做好項(xiàng)目難，做好項(xiàng)目管理更難。

因?yàn)?，?xiàng)目的平穩(wěn)推進(jìn)從來(lái)不是件容易的事，涉及的人員越多，項(xiàng)目就會(huì)越難管理，只要其中任何一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)了問(wèn)題，都會(huì)導(dǎo)致整體進(jìn)度的拖延。

管理好一個(gè)項(xiàng)目，實(shí)則是調(diào)度好每一個(gè)參與者的完成進(jìn)度與對(duì)項(xiàng)目關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)的把控。

所以，石墨相信，做好項(xiàng)目管理，并不是能花百萬(wàn)千萬(wàn)去采購(gòu)復(fù)雜項(xiàng)目管理軟件的大企業(yè)專屬，中小企業(yè)也可以。

為此，石墨開發(fā)了「項(xiàng)目管理模板」（實(shí)戰(zhàn)版），適用于企業(yè)在項(xiàng)目啟動(dòng)、計(jì)劃、實(shí)施、控制、收尾、復(fù)盤等多階段使用，項(xiàng)目 Leader 可一覽全盤進(jìn)度，項(xiàng)目成員可實(shí)時(shí)同步各階段任務(wù)，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)可通過(guò)管理模版把控進(jìn)度、定位問(wèn)題、按時(shí)交付。

01 項(xiàng)目說(shuō)明書——重要信息全員同步

項(xiàng)目來(lái)了，負(fù)責(zé)人先召集團(tuán)隊(duì)開一個(gè)啟動(dòng)會(huì)，這時(shí)，就可以在「項(xiàng)目說(shuō)明書」填入項(xiàng)目名稱、開始時(shí)間、計(jì)劃完成時(shí)間等基本情況，作為重要節(jié)點(diǎn)的里程碑計(jì)劃也可以在會(huì)議上一并敲定，從而確定重要任務(wù)的時(shí)間節(jié)點(diǎn)。

除此之外，「項(xiàng)目說(shuō)明書」還可以填入以下內(nèi)容：

• 項(xiàng)目背景、難度評(píng)估信息
• 交付標(biāo)準(zhǔn)
• 項(xiàng)目主要聯(lián)系人的聯(lián)系方式

「說(shuō)明書」作為項(xiàng)目的總策劃，可以幫助團(tuán)隊(duì)同步各種重要信息。

02 項(xiàng)目進(jìn)度看板——細(xì)化團(tuán)隊(duì)任務(wù)分工

確定完項(xiàng)目中的重要節(jié)點(diǎn)（里程碑）后，就需要圍繞它們將每個(gè)階段的任務(wù)細(xì)化。團(tuán)隊(duì)可以將每一個(gè)任務(wù)目標(biāo)、說(shuō)明、開始日、完成日、負(fù)責(zé)人等信息記錄在「項(xiàng)目進(jìn)度看板」中。

看板上方會(huì)顯示當(dāng)前日期、當(dāng)前任務(wù)、進(jìn)行中任務(wù)等實(shí)時(shí)計(jì)數(shù)、方便管理者實(shí)時(shí)知曉進(jìn)度。

團(tuán)隊(duì)成員在設(shè)置任務(wù)「開始日」「完成日」后，根據(jù)實(shí)際情況點(diǎn)選不同「完成情況」，任務(wù)所在行會(huì)自動(dòng)調(diào)整單元格顏色。團(tuán)隊(duì)可以通過(guò)顏色快速看出任務(wù)完成情況。

完成一項(xiàng)任務(wù)后，團(tuán)隊(duì)成員可將執(zhí)行情況文檔填到「結(jié)果文檔」一列，方便項(xiàng)目負(fù)責(zé)人隨時(shí)查看。

項(xiàng)目負(fù)責(zé)人還可直接在看板中安排任務(wù)、分配執(zhí)行負(fù)責(zé)人、安排優(yōu)先級(jí)等。對(duì)于整個(gè)團(tuán)隊(duì)來(lái)說(shuō)，分工清晰。

