基建工程檔案分為基建手續(xù)、招標管理、合同管理、竣工資料、竣工圖紙、結算資料、圖紙電子文件等七部分,如圖3.16所示。
新建項目的竣工資料按照《南昌市建設工程文件歸檔辦法》要求歸檔,存于南昌市城建檔案館,并于質監(jiān)竣工驗收30日之內(nèi)存于校檔案館。
政府采購招標項目的竣工資料由基建處負責收集整理,決算完成后30日之內(nèi)存于學校檔案館或政府規(guī)定的檔案館??⒐べY料統(tǒng)一決算送審資料。
零小維修項目的竣工資料由基建處負責收集整理并存檔,竣工資料統(tǒng)一決算送審資料。
項目檔案資料管理流程圖
背景資料:《江西省城市建設檔案管理辦法》
江西省城市建設檔案管理辦法
第一條為加強我省城市建設檔案管理、保護和利用,根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《建設工程質量管理條例》等法律、法規(guī),結合本省實際,制定本辦法。
第二條本省行政區(qū)域內(nèi)城市建設檔案的收集、整理、驗收、移交、接收、保管、利用等管理活動,適用本辦法。
第三條本辦法所稱城市建設檔案(以下簡稱城建檔案),是指在城市建設和管理活動中直接形成的,對國家和社會具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像、電子文件等各種載體文件材料。
第四條城建檔案管理工作應當遵循統(tǒng)一領導、統(tǒng)一標準、集中保管、分級管理和誰形成誰負責的原則,維護城建檔案的完整和安全,便于社會各方面的利用。
第五條縣級以上住房和城鄉(xiāng)建設主管部門負責本行政區(qū)域內(nèi)的城建檔案管理工作,業(yè)務上受同級檔案主管部門的監(jiān)督、指導。
城建檔案管理機構(以下簡稱城建檔案館)負責所轄區(qū)域內(nèi)城建檔案的驗收、收集、保管和提供利用。
省級城建檔案管理機構負責省級住房城鄉(xiāng)建設管理部門相關城建檔案的收集、保管和提供利用。按照國家有關規(guī)定適時對本省行政區(qū)域內(nèi)重要城市建設檔案電子數(shù)據(jù)進行備份保存,為應對城市突發(fā)性事件提供服務。
第六條城建檔案館重點管理下列檔案資料:
(一)各類城市建設工程檔案:
1.工業(yè)、民用建筑工程,包括工廠、城鎮(zhèn)住宅、商業(yè)、機關、學校、社會公益事業(yè)以及其他公共建筑工程等;
2.市政基礎設施工程,包括城市道路、廣場、停車場、橋梁、涵洞、隧道、排水、污水處理、地下公共設施及附屬設施的土建、管道、設備安裝工程等;
3.公用基礎設施工程,包括道路綠化、路燈照明、供水、燃氣、熱力工程等;
4.交通基礎設施工程,包括加油站、加氣站、充電站、公共交通場站、長途客運場站、鐵路運輸場站、集裝箱運輸場站、軌道交通、民用機場、港口、碼頭、索道、纜車工程等;
5.園林建設、風景名勝建設工程,包括城市綠地、公園、動物園、植物園、游樂園、專類園、風景名勝區(qū)、標志性設施、雕塑工程、城市古建筑、歷史文化建筑、歷史文化街區(qū)工程等;
6.市容環(huán)境衛(wèi)生設施建設工程,包括公廁、垃圾壓縮站、垃圾填埋場、垃圾處理以及其他重要環(huán)境衛(wèi)生設施工程等;
7.城市防洪、抗震工程;
8.結合民用建筑修建的地下防空工程;
9.軍民共建工程檔案資料中,除軍事禁區(qū)和軍事管理區(qū)以外的穿越市區(qū)的地下管線走向和有關隱蔽工程的位置圖;
10.綠色、智能、智慧、生態(tài)建筑工程和海綿城市、城市體檢(雙修)工程、采用BIM技術工程等。
(二)各類城市地下管線工程,包括城市供水、排水、燃氣、熱力、電力、電信、工業(yè)等地下管線工程,以及城市綜合管廊、管溝工程等。
