論ERP實施中企業(yè)基層員工的重要作用

　　ERP成功實施，不僅僅要靠實施小組的努力，與ERP相關(guān)的每一個人，都對ERP實施的成敗有著重要的影響。作為企業(yè)的員工，他們是ERP軟件的最終使用者和檢驗者，離開他們的支持，系統(tǒng)是無法正常運行的。調(diào)動企業(yè)員工的才智和能動性，將對ERP系統(tǒng)的成功實施有著極大的幫助。

　　隨著信息技術(shù)的發(fā)展，市場經(jīng)濟的深入.企業(yè)面臨著機遇和競爭并存的形勢。這要求企業(yè)用先進的管理方法，來合理配置企業(yè)資源，以降低成本，提高生產(chǎn)效率，實現(xiàn)利潤最大化。ERP是20世紀(jì)90年代興起的面向制造企業(yè)應(yīng)用的集成化管理信息系統(tǒng)解決方案，被業(yè)界廣泛認(rèn)為是企業(yè)信息化發(fā)展的重要方向。

　　ERP(企業(yè)資源計劃)進入中國以來，歷經(jīng)了20多年的發(fā)展歷程，以其先進的管理理念及強大的管理功能，受到了廣大用戶的青睞，成為改進企業(yè)管理輔助工具的首選。

　　但是，實施ERP項目是風(fēng)險與效益并存的系統(tǒng)工程。20多年的經(jīng)驗同樣證明了ERP的實施存在著的極大的風(fēng)險，乃至于到目前為止ERP成功實施的還是少數(shù)，而對于中小企業(yè)來講是少而又少。以至于聯(lián)想集團前老總柳傳志有句名言：”不上ERP是等死，上ERP是找死?！边@句話從一個側(cè)面反映了ERP實施的風(fēng)險。

　　人們一直在研究ERP實施成功的要素，也已總結(jié)出了一列要素。在這里，根據(jù)本單位ERP實施的經(jīng)歷，本文主要討論ERP實施中，軟件使用方，即實施企業(yè)中的人員，尤其是廣大基層員工在ERP實施中的作用。

　　一、ERP實施所涉及的企業(yè)人員

　　ERP的實施以人為本，我們常說“寧要三流軟件.一流實施，也不要一流軟件，三流實施?！笨梢娙嗽贓RP實施中的作用。實施小組由三方共同構(gòu)成：設(shè)計方(即ERP軟件的供應(yīng)商——乙方的項目人員)、使用方(實施ERP的企業(yè)單位——甲方的代表)和咨詢公司(為甲方提供有關(guān)實施ERP的有關(guān)咨詢)，涉及到的人員結(jié)構(gòu)也較復(fù)雜，包括：企業(yè)高層、項目經(jīng)理、項目咨詢顧問、業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人、數(shù)據(jù)業(yè)務(wù)關(guān)鍵用戶、IT開發(fā)人員、網(wǎng)管人員等等，其中甲方——實施ERP的主體單位，也是ERP系統(tǒng)的最終使用者，所牽涉的入主要為：企業(yè)高層、業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人、關(guān)鍵用戶、網(wǎng)管人員等，除此之外，還有企業(yè)的廣大基層員工。

　　1.企業(yè)高管和業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人

　　我們經(jīng)常稱ERP實施為“一把手工程”，可見企業(yè)的高管尤其是一把手在ERP實施中的地位的重要性。在一把手的支持帶動下，推動層層的一把手即各業(yè)務(wù)級負(fù)責(zé)人.將一把手工程落實到實處，成為ERP得以順利實施的強大動力。

　　2.關(guān)鍵用戶和網(wǎng)管人員

　　關(guān)鍵用戶是ERP實施的中流砥柱.在ERP實施中起著關(guān)鍵作用。關(guān)鍵用戶作為本企業(yè)用戶的代表，在實施中成為連接著設(shè)計部門與本單位的紐帶，經(jīng)辦著具體的有關(guān)事宜，也應(yīng)該是最先掌握ERP使用和管理的人，在今后的使用中還要起到指導(dǎo)和推動作用。所以對關(guān)鍵用戶的要求就比較高，即要有較強的IT方面專業(yè)知識，還要對各業(yè)務(wù)都有所了解。對一個小型生產(chǎn)企業(yè)單位來講，這樣的人不會很多，可能只有一兩個甚至是更少。所以，關(guān)鍵用戶和網(wǎng)管人員往往會是同一個人，同時承接了系統(tǒng)使用指導(dǎo)和網(wǎng)絡(luò)維護工作兩項工作，成為ERP使用道路中的護駕之人。

　　3.企業(yè)基層員工

　　企業(yè)員工是企業(yè)的基本組成成員，上至企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)，下至一個普通的基層員工，都屬于這個范疇。而企業(yè)的基層員工，即是ERP系統(tǒng)實施的用戶，也是最終的檢驗者，他們工作在ERP管理和維護的第一線。有了基層員工的支持，將會促進實施的成功;反之，也將為給實施帶來重重的阻力。

