會前會后董事云系統(tǒng)，能滿足會前、會中、會后全流程會議文件電子化需求，真正實現(xiàn)文件數(shù)字化、傳送網(wǎng)絡(luò)化、閱讀電子化和交流即時化的理想。告別以紙張為載體的文件，優(yōu)化會務(wù)工作，提高工作效率。
董事會參會新形勢：線上參會
董事會會議是在公司會議中隸屬于高級別會議，當(dāng)董事會會議的參會方式由單一的到場參會轉(zhuǎn)變至視頻參會、現(xiàn)場參會、“視頻＋現(xiàn)場”參會多種參會方式。
董事會會議走進(jìn)線上的時代，企業(yè)做好準(zhǔn)備了嗎？
將現(xiàn)場的會議室搬進(jìn)線上，即使因其原因不能到場參會，也不會耽誤董事履職，不會耽誤董事會會議的進(jìn)程，不會損害現(xiàn)場參會的儀式感。
線上董事會的會議管理全流程
1、會議通知、發(fā)送議案
會前會后系統(tǒng)上可以發(fā)布議案、會議的通知。會議通知采用結(jié)合郵件的方式，在會議議程創(chuàng)建成功后，第一時間將會議通知發(fā)送給參會者。議案通知則可以通過審閱室進(jìn)行發(fā)布，編入董事的議程中去。在會議開始前的最后一秒，文件皆可更新，隨時上傳更新，實時同步到董事會成員應(yīng)用端，十分方便。
2、參加董事會會議
會前會后董事云可以將董事會會議流程數(shù)字化，文件快速下發(fā)，通過文件水印保障文件安全。會前可上傳電子版會前文件材料，參會人員可直接瀏覽文件材料并下載到系統(tǒng)后臺，方便參會人員批注和隨時瀏覽。董事云還具有一鍵發(fā)送會議通知，電子投票，任務(wù)分配等會務(wù)功能，文件同屏、批注同步，避免會議中主講人與參會者不同頻的情況，節(jié)省企業(yè)成本，也更環(huán)保。省時又省力，提升董事工作效率。
3、聽取工作匯報
在董事聽取工作匯報時，會前會后董事云系統(tǒng)的實時同屏、切換主講人、共享批注、投票、項目跟進(jìn)等功能滿足了會議過程中的雙向互動。多種功能讓董事線上參會如到現(xiàn)場，豐富的會議互動手段極大的提高了參會積極性和互動性。
4、審議與投票、簽字
會中使用董事云投票時，董事們可以通過平臺審閱和投票。
在會前會后董事云審閱室，能夠發(fā)布待審閱、待審批以及待簽署三種方式，通過選擇不同的審閱方式，收到審閱人、審批人或是簽署人不同的回執(zhí)方式，完成審閱流程。
董事云系統(tǒng)提供董事會文件審批、審閱及文件簽署服務(wù)——全流程覆蓋，文件層級傳輸，意見及時反饋，進(jìn)度實時跟蹤，確保董事會文件的審閱、簽署與安全歸檔。
此外，在會議議程設(shè)置中，針對個別董事需要“回避表決”的投票，可以針對投票選項進(jìn)行設(shè)置。
5、會議紀(jì)要導(dǎo)出
在會議結(jié)束后，后臺可一鍵生成會議紀(jì)要，選擇需要在紀(jì)要中顯示的投票、表決、筆記等信息，一鍵導(dǎo)出即可。會議紀(jì)要模板可自主設(shè)置。包含會上對文件的批注、審閱決議投票的參會人員、投票結(jié)果、投票原因等信息，可以體現(xiàn)出對所決議的事項進(jìn)行是否批準(zhǔn)的決定，結(jié)果將自動生成在會后導(dǎo)出的會議記錄中。會后，參會人員針對本次會議所有投票結(jié)果簽字確認(rèn)，確保結(jié)果真實有效。
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