財(cái)務(wù)支出款項(xiàng)規(guī)定
為加強(qiáng)公司財(cái)務(wù)管理，公司特制定財(cái)務(wù)支出款項(xiàng)規(guī)定，請(qǐng)各部門嚴(yán)格執(zhí)行。案例：為加強(qiáng)公司管理，保證公司資金的安全以及各項(xiàng)業(yè)務(wù)的順利進(jìn)行，使公司付款規(guī)范化、程序化，節(jié)約付款時(shí)間，提高各環(huán)節(jié)的工作效率，特對(duì)公司支出款項(xiàng)作如下規(guī)定，請(qǐng)各部門遵照?qǐng)?zhí)行。
1）公司購進(jìn)原輔材料、勞保用品、辦公用品及其他日常用品，由需要的部門提出購物申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后由采購部統(tǒng)一采購，并由其統(tǒng)一填寫業(yè)務(wù)付款預(yù)借單。任何部門未獲授權(quán)，不得擅自購買任何物品。
2）公司實(shí)行采購合同化管理，采購部門負(fù)責(zé)與所有供應(yīng)商簽訂合同，其合同須經(jīng)總經(jīng)理確認(rèn)后方可生效。
3）凡由公司支出款項(xiàng)，必須使用公司設(shè)計(jì)印刷的自制表格和公司允許使用的外購表格。
4）公司支出款項(xiàng)應(yīng)根據(jù)合同及報(bào)價(jià)單、訂單、付款請(qǐng)求書和發(fā)票填寫規(guī)定的表格后，報(bào)財(cái)務(wù)部門。
5）各部門向財(cái)務(wù)部門申請(qǐng)支出款項(xiàng)時(shí)，要由本部門主管和總經(jīng)理簽字認(rèn)可，無業(yè)務(wù)主管、財(cái)務(wù)主管、總經(jīng)理簽字的支出款項(xiàng)，不能付款。
6）各部門各位職員做付款單時(shí)，必須使用公司規(guī)定的個(gè)人顏色塑料文件夾按規(guī)定程序進(jìn)行傳遞。塑料文件夾要按公司及顏色區(qū)分，個(gè)人付款預(yù)借單和業(yè)務(wù)付款預(yù)借單分別分類。
7）付款時(shí)間的確定：
①各部門的各項(xiàng)付款預(yù)定須在每周三中午12∶30之前，將下周付款預(yù)借單送到財(cái)務(wù)部門所指定的存放處。
②支出款項(xiàng)的現(xiàn)金付款時(shí)間為每周四下午14∶00～16∶00，如通過銀行轉(zhuǎn)賬付款的時(shí)間為每周四上午12∶00之前。
③支出款項(xiàng)的付款次序是上周三的預(yù)借單在本周四支付。
④急需付款的事項(xiàng)，需總經(jīng)理簽字批示方能付款。
⑤因業(yè)務(wù)需要需借備用金1000元以上的需提前一天向財(cái)務(wù)部門通告，以便提前準(zhǔn)備；但必須做到每周一清。500～1000元的在當(dāng)天12∶00點(diǎn)前提出（出差、臨時(shí)請(qǐng)客、購貨）。
8）付款預(yù)借單的用途、付款要求及填寫方法及規(guī)定：
①“業(yè)務(wù)付款預(yù)借單”要填寫清晰
a.用途：此付款預(yù)借單主要是用于購買、采購零件、辦公、勞保用品、包裝物、原輔材料以及支付加工費(fèi)等時(shí)，由經(jīng)辦人填寫。
b.付款要求：
a）支付原輔材料、包裝物、勞保用品款項(xiàng)時(shí)，必須附有本公司倉庫保管員開具的“入庫單”、訂單以及客戶提供的報(bào)價(jià)單、付款請(qǐng)求書及符合國家規(guī)定的發(fā)票和與對(duì)方簽訂的購貨合同。
