如何進(jìn)行多項(xiàng)目管理？

很多項(xiàng)目經(jīng)理只負(fù)責(zé)一個(gè)項(xiàng)目往往是一種奢侈，經(jīng)常是管理多個(gè)項(xiàng)目，甚至是毫不相干的項(xiàng)目，多項(xiàng)目管理并不是增加了一個(gè)項(xiàng)目那種工作量的增加，更多的事是1 1>2的成倍的工作量和需要操心的事情增加。

如何做好多項(xiàng)目管理，不是一件簡單的事情，需要考慮的維度很多，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)各種問題：

1. 資源競爭問題：資源的短缺或沖突可能會(huì)導(dǎo)致項(xiàng)目延期；

2. 綜合規(guī)劃難度大：項(xiàng)目之間的復(fù)雜度和聯(lián)系可能會(huì)使規(guī)劃更加困難；

3. 風(fēng)險(xiǎn)管理問題：一個(gè)項(xiàng)目發(fā)生問題可能會(huì)對其他相關(guān)項(xiàng)目帶來影響；

4. 組織結(jié)構(gòu)不協(xié)調(diào)：團(tuán)隊(duì)可能會(huì)錯(cuò)失合作機(jī)會(huì)，降低整體效率，造成合作難度；

5. 管理團(tuán)隊(duì)分散：團(tuán)隊(duì)可能會(huì)無法相互支持和協(xié)作，影響多項(xiàng)目整體進(jìn)程；

6. 輸出成果復(fù)雜：由于多個(gè)項(xiàng)目的相關(guān)性，項(xiàng)目成果的交付更加復(fù)雜；

7. 進(jìn)度控制困難：工期控制可能會(huì)被多個(gè)項(xiàng)目的相互關(guān)系所復(fù)雜化，導(dǎo)致難度大；

8. 知識管理難度高：在多項(xiàng)目管理中，各個(gè)項(xiàng)目之間的知識無法共享或流通，可能會(huì)增加難度；

9. 計(jì)劃沖突問題：不同項(xiàng)目的計(jì)劃可能會(huì)相互沖突，導(dǎo)致工期無法統(tǒng)一安排，違背整個(gè)多項(xiàng)目的計(jì)劃；

10. 質(zhì)量管理多元化難度大：不同項(xiàng)目可能會(huì)有很大的差異，使得團(tuán)隊(duì)需要管理唯一的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)更加困難。

今天分享給大家多項(xiàng)目管理的一些思路。供大家參考

1. 明確項(xiàng)目優(yōu)先級：

首先需要對所有的項(xiàng)目進(jìn)行評估，確定它們的重要性和緊迫程度，并確定項(xiàng)目之間的相對優(yōu)先級。高優(yōu)先級項(xiàng)目獲得更多的關(guān)注和資源，這將有助于避免將時(shí)間和精力浪費(fèi)在不太重要的項(xiàng)目上，從而使時(shí)間分配更有效，避免項(xiàng)目間資源沖突。

一個(gè)公司可能有多個(gè)項(xiàng)目需要同時(shí)處理，比如新產(chǎn)品開發(fā)、市場推廣、客戶服務(wù)、內(nèi)部系統(tǒng)升級等。首先需要對每個(gè)項(xiàng)目進(jìn)行評估，確定它們的重要性和緊迫程度。

例如，新產(chǎn)品開發(fā)可能是公司未來的核心業(yè)務(wù)，因此是高重要性和緊迫性的項(xiàng)目，需要獲得最高的優(yōu)先級；市場推廣可能是增加收入和品牌知名度的關(guān)鍵，因此也是高優(yōu)先級項(xiàng)目；而內(nèi)部系統(tǒng)升級可能是為了提高效率和降低成本，對業(yè)務(wù)影響相對較小，因此是較低優(yōu)先級項(xiàng)目。確定了每個(gè)項(xiàng)目的相對優(yōu)先級后，就可以按照優(yōu)先級順序安排工作，避免項(xiàng)目之間資源沖突，提高工作效率和成果。

2. 制定個(gè)人工作計(jì)劃：

根據(jù)項(xiàng)目優(yōu)先級和進(jìn)度安排，制定自己的工作計(jì)劃和時(shí)間表，明確工作重點(diǎn)和要完成的里程碑，合理安排工作時(shí)間，避免時(shí)間上的沖突和錯(cuò)位。制定工作計(jì)劃可以幫助你掌握所有項(xiàng)目的整體情況，確定工作重點(diǎn)和進(jìn)度，防止進(jìn)度延誤。

假設(shè)你有3個(gè)項(xiàng)目需要負(fù)責(zé):

