是不是有很多項(xiàng)目經(jīng)理都會(huì)遇到這樣的問題：無論你做的項(xiàng)目計(jì)劃有多完美，期間總會(huì)出現(xiàn)各種影響項(xiàng)目進(jìn)度的事情。

于是“項(xiàng)目計(jì)劃經(jīng)常得不到很好執(zhí)行，該如何有效管理項(xiàng)目進(jìn)度？”也成了很多項(xiàng)目經(jīng)理的困擾。

其實(shí)，項(xiàng)目進(jìn)度管理和項(xiàng)目計(jì)劃一樣重要，因?yàn)樗鼪Q定了時(shí)間軸、所需資源和項(xiàng)目交付的現(xiàn)實(shí)情況。

要做好項(xiàng)目進(jìn)度管理，第一步就是要理項(xiàng)目計(jì)劃和管理策略，其次才開始對(duì)項(xiàng)目的整體進(jìn)度進(jìn)行把控。只有這樣，才能做到游刃有余。

01

明確項(xiàng)目計(jì)劃表，任務(wù)分配

一個(gè)項(xiàng)目能不能成功，其實(shí)在開始時(shí)就決定了，任務(wù)是否明確，日程計(jì)劃表怎么寫，還是有規(guī)矩可循的。

不要不當(dāng)回事，項(xiàng)目或者任務(wù)一接到手就開始做，邊做邊發(fā)現(xiàn)問題再補(bǔ)救問題，這樣只能陷入十分被動(dòng)的局面。

6個(gè)步驟，幫助大家完成項(xiàng)目計(jì)劃表：

第一步，考慮到所有的團(tuán)隊(duì)成員

盡可能保證團(tuán)隊(duì)成員的權(quán)益，讓成員參與到進(jìn)度計(jì)劃表的討論中，以便達(dá)成共識(shí)。

最大程度可以避免一人獨(dú)斷、考慮不到位的情況，也方便在計(jì)劃時(shí)出現(xiàn)偏差可以及時(shí)糾偏。

第二步，對(duì)項(xiàng)目的范圍考慮要面面俱到

項(xiàng)目經(jīng)理要保證客戶與公司等各個(gè)利益相關(guān)方的需求，提前做好溝通與需求對(duì)接確認(rèn)，以此來形成整個(gè)項(xiàng)目執(zhí)行的框架。

做好這一步的好處有兩個(gè)，一個(gè)是可以有一個(gè)大致的框架預(yù)判，另一個(gè)，則是在后期出現(xiàn)需求變更時(shí)，至少有一個(gè)依據(jù)。

第三步，創(chuàng)建好關(guān)鍵里程碑節(jié)點(diǎn)

項(xiàng)目開始進(jìn)行，需要在整個(gè)項(xiàng)目周期中埋好幾個(gè)點(diǎn)，目的是用于在效果與實(shí)際的監(jiān)測(cè)。

項(xiàng)目經(jīng)理根據(jù)項(xiàng)目情況設(shè)置好階段性的工作，每個(gè)階段的工作屬于項(xiàng)目里的一個(gè)小項(xiàng)目，到了階段性的節(jié)點(diǎn)時(shí)，進(jìn)行及時(shí)的檢查，可以查看項(xiàng)目是否在正常的軌道上進(jìn)行。

設(shè)置里程碑主要有兩個(gè)好處：

一是及時(shí)的進(jìn)行進(jìn)度監(jiān)控與糾偏；

另一個(gè)，是每個(gè)里程碑的完成可以讓團(tuán)隊(duì)的小伙伴始終保持專注，并在階段性的完成中獲得正向的反饋，可以保持積極性。

第四步，花費(fèi)一些時(shí)間去做好時(shí)間評(píng)估

初步完成了日程表后，我們還需要花點(diǎn)時(shí)間和心思去評(píng)估一下整體的項(xiàng)目。方法包括但不限于查看借鑒歷史信息、搜索他人的項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)等。

這樣做可以保證我們?cè)陧?xiàng)目開始之前，可以做一個(gè)初步的評(píng)估，做到心中有數(shù)。

第五步，提前預(yù)見時(shí)間和項(xiàng)目范圍的波動(dòng)

計(jì)劃永遠(yuǎn)趕不上變化，不論事先的規(guī)劃和準(zhǔn)備多精細(xì)，永遠(yuǎn)比不上需求變更，進(jìn)度“遲到”，突發(fā)情況一系列的沖擊。

無論你是經(jīng)驗(yàn)多老道的PM大牛，還是提前做的準(zhǔn)備工作有多么的事無巨細(xì)，前進(jìn)的道路總會(huì)掀起一些波瀾，這些猝不及防的變化極有可能讓你前功盡棄。

因此，我們不能把時(shí)間安排得太滿，而是預(yù)留一些額外的時(shí)間和緩沖。

第六步，分配任務(wù)給團(tuán)隊(duì)成員

任務(wù)下發(fā)，很多PM認(rèn)為，就是簡(jiǎn)單的上傳下達(dá)的分配工作，并不會(huì)占用多少時(shí)間，所以在這方面的計(jì)劃幾乎沒有。

根據(jù)我多年的經(jīng)驗(yàn)，永遠(yuǎn)別指望我們的項(xiàng)目成員可以擁有100%的生產(chǎn)力，可以在項(xiàng)目周期中每天100%的努力和堅(jiān)持，你自己也做不到。

總會(huì)被會(huì)議、請(qǐng)假、臨時(shí)溝通、矛盾沖突等等額外的時(shí)間，不去記錄就悄悄的占用了你的計(jì)劃時(shí)間，而且累計(jì)起來，其實(shí)由此影響的進(jìn)度是非常大的。

