國內(nèi)許多中小企業(yè)，都存在對采購合同管理不夠規(guī)范的問題，這就容易造成合同違約無法索賠、甚至供應(yīng)商沒有按期交貨也不怕追責(zé)，以致簽訂的合同如白紙一張，形同擺設(shè)。
這種采購合同管理松散隨意，在國內(nèi)中小企業(yè)里面不在少數(shù)。要想讓采購合同成為企業(yè)供需雙方真正有效的經(jīng)濟(jì)保護(hù)，就必須通過以下幾點(diǎn)來攻克管理難點(diǎn)，優(yōu)化采購合同管理：
明確合同責(zé)任
明確合同雙方都應(yīng)遵守并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任，實(shí)現(xiàn)合同雙方的共贏經(jīng)濟(jì)目的。在采購合同里，不管是企業(yè)或者供應(yīng)商，若有其中一方不履行合同要求，必然會(huì)造成另一方經(jīng)濟(jì)活動(dòng)難以正常有序地進(jìn)行，這就必須要求雙方都應(yīng)按時(shí)完成采購合同要求的內(nèi)容，否則應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照采購合同規(guī)定的賠償違約責(zé)任，這才能起到真正的采購合同震懾作用。
一家電器企業(yè)，因其與電池供應(yīng)商合作多年，相互之間形成了一種不成文的“默契”，簽訂合同只是一個(gè)形式，對于交貨時(shí)間和付款時(shí)間，雙方都按自身情況來約定。這在雙方經(jīng)濟(jì)實(shí)力相當(dāng)，效益相當(dāng)?shù)那闆r下，確實(shí)達(dá)到了合理配合的優(yōu)勢。
但隨著電池供應(yīng)商越做越大，此時(shí)電器企業(yè)早已不是其重要的大客戶時(shí)，受到利益的驅(qū)使，在旺季時(shí)，電池供應(yīng)商選擇了“拖字訣”，電器企業(yè)的采購一催再催，電池供應(yīng)商依舊遲遲不交貨，等到電器企業(yè)下達(dá)最后“交貨期限通牒”時(shí)，電池供應(yīng)商早已下定決心，為了爭取大客戶穩(wěn)定正規(guī)的招標(biāo)訂單，而直接通知取消電器企業(yè)的合同。而電器企業(yè)也因?yàn)橐恢睕]有按照合同規(guī)定的時(shí)間付款，落下了把柄，只能啞巴吃黃連有苦說不出。
因此，企業(yè)要想供應(yīng)商遵守采購合同的內(nèi)容，就必須明確雙方都要互相遵守，這樣才能避免當(dāng)供應(yīng)商不履行交貨要求造成損失時(shí)，企業(yè)可以義正言辭地要求供應(yīng)商賠償自身地經(jīng)濟(jì)損失。
明確合同細(xì)則
明確采購合同簽訂的細(xì)則內(nèi)容，避免出現(xiàn)不必要的糾紛，實(shí)現(xiàn)有理有據(jù)的執(zhí)行要求。如今，越來越多的企業(yè)開始使用智能化采購管理系統(tǒng)，統(tǒng)一的流程、統(tǒng)一的單據(jù)操作，甚至采購合同也是統(tǒng)一模板簽訂，這樣規(guī)范的操作，同時(shí)也存在一些采購容易忽視的地方，那就是采購合同的模板問題，不是以偏概全，不是一種模板就“行走天下”，而是要明確企業(yè)簽訂的特殊要求。
一家汽配加工企業(yè)與其熱處理供應(yīng)商簽訂的合同，按照自己使用的采購智能系統(tǒng)統(tǒng)一下單，雖然在數(shù)量、規(guī)格、包裝、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、交期、價(jià)格以及結(jié)算方式都有嚴(yán)格的說明，但卻獨(dú)獨(dú)沒有根據(jù)熱處理加工的特殊性，要求供應(yīng)商在加工時(shí)的溫度及操作處理要求說明，以致供應(yīng)商并未按照企業(yè)要求的溫度和操作去實(shí)現(xiàn)熱處理，令企業(yè)的汽配產(chǎn)品到了客戶手上無法達(dá)到約定的溫度把控要求，造成燒壞零部件等嚴(yán)重情況。
因此，對于企業(yè)的采購合同模板，一定要根據(jù)自身企業(yè)定制材料的實(shí)際情況來及時(shí)分類更新，而不是一塵不變，千篇一律地按部就班，給企業(yè)品牌帶來不必要的經(jīng)濟(jì)和名譽(yù)損失。
合同及時(shí)監(jiān)督和把控
明確供需雙方對采購合同的及時(shí)監(jiān)督和把控，保證采購合同按照預(yù)期及時(shí)完成。在如今，不少中小企業(yè)的采購人員依舊認(rèn)為，簽訂了采購合同就能“萬事大吉”，坐等交貨驗(yàn)收付款。有些合同甚至等了一年半載成了“僵尸合同”都置之不理，殊不知，這些沒有按期完成的采購合同已經(jīng)成為企業(yè)的“定時(shí)炸彈”。
一家智能玩具企業(yè)，其采購員再與一家外資品牌零部件企業(yè)簽訂三個(gè)月交貨合同以后，因玩具企業(yè)產(chǎn)品升級換代，其原定的采購合同材料已不再適用，采購員依舊承諾供應(yīng)商可以分批消耗，無需取消合同，操作麻煩。供應(yīng)商也信以為真，但過了一年半，玩具企業(yè)只提貨其他新訂合同，這份舊合同一直不處理，以致庫存材料積壓，采購員敷衍了事，供應(yīng)商最終忍無可忍，嚴(yán)肅聲明，如若不交貨這份合同，其他新訂合同將停止供應(yīng)，直至問題解決為止。玩具企業(yè)的高層這才發(fā)現(xiàn)采購員違規(guī)操作，沒有及時(shí)處理舊合同，造成雙方經(jīng)濟(jì)損失不說，還影響了雙方對于采購合同的互利契約精神。
因此，企業(yè)一定要及時(shí)監(jiān)督采購部門合同及時(shí)完成情況，保證采購業(yè)務(wù)的順利、按時(shí)進(jìn)行，避免造成供需雙方的延后性經(jīng)濟(jì)損失。
采購合同還有更多重視的詳細(xì)細(xì)則，沒有再做展開，企業(yè)一定要重視合同的管理工作，規(guī)范采購合同實(shí)施的每一項(xiàng)步驟和流程，優(yōu)化合同管理制度，攻破難點(diǎn)，保證合同雙方達(dá)到最佳的互惠經(jīng)濟(jì)目標(biāo)。
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