　　二、正視企業(yè)普通員工在實施中的作用

　　在ERP實施研究中，很少提及企業(yè)普通員工的作用。我們更多的是談到“一把手”，“關(guān)鍵用戶”的作用，這也是設(shè)計方竭力向企業(yè)灌輸?shù)?，也是業(yè)界認(rèn)可的。這是因為我們站的視點不同。而站在ERP用戶的角度來看.企業(yè)基層員工的作用是決不容忽視的。原因如下：

　　1.企業(yè)基層員工是ERP使用的基石

　　企業(yè)各業(yè)務(wù)部門的員工是ERP系統(tǒng)的最直接的、真正的使用者和維護者，在各自的崗位上，對每日發(fā)生的業(yè)務(wù)事件進行數(shù)據(jù)輸入，ERP系統(tǒng)才可以以此為基礎(chǔ)進行準(zhǔn)確的匯總.計算和分析，提供正確的數(shù)據(jù)，以供查詢和參考。常言說：“管理軟件是。三分靠軟件，七分靠管理.十二分靠數(shù)據(jù)”，而這數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，正是主要靠企業(yè)各業(yè)務(wù)部門的員工每日的使用來維系的。

　　2.企業(yè)基層員工擁有最豐富的工作經(jīng)驗

　　企業(yè)各部門的員工，大多都是多年工作在同一個崗位，因此，他們對于本崗位的工作職能、特點、要點是最熟悉不過的了。ERP實施的一個重點在于流程重組，即是將各崗位的職能串連在一個流程管理中，各崗位有各崗位的特點，各企業(yè)有各企業(yè)的特色，不可能是千篇一律。經(jīng)驗再豐富的設(shè)計員也好，管理者也好，是不可能做到面面俱到的。軟件的流程和管理設(shè)計不能照搬企業(yè)原有的舊模式，但完全脫離企業(yè)的實際情況和實際要求也是不切實際的。而對于實際工作要求的了解，又有誰能比得上長期工作在業(yè)務(wù)崗位上的員工呢?他們有著豐富的工作經(jīng)驗，是我們最好的業(yè)務(wù)咨詢對象。

　　3.企業(yè)基層員工的抵觸將成為實施的巨大阻力

　　ERP系統(tǒng)對工作流程進行了重組，規(guī)范了管理，是企業(yè)管理模式、管理思想、管理方式的一場變革。這對于大多數(shù)早已習(xí)慣了原來舊模式的員工來說，一時還不能馬上適應(yīng)，會覺得有些不方便和麻煩，這需要一個適應(yīng)的周期。而對于ERP管理這樣一個新的事物，對企業(yè)未來管理的作用還充滿了不可知性，所以當(dāng)ERP系統(tǒng)的使用效果沒有達(dá)到預(yù)期效果時，員工們會對軟件的設(shè)計投以懷疑的眼光。即使產(chǎn)生這種結(jié)果的原因并不是因為設(shè)計的關(guān)系。尤其是在系統(tǒng)投放使用的初期。由于對系統(tǒng)的性能還不熟悉，操作還不熟練，功能還不了解.事實上企業(yè)從上至下對軟件系統(tǒng)尚未認(rèn)可信賴的時候，即使一些小問題，哪怕這些問題與系統(tǒng)本身無關(guān)，例如輸入錯誤，都會引起管理流程的停滯，而在出錯的原因查清楚之前，往往會歸咎于軟件設(shè)計的差錯。所以不能忽視員工在操作中遇到的小問題，小問題往往是最實際的問題，不僅會影響整個系統(tǒng)的運行，而且小問題得不到及時解決，會使企業(yè)員工們對系統(tǒng)產(chǎn)生不信任，抵觸惰緒，消極怠工，進一步導(dǎo)致實施效果向反方向發(fā)展，動搖ERP實施的士氣和信心乃至實施結(jié)果。

　　三、發(fā)揮企業(yè)基層員工對ERP實施的作用

　　1.提高認(rèn)識，讓員工參與到實施中來

　　在實施中，要加強ERP的培訓(xùn)，從企業(yè)的實際出發(fā)，向員工們介紹ERP，讓大家了解ERP，認(rèn)識到實施ERP的必要性。同時，不能將企業(yè)的員工僅僅看作是一個被動的接受者，而要讓他們積極參與到實施中來，以他們?yōu)閹?，向他們征詢意見，請他們?yōu)閷嵤┖驮O(shè)計出謀獻策。

　　2.重視員工反映的問題和意見，做實用的系統(tǒng)

　　ERP系統(tǒng)的流程設(shè)計，在同一領(lǐng)域中基本上是大同小異。但是，作為一個企業(yè)的管理系統(tǒng)來講，僅有這些大方面的管理是不夠的。企業(yè)基層員工多年工作在本崗位上.對本崗位的工作必然有很多心得體會.所以他們對本崗位的需求和不足最為了解和熟悉。對于整個管理系統(tǒng)來說，他們所提的需求可能只是一些細(xì)枝末節(jié)，但是這些小地方，卻恰恰是我們的員工每天工作中所接觸到的最直接、最實際的東西，是和他們最相關(guān)的東西。系統(tǒng)設(shè)計師深入員工，向他們討教，充分了解他們的需求，從小處抓起，從細(xì)微之處做起，做真正實用的ERP軟件。