03 項(xiàng)目看板——實(shí)時(shí)查看最新動(dòng)態(tài)

項(xiàng)目的基本信息和任務(wù)安排已在「說(shuō)明書」和「進(jìn)度看板」錄入完畢。至此，關(guān)于項(xiàng)目的所有信息已經(jīng)可以在「項(xiàng)目看板」中自動(dòng)展示和更新。

無(wú)論是左上角的實(shí)時(shí)日歷，還是右上角的預(yù)算比例、時(shí)間進(jìn)度條都可以直觀地反應(yīng)項(xiàng)目推進(jìn)情況。右下方的任務(wù)完成情況，則可以分清今日啟動(dòng)、完結(jié)和超時(shí)任務(wù)，是一種強(qiáng)時(shí)間控制的手段。

像常用的項(xiàng)目文檔&云盤、項(xiàng)目狀態(tài)報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要、日歷、重要通知等也可放置在該看板中，方便團(tuán)隊(duì)查看。

「項(xiàng)目看板」作為項(xiàng)目管理模版中的總覽性看板，方便負(fù)責(zé)人實(shí)時(shí)查看項(xiàng)目最新情況及具體事項(xiàng)。

04 項(xiàng)目總看板——多個(gè)項(xiàng)目，同時(shí)跟進(jìn)

很多情況下，團(tuán)隊(duì)會(huì)同時(shí)推進(jìn)多個(gè)項(xiàng)目，做好「多線作戰(zhàn)」，需要一個(gè)更加總覽性的「項(xiàng)目總看板」。

「總看板」專為決策層設(shè)計(jì)，可以同時(shí)跟進(jìn)多個(gè)項(xiàng)目，總覽項(xiàng)目情況，包括任務(wù)進(jìn)度、時(shí)間進(jìn)度、預(yù)算進(jìn)度、進(jìn)行中任務(wù)數(shù)、超時(shí)任務(wù)等。

而你只需要復(fù)制、粘貼項(xiàng)目鏈接進(jìn)去，所有項(xiàng)目情況就一目了然。

團(tuán)隊(duì)只需掌握以上步驟，即可快速上手「項(xiàng)目管理模版」（實(shí)戰(zhàn)版），接下來(lái)石墨會(huì)介紹一些進(jìn)階功能，幫助企業(yè)從預(yù)算、會(huì)議、復(fù)盤等角度更好地執(zhí)行一個(gè)項(xiàng)目。

05 費(fèi)用報(bào)銷申報(bào)——預(yù)算不超，明細(xì)不缺

「錢」是項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中不可馬虎的一個(gè)環(huán)節(jié)，無(wú)論是個(gè)人消費(fèi)金額，還是總體的費(fèi)用統(tǒng)計(jì)，都需要清晰明確地記錄下來(lái)。

「費(fèi)用報(bào)銷申報(bào)」表可以將項(xiàng)目過(guò)程中產(chǎn)生的所有報(bào)銷費(fèi)用記錄下來(lái)，方便后期追蹤、核算。

06 會(huì)議看板——重要會(huì)議雁過(guò)留痕

一個(gè)項(xiàng)目從啟動(dòng)到結(jié)束會(huì)經(jīng)歷多次會(huì)議，保證會(huì)議的有效性就是在不斷降低項(xiàng)目的時(shí)間成本。

在「會(huì)議看板」中，項(xiàng)目啟動(dòng)和實(shí)施過(guò)程中的每一個(gè)會(huì)議均可記錄在此，方便沉淀會(huì)議精華，同步團(tuán)隊(duì)間解決方案及回顧會(huì)議成果。

