如何使將飛書的多維表格應(yīng)用于實(shí)際的合同管理中，提高團(tuán)隊(duì)的生產(chǎn)力呢？本文作者對(duì)飛書多維表格中的合同管理模塊進(jìn)行了分析，一起來看一下吧。

上一篇我們拆解了飛書多維表格的功能，本篇我們來看看如何使用飛書的多維表格應(yīng)用于實(shí)際的合同管理，來提高團(tuán)隊(duì)的生產(chǎn)力以及加深對(duì)飛書多維表格的理解。

一、合同管理需求

對(duì)于我們 SaaS 產(chǎn)品的合同管理來說，主要的業(yè)務(wù)訴求有以下幾點(diǎn)：

• 建立合同檔案：將線下合同電子化，方便隨時(shí)查閱；
• 回款跟進(jìn)：當(dāng)合同還有剩余回款時(shí)，提醒負(fù)責(zé)人跟進(jìn)客戶付款；
• 合同到期提醒：合同到期前對(duì)相關(guān)的負(fù)責(zé)人進(jìn)行提醒，跟進(jìn)客戶進(jìn)行續(xù)約；
• 數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)：以可視化的方式呈現(xiàn)合同的各項(xiàng)數(shù)據(jù)，如簽訂客戶數(shù)量、金額、趨勢(shì)、已回款占比等等，方便管理者了解業(yè)績(jī)和部署工作。

二、合同業(yè)務(wù)對(duì)象

根據(jù)上面的需求，我們可以得到合同業(yè)務(wù)涉及的業(yè)務(wù)對(duì)象如下：

• 合同：主要業(yè)務(wù)對(duì)象，且包括產(chǎn)品明細(xì)和回款記錄兩項(xiàng)明細(xì)數(shù)據(jù)；
• 客戶：簽約的客戶信息；
• 產(chǎn)品：合同中包含的產(chǎn)品（或服務(wù)）信息；
• 責(zé)任人：負(fù)責(zé)跟進(jìn)合同的人員，以便進(jìn)行提醒。

上述涉及到的業(yè)務(wù)對(duì)象關(guān)系圖如下所示，這里假定合同是直接和客戶簽訂，不涉及三方合同。

三、建立多維數(shù)據(jù)表

接下來我們用飛書的多維表格建立上述的業(yè)務(wù)對(duì)象數(shù)據(jù)表。建立數(shù)據(jù)表要考慮先后順序，比如客戶、產(chǎn)品和負(fù)責(zé)人（這里直接從飛書通訊錄讀?。┒际呛贤蕾嚨幕A(chǔ)數(shù)據(jù)，應(yīng)該先建立。然后產(chǎn)品明細(xì)和回款記錄依賴于合同，因此先建立完合同再來建立產(chǎn)品明細(xì)和回款記錄表。這一次我們不使用模板，從零開始搭建。

1. 省份數(shù)據(jù)表

為了統(tǒng)計(jì)客戶分布，我們建立了一個(gè)省份數(shù)據(jù)表，方便供其他地方統(tǒng)一使用同一份省份數(shù)據(jù)。這里多提一下，對(duì)于類似行政區(qū)劃這樣的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，應(yīng)該在一開始就確定好，避免各個(gè)業(yè)務(wù)子系統(tǒng)各自使用不同的版本導(dǎo)致最后數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)歸口不統(tǒng)一。省份一般會(huì)給其他數(shù)據(jù)做單選或多選的引用選擇，因此需要設(shè)置為單選；同時(shí)提供一個(gè)自動(dòng)增加的 ID 字段。之后，我們將全國(guó)的34個(gè)省級(jí)行政區(qū)劃錄入即可。

2. 客戶數(shù)據(jù)表

客戶數(shù)據(jù)表我們做了簡(jiǎn)化，只保留了客戶名稱、客戶級(jí)別、聯(lián)系人、聯(lián)系電話、所屬省份這些信息，其中客戶名稱作為索引列來確定唯一性。實(shí)際的話可以參考各類 CRM 系統(tǒng)的客戶信息（比如單獨(dú)有客戶聯(lián)系人檔案）。當(dāng)然，飛書的表格支持字段自定義，后續(xù)有需要也可以自己添加所需的字段。這里的所屬省份我們采用的是單選，然后引用省份數(shù)據(jù)表的名稱列作為選項(xiàng)。

完成后的客戶數(shù)據(jù)表如下所示，其中聯(lián)系電話使用的是電話號(hào)碼類型字段，客戶級(jí)別是單選字段，分為普通客戶 、重要客戶和 KA 客戶。

