項(xiàng)目管理過(guò)程中，項(xiàng)目評(píng)審可以為廣泛的利益相關(guān)者服務(wù)，并發(fā)揮各種作用。因此，企業(yè)對(duì)最重要的項(xiàng)目進(jìn)行幾種不同類型的評(píng)審也就不足為奇了。本文將介紹五種常用的項(xiàng)目評(píng)審類型，每一種都各有側(cè)重點(diǎn)。
1、項(xiàng)目評(píng)審
項(xiàng)目評(píng)審可以發(fā)生在項(xiàng)目過(guò)程中的任何時(shí)候，對(duì)照初始時(shí)間表、預(yù)算和可交付成果來(lái)檢查項(xiàng)目的進(jìn)度。項(xiàng)目評(píng)審著眼于團(tuán)隊(duì)、項(xiàng)目管理、工程實(shí)踐和其他相關(guān)過(guò)程的有效性。它通常對(duì)項(xiàng)目成功的可能性作出某種評(píng)估，并確定關(guān)注的領(lǐng)域和糾正措施。這種評(píng)審也被稱為項(xiàng)目運(yùn)行狀況檢查或項(xiàng)目評(píng)估，通常作為項(xiàng)目復(fù)原過(guò)程的一部分，是項(xiàng)目經(jīng)理經(jīng)常做的評(píng)審類型。
2、關(guān)卡評(píng)審
關(guān)卡評(píng)審發(fā)生在一個(gè)項(xiàng)目階段的末尾或項(xiàng)目生命周期中的某個(gè)確定的時(shí)間點(diǎn)。它通常代表一個(gè)決策點(diǎn)，利用評(píng)估的結(jié)果來(lái)決定繼續(xù)投資項(xiàng)目是否合理。
3、項(xiàng)目審計(jì)
項(xiàng)目審計(jì)可以在項(xiàng)目期間或之后進(jìn)行，由項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)以外的小組進(jìn)行客觀評(píng)估，針對(duì)的是合規(guī)性和當(dāng)前的問(wèn)題。項(xiàng)目審計(jì)旨在顯示你的項(xiàng)目在多大程度上符合企業(yè)需求和項(xiàng)目標(biāo)準(zhǔn)。因此，如果你的企業(yè)使用PRINCE2或自己的項(xiàng)目管理方法，審計(jì)將考察你是否嚴(yán)格遵循這些流程。
4、項(xiàng)目回顧
項(xiàng)目回顧發(fā)生在項(xiàng)目結(jié)束時(shí)。它評(píng)估項(xiàng)目的整體成功，并確定在執(zhí)行過(guò)程中哪些是成功的，哪些是不成功的，為未來(lái)提供經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，也被稱為“事后總結(jié)”。
5、效益實(shí)現(xiàn)審查
效益實(shí)現(xiàn)審查發(fā)生在項(xiàng)目的產(chǎn)出成果被使用之后。它評(píng)估了原始業(yè)務(wù)案例中確定的效益的實(shí)現(xiàn)程度。
項(xiàng)目評(píng)審提速增效的方法
利用好技術(shù)，可以更有效幫助項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)對(duì)項(xiàng)目計(jì)劃執(zhí)行情況以及未來(lái)計(jì)劃進(jìn)行跟蹤和評(píng)審，并確保利益相關(guān)者保持一致，以便項(xiàng)目實(shí)現(xiàn)其目標(biāo)。
新一代項(xiàng)目管理軟件8Manage PM實(shí)時(shí)審計(jì)追蹤項(xiàng)目全過(guò)程，憑著數(shù)據(jù)信息透明性和可靠性，讓項(xiàng)目管理和項(xiàng)目評(píng)審更輕松。
● 計(jì)劃與執(zhí)行合二為一
在8Manage中，計(jì)劃和執(zhí)行是密不可分的，實(shí)時(shí)同步更新的，一個(gè)項(xiàng)目有且只有一個(gè)當(dāng)前計(jì)劃，所有的責(zé)任劃分與執(zhí)行狀況一目了然，團(tuán)隊(duì)成員可以實(shí)時(shí)共享最新的項(xiàng)目進(jìn)展情況。
8Manage系統(tǒng)能第一時(shí)間發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及偏差，通過(guò)實(shí)時(shí)追蹤責(zé)任，就能準(zhǔn)確洞悉項(xiàng)目成員的績(jī)效問(wèn)題。
● 責(zé)任明晰，結(jié)果明確
8Manage項(xiàng)目管理軟件幫助你將項(xiàng)目工作進(jìn)行自然分解，并能強(qiáng)化執(zhí)行適當(dāng)?shù)呢?zé)任與承諾。當(dāng)有團(tuán)隊(duì)成員更改其承諾時(shí)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)通知其他相關(guān)人員。對(duì)于可能無(wú)法完成的承諾，它會(huì)在項(xiàng)目的概覽頁(yè)面發(fā)出預(yù)警。
系統(tǒng)還提供以下功能優(yōu)化結(jié)果管理：
-設(shè)置可交付成果的評(píng)審與驗(yàn)收規(guī)則
-實(shí)時(shí)提醒負(fù)責(zé)人參與評(píng)審與驗(yàn)收
-提供實(shí)時(shí)概覽與定期的電子郵件報(bào)告
完善了以上管理，責(zé)任與結(jié)果就會(huì)更明確地展現(xiàn)在項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)面前。
● 資源需求和依賴清晰明確
8Manage PM讓所有資源需求與依賴關(guān)系一目了然，幫助項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)有條理地管理它們。系統(tǒng)通過(guò)以下方式幫助項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員管理復(fù)雜的項(xiàng)目：
a）使資源與可交付成果的依賴盡可能明確
b）自動(dòng)跟蹤間接依賴
c）自動(dòng)監(jiān)測(cè)不恰當(dāng)?shù)囊蕾嚥⒃谛枰獣r(shí)警告相關(guān)人員
● 問(wèn)題與風(fēng)險(xiǎn)自動(dòng)跟蹤與上報(bào)
8Manage項(xiàng)目管理軟件能夠幫助你識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)的概率、風(fēng)險(xiǎn)處理的優(yōu)先級(jí)別及其處理方法。并且，它還能實(shí)時(shí)匯總所有相關(guān)的問(wèn)題與風(fēng)險(xiǎn)及其解決方法，從而統(tǒng)一有序地管理所有問(wèn)題與風(fēng)險(xiǎn)。
● 范圍與溝通一起管理
8Manage 提供現(xiàn)狀調(diào)查功能，幫助你有效監(jiān)測(cè)是否存在溝通不暢的情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，從而快速地采取適當(dāng)?shù)母纳拼胧?/span>
通過(guò)鼓勵(lì)建立早期的對(duì)話、設(shè)置規(guī)則、盡早發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，使相關(guān)的參與者有時(shí)間去改正問(wèn)題。
總結(jié)
項(xiàng)目評(píng)審是整個(gè)項(xiàng)目管理的一個(gè)重要方面，有助于確定是否值得繼續(xù)為此投入時(shí)間和資源。企業(yè)可以將從這些評(píng)審中獲得的知識(shí)用于未來(lái)的項(xiàng)目規(guī)劃和管理，從而節(jié)省項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的時(shí)間、精力和金錢。
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