銷售團(tuán)隊(duì)在深入挖掘商機(jī)并為客戶提供具體的報(bào)價(jià)后，一旦與客戶達(dá)成共識(shí)，雙方即可簽署銷售合同。成功簽署銷售合同不僅意味著交易的正式確立，更代表著雙方將開始履行合同所規(guī)定的各項(xiàng)義務(wù)。一般來說，銷售合同不僅涉及產(chǎn)品或服務(wù)的供應(yīng)，還涵蓋了支付條款、交貨期限、質(zhì)量保證以及售后服務(wù)要求等多個(gè)方面。

圖 銷售合同是銷售業(yè)務(wù)流程中的關(guān)鍵一環(huán)

銷售合同的重要性不言而喻，而合同管理則是一項(xiàng)相當(dāng)復(fù)雜的任務(wù)。目前，許多企業(yè)可能會(huì)使用Excel等辦公軟件、OA/ERP等信息系統(tǒng)來處理合同事宜，但這些系統(tǒng)通常只是將合同管理作為一個(gè)小模塊，其功能相對(duì)單一。從合同的起草、審批、簽訂，到履約、歸檔和統(tǒng)計(jì)，合同管理涉及眾多業(yè)務(wù)節(jié)點(diǎn)和角色，如果沒有一套完善的合同管理系統(tǒng)，企業(yè)管理人員將會(huì)面臨諸多困擾和風(fēng)險(xiǎn)。

銷售合同管理存在的困難：

1、合同數(shù)量龐大且類型多樣，難以統(tǒng)一管理

企業(yè)內(nèi)部往往會(huì)有大量銷售合同，不同類型的合同還規(guī)定了不同的執(zhí)行要求，單純依靠Excel或簡(jiǎn)單的合同管理模塊難以兼顧各項(xiàng)需求。特別是大型企業(yè)，銷售人員眾多，各自負(fù)責(zé)的客戶信息和合同記錄難以統(tǒng)一整理并及時(shí)更新，導(dǎo)致合同結(jié)算和回款情況混亂，領(lǐng)導(dǎo)層無法全面了解合同進(jìn)展，管理難度極大。

2、合同變更難控制，內(nèi)容比對(duì)困難

在傳統(tǒng)的合同起草過程中，銷售人員通常需要手動(dòng)填入合同信息，文件審核也完全依賴人工，當(dāng)合同存在多個(gè)版本時(shí)，內(nèi)容比對(duì)非常困難，修改記錄難以追溯，無法進(jìn)行有效審查和監(jiān)督。

3、訂單執(zhí)行/交付項(xiàng)目與合同脫節(jié)

傳統(tǒng)的合同管理與訂單管理、項(xiàng)目管理通常是相互分離的，當(dāng)銷售人員創(chuàng)建訂單時(shí)，無法充分獲取和應(yīng)用銷售合同中的關(guān)鍵信息，如價(jià)格、折扣、支付方式、履約期限等，需要人工查閱和計(jì)算，大大降低了工作效率。還可能會(huì)導(dǎo)致訂單與合同之間存在不一致，影響交易的順利進(jìn)行。如果合同還涉及交付項(xiàng)目的立項(xiàng)和驗(yàn)收，整個(gè)管理和協(xié)同過程將變得更加繁瑣和復(fù)雜。

4、合同履約狀態(tài)難以跟蹤

在傳統(tǒng)模式下，合同管理和履約管理有可能是相互獨(dú)立的，合同執(zhí)行相關(guān)數(shù)據(jù)分散在銷售、倉庫、采購、財(cái)務(wù)等多個(gè)系統(tǒng)中，需要各個(gè)部門的相關(guān)人員同步匯報(bào)數(shù)據(jù)，耗費(fèi)大量時(shí)間和資源，還無法保證數(shù)據(jù)是否真實(shí)有效，也增加了后續(xù)對(duì)賬和開票的工作量。