項(xiàng)目A:CODING階段,需在本月底完成,里程碑是15日完成MODULE 1,25日完成MODULE 2。
項(xiàng)目B:測試階段,需在下月初完成,你需要在本月參與用例設(shè)計(jì)與評審,預(yù)計(jì)需5天。
項(xiàng)目C:需求評審階段,需在本月中旬進(jìn)行評審會(huì)議,你需要提前3天準(zhǔn)備相關(guān)資料。

根據(jù)以上項(xiàng)目進(jìn)度,你的個(gè)人工作計(jì)劃可以制定如下:

本月工作重點(diǎn):項(xiàng)目A的MODULE 1與2開發(fā)
第一周:

1-5日: 項(xiàng)目A開發(fā)MODULE 1,項(xiàng)目C需求評審資料準(zhǔn)備
6-7日:項(xiàng)目A開發(fā)MODULE 1
8日:項(xiàng)目C需求評審會(huì)議

第二周:
9-12日:項(xiàng)目A開發(fā)MODULE 2
13-15日:項(xiàng)目B用例設(shè)計(jì)評審
16-20日:項(xiàng)目A開發(fā)MODULE 2

第三周:
21-25日:項(xiàng)目A開發(fā)MODULE 2
26-31日:項(xiàng)目B用例修訂

可以看到,根據(jù)項(xiàng)目進(jìn)程與優(yōu)先級,你制定了三周的詳細(xì)工作計(jì)劃,明確了工作重點(diǎn)與各項(xiàng)目的具體工作日,同時(shí)兼顧了所有項(xiàng)目的工作demand與里程碑,合理安排了時(shí)間,避免了工作的沖突與錯(cuò)位。

如果某一天無法完成工作,還可以及時(shí)調(diào)整計(jì)劃,重新平衡工作量。

個(gè)人工作計(jì)劃的制定可以最大限度發(fā)揮工作時(shí)間的效率與效果,特別適用于負(fù)責(zé)多個(gè)項(xiàng)目的工作模式。但是計(jì)劃的實(shí)施還是需要一定靈活性,需要結(jié)合實(shí)際工作進(jìn)展與項(xiàng)目變化進(jìn)行動(dòng)態(tài)調(diào)整與優(yōu)化。

個(gè)人工作計(jì)劃的制定考慮項(xiàng)目特點(diǎn)與需求—>確定工作重點(diǎn)—>進(jìn)行時(shí)間分配與安排—>制定詳細(xì)日程并控制進(jìn)度,這是一個(gè)反復(fù)運(yùn)作的過程,需要不斷改進(jìn)與優(yōu)化。個(gè)人工作計(jì)劃是多項(xiàng)目管理的基礎(chǔ)。

3. 約束任務(wù)數(shù)量：

適當(dāng)約束接手項(xiàng)目的數(shù)量，避免工作負(fù)荷過重而難以高效執(zhí)行，合適地分配工作任務(wù)可以提高工作效率和質(zhì)量。同時(shí)可以考慮協(xié)調(diào)其他人與你共同分擔(dān)部分項(xiàng)目工作，共同完成項(xiàng)目的工作。

假設(shè)你作為項(xiàng)目經(jīng)理,下屬有3個(gè)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì),現(xiàn)有2個(gè)新項(xiàng)目(項(xiàng)目D和項(xiàng)目E)需要啟動(dòng)。

根據(jù)以往項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn),每個(gè)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)可以高效完成的項(xiàng)目上限是:

項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)1:2個(gè)項(xiàng)目
項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)2:3個(gè)項(xiàng)目
項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)3:1個(gè)項(xiàng)目而你作為項(xiàng)目經(jīng)理,要兼顧各項(xiàng)目的溝通、協(xié)調(diào)和管理工作,一次可以有效管理的項(xiàng)目數(shù)量上限是4個(gè)。

那么面對2個(gè)新項(xiàng)目的啟動(dòng),你的處理思路可以是:

1)首先檢查現(xiàn)有項(xiàng)目組合情況:

項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)1負(fù)責(zé)項(xiàng)目A和項(xiàng)目B,處于正常進(jìn)展中;
項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)2負(fù)責(zé)項(xiàng)目C、項(xiàng)目D和項(xiàng)目E,項(xiàng)目C & D正處于測試階段;
項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)3僅負(fù)責(zé)項(xiàng)目F, coding階段;
項(xiàng)目經(jīng)理直接管理項(xiàng)目A、B、C、D共4個(gè)項(xiàng)目。

2)根據(jù)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)和個(gè)人的任務(wù)量上限,你不能再直接管理新的項(xiàng)目,所以需要進(jìn)行重新調(diào)整:
項(xiàng)目D交由項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)3負(fù)責(zé),項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)3的任務(wù)量符合上限;
項(xiàng)目E可以跟項(xiàng)目A進(jìn)行工作或里程碑的一部分整合,項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)1具有余力,項(xiàng)目經(jīng)理的直接管理項(xiàng)目數(shù)維持不變。

