當面對多個設(shè)計需求以及其他工作任務(wù)并行的時候，你是否總是會手忙腳亂？如何合理安排自己手上各種事情的優(yōu)先級，保證按時產(chǎn)出和質(zhì)量呢？一起來看一下吧。
大概是臨近年末都會比較忙的緣故，總有同學來問我有關(guān)工作項目管理、優(yōu)先級排期的問題，比如：
“當面對多個設(shè)計需求以及其他工作任務(wù)并行的時候，我總是會手忙腳亂。怎么去合理安排自己手上各種事情的優(yōu)先級，保證按時產(chǎn)出和質(zhì)量呢？”
在實際工作中，設(shè)計師承接的需求和工作內(nèi)容大多是五花八門、繁簡不一。本文會從兩個方面來做經(jīng)驗分享：
一、工作事件的優(yōu)先級
關(guān)于工作排序，我最常用方法的是「四象限法」。即把工作按照“緊急、不緊急、重要、不重要” 的組合分類分成四個象限，分別采取不同對策：
1.緊急且重要
這類工作優(yōu)先做，也值得你花時間做。那什么樣的工作是緊急且重要的呢？你的判斷依據(jù)可以來源于「工作性質(zhì)」和「合作關(guān)系」兩個方面，比如這項工作：
- 是否是你 KPI 中要完成的重點內(nèi)容
- 是否是重點項目的重點環(huán)節(jié)和主要問題
- 是否是老板布置給你且對你有高期待
- 是否是重點項目且需要他人配合
- 是否不完成就會阻礙他人工作的正常進行
以上工作都需要你重點且認真地對待。這類工作同樣也可以按照「四象限法」來做劃分，橫軸是工作與 KPI 的相關(guān)性，縱軸是協(xié)作人角色的重要性，按照一定順序來完成工作：
2.緊急不重要
這一象限的工作通常具有欺騙性，即往往因為緊急而讓你感覺很重要，但實際上不應(yīng)在此花費太多精力。
在時間上，你也可以按照半小時為限：
- 如果工作時間為半小時以內(nèi)，就立即完成
- 如果工作時間為半小時以上，跟相關(guān)方做溝通，確定一個雙方都認為可行的截止時間，按計劃完成
你也同樣可以將這類工作按照「四象限法」來做劃分，橫軸是工作耗時長短，縱軸是協(xié)作人角色的重要性，按照一定順序來完成工作：
3.重要不緊急
對于這類工作你需要做的是制定好工作計劃，比如你可以將工作拆分成以天、周、月為單位的幾個階段，規(guī)定自己每天、每周、每月要有哪些產(chǎn)出，按照計劃去做即可。
4.不重要不緊急
一些瑣碎的工作雜事，對于這些事情要學會拒絕。比如一些不重要的會議，沒必要參加時，可以讓參會人同步關(guān)鍵信息即可。
你可以在白板上、本子上、數(shù)據(jù)表格或看板上畫出這四個象限，接到一個工作就將它放到某個象限中，做完了就劃掉（會很有成就感），以此來管理工作排期：
另有一個建議，如果自己判斷不出來某一項工作是否緊急和重要，可以詢問你的上級，他會比你有更清楚的認知，給你更多輸入。
二、執(zhí)行方式的優(yōu)先級
所有工作在執(zhí)行的過程中，都可以遵循以下三個原則：
1. 先溝通，后執(zhí)行
溝通永遠是第一優(yōu)先級。先了解工作目標、規(guī)劃和預(yù)期再做執(zhí)行可以少走很多彎路。
2. 先他人，后自己
如果有跟他人協(xié)調(diào)的工作，先解決他人的問題或給他人安排工作，再做自己應(yīng)該做的工作，這樣可以保證盡早交換信息，也可以讓雙方同時進行工作。
3. 先匯報，后推進
完成一個階段或者取得了關(guān)鍵進展，先跟上級匯報后，再做下一步動作，小步迭代，不憋大招。
以上，希望對你有幫助。
專欄作家
元堯，微信公眾號：長弓小子，人人都是產(chǎn)品經(jīng)理專欄作家。一線互聯(lián)網(wǎng)大廠B端體驗設(shè)計師，清華大學美術(shù)學院本碩連讀。曾負責國內(nèi)最大開源組件庫Ant Design組件的設(shè)計和運營工作，目前負責國際業(yè)務(wù)線B端產(chǎn)品體驗設(shè)計和組件庫的搭建工作。
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