GOODEEY如何通過3個(gè)步驟進(jìn)行智能會(huì)議室管理
GOODEEY如何通過3個(gè)步驟進(jìn)行智能會(huì)議室管理
據(jù)研究，普通員工每周花費(fèi)大約一個(gè)小時(shí)（或每年一整天）來尋找可用的會(huì)議室、辦公空間和領(lǐng)導(dǎo)的需求。
會(huì)議室預(yù)訂應(yīng)該是他們一天中最簡單的部分——而且有了正確的技術(shù)，它可以做到。
以下是如何重新利用您的會(huì)議室并提高生產(chǎn)力以及團(tuán)隊(duì)協(xié)作能力。
為什么會(huì)議室管理很重要—GOODEEY會(huì)議預(yù)約系統(tǒng)
今天的員工并不總是在辦公室，但當(dāng)他們?cè)谵k公室時(shí)，很可能是因?yàn)樗麄冃枰H自與同事協(xié)作。他們希望充分利用時(shí)間并安排盡可能多的面對(duì)面會(huì)議。他們通常會(huì)提前安排會(huì)議和預(yù)訂會(huì)議室，但并非總是如此。他們可能會(huì)意識(shí)到他們一直想要聯(lián)系的同事終于在辦公室，他們可以在 20 分鐘內(nèi)查看重要的項(xiàng)目細(xì)節(jié)。
另一位員工可能需要快速為剛來臨時(shí)拜訪的重要客戶預(yù)訂會(huì)議室。找到最有利于他們完成當(dāng)天工作的合適類型的會(huì)議室至關(guān)重要。經(jīng)理可能只需要與團(tuán)隊(duì)成員進(jìn)行一次快速的私人會(huì)議，而創(chuàng)意團(tuán)隊(duì)可能需要與五六個(gè)人進(jìn)行頭腦風(fēng)暴會(huì)議。
在一家規(guī)模較小的公司，擁有可用的會(huì)議室似乎很容易，但隨著您在全球范圍內(nèi)發(fā)展并增加新地點(diǎn)，會(huì)議室預(yù)訂的后勤工作可能會(huì)變得更加復(fù)雜。這可以通過會(huì)議室預(yù)約解決方案來緩解。
擁有一個(gè)簡單、可靠的會(huì)議室預(yù)約流程，讓每個(gè)人都可以輕松快速地找到他們需要的會(huì)議室。
會(huì)議室預(yù)約軟件的優(yōu)勢(shì)
會(huì)議室預(yù)約軟件允許員工從任何地方預(yù)訂會(huì)議室，無論他們是在家庭辦公室、訪問另一個(gè)站點(diǎn)還是遠(yuǎn)程工作。您的會(huì)議室預(yù)約軟件還允許您一次管理多個(gè)位置。您可以在企業(yè)的不同部分或整個(gè)城市同時(shí)召開許多會(huì)議。會(huì)議室預(yù)約軟件有很多好處，包括：
流動(dòng)性
您的員工很少會(huì)呆在一個(gè)地方，這就是為什么最好的會(huì)議室預(yù)訂解決方案可以隨時(shí)隨地使用。他們需要做的就是打開一個(gè)移動(dòng)應(yīng)用程序MeetingApp來找到一個(gè)可用的會(huì)議室并預(yù)訂它。
提高會(huì)議室利用率
會(huì)議室預(yù)約軟件為您提供寶貴的數(shù)據(jù)，幫助您提高空間利用率、修復(fù)損壞或丟失的資產(chǎn)，并更智能地進(jìn)行維護(hù)。例如，您的會(huì)議室預(yù)訂系統(tǒng)可能會(huì)向您顯示特定會(huì)議室在一天中僅使用了大約 25% 的時(shí)間。但是，您的系統(tǒng)還顯示平均會(huì)議規(guī)模只有 4 人，而該會(huì)議室容納設(shè)計(jì)為 12 人。通過添加隔板或工作墻將您的大會(huì)議室分成兩個(gè)較小的會(huì)議室，您可以顯著提高利用率。
透明度
