唯一可以將項(xiàng)目計(jì)劃和執(zhí)行分開的時(shí)候是你需要確定項(xiàng)目目標(biāo)的時(shí)候。否則，項(xiàng)目計(jì)劃和執(zhí)行應(yīng)始終關(guān)聯(lián)。項(xiàng)目執(zhí)行將加強(qiáng)項(xiàng)目計(jì)劃，而項(xiàng)目計(jì)劃和重新計(jì)劃將使項(xiàng)目執(zhí)行更有組織和更有效。

我們試想一下，一個(gè)項(xiàng)目可能有成百上千甚至數(shù)萬個(gè)日期，依賴和可交付成果，如果項(xiàng)目計(jì)劃與那個(gè)執(zhí)行不一致，就容易產(chǎn)生很多不必要的復(fù)雜問題，為了維持項(xiàng)目計(jì)劃的有效性與項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的寫作，作為管理者就需要花費(fèi)不少人力物力去應(yīng)對這些問題，如以下：

? 必須確保每個(gè)團(tuán)隊(duì)成員都即時(shí)更新項(xiàng)目中已更改的日期及其可交付成果的依賴；
? 必須確保每個(gè)團(tuán)隊(duì)成員都能按要求將可交付成果提交給上級評審
? 必須確保每個(gè)團(tuán)隊(duì)成員都及時(shí)評審需要其評審的可交付成果

項(xiàng)目計(jì)劃與項(xiàng)目執(zhí)行脫節(jié)的另一癥狀是“同一個(gè)項(xiàng)目存在多個(gè)項(xiàng)目計(jì)劃”。此種情況極易造成混亂，使責(zé)任劃分不再清晰。每個(gè)成員都會聲稱和自己交付狀態(tài)最接近的計(jì)劃為正式的計(jì)劃，導(dǎo)致整個(gè)項(xiàng)目無法進(jìn)行有效而一致的合作。

如何選擇合適的項(xiàng)目計(jì)劃與執(zhí)行軟件？

對于項(xiàng)目計(jì)劃和執(zhí)行軟件，功能豐富是加分項(xiàng)，但最重要的是軟件可以呈現(xiàn)項(xiàng)目計(jì)劃和執(zhí)行的關(guān)聯(lián)視圖。項(xiàng)目計(jì)劃和執(zhí)行的關(guān)聯(lián)視圖是因果關(guān)系的實(shí)時(shí)視圖。即使是一個(gè) 10 人、為期 10 周的項(xiàng)目，它可以有數(shù)十個(gè)活動(dòng)和依賴以及數(shù)百個(gè)資源分配和使用。對于人腦來說，這些信息太復(fù)雜，無法實(shí)時(shí)處理和查看項(xiàng)目計(jì)劃和執(zhí)行之間的因果關(guān)系。許多項(xiàng)目經(jīng)理沒有意識到這種復(fù)雜程度，因?yàn)樗麄兒苌倌苷业胶线m的實(shí)時(shí)工具來幫助他們分配和使用資源，而且他們無法使用電子表格或類似電子表格的項(xiàng)目管理工具來真正做到這一點(diǎn)。

能夠管理項(xiàng)目計(jì)劃及執(zhí)行的項(xiàng)目管理軟件推薦

使用 8Manage PM 項(xiàng)目管理軟件，項(xiàng)目計(jì)劃可以在變更后進(jìn)行審批和重新審批。審批流程和重新審批的流程將自動(dòng)創(chuàng)建一個(gè)不可刪除的項(xiàng)目計(jì)劃基線，該基線可以作為你的最新承諾和故事，并通過電子郵件發(fā)送給干系人。但隨著項(xiàng)目的執(zhí)行，你在計(jì)算機(jī)中的真實(shí)故事會繼續(xù)發(fā)生變化。一些項(xiàng)目經(jīng)理在看到真實(shí)故事與基線故事（承諾）不同時(shí)會感到不舒服。我們都嘲笑鴕鳥把頭埋在沙子里，我們都不想這樣做，對嗎？準(zhǔn)確了解自己所處的位置是你采取行動(dòng)以兌現(xiàn)承諾的最佳方式。如果你的目標(biāo)是可以實(shí)現(xiàn)的，并且你是一位稱職的項(xiàng)目經(jīng)理，那么你無法兌現(xiàn)承諾的唯一合乎邏輯的原因就是你太晚知道真相。

項(xiàng)目計(jì)劃

8Manage PM 項(xiàng)目管理軟件為你提供以下項(xiàng)目計(jì)劃工作流程：

創(chuàng)建活動(dòng)

