2020年，浙江省財政廳啟動浙江省省級行政事業(yè)單位內部控制指引建設，浙江省測繪科學技術研究院（以下簡稱“測科院”）成為了全省5個試點單位之一；
2021年12月15日，測科院內部控制管理信息系統(tǒng)與差旅報銷系統(tǒng)項目通過專家驗收，探索開展內部控制建設初見成效。每刻科技作為測科院差旅報銷系統(tǒng)項目服務商，非常榮幸能夠在此次信息化改革建設中貢獻出了一份力量。
試點項目驗收現(xiàn)場
測科院如何通過費用管控重構內控體系？為何能將職工差旅報銷填報效率提升60%？財務部門的審核效率又是如何提升50%的？讓我們一起一探究竟吧。
重構內控體系 差旅報銷管理痛點突出
測科院是浙江省自然資源廳直屬公益二類事業(yè)單位，2019年12月31日，測科院由原浙江省第一測繪院、第二測繪院、自然資源監(jiān)測中心、測繪資料檔案館、測繪質量監(jiān)督檢驗站、測繪科學技術研究院和測繪大隊7家單位合組建而成。目前，全院實有職工1500余人，內設8個部門57個科所，下屬4家公司。
浙江省測繪科學技術研究院
在《中國自然資源報》采訪中，測科院黨委書記、院長金利強談道：“原來7家單位不同的管理方式給管理工作帶來了困難?！币虼?，測科院要在變局中開新局，其任務之一是要重新構建較為完善的現(xiàn)代化內部治理體系，進一步轉變管理方式，提升治理能力。
《中國自然資源報》對測科院試點成果的報道
為了實現(xiàn)這一目標，從建立規(guī)章制度開始，測繪院相繼出臺了30多個管理制度，為內控建設奠定了堅實的基礎。同時，在推進建設工作的過程中，測科院以數(shù)字化改革為契機，建成了內部控制管理信息系統(tǒng)，涵蓋預算、收支、合同、采購、資產、項目管理、綜合查詢、預算動態(tài)執(zhí)行管理等經(jīng)濟活動，通過數(shù)字化手段，更高效、便捷地落實內控建設工作，解決管理中的實際問題與潛在風險點。其中，職工差旅報銷管理問題就是測科院的重要痛點之一。
測科院全院1500余人，其中需要出差的人員占八成以上，每年的差旅報銷費用在1000萬元以上?！坝捎趩挝蝗藛T多、層級多、標準不一、流程復雜、簽字手續(xù)煩瑣，嚴重影響報銷效率，差旅費用報銷速度平均在一個半月左右，職工對此意見較大?！?/span>測科院計劃財務部財務管理科副科長陸磊說道。
在財務部門審核方面，差旅報銷業(yè)務還是依賴線下手工操作，流程效率低，管理成本高，對費用過程無法進行事中控制，只能人為手工判定，十分依賴財務人員的專業(yè)度。也使得財務人員會把大量的精力耗費在查驗、核對等這類基礎工作中，很難有更多的精力去做財務分析方面的工作，也無法進一步去提升部門財務管理能力。
為了解決這一“老大難”問題，2021年3月，測科院啟動差旅費用報銷系統(tǒng)建設項目；2021年7月1日，每刻報銷系統(tǒng)上線試運行。
每刻報銷：打破信息“孤島”，加強財務風險管控，提升報銷體驗
#方案亮點#
■ 打通 “浙政釘”“內部控制系統(tǒng)”等多個系統(tǒng)，實現(xiàn)數(shù)據(jù)互聯(lián)互通；
■ 發(fā)票智能識別，滿足多場景差旅報銷；
■ 實現(xiàn)報銷流程的規(guī)范化管理
打通 “浙政釘”“內部控制系統(tǒng)”等多個系統(tǒng)，實現(xiàn)數(shù)據(jù)互聯(lián)互通
為了解決測科院多系統(tǒng)、多入口，導致財務重復工作的問題，每刻報銷與多個系統(tǒng)進行了打通。
打通了“浙政釘”、OA系統(tǒng)，可以自動實時同步組織架構，職工便捷體驗無感登錄，通過“浙政釘”實現(xiàn)掌上辦理，打破空間、時間限制，大大縮短審批時間，實現(xiàn)審批報銷“最多跑一次”，即最終遞交全部報銷憑據(jù)；
打通了“內部控制系統(tǒng)”，每刻報銷可以直接推送單據(jù)進行支付對接，減少了財務的手工操作流程。