3. 產(chǎn)品數(shù)據(jù)表

產(chǎn)品信息我們?cè)O(shè)置比較簡(jiǎn)單，只有名稱、售價(jià)和銷售狀態(tài)字段。其中名稱用于索引列，銷售狀態(tài)用于將一些產(chǎn)品標(biāo)記為已下架，從而避免合同中添加已下架產(chǎn)品（不影響歷史合同）。售價(jià)使用的是金額類型字段，飛書的金額類字段支持多種貨幣，比如人民幣、美元、歐元、澳元等。

4. 合同數(shù)據(jù)表

合同檔案包括合同名稱、合同編號(hào)、簽約客戶（雙向關(guān)聯(lián)客戶表）、合同總額、已回款金額、剩余回款金額、產(chǎn)品明細(xì)（雙向關(guān)聯(lián)產(chǎn)品明細(xì)數(shù)據(jù)表，支持選擇多條記錄）、回款記錄（雙向關(guān)聯(lián)回款記錄數(shù)據(jù)表，支持選擇多條記錄）、簽約日期、合同起止日期、合同附件、負(fù)責(zé)人等字段。

其中剩余回款金額采用公式計(jì)算，飛書的公式有點(diǎn)類似 Excel 的公式，可以通過公式自動(dòng)計(jì)算剩余回款金額。

5. 合同產(chǎn)品明細(xì)數(shù)據(jù)表

合同產(chǎn)品明細(xì)數(shù)據(jù)表需要同時(shí)關(guān)聯(lián)產(chǎn)品和合同，為了方便合同看到已售產(chǎn)品明細(xì)，合同和產(chǎn)品明細(xì)需要雙向關(guān)聯(lián)，而產(chǎn)品明細(xì)只需要和產(chǎn)品進(jìn)行單向關(guān)聯(lián)即可。同時(shí)，產(chǎn)品明細(xì)表應(yīng)該包括產(chǎn)品、原價(jià)（記錄當(dāng)時(shí)銷售的原價(jià)），銷售單價(jià)（實(shí)際價(jià)格）、數(shù)量、小計(jì)等信息。其中小計(jì)采用計(jì)算公式，設(shè)置其等于銷售單價(jià)乘以數(shù)量。這里注意合同不允許選擇多個(gè)。

其中我們的原價(jià)從產(chǎn)品表取得，采取的方式是使用查找引用，自動(dòng)填充當(dāng)前選擇銷售產(chǎn)品的價(jià)格。這里有個(gè)需要注意的地方是，我們可以通過查找條件來保證獲取的原價(jià)信息和當(dāng)前選擇的產(chǎn)品一致。那就是用產(chǎn)品表的 ID 和當(dāng)前銷售產(chǎn)品保持一致這個(gè)條件來確定原價(jià)就是所銷售產(chǎn)品的售價(jià)。

6. 合同回款記錄數(shù)據(jù)表

合同回款記錄數(shù)據(jù)表表類似于合同產(chǎn)品明細(xì)數(shù)據(jù)表，都是合同的詳細(xì)信息，因此需要和合同進(jìn)行雙向關(guān)聯(lián)。合同回款記錄包括回款金額、回款日期、合同等信息，這里注意合同不允許選擇多個(gè)。

對(duì)于已完成全部回款的合同，不應(yīng)該再支持添加回款記錄，因此我們?cè)谶x擇合同的時(shí)候限制了選擇范圍，即要求合同的剩余回款金額大于0，這個(gè)其實(shí)就是我們產(chǎn)品設(shè)計(jì)的業(yè)務(wù)約束規(guī)則了。

四、填充基礎(chǔ)數(shù)據(jù)

數(shù)據(jù)表設(shè)計(jì)完之后，我們就需要填充數(shù)據(jù)了，比如客戶和產(chǎn)品，這個(gè)是事先需要錄入的，要不無法錄入合同信息。這里我們直接在數(shù)據(jù)表來建立一些測(cè)試數(shù)據(jù)。

我們建立了4個(gè)產(chǎn)品，其中“CRM 系統(tǒng)-免費(fèi)版”這個(gè)產(chǎn)品的狀態(tài)是已下架。

同時(shí)再建立若干個(gè)客戶（實(shí)際也可以通過表單填寫，這里我們直接通過了后臺(tái)編輯數(shù)據(jù)表完成），如下所示。

有了這些之后，我們就可以生成合同表單，讓相關(guān)人員完善合同檔案了。

五、合同檔案管理

1. 合同信息錄入

合同檔案的產(chǎn)品明細(xì)和回款記錄需要?jiǎng)?chuàng)建合同后才能填寫，因此在生成表單之后我們需要隱藏這兩個(gè)字段，后續(xù)單獨(dú)填寫這兩項(xiàng)內(nèi)容。然后我們配置表單，設(shè)置合同名稱、合同編號(hào)、簽約客戶、合同總額、已回款金額、簽約日期、合同起始日期、合同結(jié)束日期、合同附件等字段要求填寫。