3)如果以上安排還是超過限制,可以考慮引入新的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)或人員與你分擔(dān)部分項(xiàng)目管理工作,以確保項(xiàng)目可以高質(zhì)量地執(zhí)行。

總之,在多項(xiàng)目管理中,合理約束與分配任務(wù)數(shù)量是關(guān)鍵。需要根據(jù)項(xiàng)目特點(diǎn)與需要,結(jié)合團(tuán)隊(duì)和個(gè)人的管理能力,使項(xiàng)目與資源達(dá)到最優(yōu)匹配。

如果出現(xiàn)超限的情況,則需要調(diào)整任務(wù)安排或引入新的資源與你共同協(xié)作。適當(dāng)授權(quán)也可以減輕你的工作壓力。

4. 進(jìn)行任務(wù)歸類：

對各項(xiàng)目的任務(wù)進(jìn)行功能歸類，相關(guān)的任務(wù)集中處理，可以減少思維切換的次數(shù)和強(qiáng)度，提高工作效率，流程規(guī)范，有助于讓你快速地適應(yīng)每個(gè)項(xiàng)目。

假設(shè)你負(fù)責(zé)3個(gè)項(xiàng)目:

項(xiàng)目A:CRM系統(tǒng)開發(fā),包含需求分析、程序設(shè)計(jì)、測試用例設(shè)計(jì)等任務(wù)。
項(xiàng)目B:產(chǎn)品研發(fā),包含市場調(diào)研、特征設(shè)計(jì)、結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)、原型設(shè)計(jì)等任務(wù)。
項(xiàng)目C:團(tuán)隊(duì)建設(shè),包含招聘員工、制定規(guī)章制度、組織團(tuán)建活動(dòng)等任務(wù)。

這3個(gè)項(xiàng)目的任務(wù)類型比較混雜,會(huì)導(dǎo)致你反復(fù)切換思維模式,難以投入,效率較低。

那么你可以將這些任務(wù)進(jìn)行如下歸類:

1)需求類:項(xiàng)目A的需求分析,項(xiàng)目B的市場調(diào)研
2)設(shè)計(jì)類:項(xiàng)目A的程序設(shè)計(jì),項(xiàng)目B的特征設(shè)計(jì)、結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)、原型設(shè)計(jì)
3)管理類:項(xiàng)目C的招聘員工、制定規(guī)章制度、組織團(tuán)建活動(dòng)然后你可以按分類 集中地處理這些任務(wù):

第一天:處理需求類任務(wù),完成項(xiàng)目A需求分析和項(xiàng)目B市場調(diào)研。
第二天:處理設(shè)計(jì)類任務(wù),完成項(xiàng)目A程序設(shè)計(jì)和項(xiàng)目B結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)。
第三天:處理管理類任務(wù),完成項(xiàng)目C的員工招聘與規(guī)章制定。

通過這種分類思維與工作模式,可以減少不同任務(wù)之間的切換,提高工作集中度,大幅度提升工作效率與效果。而當(dāng)你再遇到新的項(xiàng)目或任務(wù)時(shí),也可以快速找到對應(yīng)的分類,采取分類駕馭的方法,實(shí)現(xiàn)多項(xiàng)目管理。

任務(wù)歸類有助于發(fā)展專業(yè)能力,培養(yǎng)專注的工作習(xí)慣。通過分類管理不同項(xiàng)目的任務(wù),可以減少邁出思維的調(diào)整成本,提高工作效率。

5. 建立信息中心：

需要?jiǎng)?chuàng)建信息中心，匯總所有項(xiàng)目的進(jìn)度、問題、資源和經(jīng)驗(yàn)信息，建立管理檔案。通過此系統(tǒng)可以掌握每個(gè)項(xiàng)目的整體情況和自己的工作重點(diǎn)，進(jìn)行比較和選擇，提高溝通協(xié)調(diào)效率。

假設(shè)你負(fù)責(zé)3個(gè)項(xiàng)目:項(xiàng)目A,項(xiàng)目B和項(xiàng)目C。

為有效管理多個(gè)項(xiàng)目,你決定建立項(xiàng)目信息中心,其內(nèi)容可以包含:

1)項(xiàng)目進(jìn)度:

項(xiàng)目時(shí)間表、關(guān)鍵里程碑進(jìn)展等,用于掌握每個(gè)項(xiàng)目的整體進(jìn)度。

項(xiàng)目A:需求階段,將在下周完成 ；
項(xiàng)目B:開發(fā)階段,本周完成核心模塊開發(fā) ；
項(xiàng)目C:測試階段,上周完成系統(tǒng)測試,本周進(jìn)行性能測試；

