公司合作，合同簽訂主體一般應(yīng)當(dāng)具備法人資格，拒絕與未經(jīng)法人授權(quán)的公司內(nèi)部職能部門(mén)或無(wú)營(yíng)業(yè)執(zhí)照的分支機(jī)構(gòu)簽訂合同。

（3）對(duì)法律法規(guī)要求取得相關(guān)許可證或相應(yīng)資質(zhì)方可開(kāi)展業(yè)務(wù)的，要求相對(duì)方出具相應(yīng)證明文件復(fù)印件，并加蓋相對(duì)方公章；并在合同中予以約定，如在履行合同前未取得或未提供相應(yīng)資質(zhì)證明，可解除合同，相對(duì)方承擔(dān)違約責(zé)任。

2.合同相對(duì)方履行能力審查不嚴(yán)

法律風(fēng)險(xiǎn)：

很多公司在不知悉相對(duì)方的財(cái)產(chǎn)情況、經(jīng)營(yíng)情況等情況下，盲目簽訂合同，殊不知相對(duì)方并沒(méi)有履行能力，以致出現(xiàn)大量的壞賬，對(duì)公司造成較大損失。

防控措施：

在簽訂合同前需全面審查相對(duì)方的履行能力，如相對(duì)方為個(gè)人，需審查有沒(méi)有案件信息，是否為失信被執(zhí)行人等；如相對(duì)方為公司，需審查股東出資情況、是否有涉訴案件、是否為失信被執(zhí)行人、公司的聲譽(yù)、關(guān)聯(lián)公司等等。

3.沒(méi)有形成系統(tǒng)規(guī)范的合同范本，或者未及時(shí)更新和完善合同范本

法律風(fēng)險(xiǎn)：

很多公司習(xí)慣于使用相對(duì)方提供的合同，該合同往往具有明顯的偏向性；又或者由公司非法律專業(yè)的業(yè)務(wù)人員在需要時(shí)臨時(shí)起草，諸多條款約定不明；又或者即使有合同范本，但沒(méi)有根據(jù)客觀情況以及法律的更新進(jìn)行調(diào)整，而盲目的簽訂合同，往往會(huì)對(duì)公司帶來(lái)諸多爭(zhēng)議，產(chǎn)生不必要的損失。

防控措施：

根據(jù)業(yè)務(wù)需要，組織業(yè)務(wù)、法律、財(cái)務(wù)、成本、技術(shù)等部門(mén)共同參與合同范本起草、制定工作，之后以文件形式下發(fā)全公司予以執(zhí)行，并且做到根據(jù)客觀情況及法律法規(guī)的變化予以更新、完善，一方面減輕了撰寫(xiě)合同的成本，提高了合同的質(zhì)量，另一方面有效減少合同風(fēng)險(xiǎn)，降低公司損失。

4.重大合同未經(jīng)法律專業(yè)人事起草或?qū)徍?/p>

法律風(fēng)險(xiǎn)：

重大合同往往各方權(quán)利義務(wù)關(guān)系復(fù)雜，對(duì)公司的影響較大，如業(yè)務(wù)部門(mén)人員對(duì)法律規(guī)定不熟悉，也未邀請(qǐng)法律專業(yè)人士把關(guān)，則可能會(huì)出現(xiàn)關(guān)鍵或重要條款存在瑕疵，對(duì)公司造成較大風(fēng)險(xiǎn)。

防控措施：

（1）邀請(qǐng)諸如法務(wù)、外聘律師等法律專業(yè)人事參與重大合同的起草、審核工作。

（2）建立多部門(mén)聯(lián)動(dòng)機(jī)制，由業(yè)務(wù)、法律、財(cái)務(wù)、成本、技術(shù)等部門(mén)共同參與，防范合同條款瑕疵。

合同簽訂中的法律風(fēng)險(xiǎn)防控

1.合同相對(duì)方提供格式合同，且不允許修改

法律風(fēng)險(xiǎn)：合同相對(duì)方提供的合同往往是有利于己方的格式合同，有的甚至?xí)又毓镜呢?zé)任而減輕己方的義務(wù)，比如違約時(shí)，僅約定公司承擔(dān)違約責(zé)任，履行過(guò)程中一旦公司出現(xiàn)不符合合同約定的情形，公司將承擔(dān)巨額的違約金或賠償金，但合同相對(duì)方違約時(shí)，竟沒(méi)有合同依據(jù)向相對(duì)方主張權(quán)益，對(duì)公司造成巨大經(jīng)濟(jì)損失。