每次會(huì)議的紀(jì)要文檔鏈接均可附在看板中，方便項(xiàng)目組成員隨時(shí)查看詳細(xì)信息。

07 項(xiàng)目總結(jié)——復(fù)盤，回顧得失

任何一個(gè)項(xiàng)目做完之后，復(fù)盤都必不可少。只有通過(guò)復(fù)盤才能知曉此次項(xiàng)目中哪些時(shí)間節(jié)點(diǎn)最為關(guān)鍵，哪些進(jìn)度被額外拖延等。

通過(guò)「項(xiàng)目總結(jié)」，可以幫助團(tuán)隊(duì)梳理整個(gè)執(zhí)行過(guò)程中遇到的問(wèn)題與經(jīng)驗(yàn)，從而優(yōu)化下次項(xiàng)目的執(zhí)行。

08 客戶真實(shí)使用體驗(yàn)：物境建筑設(shè)計(jì)事務(wù)所（北京）有限公司

通過(guò)「項(xiàng)目管理模版」，企業(yè)可以簡(jiǎn)單把控時(shí)間節(jié)點(diǎn)，推進(jìn)項(xiàng)目進(jìn)度。物境建筑設(shè)計(jì)事務(wù)所（北京）有限公司就是這樣的一家企業(yè)。

物境是中國(guó)第一批專注養(yǎng)老建筑設(shè)計(jì)的知名事務(wù)所，物境總建筑師雷嘯光和石墨分享了他和團(tuán)隊(duì)使用「項(xiàng)目管理模版」的一些感受。

為什么物境會(huì)選擇項(xiàng)目管理模版？

雷嘯光表示：物境使用「項(xiàng)目管理模版」，主要看中模版滿足了強(qiáng)時(shí)間節(jié)點(diǎn)的協(xié)同需求、解決了團(tuán)隊(duì)的分散度問(wèn)題、以及為咨詢顧問(wèn)工作提供了有力抓手。

首先是對(duì)時(shí)間節(jié)點(diǎn)的有效控制。

對(duì)于一家設(shè)計(jì)單位，很重要的一點(diǎn)是控制時(shí)間節(jié)點(diǎn)。往往很多設(shè)計(jì)師熬夜趕圖不是因?yàn)殪`感都在最后一天爆發(fā)出來(lái)，而是因?yàn)楣ぷ鳑]有形成一個(gè)良好的秩序，當(dāng)時(shí)間節(jié)點(diǎn)臨近，業(yè)主來(lái)催了，才想起來(lái)做。

「項(xiàng)目管理模板」中有強(qiáng)時(shí)間節(jié)點(diǎn)設(shè)置，除了「今日完結(jié)任務(wù)」，和「超時(shí)任務(wù)提醒」，還有「今日啟動(dòng)任務(wù)」，所有人能看到今天需要啟動(dòng)哪項(xiàng)任務(wù)。

其次是保證工作信息足夠透明和流動(dòng)。

建筑事務(wù)所管理相對(duì)扁平化，沒有特別垂直的樹形結(jié)構(gòu)，團(tuán)隊(duì)信息要足夠的流動(dòng)和共享，沒有負(fù)責(zé)這個(gè)項(xiàng)目的同事，也能通過(guò)「項(xiàng)目管理模板」了解，以后再遇到相同的問(wèn)題，也會(huì)有答案，能參考經(jīng)驗(yàn)和結(jié)論。

最后是需要「協(xié)同」這樣一個(gè)抓手。

物境除了設(shè)計(jì)工作以外，還有大量的咨詢工作，需要和天南海北的設(shè)計(jì)團(tuán)隊(duì)一起對(duì)接工作。如果沒有一個(gè)整體的工作協(xié)同平臺(tái)的話，大家就會(huì)非常的散，導(dǎo)致最后所有的信息還會(huì)匯總到負(fù)責(zé)人，增加了管理者的管理成本。

