您的 IT 基礎(chǔ)架構(gòu)是否已為企業(yè)內(nèi)容管理（ECM）軟件做好準(zhǔn)備？

你已準(zhǔn)備好重新評(píng)估組織共享和管理內(nèi)容的方式，使用企業(yè)內(nèi)容管理軟件了嗎？

正常的辦公環(huán)境（使用物理方式傳遞文檔，同時(shí)將文檔存儲(chǔ)在文件柜中）不再適合組織的戰(zhàn)略需求。相反，您希望信息在網(wǎng)絡(luò)上得到控制和流動(dòng)，同時(shí)確保在整個(gè)組織中安全地存儲(chǔ)和共享文檔。企業(yè)正在倡導(dǎo) ECM 軟件的戰(zhàn)略?xún)?yōu)勢(shì)，從而提高生產(chǎn)效率和降低運(yùn)營(yíng)成本。

但是，企業(yè)在當(dāng)前的網(wǎng)絡(luò)和 IT 基礎(chǔ)架構(gòu)中實(shí)施 ECM 軟件時(shí)必須考慮哪些因素？

當(dāng)ECM 軟件進(jìn)入您的企業(yè)時(shí)
內(nèi)容管理系統(tǒng)不僅僅是文檔的電子存儲(chǔ)。正如您可能已經(jīng)通過(guò)舊的文檔存儲(chǔ)方法所看到的那樣，以電子方式將文檔添加到共享數(shù)字空間中的文件夾并不一定具有條理或高效檢索功能。

內(nèi)容管理元數(shù)據(jù)（包括存儲(chǔ)日期、文檔所有者、文檔類(lèi)型、訪(fǎng)問(wèn)權(quán)限等）分配給上傳的文檔和內(nèi)容文件，增強(qiáng)和簡(jiǎn)化了檢索過(guò)程。在搜索期間，當(dāng)文件被系統(tǒng)的搜索數(shù)據(jù)庫(kù)保存和使用時(shí)，信息將被自動(dòng)記錄。

正時(shí)文檔生命周期管理和電子編目過(guò)程使得企業(yè)內(nèi)容管理系統(tǒng)如此強(qiáng)大，特別是對(duì)尋求內(nèi)容系統(tǒng)性和可訪(fǎng)問(wèn)性的公司。

探求 ECM 軟件背后的驅(qū)動(dòng)因素
探求內(nèi)容管理軟件的企業(yè)通常出于兩個(gè)原因：戰(zhàn)略競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)和戰(zhàn)術(shù)節(jié)約。

戰(zhàn)略競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)可能包括：

• 更好的客戶(hù)服務(wù)
• 進(jìn)入新市場(chǎng)的能力
• 提高法規(guī)遵從性
• 加強(qiáng)組織內(nèi)協(xié)作
• 分享和傳播機(jī)構(gòu)知識(shí)

ECM 軟件戰(zhàn)術(shù)節(jié)省包括：

• 消除運(yùn)營(yíng)成本
• 更快的收回營(yíng)業(yè)額、提高現(xiàn)金流
• 企業(yè)數(shù)字內(nèi)容模板的利用

IT 和ECM 基礎(chǔ)架構(gòu)的交匯點(diǎn)
企業(yè)正在研究ECM 軟件計(jì)劃需要考慮他們?nèi)绾芜\(yùn)行軟件：

• 軟件是獨(dú)立的解決方案還是托管的解決方案？
• 是否在現(xiàn)有網(wǎng)絡(luò)中運(yùn)行？
• 如何保證遠(yuǎn)程訪(fǎng)問(wèn)？
• 數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在物理辦公室服務(wù)器還是異地?cái)?shù)據(jù)中心？

除了考慮如何運(yùn)行軟件之外，您的 IT 團(tuán)隊(duì)還會(huì)幫助進(jìn)行實(shí)際的網(wǎng)絡(luò)、系統(tǒng)和數(shù)據(jù)集成。集成提供了基于角色的安全性，可將憑據(jù)從一個(gè)網(wǎng)絡(luò)和系統(tǒng)傳遞到另一個(gè)網(wǎng)絡(luò)和系統(tǒng)。您的 IT 團(tuán)隊(duì)還確保在系統(tǒng)（ERP 和 CRM 系統(tǒng)、會(huì)計(jì)和人力資源軟件等）之間導(dǎo)航盡可能流暢和簡(jiǎn)單。

當(dāng) IT 部門(mén)看到軟件危險(xiǎn)信號(hào)時(shí)
當(dāng)您考慮各種 ECM 軟件包時(shí)， IT 團(tuán)隊(duì)的幫助可確保不會(huì)出現(xiàn)掛斷情況。

IT 團(tuán)隊(duì)幫助企業(yè)公司避免的典型場(chǎng)景包括：

• 復(fù)雜的安裝過(guò)程
• 廣泛的定制
• 沒(méi)有開(kāi)箱即用的集成功能
• 受限的 API 訪(fǎng)問(wèn)
• 不面向服務(wù)的系統(tǒng)體系結(jié)構(gòu)

當(dāng)今 ECM 領(lǐng)域最常見(jiàn)的錯(cuò)誤是公司購(gòu)買(mǎi)軟件時(shí)，認(rèn)為所有系統(tǒng)都是一樣的。這些公司經(jīng)常最終購(gòu)買(mǎi)得是需要分段更新的軟件，這些軟件通常使用不同版本的代碼，這使得早期版本代碼的長(zhǎng)期維護(hù)既昂貴又耗時(shí)。