此外，在涉及階段性付款或回款的合同中，若繼續(xù)采用傳統(tǒng)的Excel來記錄合同信息，可能導(dǎo)致數(shù)據(jù)更新滯后、付款期限不明確，以及缺乏關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)的預(yù)警機(jī)制，對(duì)企業(yè)催款回款和資金管理產(chǎn)生不利影響。

愛敏捷CRM：銷售合同全生命周期管理

愛敏捷CRM系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了銷售合同的全生命周期的管理，包括合同簽訂前的創(chuàng)建、審批，合同簽訂中期的執(zhí)行、進(jìn)度跟蹤，以及后期的結(jié)算收款、歸檔、查詢、統(tǒng)計(jì)分析等，最大程度確保合同管理的透明性、合規(guī)性、安全性。

圖 愛敏捷CRM—銷售合同管理主流程

1、統(tǒng)一管理多種類型的合同

在愛敏捷CRM系統(tǒng)中，銷售合同可以來自商機(jī)轉(zhuǎn)化、報(bào)價(jià)單、投標(biāo)結(jié)果或手動(dòng)創(chuàng)建，例如，當(dāng)商機(jī)成功轉(zhuǎn)化為實(shí)際的銷售機(jī)會(huì)時(shí)，可以直接創(chuàng)建銷售合同，自動(dòng)填充客戶資料、合同金額、合同日期、合同行等必要信息，加速合同的推進(jìn)和處理速度。

圖 愛敏捷CRM—基于商機(jī)創(chuàng)建合同

CRM系統(tǒng)支持創(chuàng)建多種類型的合同，包括單次合同/框架合同、在線合同/離線合同等，支持創(chuàng)建按標(biāo)的驗(yàn)收和按階段驗(yàn)收的合同，滿足不同交易需求。

例如，對(duì)于一次性或小規(guī)模交易，可以創(chuàng)建單次合同，當(dāng)需要長(zhǎng)期、頻繁交易時(shí)，可以采用框架合同；對(duì)于工程建設(shè)、軟件產(chǎn)品開發(fā)等需要逐步完成和驗(yàn)證的項(xiàng)目時(shí)，還可以采用按階段驗(yàn)收的合同。

圖 愛敏捷CRM—支持多種合同類型

2、多版本管理，合同合規(guī)性更有保障

銷售人員在CRM系統(tǒng)中通過商機(jī)轉(zhuǎn)為銷售合同，或者在線創(chuàng)建電子合同，自動(dòng)流轉(zhuǎn)給相關(guān)負(fù)責(zé)人進(jìn)行審批，審批狀態(tài)隨時(shí)可查，確保工作流程的暢通。當(dāng)一份合同有多個(gè)版本時(shí)，支持版本比對(duì)，快速識(shí)別內(nèi)容差異。

圖 愛敏捷CRM—合同版本差異顯示

系統(tǒng)還會(huì)自動(dòng)提醒合同的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，如合同審批、合同超額、合同到期等，全方位保證合同執(zhí)行過程中的合規(guī)性。

圖 愛敏捷CRM—合同到期提醒

3、自動(dòng)關(guān)聯(lián)銷售訂單、交付項(xiàng)目

CRM系統(tǒng)中，對(duì)于單次合同，可以直接基于合同發(fā)貨和開票；對(duì)于框架合同，可以基于合同創(chuàng)建銷售訂單，自動(dòng)適配合同條款約定，數(shù)據(jù)自動(dòng)關(guān)聯(lián)。例如，系統(tǒng)可以根據(jù)合同中的階梯價(jià)格約定，自動(dòng)計(jì)算出當(dāng)前訂單的價(jià)格，減少人工計(jì)算和確認(rèn)價(jià)格的工作量。

圖 愛敏捷CRM—基于框架合同創(chuàng)建銷售訂單

此外，對(duì)于解決方案提供商，如果有交付項(xiàng)目管理需求，可以基于銷售合同直接創(chuàng)建立項(xiàng)申請(qǐng)單，立項(xiàng)申請(qǐng)單審批通過后，系統(tǒng)自動(dòng)創(chuàng)建交付項(xiàng)目，簡(jiǎn)化項(xiàng)目啟動(dòng)過程。