「這種情況下有了一個(gè)協(xié)同平臺(tái)，你不用 @ 我，這個(gè)事到底是誰(shuí)的任務(wù)就 @ 誰(shuí)，然后對(duì)方立刻給你反饋，我可以看到你們的討論過(guò)程和結(jié)論，我可以不直接參與，這對(duì)團(tuán)隊(duì)自身的良性工作也很關(guān)鍵。」雷嘯光告訴石墨文檔。

項(xiàng)目管理模版的真實(shí)使用體驗(yàn)如何？

雷嘯光：我舉兩個(gè)具體的例子。

第一，開會(huì)的方式改變了，之前是我臨時(shí)安排人把投影儀連上，半小時(shí)后，我們?nèi)?huì)議室開會(huì)?，F(xiàn)在用「 項(xiàng)目管理模版」開晨會(huì)，安排一天的工作，使用一星期后，我們一共完成了 128 項(xiàng)工作任務(wù)，我突然發(fā)現(xiàn)其中有很多事是不需要之前那種開會(huì)模式的，之前開會(huì)模式效率非常低。

通過(guò)石墨文檔幫我們做的管理平臺(tái)，我們把它叫協(xié)同平臺(tái)，改變了我們的工作方法，這個(gè)是我真的是一點(diǎn)都沒有想到。原來(lái)大家都會(huì)認(rèn)為設(shè)計(jì)師會(huì)畫圖就可以了，畫圖解決一切，但沒想到大家也是有辦公軟件需求的，尤其是石墨文檔模板，變成了流程管理工具，我覺得還蠻神奇的。

第二，我的合作方一開始很抵觸使用新的辦公產(chǎn)品，通過(guò)我對(duì)石墨模板功能的描述，伙伴們覺得也很有意思，之后嘗試使用，也開始往里面添加內(nèi)容，現(xiàn)在模板里面幾乎全都是合作方伙伴自己填進(jìn)去的。所以整個(gè)邏輯下來(lái)，我覺得這個(gè)故事特別有意思，一上來(lái)很抵觸，最后認(rèn)可成還真蠻好用的，石墨文檔 模板的學(xué)習(xí)成本真的很低。

任何一個(gè)工作工具都必須融入到場(chǎng)景，否則就一點(diǎn)用都沒有，現(xiàn)在石墨的模板對(duì)于我來(lái)講，它特別切合我的工作場(chǎng)景。離開場(chǎng)景談產(chǎn)品，其實(shí)毫無(wú)用途，或者談?wù)摦a(chǎn)品不討論適用場(chǎng)景，也會(huì)事倍功半。在這點(diǎn)上，我和石墨文檔的于葉舟老師有同樣的感受，他對(duì)于客戶場(chǎng)景搭建、體驗(yàn)度的感受更像是另一個(gè)領(lǐng)域的建筑師。

物境為什么要推薦「項(xiàng)目管理模板」？

雷嘯光：現(xiàn)在確確實(shí)實(shí)是讓我感覺到了石墨模板的威力，我過(guò)段時(shí)間要去深圳工作一段時(shí)間，如果沒有這樣的一個(gè)協(xié)同工具，我不敢想象工作會(huì)怎么開展。模板搭建到現(xiàn)在也就一個(gè)星期不到，對(duì)我們而言，已經(jīng)是一個(gè)非常熟練使用的工具了。

這個(gè)模板對(duì)我來(lái)講，它不僅是協(xié)同工具，更是一個(gè)切實(shí)解決我工作場(chǎng)景的工具。我真的是從一個(gè)普通個(gè)人用戶轉(zhuǎn)化成一個(gè)付費(fèi)企業(yè)客戶，我不僅購(gòu)買，還不遺余力推薦大家使用，這個(gè)不是因?yàn)槭膮f(xié)同功能，而是模板契合了我的工作場(chǎng)景以后，石墨的產(chǎn)品意義被放大。

在目前疫情影響下，很多辦公工具都在討論協(xié)同、共享，但是石墨在這個(gè)定義下借助場(chǎng)景研究，深耕精研，我覺得這個(gè)很了不起，非常感謝你們。