(三)城市建設系統(tǒng)各專業(yè)管理單位(包括城市勘察、城市設計、消防、施工、監(jiān)理、園林、環(huán)境衛(wèi)生、市政、公用、房地產(chǎn)等管理單位)形成的業(yè)務技術檔案。
(四)有關城市建設、管理的政策法規(guī)、科研成果和城市風貌史料。
(五)住房和城鄉(xiāng)建設部、國家檔案局確定的其他城建檔案資料。
第七條建設單位是建設工程項目的責任主體,對建設工程檔案編制、形成、驗收、移交等工作負總責,同時建設單位、勘察、設計、施工、監(jiān)理等責任單位對其編制形成的工程文件材料的真實性、完整性、有效性、可用性負終身責任。在工程竣工驗收合格后,建設單位負責向工程所在地城建檔案館移交一套符合規(guī)定的工程檔案。
停建、緩建的建設項目工程檔案,暫由建設單位保管。
建設單位被撤銷的建設項目工程檔案,應當向上級主管機構或者當?shù)爻墙n案館移交。
第八條建設項目投入使用后進行改建、擴建或者對重要部位進行維修的,建設單位應當組織設計、施工單位據(jù)實修改、補充和完善原建設工程檔案;涉及結構和平面布置改變的,應當重新編制竣工圖和工程檔案,在工程竣工驗收合格后向原城建檔案館移交。
第九條地下建(構)筑物、管線工程竣工驗收合格后,建設單位應當按規(guī)定向城建檔案館報送包括竣工測量成果在內(nèi)的工程檔案。
供水、排水、燃氣、熱力、電力、電訊等城市地下管線專業(yè)管理單位,應當將更改、報廢、漏測部分的地下管線檔案及時修改補充到本單位的地下管線專業(yè)圖上,并及時向城建檔案館移交。
城市地下管線普查和補測補繪形成的地下管線檔案,應當在普查、測繪結束后3個月內(nèi)向城建檔案館移交。
第十條建設系統(tǒng)各專業(yè)管理部門形成的業(yè)務管理和業(yè)務技術檔案,凡具有永久保存價值的,在本單位保管使用1至5年后,按本辦法全部向城建檔案館移交。有長期保存價值的檔案,由城建檔案館根據(jù)城市建設的需要選擇接收。
第十一條報送、移交城建檔案應當符合下列規(guī)定:
(一)檔案應為原件,依照有關規(guī)定允許報送副本或者復制件的,復制件應當注明原件的保存處,并且加蓋原件保存單位印章。
(二)檔案內(nèi)容真實、完整、有效、可用??⒐D與工程實體相符,圖樣清晰,簽章手續(xù)完備。
(三)移交建設工程檔案時,應當同步移交紙質檔案、電子檔案、聲像檔案。建設工程歸檔文件包括工程準備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖和竣工驗收文件。
(四)電子檔案的內(nèi)容應與紙質檔案一致,聲像檔案應當主題明確,內(nèi)容完整,圖像穩(wěn)定、畫面清晰,色彩真實。
(五)采用建筑信息化模型(BIM)技術的建設工程項目,BIM技術資料應當與工程檔案一并收集移交歸檔。
(六)檔案的整理編制符合有關技術規(guī)范,檔案裝具符合國家標準。
(七)符合技術規(guī)范的其他要求。
第十二條除法律、行政法規(guī)另有規(guī)定外,作為政務服務事項辦理依據(jù)的電子證照,以及加蓋電子印章、電子簽名的電子文件材料,可以不再以紙質形式歸檔和移交,符合檔案管理要求的電子文件直接以電子形式歸檔,電子檔案與紙質檔案具有同等法律效力。需要將電子文件轉換為紙質文件歸檔保存的,轉換的紙質文件不需再行實體簽名、蓋章。
城建檔案館應主動做好與政務服務機構、建設系統(tǒng)各行業(yè)、專業(yè)管理部門的協(xié)調(diào)和對接,明確相關電子文件歸檔管理要求,暢通電子文件移交歸檔渠道,加強建設工程聯(lián)合驗收審批服務系統(tǒng)和專業(yè)管理部門業(yè)務管理系統(tǒng)有關電子文件材料的收集歸檔工作,逐步實現(xiàn)電子文件信息數(shù)據(jù)向城建檔案館及時推送移交歸檔。
