在2023年影響中國(guó)會(huì)計(jì)行業(yè)的十大信息技術(shù)中，電子會(huì)計(jì)檔案位列第五。綜合近三年的發(fā)布結(jié)果，電子會(huì)計(jì)檔案始終位居前列。

隨著數(shù)字化轉(zhuǎn)型的推進(jìn)，前端的費(fèi)控系統(tǒng)、共享系統(tǒng)因?yàn)榧夹g(shù)的升級(jí)變得越來(lái)越自動(dòng)化、智能化，傳統(tǒng)的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的管理模式已經(jīng)越來(lái)越成為財(cái)務(wù)管理的痛點(diǎn)和難點(diǎn)。

1.實(shí)物會(huì)計(jì)檔案管理的困境

傳統(tǒng)的實(shí)物檔案管理模式下，報(bào)銷人員需要粘貼單據(jù)，行政人員需要收集、協(xié)同郵寄，財(cái)務(wù)人員需要接收、核對(duì)，當(dāng)月結(jié)賬后，下月月初時(shí)會(huì)進(jìn)行憑證的打印并與對(duì)應(yīng)的報(bào)銷單據(jù)、發(fā)票等原始憑證進(jìn)行匹配、整理，按憑證的順序號(hào)排列整齊，后續(xù)進(jìn)行裝訂，填寫卷號(hào)、期間等等內(nèi)容，最后上架到檔案架。

在這個(gè)過(guò)程中，帶來(lái)了比如粘貼、郵寄、打印等成本，也帶來(lái)了庫(kù)房、密集架等保管的成本，因?yàn)檫h(yuǎn)程郵寄、依賴人工核對(duì)的實(shí)物借閱、檔案室實(shí)物管理等可能會(huì)導(dǎo)致檔案丟失、保管損毀等風(fēng)險(xiǎn)，在日常的使用中，頻繁的實(shí)物調(diào)閱也會(huì)導(dǎo)致效率較低。

2.政策法規(guī)變化帶來(lái)新曙光

· 2020年6號(hào)文的發(fā)布、新版的檔案法的發(fā)布確定了電子化存儲(chǔ)會(huì)計(jì)檔案的法律效力。

· 2021年發(fā)布的《電子檔案管理系統(tǒng)通用功能要求》從國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)上確定了電子檔案系統(tǒng)的建設(shè)規(guī)范與要求。

· 2022年發(fā)布的《電子會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)范》明確了會(huì)計(jì)電子會(huì)計(jì)資料形成、收集、整理、歸檔和電子會(huì)計(jì)檔案保管、統(tǒng)計(jì)、利用、鑒定、處置等工作的要求。

· 今年5月17日財(cái)務(wù)部會(huì)計(jì)司發(fā)布了電子憑證會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)試點(diǎn)的通知，涵蓋了增值稅電子發(fā)票、數(shù)電票、財(cái)政電子票據(jù)等9類電子憑證，電子檔案的范圍在持續(xù)擴(kuò)大，進(jìn)一步推動(dòng)檔案的全面電子化建設(shè)。

3.電子會(huì)計(jì)檔案建設(shè)的核心目標(biāo)

圖片無(wú)紙趨勢(shì)：逐步實(shí)現(xiàn)檔案的無(wú)紙化管理

短期實(shí)現(xiàn)電子發(fā)票、數(shù)電票等電子憑證的無(wú)紙化，內(nèi)部生成的比如入庫(kù)單、記賬憑證的無(wú)紙化。長(zhǎng)期看隨著政策的持續(xù)推進(jìn)，數(shù)電票的持續(xù)推廣，電子憑證會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)試點(diǎn)的持續(xù)擴(kuò)大，將會(huì)進(jìn)一步推進(jìn)檔案全面無(wú)紙化，減少檔案管理工作的資源占用，降低管理成本。

圖片符合監(jiān)管：符合國(guó)家政策監(jiān)管要求

確保會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)性、完整性、可用性、安全性，符合檔案管理的“四性”檢測(cè)要求，符合相關(guān)政策法規(guī)的管理要求。

圖片高效利用：高效應(yīng)對(duì)內(nèi)外部的檢查

滿足檔案日常的借閱、查詢，高效地應(yīng)對(duì)內(nèi)外部審計(jì)、稅務(wù)等的檢查事宜。

圖片加強(qiáng)管理：規(guī)范內(nèi)部管理，加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)管控

通過(guò)系統(tǒng)化、集中化、無(wú)紙化的電子檔案管理模式替代傳統(tǒng)手工檔案管理模式，實(shí)現(xiàn)公司內(nèi)部檔案管理規(guī)范統(tǒng)一，避免檔案丟失、保管損毀等風(fēng)險(xiǎn)。

圖片統(tǒng)一平臺(tái)：統(tǒng)一信息平臺(tái)，提高管理效率

搭建統(tǒng)一電子檔案管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)各類檔案采集、存檔、保管、利用全流程自動(dòng)化，建立會(huì)計(jì)憑證、原始附件、影像等資料的高效匹配與聯(lián)結(jié)。

圖片數(shù)據(jù)價(jià)值：助力企業(yè)轉(zhuǎn)型，提升檔案價(jià)值

匯集各業(yè)務(wù)平臺(tái)信息形成結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，支撐多維度的查詢、分析、統(tǒng)計(jì)作業(yè)。拓展檔案智能化運(yùn)用場(chǎng)景，提高檔案利用率，展現(xiàn)信息價(jià)值。