首先創(chuàng)建一個(gè)工作分解結(jié)構(gòu) (WBS)，將整個(gè)項(xiàng)目分解成更小的、可操作的活動(dòng)和子活動(dòng)。例如，產(chǎn)品營銷活動(dòng)可以分解為買家角色研究、選擇促銷渠道、創(chuàng)建營銷材料和上線。然后，經(jīng)理定義每項(xiàng)活動(dòng)的工作，例如買家角色研究，并提供詳細(xì)信息，例如如何收集人口統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、何時(shí)進(jìn)行調(diào)查以及在哪里整理數(shù)據(jù)。這可以簡化項(xiàng)目的流程。

設(shè)置時(shí)間線

為每項(xiàng)活動(dòng)設(shè)置開始日期和結(jié)束日期。無論活動(dòng)大小，都必須為每項(xiàng)活動(dòng)設(shè)置符合實(shí)際的截止日期。假設(shè)你是一名 IT 經(jīng)理，負(fù)責(zé)多項(xiàng)服務(wù)活動(dòng)。你必須在項(xiàng)目管理工具中設(shè)置每個(gè)活動(dòng)的開始日期和結(jié)束日期，以便向用戶傳達(dá)他們的問題何時(shí)得到解決。

文檔依賴

一些活動(dòng)和子活動(dòng)會繼續(xù)依賴其他活動(dòng)。例如，在網(wǎng)頁設(shè)計(jì)項(xiàng)目中，撰稿人無法在沒有線框的情況下創(chuàng)建副本。同樣，設(shè)計(jì)師需要品牌經(jīng)理的指導(dǎo)來創(chuàng)建這些線框。8Manage PM 項(xiàng)目管理軟件可以幫你跟蹤這些變更，并在鏈條中的一項(xiàng)活動(dòng)延遲時(shí)自動(dòng)安排依賴。

創(chuàng)建里程碑

里程碑是多項(xiàng)活動(dòng)和子活動(dòng)的終點(diǎn)，標(biāo)志著項(xiàng)目的重要成就。一個(gè)里程碑必須有至少一個(gè)可交付成果，該可交付成果經(jīng)由一個(gè)或多個(gè)干系人檢查。假設(shè)你的銷售團(tuán)隊(duì)必須在本季度產(chǎn)生 720,000 元。你可以將此目標(biāo)分為 3 個(gè)里程碑，每個(gè)里程碑 24,000 元，每當(dāng)銷售團(tuán)隊(duì)達(dá)到一個(gè)里程碑時(shí)，你就知道自己離最終目標(biāo)越來越近了。

指定負(fù)責(zé)人

在你確定了活動(dòng)、依賴和里程碑之后，你需要為每個(gè)活動(dòng)或子活動(dòng)分配負(fù)責(zé)人以執(zhí)行項(xiàng)目。你可以邀請所選 的團(tuán)隊(duì)成員來參加項(xiàng)目，進(jìn)而指定負(fù)責(zé)人, 并給他們一個(gè)簡短的介紹，解釋他們的角色，并在 8Manage PM 項(xiàng)目管理軟件中記錄負(fù)責(zé)人的指定信息。然后，你可以與頂級活動(dòng)負(fù)責(zé)人合作，將頂級活動(dòng)進(jìn)一步分解為子活動(dòng)，并重復(fù)相同的流程來指定子活動(dòng)的負(fù)責(zé)人，或者這可以通過自下而上的方式完成，讓每個(gè)頂級活動(dòng)負(fù)責(zé)人進(jìn)行自己的工作分解，并為每個(gè)子活動(dòng)指定一個(gè)負(fù)責(zé)人。

分配資源

這是項(xiàng)目計(jì)劃中最詳細(xì)的部分，如果沒有最新的中央資源數(shù)據(jù)庫，很難把工作做好。大多數(shù)項(xiàng)目經(jīng)理都非常了解日程安排和可交付成果，但并不了解資源分配和使用情況。他們將問題歸咎于并非所有資源都向他們報(bào)告的生活事實(shí)，但這只是一小部分原因。最大的原因是現(xiàn)有的資源管理文獻(xiàn)遠(yuǎn)不及時(shí)間和成本管理的文獻(xiàn)。換句話說，人們從環(huán)境中學(xué)到資源管理遠(yuǎn)不及學(xué)到的時(shí)間和成本管理。但是，不幸的是，如果資源管理得不好，時(shí)間和成本也不會得到很好的管理。

8Manage PM 項(xiàng)目管理軟件允許你和活動(dòng)負(fù)責(zé)人根據(jù)技能、位置和可用性查找資源，并在沒有沖突的情況下進(jìn)行分配。如果存在資源沖突，8Manage PM 項(xiàng)目管理軟件將幫你解決。

