編輯導(dǎo)語：合同是一個交易中的重要環(huán)節(jié)，合同履行是完成交易的階段，它的最終目的是為了合理控制風(fēng)險(xiǎn)或者降低風(fēng)險(xiǎn)帶來的損失。這篇文章作者從合同履行的監(jiān)控痛點(diǎn)、監(jiān)控手段、異常履約以及思路拓展四個方面進(jìn)行討論，一起來看看吧。
合同履行是完成交易的階段，無論是合同范本庫、合作方的資信評估、合同智能起草、合同智能審核等，其最終目的就是為了合理控制合同履行中的風(fēng)險(xiǎn)，或即使有了風(fēng)險(xiǎn)也可以盡量減少風(fēng)險(xiǎn)帶來的損失。
但由于合同履行又是各業(yè)務(wù)部門具體負(fù)責(zé)，且合同每個節(jié)點(diǎn)的執(zhí)行過程和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)不可量化，手動添加合同履行完成信息費(fèi)時費(fèi)力，所以合同履行監(jiān)控也是合同管理深水區(qū)和困難點(diǎn)。
合同履行有哪些業(yè)務(wù)需求？如何通過設(shè)計(jì)解決合同履行監(jiān)控的痛點(diǎn)，發(fā)揮信息系統(tǒng)的價(jià)值？下面具體介紹一下。
一、監(jiān)控痛點(diǎn)
相對于合同前期的合同審批、合同簽訂管理，企業(yè)對合同履行意識不強(qiáng)、重視不足，管理不到位；
企業(yè)合同歸口管理部門（一般是法律部）不是業(yè)務(wù)執(zhí)行部門，對業(yè)務(wù)的實(shí)際進(jìn)展不了解，通過業(yè)務(wù)部門獲取履行信息是個難點(diǎn)；
對合同履行情況進(jìn)行抽查，抽查合同的樣本是否具有代表性、是否合理，查出問題最終是否能夠?qū)I(yè)務(wù)部門構(gòu)成約束等。
二、監(jiān)控手段
為了解合同實(shí)際履行進(jìn)度，避免合同履行超期風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生，可以通過履約提醒、履約反饋、風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)檢查、合同履約抽查、系統(tǒng)集成等方式了解合同的實(shí)際履行情況。
履約提醒,通過預(yù)設(shè)履行計(jì)劃及時提醒履約負(fù)責(zé)人按要求履行合同，是解決履約意識不強(qiáng)的重要手段。
可以通過從合同文本中智能化提取較為明確的時間節(jié)點(diǎn)或是通過手動方式添加，最終確認(rèn)合同履行計(jì)劃信息應(yīng)設(shè)計(jì)在合同用印節(jié)點(diǎn)，一是合同內(nèi)容已經(jīng)最終確定；二是合同管理人員可以通過用印節(jié)點(diǎn)檢查控制。
當(dāng)然，合同計(jì)劃是可以修改的，但修改須要系統(tǒng)留痕，為后續(xù)合同履約質(zhì)量的統(tǒng)計(jì)提供數(shù)據(jù)支持。根據(jù)合同履行的實(shí)際情況，填寫計(jì)劃反饋。
需要支持計(jì)劃外履行情況的填寫，方便承辦人記錄重要的履行信息。建議合同履行支持移動端提醒和添加信息，否則推廣效果不佳。
數(shù)據(jù)集成，是獲取系統(tǒng)集成方式獲取業(yè)務(wù)系統(tǒng)中合同實(shí)際履約情況的重要方式。
系統(tǒng)集成后不僅及時獲取了合同履行情況，而且沒有增加業(yè)務(wù)一線人員的工作量，避免二次錄入情況。
通過數(shù)據(jù)中心、接口服務(wù)方式均可以，大部分大型企業(yè)已經(jīng)完成合同管理系統(tǒng)與實(shí)際履行合同的業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行連接，與財(cái)務(wù)系統(tǒng)連接（大部分合同涉及收付款的履行），這也是目前解決履行監(jiān)控難點(diǎn)的主要方式。
