李勇賡原創(chuàng)（秀合同 首席法務(wù)官）
新《檔案法》亮點
2021 年 1 月 1 日起實施的新修訂的《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱新《檔案法》）增加了 “檔案信息化建設(shè)” 專章，這是我國第一次從法律層面對檔案的信息化建設(shè)作出全面、系統(tǒng)的規(guī)定，也是首次在法律層面上明確了電子檔案的法律效力以及憑證作用。
檔案信息化建設(shè)專章是新《檔案法》最大的亮點，是檔案現(xiàn)代化法治體系建設(shè)的一項具有里程碑意義的成果，為重塑檔案信息全生命周期管理提供了強有力的法律保障。
條款解讀
新《檔案法》第五章 “檔案信息化建設(shè)”，一共 7 個法條，其中第三十六條規(guī)定 “機關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應(yīng)當(dāng)積極推進(jìn)電子檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)，與辦公自動化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)等相互銜接?！薄⒌谌艞l規(guī)定 “電子檔案應(yīng)當(dāng)通過符合安全管理要求的網(wǎng)絡(luò)或者存儲介質(zhì)向檔案館移交。檔案館應(yīng)當(dāng)對接收的電子檔案進(jìn)行檢測，確保電子檔案的真實性、完整性、可用性和安全性。”、第四十條規(guī)定 “有條件的檔案館應(yīng)當(dāng)建設(shè)數(shù)字檔案館” 以及第四十一條規(guī)定 “國家推進(jìn)檔案信息資源共享服務(wù)平臺建設(shè)，推動檔案數(shù)字資源跨區(qū)域、跨部門共享利用?！?/span>
新《檔案法》涵蓋了信息系統(tǒng)建設(shè)、電子檔案管理接收、數(shù)字檔案館建設(shè)和檔案數(shù)字資源共享、利用等檔案信息化建設(shè)的全生命周期，并同時達(dá)到了兼顧內(nèi)部使用和社會共享的戰(zhàn)略高度。
合同檔案管理重要性
眾所周知，合同檔案是一個組織全部檔案的重要組成部分，它是企事業(yè)單位對外進(jìn)行經(jīng)營活動、對內(nèi)進(jìn)行人事管理的有效憑證，在維護(hù)企事業(yè)單位合法權(quán)益方面發(fā)揮著不可替代的重要作用。如何將合同檔案高效的管理利用起來，成為了新時期檔案信息化建設(shè)中最急迫的任務(wù)。
而數(shù)字化檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理最大的區(qū)別就是需要多次的在不同的系統(tǒng)中進(jìn)行遷移和同步，這就意味著構(gòu)建完善的“檔案業(yè)務(wù)中臺”，并能夠與辦公自動化OA系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)等相互有效的、安全的銜接，成為了當(dāng)下檔案信息化建設(shè)的核心任務(wù)。
因此，選擇一個好的企業(yè)合同管理系統(tǒng)至關(guān)重要，可以實現(xiàn)企業(yè)從合同起草、簽約、履約，到風(fēng)險預(yù)警、歸檔統(tǒng)計、數(shù)據(jù)分析等合同全生命周期的數(shù)字化、自動化管理，重塑合同檔案全生命周期管理，打造 “檔案業(yè)務(wù)中臺”，有效解決目前在檔案信息化建設(shè)中存在的電子檔案管理無系統(tǒng)支撐、辦公自動化 OA 系統(tǒng)和業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)之間不 “互聯(lián)互通” 等突出問題，從而幫助企事業(yè)單位實現(xiàn)合同檔案信息資源利用最大化的目標(biāo)。
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