圖 愛敏捷CRM—從銷售合同創(chuàng)建交付項(xiàng)目

4、合同執(zhí)行進(jìn)度一目了然

通過CRM系統(tǒng)，管理人員可以隨時(shí)監(jiān)控與合同關(guān)聯(lián)的銷售訂單、交付項(xiàng)目、收款單等，也可以對(duì)合同進(jìn)行變更、關(guān)閉、凍結(jié)、更改負(fù)責(zé)人等操作，便于跟蹤合同的執(zhí)行進(jìn)度，及時(shí)調(diào)整合同狀態(tài)以滿足客戶要求。

圖 愛敏捷CRM—合同執(zhí)行過程管理

圖 愛敏捷CRM—按階段驗(yàn)收的合同管理

對(duì)于已經(jīng)在執(zhí)行中的合同，有約定之外的扣款或額外費(fèi)用產(chǎn)生時(shí)，無需對(duì)合同進(jìn)行變更，可根據(jù)需要直接創(chuàng)建索賠單或補(bǔ)款單。對(duì)賬和付款時(shí)，與合同相關(guān)的訂單、收發(fā)貨、費(fèi)用等信息會(huì)自動(dòng)匯總，免除手工統(tǒng)計(jì)。

圖 愛敏捷CRM—合同結(jié)算明細(xì)自動(dòng)匯聚

系統(tǒng)自動(dòng)統(tǒng)計(jì)和更新合同的已付總金額、未付總金額、開票金額、預(yù)付款金額等，管理人員可以隨時(shí)查看，省時(shí)省力，準(zhǔn)確無誤。

圖 愛敏捷CRM—合同金額自動(dòng)統(tǒng)計(jì)

5、合同安全性高效維護(hù)

CRM系統(tǒng)具備強(qiáng)大的權(quán)限管理功能，可以根據(jù)不同的部門和角色設(shè)置訪問、修改和分享銷售合同的權(quán)限。確保只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能對(duì)合同數(shù)據(jù)進(jìn)行相應(yīng)的操作，有效降低數(shù)據(jù)泄露和篡改風(fēng)險(xiǎn)。

圖 愛敏捷CRM—無權(quán)限訪問合同提醒

同時(shí)，所有合同及附件都會(huì)以電子形式存儲(chǔ)在系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)合同管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。系統(tǒng)還具備詳盡的日志功能，能夠清晰地記錄下誰在何時(shí)創(chuàng)建、修改或關(guān)閉了合同，最大程度保障合同信息的安全性。

圖 愛敏捷CRM—合同操作日志記錄

6、支持與客戶在線協(xié)同

在離線模式下，銷售員需要將合同打印出來，經(jīng)過逐級(jí)簽字、蓋章等流程，再通過郵寄或傳真方式發(fā)送給客戶確認(rèn)，這一過程耗時(shí)較長(zhǎng)，影響交易效率。如果采購方也是愛敏捷平臺(tái)的注冊(cè)用戶，就可以在其SRM系統(tǒng)中創(chuàng)建在線采購合同并通過平臺(tái)發(fā)送，企業(yè)在CRM系統(tǒng)中對(duì)合同進(jìn)行確認(rèn)，實(shí)現(xiàn)線上的合同傳遞與后續(xù)的協(xié)作，提高整體效率。

圖 愛敏捷平臺(tái)—采供雙方進(jìn)行在線合同協(xié)作

CRM系統(tǒng)作為銷售合同管理的得力助手，能夠提供從合同創(chuàng)建、審批、簽署到執(zhí)行、結(jié)算收款的全方位服務(wù)。選擇愛敏捷CRM系統(tǒng)，您將能夠?qū)崿F(xiàn)更高效、安全、可靠的銷售合同全生命周期管理，提升企業(yè)的運(yùn)營(yíng)效率和客戶滿意度。

注：本文為愛敏捷原創(chuàng)文章，未經(jīng)愛敏捷書面許可，任何人不得復(fù)制、轉(zhuǎn)載、摘編等任何方式使用。