但目前的系統(tǒng)集成面臨系統(tǒng)改造帶來的風(fēng)險(xiǎn)，且成本高周期長。
合同履約抽查，是為了合同管理人員，了解公司履行情況而設(shè)計(jì)的功能，通過隨機(jī)或選定組織、合同金額、合同類型、簽訂時間、抽查份數(shù)等維度信息，進(jìn)行抽查并輔助抽查人員生成報(bào)告。
抽出中可以使用大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行歸類篩選，進(jìn)一步保證抽查的代表性和全面性。同時，將抽查結(jié)果進(jìn)行排名公布或是列入公司考核制度，是目前保證對業(yè)務(wù)部門構(gòu)成約束的主要措施。
三、異常履約
再好的合同風(fēng)險(xiǎn)防控機(jī)制，也無法避免因周圍環(huán)境或是不可抗力的原因發(fā)生異常履約。
合同管理系統(tǒng)首先要支持異常履約合同的管理，再次合理的記錄異常履約情況對于發(fā)現(xiàn)和分析業(yè)務(wù)運(yùn)行和管理上的漏洞有著非常重要的價(jià)值。
異常履約主要包括合同變更、合同中止、合同解除等情況。
合同變更是個較為復(fù)雜的業(yè)務(wù)，合同變更會影響合同的數(shù)據(jù)分析。
因此，設(shè)計(jì)時要考慮根據(jù)合同類型不同進(jìn)行分別設(shè)計(jì)。如采購合同一般合同金額、交付時間比較明確，管理要求也是比較細(xì)致，不僅要記錄合同變更的原因、還要區(qū)分金額變更、時間變更還是條款變更。
變更可以針對主合同也可以針對變更后的進(jìn)行變更，理論上沒有限制，變更前后的合同要通過關(guān)聯(lián)關(guān)系進(jìn)行追溯，計(jì)算最終的合同履行金額和交付節(jié)點(diǎn)。如果管理水平達(dá)不到，也可以通過覆蓋式變更簡要化處理，即系統(tǒng)中簽訂新合同后舊合同自動廢止。
合同中止和解除的情況相對比較簡單，但也非常的重要。比如有一個建設(shè)工程公司，將租賃的大型設(shè)備運(yùn)到施工現(xiàn)場后，因某些事項(xiàng)未能與甲方協(xié)商一致，導(dǎo)致合同中止造成很大的損失。合同解除需要記錄已經(jīng)執(zhí)行金額或完成事項(xiàng)，會對合同的統(tǒng)計(jì)造成影響。
四、思路拓展
下一步如何解決合同履行監(jiān)控的難點(diǎn)？提供一下解決的思路。
一是RPA集成方式，RPA（ Robotic Process Automation 機(jī)器人流程自動化軟件），是一種新型的人工智能的虛擬流程自動化機(jī)器人，提供非侵入式的系統(tǒng)表層集成。減少合同與業(yè)務(wù)系統(tǒng)間因集成可能帶來的風(fēng)險(xiǎn)，降低成本縮短周期。
二是數(shù)據(jù)對比，需要根據(jù)信息化的現(xiàn)狀和管理的要求，構(gòu)建對比模型，梳理可以滿足對比條件的某類合同，設(shè)定對比的指標(biāo)區(qū)間，以圖形化方式展示類似合同的履行節(jié)點(diǎn)。
同時，可以通過引入外出數(shù)據(jù)提醒履行風(fēng)險(xiǎn)，如合同相對的資信變化、行業(yè)監(jiān)管要求變化等。
三是設(shè)置關(guān)注，根據(jù)系統(tǒng)分析添加風(fēng)險(xiǎn)檢查點(diǎn)。
針對風(fēng)險(xiǎn)頻發(fā)高發(fā)或是重大合同可以設(shè)置為關(guān)注合同，每周或每月定期檢查履行情況，加強(qiáng)對合同履約負(fù)責(zé)人的要求，及時跟進(jìn)合同履行情況。
風(fēng)險(xiǎn)檢查點(diǎn)主要是由合同審核人員添加，為了提醒合同承辦人，在指定時間段內(nèi)，關(guān)注關(guān)鍵信息收集及交付成果確認(rèn)等。
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