建設(shè)項目檔案管理規(guī)定

第一章 總 則

第一條 為了做好工程項目檔案資料的管理工作，參照《建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范》（GBT 50328-2014）等文件的有關(guān)要求,結(jié)合公司實際情況制訂本檔案管理辦法。

第二條 工程檔案是指從工程建設(shè)項目的提出、立項、審批、勘察設(shè)計、施工到工程竣工的全過程中形成的應(yīng)歸檔保存的文件、圖紙及聲像等資料。

第三條 歸檔范圍：可行性研究；設(shè)計基礎(chǔ)材料；設(shè)計文件；工程管理文件；施工文件；竣工文件。

第四條 適用范圍：公司投資建設(shè)的工程項目。

第二章 工程檔案資料的收集

第五條 檔案資料的收集必須與工程建設(shè)同步進行；工程部平時要收集整理各種資料，包括來往文件、報告、批復(fù)、合同、協(xié)議、證明等，圖文、影像材料，需納入竣工資料進行整理、成冊的有關(guān)資料應(yīng)提交相關(guān)部門裝訂。不需納入竣工資料的，由工程部單獨裝訂成冊，妥善保管，以備查驗。

第六條 收集歸檔的項目文件材料應(yīng)為原件。其中項目立項審批等文件，如原件保存在項目主管單位，公司應(yīng)收集復(fù)印件歸檔保存；如供貨商提供的原材料及產(chǎn)品質(zhì)量保證文件為復(fù)印件，應(yīng)在復(fù)印件上加蓋銷售單位正式公章并注明原件存放處后歸檔保存。

第七條 收集歸檔的文件材料應(yīng)能夠全面、準(zhǔn)確地反映工程建設(shè)的實際過程。其中勘測資料、施工記錄應(yīng)是現(xiàn)場原始記錄，填寫內(nèi)容規(guī)范，相關(guān)簽署手續(xù)完備。

第八條 項目文件材料應(yīng)書寫工整，字跡、線條清晰，修改規(guī)范；紙張優(yōu)良，格式統(tǒng)一；禁止使用圓珠筆和鉛筆等易褪色筆書寫、簽批；如是熱敏傳真件，需復(fù)印保存，復(fù)印件應(yīng)清晰。

第九條 數(shù)碼照片在刻錄光盤保存的同時，還應(yīng)沖印出紙質(zhì)照片連同說明一并歸檔；長期存儲的電子文件應(yīng)使用不可擦寫光盤保存。

第十條 竣工圖編制要求：

（一）竣工圖由施工單位負(fù)責(zé)編制。編制完成的竣工圖應(yīng)由編制單位逐張加蓋竣工圖章并簽署，經(jīng)監(jiān)理審核簽字認(rèn)可；如項目法人(建設(shè)單位)規(guī)定由設(shè)計單位編制或施工單位委托設(shè)計單位編制的，應(yīng)明確施工單位和監(jiān)理單位的審核和簽字認(rèn)可責(zé)任；工程總平面布置圖及綜合管線竣工圖由項目法人(建設(shè)單位)負(fù)責(zé)或委托有關(guān)單位編制。

（二）竣工圖應(yīng)完整、準(zhǔn)確、清晰地反映項目竣工時的實際情況。

（三）一般性的圖紙變更，且能在原圖上作修改補充的，可在原施工圖上做修改、說明后，作為竣工圖；總平面布置、結(jié)構(gòu)形式、工藝及其他重大變更，不宜在原施工圖上修改、補充的，均需重新繪制竣工圖；重新繪制竣工圖，且圖簽?zāi)苋娣从澈炇鹎闆r的，可不另加蓋竣工圖章。

（四）重繪圖紙在原施工圖號前綴“竣”字。

第三章 工程檔案資料的歸檔

第十一條 工程檔案資料歸檔，應(yīng)遵循水運工程基本建設(shè)程序各階段文件材料的自然形成規(guī)律和成套性原則進行分類整理組卷。

(一)立項審批階段文件材料根據(jù)審批事項的內(nèi)在聯(lián)系分別整理組卷。

(二)勘察設(shè)計階段文件材料按照設(shè)計的不同階段和專業(yè)分別整理組卷。

(三)招投標(biāo)及合同管理文件材料按照招投標(biāo)工作程序及合同內(nèi)容，分別整理組卷。

(四)工程準(zhǔn)備階段文件材料按審批事項及相關(guān)手續(xù)辦理過程分別整理組卷。

(五)工程管理文件材料按問題并結(jié)合時間，分別進行整理組卷。

(六)計量支付報表、計劃進度報表按合同段結(jié)合時間整理組卷。

(七)各合同段施工管理文件材料以合同段為單位，按工作程序并結(jié)合問題，分別集中整理組卷；原材料質(zhì)量保證文件如屬共用的，則按單位工程整理組卷，如屬專用的，則按分部工程分別整理組卷；各項施工原始文件除各單位、分部、分項工程質(zhì)量評定表及匯總文件可按合同段集中整理組卷外，其余文件材料均應(yīng)按照單位、分部、分項工程，結(jié)合施工工序，歸入相應(yīng)部分，分別整理組卷；設(shè)備文件材料按專業(yè)及用途分別整理組卷；竣工圖按照專業(yè)或單位工程結(jié)合圖號分別整理組卷，并編制設(shè)計變更一覽表。