　　ERP系統(tǒng)在投入使用后，與企業(yè)有一個適應(yīng)的過程，在這期間，企業(yè)對系統(tǒng)的性能進行了解，而系統(tǒng)也經(jīng)受了企業(yè)日常運行的檢驗，這是由ERP的使用者，也就是企業(yè)的員工在日常實際工作中來完成的。經(jīng)受了實際的檢驗，系統(tǒng)的不足和缺陷會充分暴露出來，而這些缺陷和不足，也往往是最實際的。所以在使用中及時收集使用者的反饋信息，了解系統(tǒng)真正的運行狀態(tài)，有助于對系統(tǒng)的完善工作。

　　3.不能盲從員工的意見

　　企業(yè)員工對本崗位工作的熟悉和了解，是基于其日積月累的工作經(jīng)驗，其中不乏金點子.是系統(tǒng)設(shè)計中的寶貴資源，但是這些意見和想法缺乏相應(yīng)的理論基礎(chǔ)，往往是一些想法的碎片，僅立足于本崗位，缺乏對整個企業(yè)系統(tǒng)性和全局性的考慮，所以難免會具有主觀性、局限性和片面性。對于企業(yè)員工的意見不能置之不顧，使征詢意見成為表面文章、官樣文章，但也不能一味地盲從，失去實施的目標(biāo)。對于員工們的意見，要經(jīng)過實施小組的淬煉、甄別和篩選，提煉出正確的、有價值的.實用的意見和想法，經(jīng)過統(tǒng)籌安排，有計劃.有步驟地采用到ERP系統(tǒng)中去。同時要與員工保持好溝通。

　　4.及時解決問題有助于提高對ERP系統(tǒng)的信賴和親和力

　　在系統(tǒng)投入使用初期，企業(yè)員工不可避免地對ERP系統(tǒng)持有抵觸，這種情緒主要來自于對新的工作方式的不習(xí)慣和對新系統(tǒng)的不信任。前者是隨著時間的推移和工作的繼續(xù)而會漸漸有所改善：而后者，則需要進行指引和疏導(dǎo)。在實施中發(fā)現(xiàn)，企業(yè)對員工的不信賴在于系統(tǒng)性能的未知性和對駕馭新系統(tǒng)的不安，也就是一種不自信的表現(xiàn)。在系統(tǒng)投入使用的初期，確實會發(fā)現(xiàn)軟件的不少功能不足之處，需要設(shè)計方及時改進，但絕大多數(shù)的的數(shù)據(jù)錯誤是發(fā)生在操作上，也就是說.是操作員操作失誤造成的。

　　但是，對于不了解實情的企業(yè)員工而言，出錯就是出錯，肯定就是軟件不好。如果問題得不到解決，更會進一步堅信這種想法。所以對于使用出現(xiàn)的問題.我們要及時加以解決。不僅要找出問題的原因，解決好問題，讓流程可以繼續(xù)進行下去，更要借此機會，實戰(zhàn)指導(dǎo)操作員正確操作，并學(xué)會簡單的問題排查，積累經(jīng)驗，進一步熟系統(tǒng)和本崗位流程的操作。只有這樣，ERP才會作為一個工具，在員工手里越用越得心應(yīng)手.當(dāng)員工們可以較好地駕馭系統(tǒng)的時候，對系統(tǒng)的信賴度也就會相應(yīng)增加。在這里，對于我們企業(yè)的關(guān)鍵用戶，就提出了較高的要求。在系統(tǒng)投入使用的初期，軟件系統(tǒng)出現(xiàn)任何問題都可以由供應(yīng)方人員指導(dǎo)協(xié)助，問題能夠很快得到解決。但是實施人員撤離后，一個小小的問題有時都能使整個ERP系統(tǒng)陷入癱瘓狀態(tài)。我們不能指望在短短的實施期間，我們的企業(yè)員工能夠完成從外行向內(nèi)行的轉(zhuǎn)變，而對于具有專業(yè)技能的關(guān)鍵用戶來說，則要求他們盡快上手，最短時間內(nèi)具備解決使用問題的能力，接替軟件供應(yīng)方的指導(dǎo)協(xié)助工作，完成實施后期的護航任務(wù)。

　　四、總結(jié)

　　ERP實施成敗與否，企業(yè)的員工起著至關(guān)重要的作用，這不是靠某些指標(biāo)或者圖表可以衡量出來的。企業(yè)員工是ERP系統(tǒng)的最終使用者和檢驗者。再好的軟件設(shè)計，得不到用戶的認(rèn)可，這樣的實施都不會是成功的實施。ERP作為一款企業(yè)管理軟件，只有當(dāng)企業(yè)每一個崗位的操作者都學(xué)會在本崗位很好地使用它，它的管理功效才能發(fā)揮出來，才能在企業(yè)的管理中發(fā)揮最大的作用。