我們填寫幾條看看，由于互聯(lián)網(wǎng)分享其中負(fù)責(zé)人是我自己指定的，因?yàn)榛ヂ?lián)網(wǎng)分享不能選擇內(nèi)部人員。

2. 合同產(chǎn)品明細(xì)錄入

同樣的，我們生成一個(gè)合同產(chǎn)品明細(xì)表單，如下圖所示。

這里我們發(fā)現(xiàn)一個(gè)問題，就是填寫的時(shí)候經(jīng)常要參考合同總額和已錄入的合同產(chǎn)品總額（已確保合同總額和已錄入產(chǎn)品明細(xì)的小計(jì)不沖突），因此我們最好是展示一下合同總額和已錄入合同產(chǎn)品總額，這個(gè)時(shí)候需要在合同產(chǎn)品明細(xì)表中增加兩個(gè)字段：合同總額和已錄入合同產(chǎn)品總額。合同總額可以直接引用合同的總額。

已錄入的合同產(chǎn)品總額需要利用公式統(tǒng)計(jì)當(dāng)前合同產(chǎn)品明細(xì)數(shù)據(jù)表中同一份合同的所有小計(jì)之和，這需要利用飛書的公式，最后得到的字段配置如下圖所示，其中公式的意思是對(duì)合同產(chǎn)品明細(xì)表的合同列等于當(dāng)前行的合同的所有行的小計(jì)進(jìn)行求和。

這里解釋一下，過濾（FILTER函數(shù)）相當(dāng)于對(duì)指定數(shù)據(jù)表的逐條記錄進(jìn)行判斷，看看是否滿足我們?cè)O(shè)定的條件。這里的 CurrentValue 變量是內(nèi)置的，指的是用于當(dāng)前被判斷的數(shù)據(jù)表的一條數(shù)據(jù)，比如下圖公式的 CurrentValue 其實(shí)就是合同產(chǎn)品明細(xì)數(shù)據(jù)表的數(shù)據(jù)。

我們看一下效果，可以看到對(duì)于同一份合同的小計(jì)進(jìn)行了求和計(jì)算。這樣對(duì)比我們就可以很方便檢查已錄入合同產(chǎn)品總額是否超出了合同總額。

最終得到的填寫表單如下圖所示，當(dāng)選擇一份合同時(shí)會(huì)自動(dòng)顯示合同總額和已錄入的合同產(chǎn)品總額。

3. 合同回款記錄錄入

和合同產(chǎn)品明細(xì)類似，我們?cè)诤贤乜钣涗浿行枰朗Ｓ嗟暮贤乜钍嵌嗌?，以避免填寫時(shí)超出，因此我們?cè)诤贤乜钣涗浽黾右涣泻贤Ｓ嗷乜罱痤~。

最終得到的填寫表單如下，選擇某一個(gè)合同后會(huì)自動(dòng)顯示合同剩余回款金額。

這里我們就發(fā)現(xiàn)了一個(gè)新的問題，就是合同回款錄入后，合同里的已回款金額是不會(huì)立即更新的。這個(gè)時(shí)候我們上面用到的公式就派上用場(chǎng)了，我們通過公示設(shè)置合同數(shù)據(jù)表里的已回款金額等于該合同在合同回款記錄表的回款金額之和就可以了，如下所示。

我們來看一下效果。

這樣合同的已回款金額就和合同回款記錄的能夠保持一致了。

六、業(yè)務(wù)提醒

合同管理完成之后，我們就可以針對(duì)合同的一些關(guān)鍵業(yè)務(wù)做提醒設(shè)置了，比如回款跟進(jìn)提醒和合同到期前續(xù)簽提醒。這個(gè)可以利用飛書多維表格的自動(dòng)化完成。

1. 合同到期續(xù)簽提醒

合同到期需求提醒這個(gè)比較簡(jiǎn)單，我們可以設(shè)置合同結(jié)束日期前30天提醒負(fù)責(zé)人跟進(jìn)。同時(shí)為了方便負(fù)責(zé)人知道是哪一份合同，我們可以在第2步設(shè)置為查找記錄，將合同的信息列出來。然后第3步增加一個(gè)查看詳情的按鈕，查看第2步對(duì)應(yīng)的記錄信息，設(shè)置的流程如下。