電子會(huì)計(jì)檔案管理不僅僅是以電子化的技術(shù)替換傳統(tǒng)實(shí)物檔案的管理，不僅僅是把線下業(yè)務(wù)搬遷到線上實(shí)現(xiàn)，而是要依據(jù)國(guó)家持續(xù)推進(jìn)的政策法規(guī)、結(jié)合企業(yè)內(nèi)部的實(shí)際管理情況，充分考慮需要?dú)w檔的檔案類型、哪些可以電子化的內(nèi)容、涉及哪些外部的信息系統(tǒng)、相關(guān)檔案管理流程等內(nèi)容，并對(duì)前端流程、業(yè)財(cái)系統(tǒng)提出對(duì)應(yīng)的改造要求。

作為財(cái)務(wù)數(shù)字化最后一公里的電子會(huì)計(jì)檔案，深刻地影響并進(jìn)一步推動(dòng)了企業(yè)內(nèi)部管理制度、組織的職責(zé)分工、業(yè)務(wù)流程和模式、核算標(biāo)準(zhǔn)化的優(yōu)化。

4.開靈科技電子會(huì)計(jì)檔案核心流程與業(yè)務(wù)價(jià)值：

①會(huì)計(jì)資料的采集：支持本地上傳、掃描、接口傳輸?shù)确绞绞占珯n案數(shù)據(jù)（記賬憑證、原始憑證：如報(bào)銷單據(jù)、電子發(fā)票、電子票據(jù)，及影像文件、賬簿資料、報(bào)表資料等），通過(guò)和業(yè)務(wù)系統(tǒng)對(duì)接，實(shí)現(xiàn)檔案相關(guān)數(shù)據(jù)之間的自動(dòng)關(guān)聯(lián)，讓企業(yè)檔案數(shù)據(jù)100%歸檔。

②會(huì)計(jì)檔案整理：對(duì)收集到的會(huì)計(jì)資料進(jìn)行數(shù)據(jù)處理，分類組裝檔案元數(shù)據(jù)及其附件文件，同時(shí)加密數(shù)據(jù)信息，并進(jìn)行板式文件格式轉(zhuǎn)換、完成組卷歸檔，通過(guò)靈活定義檔案門類，可以根據(jù)年份、類型、全宗、項(xiàng)目號(hào)多種維度進(jìn)行自定義設(shè)置，并且能按國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范進(jìn)行建立全宗卷。

③會(huì)計(jì)檔案利用：針對(duì)海量數(shù)據(jù)，檔案管理系統(tǒng)提供了多種檢索方式，包括全文檢索、條件檢索、元數(shù)據(jù)檢索來(lái)定位目標(biāo)文檔。員工可以在借閱列表中檢索，選擇需要借閱的文件加入借閱流程，也支持在借閱期內(nèi)發(fā)起續(xù)借申請(qǐng)，可延長(zhǎng)借閱周期。

④會(huì)計(jì)檔案鑒定：檔案系統(tǒng)中的鑒定類型一般分為四種，開放鑒定、保管期限鑒定、密集鑒定、銷毀鑒定等。系統(tǒng)能夠按照預(yù)先設(shè)置好的處理規(guī)則，自動(dòng)提醒檔案到期，檔案管理員可以選擇一批需要鑒定的檔案，批量進(jìn)行處理。

⑤會(huì)計(jì)檔案銷毀：當(dāng)鑒定流程結(jié)束后，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)將鑒定結(jié)果為無(wú)價(jià)值的檔案歸入待銷毀庫(kù)。檔案管理員定期執(zhí)行銷毀動(dòng)作，銷毀后的檔案可以直接刪除，也可以根據(jù)預(yù)設(shè)的規(guī)則進(jìn)入回收站，這樣的當(dāng)時(shí)避免有些檔案被錯(cuò)誤處理，最大限度的保證用戶檔案信息資源的安全。

5.開靈科技電子會(huì)計(jì)檔案業(yè)務(wù)價(jià)值

開靈科技的電子會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)能夠?yàn)榭蛻籼峁募堎|(zhì)檔案到電子檔案的全生命周期管理，實(shí)現(xiàn)了電子檔案收集、生成、歸檔、借閱、統(tǒng)計(jì)、利用、鑒定、銷毀的全過(guò)程管理，讓企業(yè)告別傳統(tǒng)檔案管理成本高、查閱不便、易丟失等問(wèn)題。將數(shù)據(jù)信息化后，完善檔案數(shù)據(jù)鏈，便于實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)共享，解決財(cái)務(wù)共享中物理票據(jù)、文檔集中共享等問(wèn)題。

· 完全滿足政策管理要求：滿足最新的數(shù)電票、電子憑證的歸檔要求，高效應(yīng)對(duì)內(nèi)外部的檢查。

· 助力檔案管理人員轉(zhuǎn)型：替代財(cái)務(wù)人員、檔案管理人員繁雜的檔案整理、查詢等基礎(chǔ)工作。

· 規(guī)范管理并強(qiáng)化管控：規(guī)范內(nèi)部管理，加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)管控，解決分支機(jī)構(gòu)檔案分散管理帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)。

· 助力企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型：通過(guò)對(duì)檔案管理的數(shù)字化建設(shè)，為全集團(tuán)的數(shù)字化轉(zhuǎn)型建設(shè)添磚加瓦。

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