防控措施：

（1）梳理出可能對(duì)公司造成較大風(fēng)險(xiǎn)的條款；

（2）與合同相對(duì)方協(xié)商，雙方在平等的基礎(chǔ)上修改合同；如為達(dá)成合作，公司簽訂了該格式合同，公司應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定履行相應(yīng)的義務(wù)，并留存好公司履行合同以及相對(duì)方違約的證據(jù)材料。

2.合同中重要事項(xiàng)約定不明

法律風(fēng)險(xiǎn)：合同中標(biāo)的、價(jià)格、付款期限、權(quán)利義務(wù)、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決等條款既是合同主要條款，又是實(shí)際履行過(guò)程中最容易發(fā)生爭(zhēng)議的條款，如果約定不明，則可能產(chǎn)生爭(zhēng)議無(wú)法有效解決、舉證不能等困難，從而給公司帶來(lái)較大經(jīng)濟(jì)損失。

防控措施：嚴(yán)格按照《民法典》第四百七十條之規(guī)定，起草并審核合同，對(duì)標(biāo)的、價(jià)格、付款期限、權(quán)利義務(wù)、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決等主要條款進(jìn)行明確約定，嚴(yán)格把控合同風(fēng)險(xiǎn)。

3.合同相對(duì)方簽約代表既非法定代表人，也未有授權(quán)委托書(shū)

法律風(fēng)險(xiǎn)：

一般情況下，合同相對(duì)方簽約代表需為法定代表人或授權(quán)代表人并加蓋公章，如簽約代表既非法定代表人，也未有授權(quán)委托書(shū)，履行合同中一旦發(fā)生爭(zhēng)議，相對(duì)方可能會(huì)抗辯簽約人并無(wú)權(quán)限，否認(rèn)雙方簽訂合同以及合同中約定的權(quán)利義務(wù)，從而對(duì)公司造成較大損失。

防控措施：

如簽約人并非合同相對(duì)方法定代表人，需要求簽約人提供合同相對(duì)方出具的載有授權(quán)代表人身份信息、加蓋公章的授權(quán)授權(quán)委托書(shū)，并附公司的營(yíng)業(yè)執(zhí)照、法定代表人身份證復(fù)印件、授權(quán)代表人身份證復(fù)印件，以上文件均做好歸檔工作。

4.合同簽訂時(shí)未注明簽訂日期、簽訂地點(diǎn)

法律風(fēng)險(xiǎn)：

合同中往往會(huì)約定“本合同自各方當(dāng)事人簽字、蓋章時(shí)生效”“如因履行本合同產(chǎn)生爭(zhēng)議，任何一方均可向合同簽訂地人民法院提起訴訟”，如未注明簽訂時(shí)間、簽訂地點(diǎn)，則可能會(huì)出現(xiàn)合同生效時(shí)間不確定、爭(zhēng)議解決法院不確定等風(fēng)險(xiǎn)，不利于交易安全。

防控措施：

簽訂合同時(shí)注明合同簽訂時(shí)間、簽訂地點(diǎn)，及時(shí)檢查、核對(duì)工作，并做好合同存檔工作。

5.公司先在合同落款頁(yè)簽字蓋章，并未加蓋騎縫章，再通過(guò)郵寄或者其他方式交付相對(duì)方蓋章。

法律風(fēng)險(xiǎn)：

先行簽字蓋章的合同屬于要約，只有在相對(duì)方簽字蓋章后合同才可以生效。而且此時(shí)如果未加蓋騎縫章，相對(duì)方極有可能擅自修改合同條款，或者不向公司返還合同，后期一旦發(fā)生爭(zhēng)議，公司則可能面臨沒(méi)有合同或沒(méi)有合同原件，而承擔(dān)舉證不能的不利后果。

防控措施：

（1）盡可能雙方現(xiàn)場(chǎng)共同簽訂合同，或由相對(duì)方先行簽訂合同，或公司簽訂后加蓋騎縫章。

（2）盡可能簽訂全文打印合同，并在合同中載明“手寫(xiě)無(wú)效”“涂改無(wú)效”字樣。

（3）相對(duì)方簽字蓋章后及時(shí)要求返還合同約定數(shù)額的合同文本。

合同簽訂后的法律風(fēng)險(xiǎn)防控

（一）合同履行過(guò)程中的法律風(fēng)險(xiǎn)防控

1.合同簽訂前就已經(jīng)開(kāi)始實(shí)際履行

法律風(fēng)險(xiǎn)：

合同是調(diào)整和約束雙方權(quán)利義務(wù)的重要依據(jù)，但如果沒(méi)有簽訂合同就實(shí)際履行，則會(huì)導(dǎo)致雙方權(quán)利義務(wù)不明確，一旦發(fā)生爭(zhēng)議，則較難追究對(duì)方違約責(zé)任。