我錄入了一個(gè)1個(gè)月后到期的后臺(tái)來看看到期提醒是什么樣的。

到了設(shè)定的10點(diǎn)50分，在飛書客戶端就收到了合同即將到期提醒。

點(diǎn)擊查看詳情，會(huì)自動(dòng)跳到瀏覽器打開對(duì)應(yīng)的合同詳情。

2. 回款跟進(jìn)提醒

回款跟進(jìn)提醒的邏輯是在合同剩余回款金額大于0的時(shí)候，設(shè)定固定周期提醒負(fù)責(zé)人及時(shí)跟進(jìn)客戶，提醒客戶支付款項(xiàng)。這里的剩余回款金額大于0就是前提條件，提醒負(fù)責(zé)人則是執(zhí)行的動(dòng)作。不過，發(fā)現(xiàn)飛書的自動(dòng)化流程目前設(shè)定的條件不支持計(jì)算公式。這塊估計(jì)要實(shí)現(xiàn)只能是通過飛書開放平臺(tái)的 API 對(duì)接后，自己開發(fā)實(shí)現(xiàn)。

七、數(shù)據(jù)可視化

數(shù)據(jù)可視化可以通過儀表盤完成，我們利用儀表盤實(shí)現(xiàn)了下面的合同管理駕駛艙。

統(tǒng)計(jì)數(shù)字部分的配置如下：

• 統(tǒng)計(jì)記錄數(shù)，然后可以通過剩余回款金額大于0來統(tǒng)計(jì)未回款合同數(shù)。
• 統(tǒng)計(jì)字段，即對(duì)合同金額、已回款金額和未回款金額進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。
• 2023年度的統(tǒng)計(jì)則是增加了一個(gè)簽約日期晚于2022年12月31日的篩選條件。

產(chǎn)品銷售占比的餅圖是從合同產(chǎn)品明細(xì)表進(jìn)行統(tǒng)計(jì)的，按銷售產(chǎn)品分組，然后扇區(qū)數(shù)值為統(tǒng)計(jì)記錄總數(shù)，具體配置如下：

簽約及回款金額統(tǒng)計(jì)則是基于合同的合同總額和已回款金額進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，柱狀圖可以支持多個(gè)字段，從而可以對(duì)比某個(gè)時(shí)間簽約的合同總額和回款情況。

近30天的回款記錄則是基于合同回款記錄統(tǒng)計(jì)，數(shù)據(jù)篩選使用了回款日期等于過去30天內(nèi)的條件完成，縱軸統(tǒng)計(jì)的是當(dāng)天的回款總金額。

八、總結(jié)

可以看到，飛書的多維表格基本上能夠滿足我們一些常規(guī)業(yè)務(wù)模塊的管理，比如我們這里介紹的合同管理。當(dāng)然，也存在一些問題，比如公式字段無法作為流程的觸發(fā)條件；比如相關(guān)聯(lián)的數(shù)據(jù)表需要分多個(gè)表單錄入，無法一個(gè)步驟完成（例如合同產(chǎn)品明細(xì)不能在錄入合同的時(shí)候把全部產(chǎn)品明細(xì)一起錄入）。

從生產(chǎn)力上面來說，相比自己去開發(fā)一套內(nèi)部的信息化管理工具，使用飛書的這種方式更快捷、成本也更低。后續(xù)，如果真的有開發(fā)需要，也可以基于飛書的多維表格的 API 進(jìn)行二次開發(fā)?？傮w來說，使用飛書的多維表格對(duì)提升生產(chǎn)力還是非常有幫助的。

本篇的目的更多地是通過案例的方式一方面演示飛書如何完成一個(gè)業(yè)務(wù)模塊的搭建，另一方面更多的是給產(chǎn)品同學(xué)了解如何理清不同數(shù)據(jù)表之間的關(guān)系，比如我們這里的客戶、合同、回款記錄、合同產(chǎn)品明細(xì)等等。飛書的多維表格利用單向關(guān)聯(lián)、雙向關(guān)聯(lián)對(duì)應(yīng)的就是 ER 圖里面的一對(duì)多（或一對(duì)一）和多對(duì)多關(guān)系。我的個(gè)人感受是，如果能夠自己完整地搭建一個(gè)類似本篇介紹的模塊，會(huì)對(duì)建立數(shù)據(jù)表和業(yè)務(wù)對(duì)象之間的關(guān)系有非常深刻的認(rèn)知，推薦大家也去嘗試一下。