會(huì)議門牌
依靠Microsoft Outlook 等日歷工具進(jìn)行會(huì)議室預(yù)訂的最大問題之一是您可以進(jìn)行重復(fù)預(yù)訂。最好的會(huì)議室預(yù)約軟件可消除重復(fù)預(yù)訂，同時(shí)與您已經(jīng)在使用的日歷工具集成。
解決無人管理的預(yù)訂
您的員工有多少次嘗試通過您的日歷應(yīng)用程序預(yù)訂會(huì)議室，卻發(fā)現(xiàn)他們都被預(yù)訂了——然后在辦公室里走來走去，看到幾個(gè)會(huì)議室空無一人？
當(dāng)人們預(yù)訂會(huì)議室并在他們的計(jì)劃改變時(shí)忘記取消它們時(shí)，就會(huì)發(fā)生這種情況。當(dāng)一個(gè)人離開公司時(shí)，由一個(gè)人安排的定期會(huì)議也會(huì)產(chǎn)生問題。這些無人看管的預(yù)訂會(huì)造成虛假的稀缺性，這讓員工感到沮喪。它們還導(dǎo)致空間利用率低下。
幸運(yùn)的是，您可以使用合適的會(huì)議室預(yù)約軟件GOODEEY消除它們。
如何簡化會(huì)議室安排
1.找到合適的會(huì)議室預(yù)訂系統(tǒng)
當(dāng)涉及到會(huì)議室預(yù)訂時(shí)，您有很多選擇——包括免費(fèi)的會(huì)議室安排工具——但有些并不比使用現(xiàn)有的日歷系統(tǒng)好多少。它們不會(huì)消除無人值守的預(yù)訂、連接到移動(dòng)應(yīng)用程序或與傳感器集成以實(shí)現(xiàn)更智能、更自動(dòng)化的預(yù)訂。
尋找提供所有這些功能的會(huì)議室預(yù)訂系統(tǒng)，并讓您訪問可用于優(yōu)化工作場(chǎng)所的分析。
2. 使用GOODEEY會(huì)議室電子門牌和MeetingApp移動(dòng)應(yīng)用程序
如果您想簡化會(huì)議室預(yù)訂流程，會(huì)議室門口安排一個(gè)狀態(tài)顯示屏是一個(gè)很好的補(bǔ)充。如果您使用 GOODEEY作為您的會(huì)議室預(yù)訂系統(tǒng)，您可以輕松地將任何安卓平板變成會(huì)議室顯示屏。
員工只需看一眼屏幕即可輕松查看會(huì)議室是否可用。從顯示屏上，他們可以預(yù)訂會(huì)議室、延長預(yù)訂或取消預(yù)訂。您還可以使用這些面板顯示有關(guān)會(huì)議室的重要信息，例如其容量和設(shè)備。這使員工可以輕松選擇適合他們的會(huì)議室。
如果員工對(duì)共享表面持謹(jǐn)慎態(tài)度，他們還可以使用MeetingApp移動(dòng)應(yīng)用程序進(jìn)行非接觸式會(huì)議室預(yù)訂。
除了預(yù)訂會(huì)議室外，他們還可以輕松通知參會(huì)人員同事、會(huì)議掃碼簽到、會(huì)議呼叫服務(wù)等。
這使員工能夠觸手可及地訪問他們?cè)诠ぷ鲌?chǎng)所高效工作所需的一切。
3、使用GOODEEY會(huì)議預(yù)約系統(tǒng)和會(huì)議室電子門牌輕松解決會(huì)議室管理難題
GOODEEY會(huì)議預(yù)約系統(tǒng)支持對(duì)接第三方辦公軟件平臺(tái)，例如，釘釘、企業(yè)微信、OA以及OUTLOOK等，在功能上支持全面定制；
會(huì)議室電子門牌尺寸從10.1寸到21.5寸均可進(jìn)行壁掛式安裝和內(nèi)嵌式安裝，工業(yè)級(jí)安卓平板完全可以滿足您的需求。
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