防控措施：

先簽合同，后實(shí)際履行。

2.公司未按約定及時(shí)履行義務(wù)，出現(xiàn)特殊情況時(shí)未及時(shí)通知相對(duì)方

法律風(fēng)險(xiǎn)：

如公司未按合同約定全面且適當(dāng)?shù)穆男辛x務(wù)，則可能構(gòu)成違約，甚至導(dǎo)致合同目的無(wú)法實(shí)現(xiàn)，屆時(shí)公司將可能面臨承擔(dān)巨額違約責(zé)任、賠償責(zé)任的法律風(fēng)險(xiǎn)。

防控措施：

按照合同約定及時(shí)全面且適當(dāng)?shù)穆男邢鄳?yīng)義務(wù)，如出現(xiàn)特殊情況時(shí)，需及時(shí)與相對(duì)方溝通，最好獲得相對(duì)方免除違約責(zé)任的書(shū)面寬限。

3.合同相對(duì)方違約時(shí)，未及時(shí)固定、留存違約證據(jù)

法律風(fēng)險(xiǎn)：

如在履行合同過(guò)程中遇合同相對(duì)方違約時(shí)，未及時(shí)固定、留存相對(duì)方的違約證據(jù)，后期要求對(duì)方承擔(dān)違約責(zé)任或賠償責(zé)任時(shí)，則可能面臨舉證不能的法律風(fēng)險(xiǎn)。

防控措施：

合同履行過(guò)程中如相對(duì)方違約，需及時(shí)與相對(duì)方指定聯(lián)系人通過(guò)短信、微信、郵寄、直接送達(dá)等方式發(fā)送書(shū)面通知，并保留好相應(yīng)的證據(jù)。

4.發(fā)生合同變更事項(xiàng)，但未及時(shí)簽訂補(bǔ)充協(xié)議

法律風(fēng)險(xiǎn)：

如在合同履行過(guò)程中，合同事項(xiàng)發(fā)生變更，未及時(shí)簽訂書(shū)面補(bǔ)充協(xié)議，一旦發(fā)生爭(zhēng)議，則無(wú)相應(yīng)依據(jù)予以證明，公司合法權(quán)益得不到有效保障。

防控措施：

如發(fā)生合同變更事項(xiàng)，應(yīng)及時(shí)與相對(duì)方進(jìn)行協(xié)商，就協(xié)商結(jié)果簽訂書(shū)面補(bǔ)充協(xié)議，并保存好相應(yīng)證據(jù)及補(bǔ)充協(xié)議，做好合同變更相關(guān)資料的收集歸檔工作。

（二）合同終止或解除后的法律風(fēng)險(xiǎn)防控

1.合同解除權(quán)行使不當(dāng)

法律風(fēng)險(xiǎn)：

（1）未達(dá)到法定或約定條件擅自解除合同，解除行為可能不發(fā)生法律效力，反而公司將可能需承擔(dān)相應(yīng)的違約或賠償責(zé)任。

（2）滿足法定或約定解除合同條件，但怠于行使合同解除權(quán)，且未及時(shí)通知合同相對(duì)方，致使合同既沒(méi)有發(fā)生解除的法律效力，又無(wú)法繼續(xù)履行，給公司造成較大損失。

防控措施：

按照法定或約定條件行使合同解除權(quán)，如未滿足條件及時(shí)與相對(duì)方協(xié)商解除；如滿足法定或約定條件，及時(shí)行使合同解除權(quán)，并通知合同相對(duì)方。

2.相對(duì)方因擅自解除合同給公司造成損失，但未及時(shí)索賠

法律風(fēng)險(xiǎn)：

公司未及時(shí)索賠，或僅口頭索賠而沒(méi)有書(shū)面證據(jù)時(shí)，如長(zhǎng)期拖滯，則可能會(huì)超過(guò)訴訟時(shí)效，相關(guān)權(quán)益無(wú)法得以支持。

防控措施：

相對(duì)方因擅自解除合同給公司造成損失，及時(shí)依據(jù)法律規(guī)定及合同約定，向其提出書(shū)面索賠申請(qǐng)，如相對(duì)方拒不賠付，及時(shí)向法院提起訴訟或向仲裁機(jī)構(gòu)提出申請(qǐng)。

3.未注意履行后合同義務(wù)

法律風(fēng)險(xiǎn)：

即使合同已解除或終止，但仍需履行合同中約定相應(yīng)通知、協(xié)助、保密等后合同義務(wù)，如未注意履行，則將可能承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。

防控措施：

合同解除或中止后，注意梳理需履行的后合同義務(wù)，并且即使簽訂書(shū)面協(xié)議予以確認(rèn)，避免因履行不善被相對(duì)方追責(zé)。