項(xiàng)目執(zhí)行

8Manage PM 項(xiàng)目管理軟件為你提供以下項(xiàng)目執(zhí)行工作流程：

跟蹤進(jìn)度

跟蹤項(xiàng)目中活動(dòng)的進(jìn)度至關(guān)重要。它決定項(xiàng)目是否會在截止日期前完成。如果你是服務(wù)中心的運(yùn)營經(jīng)理，執(zhí)行日常活動(dòng)對你的業(yè)務(wù)至關(guān)重要，你必須確保你的團(tuán)隊(duì)按時(shí)登錄、完成服務(wù)請求并按時(shí)更新服務(wù)請求的數(shù)量。不檢查這些事情將導(dǎo)致災(zāi)難性后果。同樣，每個(gè)項(xiàng)目都會有日常活動(dòng)，檢查這些日常活動(dòng)以便及時(shí)執(zhí)行至關(guān)重要。

每周報(bào)告

每周報(bào)告，尤其是通過實(shí)時(shí)儀表板，讓你全面了解每個(gè)活動(dòng)和整個(gè)項(xiàng)目的進(jìn)度。每周報(bào)告還讓管理層和客戶了解項(xiàng)目的最新進(jìn)展。這有助于避免意外的發(fā)生。

識別瓶頸

很多時(shí)候，你會發(fā)現(xiàn)你的同事被困在某項(xiàng)特定活動(dòng)中。也許他們需要有關(guān)如何執(zhí)行活動(dòng)的必要信息或指導(dǎo)。與面對面或通過電子郵件相比，在活動(dòng)中進(jìn)行對話更加有效。因?yàn)闇贤偸窃诨顒?dòng)的背景下進(jìn)行。這也可以防止誤傳。

定期溝通

有效項(xiàng)目溝通的先決條件是單一事實(shí)來源 (SSOT)，它是最新范圍、時(shí)間、成本質(zhì)量、資源、溝通和風(fēng)險(xiǎn)數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)聚合，這些數(shù)據(jù)可以相互影響，從最低級別的活動(dòng)到最高級別的活動(dòng)，再到項(xiàng)目。一旦你設(shè)置了 8Manage PM 項(xiàng)目管理軟件并獲得了能夠洞察實(shí)時(shí)問題的 SSOT，你就可以與你的團(tuán)隊(duì)定期舉行遠(yuǎn)程或面對面會議，討論成就、問題和解決方案。你還可以借此機(jī)會提高團(tuán)隊(duì)的士氣并保持他們的積極性。

實(shí)時(shí)交談

如果你的團(tuán)隊(duì)遇到問題，他們應(yīng)該能夠通過實(shí)時(shí)對話和協(xié)作立即解決問題。例如，如果團(tuán)隊(duì)成員面臨挑戰(zhàn)，他可以立即在活動(dòng)內(nèi)標(biāo)出能夠?qū)で髱椭耐隆?Manage PM 項(xiàng)目管理軟件同時(shí)提供即時(shí)通訊機(jī)制（如即時(shí)通訊）和異步通訊機(jī)制（活動(dòng)評論，系統(tǒng)會自動(dòng)將其轉(zhuǎn)換為電子郵件發(fā)送給活動(dòng)的干系人）。

與外部干系人互動(dòng)

外部干系人，例如你的客戶和合作伙伴，需要定期了解項(xiàng)目的進(jìn)展情況。以下是你可以使用 8Manage PM 執(zhí)行的操作：

為他們提供外部用戶登錄以訪問項(xiàng)目數(shù)據(jù)——假設(shè)你正在管理一個(gè)軟件產(chǎn)品開發(fā)項(xiàng)目。你可以在 8Manage PM 項(xiàng)目管理軟件中邀請你的客戶和合作伙伴，并授予他們對功能和信息的適當(dāng)訪問權(quán)限。例如，如果你的干系人擔(dān)心產(chǎn)品開發(fā)進(jìn)度，說明迄今為止實(shí)現(xiàn)的產(chǎn)品目標(biāo)和剩余工作量的產(chǎn)品燃盡圖將會讓干系人放心，該項(xiàng)目正在按計(jì)劃進(jìn)行。

有效管理變更

范圍蔓延是每個(gè)項(xiàng)目的一部分。這是無法避免的。你的干系人必然會提出額外的請求，這些請求肯定會影響你的預(yù)定活動(dòng)。你可以使用 8Manage PM 項(xiàng)目管理軟件記錄變更請求，并了解這些變更和變更影響。這樣做你就能知道在項(xiàng)目生命周期中適合新請求的位置，或者你必須說“不”。變更管理并不神奇，反而為你提供影響力和現(xiàn)實(shí)的時(shí)間線信息，以便你和你的干系人一起做出適當(dāng)?shù)臋?quán)衡。