召開會議的注意事項
以及準備流程
一、時間：會議時間安排上要注意不要與領導及絕大部分參會人員的時間沖突，并提前告知參會人員，會議報到時間、開始時間和預計結束時間。
二、地點：會議地點選擇要根據(jù)參會人員多少，參會人員到會便捷程度，消防安全，是否便于疏散，會議設施的齊備等情況綜合考慮。
三、會議內容：根據(jù)會議發(fā)起人的要求，把會議內容提前告知參會人員，便于參會人員提前準備材料，使會議效果能更好地達到目的。
四、背景板、條幅：根據(jù)會議內容，為烘托氣氛，增強會議效果，可委托公關宣傳部門制作相應內容的背景和條幅、貼畫等，提前布置會場。
五、參會人員：根據(jù)會議發(fā)起人的要求，提前通知到每個參會人員，使他們提前安排好自己的工作，避免與會議時間沖突，如果不能參加，須提早請假。
六、食宿安排：對于外地參會人員，要考慮到會議期間的餐飲和住宿問題?？稍跁龈浇?，選幾處經濟、實惠的餐飲、住宿地點，落實好價格、地址、電話，提前推薦給各位參會人員。
七、會議設施：開會前要把會場預先布置。
1、衛(wèi)生：會場的衛(wèi)生要先打掃，地面撒上水，桌面擦干凈。
2、桌椅：根據(jù)參會人數(shù)，配備合適數(shù)量的桌椅，擺放整齊，中間留有過道，不能擁擠。
3、白板：要準備白板，白板筆數(shù)只，板擦。
4、投影儀：投影儀在會前要提前連接調試好，連上筆記本電腦，調試到合適位置。準備激光筆。
5、燈光照明：查看燈光照明是否充足，如不合要求，提早聯(lián)系相關部門準備。
6、飲用水：根據(jù)參會人員多寡，會議時間長短，準備好飲水機，水杯，垃圾箱，茶葉。
7、攝影攝像：根據(jù)會議發(fā)起人要求，如果是重要會議，則需要準備攝像機、照相機、錄音筆等物品。充好電，備足夠的存儲卡，調試好。安排現(xiàn)場專人負責。
8、簽到表：將參會人員名單打印好，簽名時簽在打印的名字后面，并向會議主持人報告簽到情況
八、費用：根據(jù)會議準備情況，預算飲食、飲用水、住宿、租金、會議用品等會議相關的費用金額，提前申請費用。
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