現(xiàn)實(shí)情況是，集成從一開(kāi)始就應(yīng)該很簡(jiǎn)單。如果你必須做很多工作，你已經(jīng)朝著錯(cuò)誤的方向前進(jìn)了。

IT 在ECM 軟件選擇中的作用
就組織的技術(shù)戰(zhàn)略而言，您的 IT 團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)在核心業(yè)務(wù)應(yīng)用程序上提供功能，從而降低總擁有成本。IT 的作用是專(zhuān)注于擴(kuò)展特定用例的核心技術(shù)功能，并將應(yīng)用程序構(gòu)建用于戰(zhàn)略業(yè)務(wù)目的。

在幫助提高您的ECM 軟件的價(jià)值時(shí)，您的 IT 團(tuán)隊(duì)還需要：

• 為良好的元數(shù)據(jù)奠定基礎(chǔ)，確保用戶(hù)在需要時(shí)找到正確的文檔；
• 了解您的組織如何最好地使用不同的內(nèi)容類(lèi)型，以及不同角色的不同用戶(hù)如何獲得對(duì)內(nèi)容的安全訪(fǎng)問(wèn)權(quán)限；
• 對(duì)軟件的可擴(kuò)展性、架構(gòu)、安全性和移動(dòng)訪(fǎng)問(wèn)方面進(jìn)行檢查。

IT 對(duì)您的企業(yè)內(nèi)容管理戰(zhàn)略的影響
內(nèi)容管理系統(tǒng)帶來(lái)了信息架構(gòu)，利用 IT 團(tuán)隊(duì)的技術(shù)專(zhuān)業(yè)知識(shí)來(lái)塑造架構(gòu)可減少冗余和風(fēng)險(xiǎn)，提高用戶(hù)滿(mǎn)意度和技術(shù)采用率，提高生產(chǎn)效率并降低成本。

冗余：您的企業(yè)可能在不同的位置或不同的部門(mén)擁有不同的技術(shù)，因此確保ECM 系統(tǒng)不會(huì)與當(dāng)前技術(shù)重疊而是集中這些技術(shù)非常重要。新軟件應(yīng)通過(guò)適用于整個(gè)組織用戶(hù)訪(fǎng)問(wèn)的中央內(nèi)容管理系統(tǒng)消除信息孤島。

風(fēng)險(xiǎn)：集中管理的內(nèi)容需要提高安全性，因?yàn)橥晃臋n不再存在多個(gè)副本。相反，需要訪(fǎng)問(wèn)文檔的任何人都可以訪(fǎng)問(wèn)該文檔的中心版本。IT 是確保系統(tǒng)維護(hù)和實(shí)施內(nèi)容策略和流程的關(guān)鍵。

用戶(hù)滿(mǎn)意度和生產(chǎn)力：信息架構(gòu)會(huì)影響軟件的搜索功能，界面直觀可提高使用系統(tǒng)的員工的滿(mǎn)意度。這不僅使他們?cè)诠ぷ髦懈行?，而且還增加了軟件采用的可能性。正如我們之前提到的，缺乏用戶(hù)采用是成功實(shí)施 ECM 的最大障礙之一。

成本：在某些方面，ECM 軟件不使用舊的冗余技術(shù)，這自然會(huì)影響以前與軟件支持和維護(hù)相關(guān)的 IT 成本。

IT 在軟件選擇中提供的其他方式的幫助

如果您希望您的 IT 團(tuán)隊(duì)在軟件選擇中扮演的不僅僅是支持角色，那么與ECM供應(yīng)商選擇相關(guān)的一些任務(wù)可能有：

• 內(nèi)容管理銷(xiāo)售機(jī)會(huì)優(yōu)先級(jí)
• 信息架構(gòu)審計(jì)
• 應(yīng)用程序演練和利益干系人調(diào)查
• 評(píng)估 ECM 軟件如何與業(yè)務(wù)需要保持一致
• 系統(tǒng)集成/遷移需求評(píng)估
• 用戶(hù)采用ECM軟件研討會(huì)

包含上述各項(xiàng)的全包式 ECM 戰(zhàn)略對(duì)于順利過(guò)渡到支持企業(yè)內(nèi)容、人員和工作流的最佳 ECM 技術(shù)環(huán)境至關(guān)重要。

為什么ECM 實(shí)施的成功取決于整個(gè)團(tuán)隊(duì)

雖然讓 IT 部門(mén)參與您的軟件計(jì)劃至關(guān)重要，但沒(méi)有一個(gè)部門(mén)掌握戰(zhàn)略 ECM 軟件實(shí)施的關(guān)鍵。因?yàn)?ECM 系統(tǒng)將以前從未集中過(guò)的不同介質(zhì)（紙面和數(shù)字文檔、Internet 和 Intranet 站點(diǎn)、在線(xiàn)系統(tǒng)和電子郵件）匯集在一起，所以高級(jí)管理層需要記錄所有集中在內(nèi)容管理系統(tǒng)中的與不同介質(zhì)相關(guān)的使用情景。

成功的實(shí)施策略涉及所有部門(mén)，以確保在新系統(tǒng)中捕獲和體現(xiàn)與各種內(nèi)容類(lèi)型相關(guān)的所有工作流和過(guò)程。任何不全員參與的方法都不會(huì)產(chǎn)生企業(yè)值得擁有的面向未來(lái)的 ECM 系統(tǒng)。