檔案是企業(yè)信息資源，是企業(yè)歷史、發(fā)展沿革、成功經(jīng)驗(yàn)及失敗教訓(xùn)的存儲(chǔ)器；是保護(hù)過(guò)去、記錄現(xiàn)在和預(yù)測(cè)未來(lái)的橋梁。信息時(shí)代下，檔案管理在被社會(huì)各界利用過(guò)程中產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，發(fā)揮它的潛在價(jià)值。
企業(yè)的檔案管理也要從單一、固化的文件庫(kù)的傳統(tǒng)認(rèn)識(shí)轉(zhuǎn)變?yōu)殪`動(dòng)的信息數(shù)據(jù)的儲(chǔ)備、管理及應(yīng)用。
如何喚醒沉睡在文件庫(kù)中的檔案，下面以企業(yè)的人事檔案示例。
用《職業(yè)檔案》展示企業(yè)管理文化
人事檔案是企業(yè)人事管理制度的一項(xiàng)重要特色，它是個(gè)人身份、學(xué)歷、資歷等方面的證據(jù)，與個(gè)人工資待遇、勞動(dòng)保障、組織關(guān)系緊密掛鉤是記載職業(yè)軌跡的重要依據(jù)。
多數(shù)企業(yè)對(duì)人事檔案建立及管理步驟如下：
1、新員工入職，按照企業(yè)人事制度提交相關(guān)資料，辦理入職手續(xù)建立檔案；
2、檔案建立完善后交由公司人事部門或綜合部門管理。
3、存入檔案后除非調(diào)、轉(zhuǎn)、離等人事手續(xù)辦理，其他很少再有人關(guān)注。
而“用活”人事檔案中一個(gè)小案例則是指將企業(yè)的“骨干人員”檔案與企業(yè)文化結(jié)合起來(lái)，形成重視人才、以人為本的管理文化。具體分享如下：
1、挑選出企業(yè)中的骨干和儲(chǔ)備人員（每個(gè)企業(yè)對(duì)骨干或儲(chǔ)備人員的標(biāo)準(zhǔn)不同，不做統(tǒng)一論述，建議每年骨干或儲(chǔ)備人員的人數(shù)不超過(guò)總員工人數(shù)的10%）；
2、人事部門要為這些骨干或儲(chǔ)備人員的建立專門的《職業(yè)檔案》，同時(shí)將其一式兩份，一份留存人事部門；一份存于各骨干或儲(chǔ)備人員的直接領(lǐng)導(dǎo)處。
其中，《職業(yè)檔案》的內(nèi)容包括但不限于以下內(nèi)容：崗位履職情況（在崗期間重大表現(xiàn)或貢獻(xiàn)，重大失誤記錄等）；職業(yè)性格（職業(yè)性格指的是基于職業(yè)分類而表現(xiàn)出來(lái)的重點(diǎn)關(guān)注度或興趣，如對(duì)管理關(guān)注還是技術(shù)專研更關(guān)注）；績(jī)效考核結(jié)果記錄（績(jī)效管理不同企業(yè)不同的管理方式，但不管是采用月度考核、季度考核又或是定期、專項(xiàng)考核都需要將考核結(jié)果完整的記錄下來(lái)，績(jī)效考核從一定側(cè)面是對(duì)人員崗位履行能力的客觀評(píng)價(jià)）；定期或不定期的360評(píng)價(jià)（全面的360評(píng)價(jià)操作難度系數(shù)大，借鑒其原理對(duì)骨干或儲(chǔ)備人員的直接上下級(jí)或關(guān)聯(lián)部門直接溝通人員定期或不定期的進(jìn)行評(píng)價(jià)，用“眾多群眾”的眼光的評(píng)價(jià)總好多一個(gè)人或一個(gè)部門評(píng)價(jià)要客觀和理性）；培訓(xùn)或在職繼續(xù)教育情況記錄等。
3、建好《職業(yè)檔案》，要正確引導(dǎo)應(yīng)用好檔案。
第1：人事部門要組織向相關(guān)部門宣貫好建立《職業(yè)檔案》的意義；
第2：人事部門和骨干或儲(chǔ)備人員的直接主管領(lǐng)導(dǎo)要圍繞《職業(yè)檔案》的內(nèi)容進(jìn)行定期或不定期溝通交流，要及時(shí)做好記錄和更新；
第3: 人事部門針對(duì)骨干或儲(chǔ)備人員定期或不定期地進(jìn)行類360評(píng)價(jià)，并及時(shí)對(duì)評(píng)價(jià)進(jìn)行復(fù)核、記錄和入檔；
年終時(shí)，人事部門要對(duì)全體人員的《職業(yè)檔案》進(jìn)行復(fù)盤和整理，其結(jié)果可以作為下年度干部任免的重要依據(jù)。同時(shí)也可以將整理后的總體評(píng)價(jià)以個(gè)人為單位、以“給員工一封信”的形式送給員工個(gè)人或家人。格式如下：
年終，公司感謝有你
——給***先生（女士）一封信
伴隨收獲的喜悅，滿懷奮進(jìn)的豪情，我們告別碩果累累的20X年，準(zhǔn)備邁進(jìn)嶄新的一年。
這一年，你作為***崗位上優(yōu)秀員工（管理人），帶領(lǐng)部門順利完成了以下幾項(xiàng)工作（目標(biāo)）：
（1）
（2）
（3）
這一年你在培訓(xùn)方面收獲如下：
這一年你共參加了*次培訓(xùn)，培訓(xùn)主要涉及****等方面的內(nèi)容，希望通過(guò)這些培訓(xùn)讓你在****等方面有所收獲。
這一年，你個(gè)人的績(jī)效達(dá)成總體評(píng)價(jià)如下：…..
這一年，你的個(gè)人能力在***方面得到更大的提升，在****方面尚有進(jìn)步或提升空間。
……
Ps：信中的內(nèi)容要來(lái)源于員工的《職業(yè)檔案》。因?yàn)樾偶罡袆?dòng)人、最打動(dòng)人的就是真實(shí)、真誠(chéng)。而這些真實(shí)、真誠(chéng)的內(nèi)容則源于各級(jí)員工檔案記錄的及時(shí)性、真實(shí)性、客觀性。
一份真實(shí)的職業(yè)檔案、一封誠(chéng)摯的信件不正是企業(yè)文化宣貫的落腳點(diǎn)，通過(guò)這種方式讓各級(jí)員工感受到企業(yè)真真正正的關(guān)注，讓原來(lái)固化、套話的表?yè)P(yáng)轉(zhuǎn)化為點(diǎn)點(diǎn)滴滴的關(guān)注，讓原本沉睡著文件柜中的冷冰冰的檔案文件化成一封封真摯的信件去營(yíng)造企業(yè)與員工的命運(yùn)共同體。
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