材料采購管理流程（材料采購管理流程-）
材料采購管理流程
為確保工程順利完工，便于系統(tǒng)統(tǒng)籌材料采購工作，提高工作成效，特編制本流程。本流程只適用于安裝工程項目的材料采購。
一、材料采購流程
1、為了避免因物資采購程序的不規(guī)范而造成物資不能及時準確到位，避免因物資請購計劃統(tǒng)計不準確而造成的采購成本增加及材料浪費的現(xiàn)象，特制訂本流程。
2、采購應堅持成本效益原則、質(zhì)量原則、進度配合原則、公平竟爭原則。要求向多家供應商發(fā)采購函進行詢價和質(zhì)量比較，在材料質(zhì)量保證不影響安裝工程質(zhì)量的前提下，按照質(zhì)優(yōu)價廉、同質(zhì)價低的原則采購。按照詢價、比價、議價、評估、索樣、定價、請購、訂購流程進行。
3、常規(guī)物資的采購，項目部需根據(jù)項目的實際進度合理安排物資具體的到場時間，再根據(jù)采購各種材料需要的合同簽訂周期及供貨周期，計算出材料需提交請購計劃的時間；
4、采購計劃表的填寫、審核 成本部門或項目部提前提交材料計劃給采購部門，公司總經(jīng)理或總工程師審核材料計劃，如審核不通過需及時讓成本部或項目部重新提交。如審核通過，采購部對成本或項目部提交的材料采購計劃單進行登記并存檔；填寫××項目材料（設(shè)備）采購計劃表由項目部申報，表格式并由總工程師、項目經(jīng)理、總經(jīng)理和成本經(jīng)理審核簽字后提交財務。
二、采購計劃表的內(nèi)容
（1）項目部需在采購計劃表中準確填寫所要請購物資的名稱、規(guī)格型號、單位、數(shù)量、計劃到貨時間等。
（2）對于采購材料必須符合項目中標品牌，規(guī)格、型號符合設(shè)計要求，須在采購單上注明完整，必要時可附有說明、圖紙等，以做為采購和驗收時的標準。
（3）采購單上的文字、數(shù)字、字母等需填寫清晰，特別是易混淆的字母、數(shù)字等， 要保證他人可以辨認清楚。
（4）項目負責人在采購單上簽字后應注意在空余部分是否已注明“以下空白”或打斜杠。
（5）采購單上填寫的日期需與提交時的日期一致。
（6）采購單一經(jīng)總經(jīng)理、總工程師簽字后，則不得涂改或加入新的內(nèi)容。
（7）對于有樣品的，供應商須將樣品提交到相應的采購人員手中，收樣人應確認“已收到樣品”，且留存于公司辦公室人員專人保管。
（8）對于特殊緊急情況，采購部門可直接填寫采購單，交付相關(guān)人員執(zhí)行采購同時告知公司總經(jīng)理，采購后補簽字后存檔。
（9）采購單上的到貨期限需符合材料采購周期。
（10）采購單須注明采購物資的用途及使用部位，材料采購量的審核依據(jù)為：公司成本部門預算＋現(xiàn)場實際情況。
（11）不能出現(xiàn)重復采購，原則上在同一采購周期內(nèi)不能出現(xiàn)同一物資出現(xiàn)兩次或兩次以上的采購。
三、采購合同談判、編輯、審核流程
第一條 合同談判
1、 在和客戶談判之前，主談人員必須做好詳盡談判計劃，使用規(guī)范的表格做成 洽談備忘錄，及時記錄洽談的內(nèi)容；
2、 所談物資含有較強的專業(yè)性、技術(shù)性時，必須邀請相關(guān)技術(shù)人員參與談判， 并對相關(guān)技術(shù)參數(shù)簽字確認；
3、無論何種物資，原則上杜絕獨家投標，必須找至三家以上的客戶進行投標、 洽談，特殊情況需報批。公司戰(zhàn)略客戶不需貨比三家。
4、所談供應商為新客戶時，則應要求其必須提供相關(guān)的證件（營業(yè)執(zhí)照、稅務 登記證、生產(chǎn)許可證、法人代表簽字的委托書）。
5、 我方合同談判人員須向?qū)Ψ秸J真講解我公司合同文本的相關(guān)條款；
第二條 合同起草
1、 采購合同應清楚的說明采購產(chǎn)品的名稱、產(chǎn)地品牌、型號規(guī)格、技術(shù)要求、 價格、交貨時間、交貨地點、交貨方式、檢驗與違約索賠條件、運輸方式、運費承擔方、發(fā)票、付款期限等內(nèi)容，并規(guī)定采購的產(chǎn)品不合格時，供貨方應承擔的義務等重要事項；
2、 買賣雙方單位名稱要做到“四一致”（乙方單位全稱、落尾、圖章與營業(yè)執(zhí) 照）；
3、 若因技術(shù)、質(zhì)量約定條款較多無法在主合同上表述清楚時，要單獨以合同附 件的形式簽訂；
4、合同上所有欄目都必須認真填寫，若有些欄目不需填寫時可用“/”代替；
5、“合同產(chǎn)品清單”中單位欄的填寫應符合現(xiàn)行國家計量標準，不能以“捆、 扎、堆、斤”等模糊或不規(guī)范詞語填寫，合計金額欄應用規(guī)范的大寫文字填寫；
6、所談對方是個體戶時，乙方名稱中必須填寫對方身份證號碼，并附有身份證 復印件；
7、材料及設(shè)備資料必須符合國家相應標準，并且無條件提供相關(guān)資料。
第三條 合同審核
項目完成合同談判后，需按要求將預審資料先提交公司采購科預審后再報總經(jīng)理預審，提交的合同預審資料必須齊全，包括：a、合同電子版 b、三家單位詳細比價表（合同金額較大的需提供三家單位蓋章后的報價單、營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書等相關(guān)法律文件）；
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