創(chuàng)建項(xiàng)目預(yù)算是任何項(xiàng)目中最重要的部分之一，如果超支或者低估了預(yù)算，那么項(xiàng)目的成功和及時完成將會受到嚴(yán)重的破壞。
同時，在預(yù)算內(nèi)未能交付項(xiàng)目可能會導(dǎo)致未來項(xiàng)目是否獲得的問題，作為項(xiàng)目管理專業(yè)人員的能力也將受到質(zhì)疑。因此，你應(yīng)該按照這六個簡單的步驟來確定你的項(xiàng)目管理預(yù)算。
項(xiàng)目的要求應(yīng)包括在整個項(xiàng)目過程中可能產(chǎn)生成本的任何東西。這可能包括以下內(nèi)容：
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勞動成本
材料成本
使用項(xiàng)目管理軟件的成本
培訓(xùn)或雇用更多工作人員的費(fèi)用
與項(xiàng)目完成部分的審查或檢查相關(guān)的成本
范圍可能的變化
獲取資源消耗的實(shí)時可見性和項(xiàng)目的進(jìn)度
項(xiàng)目管理中的成本直接關(guān)系到項(xiàng)目完成的進(jìn)度，很顯然，如果項(xiàng)目需要比原先期望的更早完成，那么就需要增加額外的管理成本，這些成本可能有直接成本如加班費(fèi)、額外的項(xiàng)目人力資源、其他需求引起的工具使用，也可能會有間接成本如水電費(fèi)用，耗材費(fèi)用等等?？偠灾?，必須要確定一個較為準(zhǔn)確的項(xiàng)目最后完成日期。
這個和確定項(xiàng)目的最后期限過程類似，對于項(xiàng)目的各種風(fēng)險考慮在內(nèi)的最后期限明顯會不符合利益相關(guān)者的期望，所以，需要基于較為樂觀的情況下，提供完成項(xiàng)目所需要的最短時間，這個最短所需時間應(yīng)稍高于傳達(dá)給利益相關(guān)者或者上級管理者所期望的時間。
如果有必要，可以提供不同背景條件下的項(xiàng)目完成時間，基于不同的假設(shè)條件，給出樂觀、中性和悲觀三種項(xiàng)目的完成時間，這樣可以牽引項(xiàng)目各利益相關(guān)者的期望。
除了看得見的項(xiàng)目中的支出，還需要考慮可能存在的隱性成本，這些成本往往在項(xiàng)目的交付過程中會有可能發(fā)生，比如需要租賃或購買部分設(shè)備用以追趕進(jìn)度，增加班車來提升勞動效率和完善后勤保證，IT系統(tǒng)軟件平臺升級需要產(chǎn)生額外的分?jǐn)傎M(fèi)用或獨(dú)占的費(fèi)用。這些資本成本需要有所考慮，這部分費(fèi)用不一定很高，可以按照歷史經(jīng)驗(yàn)按照一定比例進(jìn)行預(yù)留。
每個項(xiàng)目一般都會設(shè)置若干個里程碑，每個里程碑也應(yīng)該遵循一定預(yù)算。通過這種方式可以有助于避免項(xiàng)目的總體預(yù)算超出預(yù)期，此外，如果出現(xiàn)意外的問題，可以通過這種策略來縮減其它里程碑中的額外成本來減少額外的成本問題。
這種也可以成為階段性預(yù)算授予，根據(jù)項(xiàng)目的進(jìn)展完成情況進(jìn)行評估，這樣可以知道哪個階段預(yù)算會超支，那么下一階段項(xiàng)目經(jīng)理就會仔細(xì)的考慮項(xiàng)目中的各項(xiàng)支出，以及看各項(xiàng)支出是否有對應(yīng)的正確的產(chǎn)出。
不論你的項(xiàng)目預(yù)算規(guī)劃的多么詳細(xì)，項(xiàng)目在實(shí)際交付過程中，總是會有一些范圍的變更，當(dāng)然項(xiàng)目經(jīng)理可以通過和各個利益相關(guān)者的溝通或者其他方式來努力減少這種范圍變更，但還是要為這種計劃外的項(xiàng)目交付范圍增加一些額外的預(yù)算空間，這樣項(xiàng)目經(jīng)理在處理項(xiàng)目范圍變更的時候做到心中有數(shù)，避免了臨時增加成本帶來的困難和風(fēng)險。
要記住的要點(diǎn)：
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首先估算項(xiàng)目的直接成本，包括勞動力，材料或培訓(xùn)成本。
為項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)設(shè)定合理的期限。
以標(biāo)準(zhǔn)的工作方式投入最少的時間完成項(xiàng)目。
增加一開始就被忽視的資本成本。
按照里程碑的方式將預(yù)算劃分為更小的預(yù)算組，用于里程碑。
在項(xiàng)目管理預(yù)算中考慮到一些范圍的變化。
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