一個(gè)有效的項(xiàng)目集管理信息系統(tǒng)包括一些能夠存儲(chǔ)有關(guān)項(xiàng)目集信息并能幫助快速恢復(fù)這些信息的工具和機(jī)制。項(xiàng)目集管理信息系統(tǒng)通常包括一系列的手冊(cè)和自動(dòng)化工具、技術(shù)、過程以及程序來輔助項(xiàng)目集管理團(tuán)隊(duì)對(duì)項(xiàng)目集提供有效監(jiān)管。
為了有利于項(xiàng)目集治理，項(xiàng)目集管理信息系統(tǒng)需要具備一個(gè)能夠在適當(dāng)?shù)臅r(shí)候通過搜索國內(nèi)和國際的外部數(shù)據(jù)庫來調(diào)整自身信息的機(jī)制。
項(xiàng)目集使用各種廣泛的組織結(jié)構(gòu)。非常龐大的項(xiàng)目集更有可能在項(xiàng)目集整體結(jié)構(gòu)的不同部分中采用多重組織結(jié)構(gòu)。
例如，一套項(xiàng)目集組件也許是一個(gè)弱矩陣（涉及變更管理活動(dòng))，而另外一套組件卻是按照強(qiáng)矩陣組織在一起的（有多個(gè)供應(yīng)商致力于交付某種能力以履行服務(wù))，還有一套組件或許是按嚴(yán)格的項(xiàng)目型設(shè)計(jì)的（比如，正在開發(fā)一個(gè)新的計(jì)算機(jī)系統(tǒng))
項(xiàng)目集管理辦公室(PMO ）能夠?yàn)橄∪辟Y源或公共資源的分享和最優(yōu)化提供一條有效的途徑。項(xiàng)目集治理確保能夠按時(shí)保質(zhì)保量地提供各種服務(wù)。項(xiàng)目集管理辦公室按照發(fā)起人和干系人的要求來協(xié)助溝通。在使用項(xiàng)目集管理辦公室時(shí)，項(xiàng)目集管理辦公室的結(jié)構(gòu)、職責(zé)和執(zhí)行方法都會(huì)因組織的需求不同而發(fā)生很大變化。
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