涉及保密的地下管線、測繪成果等電子檔案資料,應嚴格按照國家保密要求進行流轉和歸檔。
第十三條電子檔案應當來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)。電子檔案移交可以采用在線移交或離線移交。移交電子檔案時,應當通過符合安全管理要求的網(wǎng)絡或者存儲介質。
城建檔案館應當對接收的電子檔案進行檢測,確保電子檔案的可用性和安全性。
第十四條列入城建檔案館接收范圍的工程,城建檔案館應按照建設工程竣工聯(lián)合驗收的規(guī)定對工程檔案進行驗收。
第十五條根據(jù)工程建設項目審批制度改革有關精神,建設工程檔案驗收審批事項符合告知承諾制的要求,是否采用告知承諾方式辦理,由建設單位自愿選擇。
第十六條住房和城鄉(xiāng)建設主管部門應當在江西政務服務網(wǎng)(工程建設項目審批管理系統(tǒng))、部門網(wǎng)站、部門辦公場所、“一窗受理”窗口等公共平臺、場所,公布“建設工程檔案驗收告知書”(以下簡稱告知書)(樣式詳見附件1),“建設工程檔案驗收審批承諾書”(以下簡稱承諾書)(樣式詳見附件2)等辦事指南和申請表單,便于申請人查閱下載。
第十七條城建檔案館應按照下列程序開展建設工程檔案驗收工作:
(一)在聯(lián)合驗收前,為有需求的建設單位提供工程檔案驗收指導服務。
(二)收到工程檔案驗收申請后,3個工作日內(nèi)完成審查,并提出受理意見。
建設單位申請告知承諾制辦理審批的,應提交簽署的“承諾書”。
(三)自申請受理起,7個工作日內(nèi),提出“合格”或“整改”的驗收意見(樣式詳見附件3)。提出“整改”意見的,應一次性告知整改內(nèi)容和要求,整改后申請重新驗收。
(四)工程檔案驗收通過后,應辦理工程檔案移交接收手續(xù),打印移交目錄清單,開具“工程檔案交接文據(jù)”。文據(jù)格式要求應符合《檔案交接文據(jù)格式》(GB/T13968)。
(五)對選擇告知承諾制辦理審批的建設單位進行事后監(jiān)管,對不實承諾和違反承諾的,提出限期整改要求,對逾期拒不整改或者整改后仍不符合條件的,撤銷原工程檔案驗收決定,并提出對建設單位和相關參建單位依法實施行政處罰和采取信用懲戒措施的意見建議。
第十八條列入城建檔案館接收范圍的建設工程,按以下標準進行驗收:
(一)建設工程歸檔文件材料是否齊全、完整、有效、可用。
(二)紙質檔案整理立卷是否符合現(xiàn)行《建設工程文件歸檔規(guī)范(GB/T50328)。
(三)建設電子文件和電子檔案是否符合現(xiàn)行《建設電子文件與電子檔案管理規(guī)范》(CJJ/T117)。
(四)數(shù)碼照片檔案是否符合現(xiàn)行《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》(DA/T50);錄音錄像檔案是否符合現(xiàn)行《錄音錄像檔案管理規(guī)范》(DA/T78)。
第十九條建設單位應按下列流程開展工程檔案驗收的準備工作:
(一)在工程開工前,閱讀“建設工程檔案驗收告知書”,熟悉掌握建設工程文件編制、形成,以及工程檔案歸檔整理、竣工驗收、報送移交等相關規(guī)定和技術標準。
(二)在工程招標以及與勘察、設計、施工、監(jiān)理等單位簽訂合同或補充簽訂協(xié)議時,應明確竣工圖編制單位,工程檔案編制責任、編制套數(shù)、編制費用,以及紙質檔案、聲像檔案、電子檔案的編制報送要求,確保工程檔案的收集、編制與工程進度同步。
(三)負責工程準備階段、竣工驗收階段歸檔文件材料的編制、形成、收集、整理、立卷。
(四)在工程建設過程中,負責組織對勘察、設計、施工、監(jiān)理等各方責任單位的工程文件材料編制形成、工程檔案整理立卷、日常歸檔保管等工作,進行監(jiān)督、檢查和階段性驗收。
