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引導(dǎo)會議并取得成果技巧(四):管理會議行為(引導(dǎo)有關(guān)會議形成一系列成果)

管理會議行為

你知道有時候我們可以把一切都做好。我們有一個很好的行動議程。我們準(zhǔn)時開會。所有關(guān)鍵人物都在場。必要的材料是可用的,但是團(tuán)隊(duì)中只有一名成員的負(fù)面行為會讓你很難幫助團(tuán)隊(duì)實(shí)現(xiàn)會議目標(biāo)。然而,你必須有效地與這個人打交道。幸運(yùn)的是,我可以與大家分享一些技巧,這些技巧對我們有所幫助。

完成本文后,你應(yīng)該能夠描述這些負(fù)面會議行為類型,列出處理這些典型負(fù)面會議行為類型的各種方法,并描述一組采取行動解決負(fù)面會議行為的最佳實(shí)踐。

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典型的負(fù)面會議行為類型

讓我們看看我所說的這些會議怪物,這里我們從薩沙開始?,F(xiàn)在薩沙一言不發(fā)地坐在會議上,雙臂交叉,嘴唇緊閉。她給人的印象就是不想去那里。

這兩個人經(jīng)常進(jìn)行旁白,可能會擾亂會議,或者至少會分散其他人的注意力。

曼尼喜歡,甚至可能喜歡他自己的聲音,因此覺得有必要就每一個話題發(fā)言,不管他是否知道這一點(diǎn)。曼尼的一個近親是羅嗦的維多利亞,她也喜歡自己說的話,相信說得越多越好。

尼倫斯是一個全職的逆反者,而且不是一個好的方式,因?yàn)樗幌矚g任何事情,很少給出積極的建議。他的第二個表妹是愛爭論的阿琳,她幾乎總是朝著打架的方向跑,而不是離開。內(nèi)倫斯和阿琳都不應(yīng)與挑戰(zhàn)者查理混淆,后者提出了團(tuán)隊(duì)需要考慮的困難但重要的問題。

讓我們看看托麗,因?yàn)樗苈斆?,在很多話題上都有很多想法,但這些想法很少與當(dāng)前討論的議程項(xiàng)目相關(guān)。

最后,康拉德,你知道我在科技團(tuán)隊(duì)的會議上見過這個家伙很多次??道陆?jīng)常傲慢、不耐煩,并且蔑視團(tuán)隊(duì)中的其他成員,尤其是他們在主題方面的專業(yè)知識。尋找手指在桌子上的敲擊聲,因?yàn)樗郎?zhǔn)備突襲某人。

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處理典型負(fù)面會議行為類型的工具

讓我們看看處理負(fù)面會議行為的典型工具。首先,要抵制誘惑,去修復(fù)這個人。這不是雙贏策略。關(guān)注他們的行為,他們的行為,比如壟斷或偏離正軌,而不是他們的個性。

在一次會議中靜靜地坐著,或就一個議程項(xiàng)目爭論,都不是采取行動的理由。當(dāng)消極行為在幾次會議中發(fā)生時,你會考慮解決它。

你知道這可能只是因?yàn)檫@個人有一個我們需要考慮的觀點(diǎn)。他可能不是好辯的人,而是挑戰(zhàn)者查理,他只是想阻止我們做出錯誤的選擇。所以,在你行動之前,退后一步,在你把這個人貼上會議怪物的標(biāo)簽之前,先考慮一下貢獻(xiàn)的價值。

你可以把注意力集中在團(tuán)隊(duì)規(guī)范上,因?yàn)檫@種行為可能是由你現(xiàn)有的基本規(guī)則之一解決的。

如果這種行為持續(xù)一段時間,請?jiān)跁蠡蛲ㄟ^電話與此人會面。記住,在會議期間要關(guān)注自己的行為。例如,你可以這樣說,“山治,在過去的三次會議中,你和蘇珊娜經(jīng)常進(jìn)行私人談話。最終結(jié)果是,你似乎對工作或團(tuán)隊(duì)不感興趣,這表明你缺乏尊重。”你可能會得到憤怒的回應(yīng),所以不要把注意力放在個性上,用具體的例子關(guān)注他的行為,并指出對團(tuán)隊(duì)的影響。

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解決負(fù)面會議行為的最佳實(shí)踐

最后,我們來談?wù)勛罴褜?shí)踐。

第一項(xiàng)

什么都不做的后果是什么?由于您的反饋可能會有非常負(fù)面的反應(yīng),請考慮嘗試改變他的行為的難度,以及允許這種行為繼續(xù)對團(tuán)隊(duì)的影響。換句話說,這值得付出努力嗎?

第二項(xiàng)

計(jì)劃,準(zhǔn)備,然后計(jì)劃,再準(zhǔn)備?;ㄐr間想想你如何接近對方,你會說什么,以及你希望實(shí)現(xiàn)什么。

第三項(xiàng)

確保你專注于行為,那些不正常的行為。例如,團(tuán)隊(duì)會議總是遲到。給對方一個回應(yīng)的機(jī)會。例如,有一次,一位團(tuán)隊(duì)成員對我說,當(dāng)我指出他總是遲到參加我們的會議時,“格倫,你沒有意識到我被困在一個會議中,而這個會議正好在會議開始時結(jié)束,它位于另一棟樓里,距離我們只有20分鐘的步行路程。”

第四項(xiàng)

最后,不要試圖對這個人進(jìn)行精神分析。請不要告訴他他是被動攻擊性的。再說一次,這不會有多大好處。你需要關(guān)注行為,而不是他的動機(jī)或心理構(gòu)成。

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總結(jié)

因此,在完成本文后,您現(xiàn)在應(yīng)該能夠描述典型的負(fù)面會議行為類型,列出處理典型負(fù)面會議行為各種方法,并描述處理此類行為的最佳實(shí)踐。

到此為止,本系列課程結(jié)束,我再來總結(jié)一下具體的內(nèi)容:

?通過信任自己來建立信任。

?假設(shè)你從一開始就可以信任你的隊(duì)友。這就是快速信任的概念和本質(zhì)。

?要解決會議沖突,請查看問題的雙方,包括各自的優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn)。

?我們知道有多種決策方法,因此使用適合決策類型的方法。

?在多文化會議上,定期復(fù)述討論要點(diǎn),總結(jié)協(xié)議和決定。

?最后,在處理負(fù)面會議行為時,關(guān)注該人的行為、他們的具體行動,而不是原因或動機(jī)。

因此,在讀完系列文章后,你現(xiàn)在應(yīng)該能夠使用技巧來建立信任和解決沖突,定義各種決策方法,應(yīng)用在多文化會議中實(shí)現(xiàn)清晰溝通的工具,以及管理典型的負(fù)面會議行為。

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