發(fā)票智能識別，滿足多場景差旅報銷
為了讓測科院財務部人員從過去靠手工登記、查驗的大量煩瑣、重復的基礎工作中脫離出來，每刻報銷提供了智能識票和電子發(fā)票導入功能，自動識別、驗真、驗重，支持快速自動生成費用。
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與稅局系統(tǒng)銜接驗證發(fā)票，未驗真的發(fā)票給予預警并無法使用。報銷時勾選發(fā)票，已報發(fā)票無法上傳，避免重復報銷，讓每一張票據(jù)跟隨業(yè)務完成使命。此外，每個單據(jù)都會生成一個唯一的二維碼，出納可以使用掃碼槍，1秒鐘找到紙質票據(jù)對應的單據(jù)。
同時，每刻報銷支持多人出差一人報銷、代報銷、跨部門報銷等多種場景，多維度控制補貼不重復計算，能夠自動基于費用標準對報銷行為進行控制。
而每刻報銷移動化、便捷的報銷體驗，也能讓職工和領導層可以利用碎片化時間進行報銷和審批。
對于職工來說，省去了專程趕回辦公室登錄電腦進行報銷的困擾，并且把原先需要一天時間才能完成的報銷工作，分攤到了平時的零碎時間。在每筆費用發(fā)生之后，職工就可以通過手機將這筆費用記錄下來并上傳。而到月底，只需檢查費用是否正確，如果沒有遺漏就可以直接提交報銷。對于領導而言，可以在手機上實現(xiàn)遠程審批，職工也可以實時看到報銷進度。
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實現(xiàn)報銷流程的規(guī)范化管理
每刻報銷系統(tǒng)實現(xiàn)了差旅報銷流程的規(guī)范化管理，財務報銷效率得到大幅提高，工作處理周期大大縮短。同時，每刻報銷建立了電子化憑據(jù)、在線審批、過程可追溯的報銷管理機制，提供了可視化的財務報銷數(shù)據(jù)統(tǒng)計與分析，為領導決策提供了支持。
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自系統(tǒng)上線試運行以來，不斷優(yōu)化完善，運行穩(wěn)定可靠，在滿足工作需求的基礎上，進一步地降低了工作成本，為全院規(guī)范化管理效率和信息化水平提升奠定了堅實基礎。
那么這次系統(tǒng)上線之后，給測科院帶來了怎樣的成效呢？自系統(tǒng)運行以來的監(jiān)測結果顯示，對于職工來說，差旅費用報銷填報效率提升了60％，報銷時間減少了70%，對于財務部門來說，發(fā)票查驗減少了90％的時間，報銷審核效率提升50%；對于審批領導來說，移動辦理減少了80％的時間。
“所里過去手工差旅費用報銷至少找3人簽字，現(xiàn)在手機上就能簽字，效率提高50％以上，有時兩三天就搞定了。”基礎測繪中心應急測繪所管理員梅學軍在《中國自然資源報》的記者采訪中說道。
2021年12月15日，測科院內部控制管理信息系統(tǒng)與差旅報銷系統(tǒng)項目通過專家驗收。這也意味著測科院按照內部控制建設規(guī)范要求，借助制度體系建設和信息化手段逐步向前邁進，取得了初步成效。下一步測科院將優(yōu)化項目成果、強化推廣應用，使之成為全省行政事業(yè)單位內部控制建設試點工作可復制、可推廣的樣本。
未來，“業(yè)財融合”是財務管理的轉型方向，而信息化建設則是實現(xiàn)政府會計改革的基石。2018年下發(fā)的《財政部關于貫徹實施政府會計準則制度的通知》中就提到了“加強政府會計信息化建設”的要求：“各級財政部門和有關行業(yè)主管部門應當加強對單位會計信息化工作的指導，積極引導軟件廠商為單位會計信息化工作提供高質量的技術服務?！?/span>
而每刻也希望未來能夠通過自身的產品能力，為更多的事業(yè)單位的財務管理信息化建設添磚加瓦！
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