(八)監(jiān)理工作活動中產(chǎn)生的文件材料，根據(jù)其工作內(nèi)容，以合同段為單位，按照監(jiān)理工作依據(jù)性文件、合同管理文件、工程質(zhì)量控制文件、計劃進度控制文件、費用控制文件、安全管理文件、旁站監(jiān)理記錄、監(jiān)理日志等，分別整理組卷；平行檢驗及獨立抽檢的文件材料按單位工程分別進行整理組卷。

(九)工程試運行及竣工驗收文件材料按照觀測檢測記錄及報告、各專項驗收和竣工驗收工作內(nèi)容分別整理組卷。

第十二條 建設(shè)單位與設(shè)計、施工、監(jiān)理、項目科研單位簽訂合同或協(xié)議時，應(yīng)設(shè)立檔案管理專門條款，明確檔案收集整理依據(jù)、質(zhì)量要求、歸檔份數(shù)、載體形式、移交內(nèi)容、移交套數(shù)、完成時間及違約責(zé)任等要求。

第十三條 資料歸檔，原則上要在工程竣工驗收后三個月內(nèi)完成，歸檔驗收后不能及時決算的，應(yīng)先將除決算以外的其它資料整理裝訂完成。

第四章 工程檔案資料的移交

第十四條 建設(shè)單位、監(jiān)理單位在合同段交工驗收時，應(yīng)對施工單位項目檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性情況進行檢查與審核，對不符合要求的，督促整改，符合要求后方可進行合同段交工驗收。

第十五條 建設(shè)單位負(fù)責(zé)對接收的全部項目檔案，連同自身形成的項目檔案，按照項目基本建設(shè)程序，進行系統(tǒng)化整理和排列。其中，招投標(biāo)、合同及計量支付、計劃進度報表類檔案可單獨整理編目。

第十六條 建設(shè)單位應(yīng)根據(jù)《交通建設(shè)項目檔案管理登記辦法》和《福建省重點建設(shè)項目檔案管理登記辦法》的規(guī)定，按照項目檔案登記工作管理權(quán)限，及時填報“交通建設(shè)項目檔案管理登記表”和“福建省重點建設(shè)項目檔案登記辦理表”，并按項目檔案管理程序向相關(guān)單位報送。

第十七條 建設(shè)單位在工程建設(shè)項目通過竣工驗收三個月內(nèi)，按有關(guān)規(guī)定向有關(guān)單位辦理檔案移交手續(xù)。檔案原件保留在建設(shè)單位，其他單位保存復(fù)制件。

第十八條 交通運輸部和省交通運輸廳審批初步設(shè)計的水運建設(shè)項目檔案移交進館工作執(zhí)行《交通檔案進館辦法》，省重點水運建設(shè)項目檔案移交進館工作同時執(zhí)行《福建省重點建設(shè)項目檔案移交辦法》（暫行），其他水運建設(shè)項目檔案移交進館工作參照《交通檔案進館辦法》執(zhí)行。

第五章 工程檔案庫房管理制度

第十九條 嚴(yán)格遵守黨和國家有關(guān)檔案安全保密制度，嚴(yán)防泄密。

第二十條 嚴(yán)格按照檔案分類、編號存放檔案，做到排列有序，便于查找。

第二十一條 對已超過保管期限的檔案，提出銷毀意見，未經(jīng)鑒定和批準(zhǔn)不得進行銷毀。

第二十二條 檔案管理人員對庫房檔案材料要認(rèn)真整理、核對，破損的和字跡退變的檔案材料要及時修復(fù)、復(fù)制。

第二十三條 檔案、文件資料的外借，要嚴(yán)格按照有關(guān)的審批手續(xù)辦理，到期要及時催收歸檔。

第二十四條 管理人員要定期清點館藏檔案，做好檔案統(tǒng)計工作。

第二十五條 做好檔案庫房的“八防”工作，即防盜、防光、防火、防潮、防高溫、防塵、防有害生物、防污染。

第二十六條 檔案庫房內(nèi)嚴(yán)禁煙火，不準(zhǔn)存放其他物品，確保檔案的完整與安全。

第二十七條 檔案庫房鑰匙應(yīng)由專人保管，不得任意轉(zhuǎn)交他人。非工作人員不得進入庫房。

第六章 附 則

第二十八條 本辦法屬暫行條例，可在今后運行過程逐漸調(diào)整和完善。

第二十九條 水運建設(shè)項目文件材料收集歸檔范圍詳見附表。

第三十條 本辦法自印發(fā)之日起施行。