不要小瞧積累的力量，忽視它你一定會(huì)后悔的

著名的二八定律告訴我們，80%的工作成果是由20%的關(guān)鍵性動(dòng)作完成的。

而前期的項(xiàng)目計(jì)劃制作就屬于這20%的范圍內(nèi)，做好這一部分，后期的推進(jìn)中你一定會(huì)輕松很多！預(yù)估沒做好，無疑親手給未來的自己挖坑。

02

4個(gè)項(xiàng)目進(jìn)度管理表

當(dāng)然，無論計(jì)劃多完美，總會(huì)出現(xiàn)各種影響項(xiàng)目進(jìn)度的事情。

我們要做的是，對(duì)每個(gè)項(xiàng)目進(jìn)行優(yōu)先級(jí)的劃分、整理和歸納后，我們大腦里的任務(wù)就全部轉(zhuǎn)移到工具中進(jìn)行處理。

這樣項(xiàng)目經(jīng)理才能有更多的時(shí)間去做好進(jìn)度的把握以及項(xiàng)目進(jìn)程的風(fēng)險(xiǎn)控制等更為重要的事情。

對(duì)于PM同胞們來說，更可怕的事情莫過于項(xiàng)目還在，時(shí)間沒了。

試問誰不想把項(xiàng)目和進(jìn)度都牢牢握在手里，享受運(yùn)籌帷幄的感覺？

所以老原在這也推薦4個(gè)項(xiàng)目管理進(jìn)度表，有了它想做不好項(xiàng)目進(jìn)度都難。

01 項(xiàng)目進(jìn)度管理表。

通過項(xiàng)目進(jìn)度管理表，匯總項(xiàng)目所需的基礎(chǔ)且必要的信息。

包括但不僅限于項(xiàng)目任務(wù)、重要程度、責(zé)任人、起始時(shí)間、進(jìn)度、狀態(tài)、備注等，都需要清晰的表現(xiàn)出來。

全面的信息可以讓項(xiàng)目進(jìn)度更加清晰明了，便于在規(guī)定的時(shí)間制定出合理、經(jīng)濟(jì)的計(jì)劃進(jìn)度。

02 項(xiàng)目進(jìn)度看板圖。

在項(xiàng)目中，我們需要清楚在什么時(shí)間該做什么，什么時(shí)間點(diǎn)交付。

項(xiàng)目進(jìn)度看板圖以可視化圖表形式展示項(xiàng)目進(jìn)度，更直觀更方便。同時(shí)也非常適合總結(jié)和向上級(jí)匯報(bào)。

而且隨著內(nèi)容的修改，項(xiàng)目進(jìn)度看板會(huì)自動(dòng)更新，十分便捷也不容易出錯(cuò)。

構(gòu)建的項(xiàng)目進(jìn)度看板圖，可以當(dāng)作模板來使用，下次如果需要使用，只要修改其中的時(shí)間和項(xiàng)目?jī)?nèi)容，項(xiàng)目狀態(tài)就會(huì)自動(dòng)更新。

03 項(xiàng)目進(jìn)度明細(xì)表。

應(yīng)該包括項(xiàng)目起始時(shí)間、實(shí)際工時(shí)、完成進(jìn)度、完成情況等詳細(xì)數(shù)據(jù)，一目了然，更方便管理。

哪些落后進(jìn)度，哪些正在進(jìn)行，哪些延期，盡在掌握。項(xiàng)目經(jīng)理在管理實(shí)際工作會(huì)更加方便且能對(duì)癥下藥。

需要特別留意的是，這里匯總的是項(xiàng)目?jī)?nèi)部任務(wù)拆解后的子任務(wù)，順勢(shì)寫下每個(gè)準(zhǔn)備項(xiàng)目即可。

如果在一個(gè)圖內(nèi)需要體現(xiàn)多個(gè)項(xiàng)目，則可以用項(xiàng)目名稱-任務(wù)名稱的命名方式，便于任務(wù)表的理解。

04 項(xiàng)目進(jìn)度綜合管理表。

我們常說的項(xiàng)目進(jìn)度綜合管理表，其實(shí)很多時(shí)候指的是甘特圖。

項(xiàng)目甘特圖可以達(dá)成項(xiàng)目管理可視化，合理的控制項(xiàng)目進(jìn)度，進(jìn)而更好地完成目標(biāo)。

想要?jiǎng)?chuàng)建甘特圖，你得知道完成項(xiàng)目所需的各個(gè)任務(wù)，評(píng)估每個(gè)任務(wù)需要多長(zhǎng)時(shí)間，哪些任務(wù)是依賴于其他任務(wù)的。

我們可以在原有基礎(chǔ)上增加項(xiàng)目進(jìn)度柱狀圖，既可以明確各個(gè)任務(wù)的進(jìn)程，又可以知道整體的進(jìn)度。

在進(jìn)行每個(gè)項(xiàng)目時(shí)，只有制定比較詳細(xì)的可操作的項(xiàng)目進(jìn)度管理計(jì)劃，才可以統(tǒng)籌安排好整個(gè)項(xiàng)目的管理工作，使得項(xiàng)目各方面的的工作有條不紊的開展，這4個(gè)項(xiàng)目進(jìn)度管理表就是一個(gè)重要的工具。

當(dāng)然，工具只是輔助，只要能完成目標(biāo)，做好監(jiān)控，并沒有人說一定要依賴這一個(gè)指標(biāo)，大家還是需要結(jié)合實(shí)際和多種指標(biāo)來衡量和判斷KPI的執(zhí)行和推進(jìn)。

還是希望大家能夠用好工具，而不是被工具支配。