(五)地下管線工程覆土前,依法委托具有相應資質的工程測繪單位進行竣工測繪,形成準確的竣工測繪數(shù)據(jù)文件和管線工程測繪圖等測量成果,一并整理移交歸檔。
(六)在工程竣工驗收前,負責組織檢查項目歸檔文件材料是否齊全完整、是否真實可靠、是否簽章齊備;竣工圖是否與工程實際相符;工程紙質檔案、電子檔案、聲像檔案是否按照相關規(guī)范整理。根據(jù)工作需求,決定是否申請城建檔案館等相關部門給予指導服務。
在竣工驗收時,負責組織由各方責任單位參加的工程檔案竣工驗收,并形成建設項目工程檔案驗收結論。
(七)在申請聯(lián)合驗收審批時,提出工程檔案驗收申請,經(jīng)城建檔案館受理,取得“建設工程檔案驗收意見書”。驗收意見為“整改”的,應完成整改后申請重新驗收。
(八)在工程竣工備案前,負責向當?shù)爻墙n案館移交一套符合規(guī)定的工程檔案,工程決算、備案審批等后期歸檔文件資料應在竣工驗收合格后3個月內(nèi)移交完畢。
(九)選擇告知承諾制辦理審批的,按照要求填寫“承諾書”,簽章后遞交城建檔案館或工程建設項目審批綜合服務窗口,或通過工程建設項目審批管理系統(tǒng)遞交。
第二十條城建檔案館應當采取下列措施保管保護城建檔案:
(一)建立科學地管理制度,逐步實現(xiàn)檔案保管規(guī)范化、標準化。
(二)配置適宜安全保管檔案的專門庫房,配備防火、防盜、防潮、防高溫、防光、防有害生物、防塵、防磁等必要設備和消防報警系統(tǒng)裝置。
(三)配備城建檔案管理信息系統(tǒng),采取科技手段、運用信息技術,保障電子檔案信息移交接收和館藏檔案安全保管保護工作的正常開展。
(四)推進傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化,存儲的電子檔案載體存放環(huán)境應當符合信息安全要求,對重要檔案實行異地容災備份管理。
(五)建立城建檔案資料目錄數(shù)據(jù)庫、信息資源數(shù)據(jù)庫,積極開發(fā)編研城建檔案信息資源,主動為社會提供服務。
第二十一條對涉密城建檔案的保管、密級變更、解密和銷毀,應當按照國家有關法律、法規(guī)規(guī)定辦理。
第二十二條城建檔案館在委托檔案整理、寄存、開發(fā)利用和數(shù)字化等服務時,應當與符合條件的檔案服務企業(yè)簽訂委托協(xié)議,約定服務的范圍、質量和技術標準等內(nèi)容,并對受托方進行監(jiān)督。嚴格遵守有關安全保密規(guī)定,確保檔案的安全。
第二十三條公民、法人、其他組織憑身份證、工作證、介紹信等合法有效證明,依法可以利用已開放的城建檔案。申請利用涉及國家保密和知識產(chǎn)權保護的城建檔案,按照國家有關法律、法規(guī)的規(guī)定辦理。
第二十四條向城建檔案館移交、捐贈、寄存檔案的單位和個人,對其檔案享有利用優(yōu)先權,并可對其檔案中不宜向社會開放的部分提出限制利用的意見,城建檔案館應當維護其合法權益。
第二十五條城建檔案館出具的檔案復制件,應當按照規(guī)定加蓋城建檔案館印章。
電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力,可以以電子形式作為憑證使用。
第二十六條城建檔案館應當建立健全檔案查詢利用管理制度。利用檔案時,利用者和城建檔案館工作人員,應當遵守國家有關保密和檔案管理制度,不得泄密、損毀、涂改、偽造、擅自復制和公布城建檔案。
第二十七條違反本辦法的規(guī)定,按照有關法律、法規(guī)、規(guī)章的規(guī)定進行處理。
第二十八條本辦法自發(fā)布之日起施行。
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