b）支付零件、辦公用品及日常消耗用品，如不開具“入庫單”必須由驗(yàn)收人在物品清單上簽字，且必須附內(nèi)容填寫齊全的購物申請(qǐng)單。
c）如有多張發(fā)票需分別編號(hào)，逐一填寫在相應(yīng)的表格內(nèi)。
d）需通過銀行劃款的，需在預(yù)借單上注明對(duì)方的單位名稱（全稱），開戶銀行、賬號(hào)，并保證準(zhǔn)確無誤，以免公司匯出的款項(xiàng)由于上述原因?qū)Ψ讲荒苁盏?，影響公司的信用?/p>
c.填寫方法及要求：
a）用紅筆分別在付款預(yù)借單中圈出應(yīng)付款單位，申請(qǐng)付款人所屬部門、付款方式。
b）將所附發(fā)票用紅筆編號(hào)另貼在一張紙上附在預(yù)定表后，將編號(hào)用紅筆填入表中。
c）注明所預(yù)借款的付款時(shí)間。
d）表上金額要與各附件金額一致，小計(jì)金額之和等于總計(jì)金額。如有千位要有分節(jié)號(hào)，如123，456.78小數(shù)點(diǎn)、分節(jié)號(hào)要清晰，大寫要用規(guī)范字來填寫，壹、貳、叁、肆、伍、陸、柒、捌、玖、拾。小寫金額、小計(jì)、總計(jì)前加“￥”符號(hào)，大寫總計(jì)前劃“○”。
e）付款預(yù)定金額不得涂改，如有錯(cuò)誤，請(qǐng)申請(qǐng)付款人重新填寫。
f）發(fā)票要隨付款預(yù)定及時(shí)附上，如不能及時(shí)取得發(fā)票的，要在表上注明原因及何時(shí)能取得發(fā)票。
d.支付加工費(fèi)，除提供訂單、報(bào)價(jià)單、付款請(qǐng)求書及正式發(fā)票外，還必須提供經(jīng)加工方確認(rèn)的“委托加工結(jié)算單”。
②“個(gè)人經(jīng)費(fèi)支出明細(xì)表”要填寫清晰。
a.用途：主要用于個(gè)人交通費(fèi)、公務(wù)用車、送貨用車、員工因公外出午餐補(bǔ)貼以及其他一些辦公費(fèi)用。
b.付款要求：
a）交通費(fèi)項(xiàng)目要注明乘車的具體事由，并按金額大小序列填寫。
b）交通費(fèi)以外的費(fèi)用要在原始票據(jù)上注明目的和餐費(fèi)及交際應(yīng)酬費(fèi)的人員與人數(shù)。
c.辦公用車、運(yùn)送貨物及員工因公外出補(bǔ)貼的經(jīng)費(fèi)預(yù)定表，由總務(wù)部門按照公司的規(guī)定填寫。運(yùn)送貨物運(yùn)費(fèi)由倉儲(chǔ)部門按照公司的規(guī)定填寫。
③“差旅費(fèi)報(bào)銷單”填寫要清晰。
a.要按格式要求填列，其所附票據(jù)要注明用款事由、人數(shù)、人員等。
b.出差補(bǔ)助要按公司規(guī)定，按標(biāo)準(zhǔn)計(jì)算填寫。
4）“購物申請(qǐng)表”的應(yīng)用
購物申請(qǐng)表是用于購買生活用品、固定資產(chǎn)及生產(chǎn)、辦公臨時(shí)急需的物品。在填寫時(shí)，應(yīng)注明所需物品的名稱規(guī)格、數(shù)量、用途，臨時(shí)急需物品應(yīng)注明急需購買理由及購買時(shí)間，經(jīng)總經(jīng)理簽字后方可購買。
①購買后應(yīng)按規(guī)定填寫“業(yè)務(wù)付款預(yù)定明細(xì)表”，并按業(yè)務(wù)付款預(yù)定的管理規(guī)定申請(qǐng)付款。
②付款預(yù)定表附件中的發(fā)票必須使用國家規(guī)定的正式發(fā)票，如不能取得正式發(fā)票的需由申請(qǐng)付款人寫明原因，由總經(jīng)理簽字后方能付款。
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