2)項(xiàng)目問題:

項(xiàng)目過程中遇到的各種問題,用于參考和協(xié)調(diào)解決。

項(xiàng)目A:需求不清晰,重新梳理中
項(xiàng)目B:核心算法未達(dá)要求,團(tuán)隊(duì)正在重新設(shè)計(jì)
項(xiàng)目C:測試環(huán)境網(wǎng)絡(luò)不穩(wěn)定,正在排查中

3)項(xiàng)目資源:

每個(gè)項(xiàng)目所需要的資金、人員、設(shè)備等資源狀況。

項(xiàng)目A:還需增加2名開發(fā)人員
項(xiàng)目B:開發(fā)資金使用60%,還有40%未用
項(xiàng)目C:測試環(huán)境服務(wù)器性能不足,已申請更換

4)項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn):

每個(gè)項(xiàng)目執(zhí)行過程中的成功經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn),用于知識分享和管理水平提高。

通過建立此信息中心, 可以清晰全面地掌握每個(gè)項(xiàng)目的進(jìn)展、問題、資源與經(jīng)驗(yàn),有助于項(xiàng)目之間的溝通協(xié)作和決策的制定。同時(shí)也便于發(fā)現(xiàn)多個(gè)項(xiàng)目之間的依存關(guān)系,采取積極主動(dòng)的措施予以協(xié)調(diào)。這個(gè)信息中心也使你能夠快速定位到任何一個(gè)項(xiàng)目的動(dòng)態(tài)或細(xì)節(jié),進(jìn)行比較和分析。

信息匯總與共享是多項(xiàng)目管理的基石。建立信息中心有助于項(xiàng)目協(xié)同和管理決策,是進(jìn)行有效監(jiān)控與協(xié)調(diào)的關(guān)鍵。帶著"掌握全局、關(guān)注細(xì)節(jié)"的思維,不斷完善和利用信息中心,可以大幅度增強(qiáng)多項(xiàng)目管理的效率與效果。

6. 跨項(xiàng)目管理經(jīng)驗(yàn)總結(jié)：

不斷總結(jié)自己在跨項(xiàng)目管理過程中的成功與失敗經(jīng)驗(yàn)，精進(jìn)多項(xiàng)目管理的技能，特別是時(shí)間管理、溝通管理和風(fēng)險(xiǎn)管理的能力，并將其用于后期的項(xiàng)目管理工作，從而不斷提高自己的跨項(xiàng)目管理能力。

1）. 時(shí)間管理

在跨項(xiàng)目管時(shí)，如果沒有優(yōu)秀的時(shí)間管理技能，可能會(huì)導(dǎo)致時(shí)間的嚴(yán)重浪費(fèi)，因此建議在項(xiàng)目中收集數(shù)據(jù)以了解與進(jìn)度相關(guān)的變量。同時(shí)，可以使用Gantt圖或其他項(xiàng)目進(jìn)度表來清晰地規(guī)劃每個(gè)項(xiàng)目的時(shí)間線，為團(tuán)隊(duì)成員制定清晰的時(shí)間表。如果有團(tuán)隊(duì)成員出現(xiàn)時(shí)間管理問題，及時(shí)與其交流并協(xié)助解決，以保證項(xiàng)目的按時(shí)完成。

2）. 溝通管理

在跨項(xiàng)目管理中，好的溝通管理能力是至關(guān)重要的，需要建立一個(gè)透明的溝通渠道，保持不間斷的溝通，了解每個(gè)項(xiàng)目的進(jìn)度和問題。及時(shí)開展小組會(huì)議、展示團(tuán)隊(duì)成績以及進(jìn)行項(xiàng)目評估，以保證在整個(gè)項(xiàng)目期間能夠確保溝通，幫助團(tuán)隊(duì)保持團(tuán)結(jié)。

3）. 風(fēng)險(xiǎn)管理

跨項(xiàng)目管理中存在的風(fēng)險(xiǎn)要比單個(gè)項(xiàng)目管理更多。因此，要評估每個(gè)項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)，制定適當(dāng)?shù)娘L(fēng)險(xiǎn)管理計(jì)劃并實(shí)施。對于跨項(xiàng)目共享的資源，應(yīng)當(dāng)建立相關(guān)文檔以確保他們能在整個(gè)項(xiàng)目中管理。此外，要確保在整個(gè)跨項(xiàng)目管理周期中，采取正確的保險(xiǎn)措施，以最大程度地減少風(fēng)險(xiǎn)。

4）. 經(jīng)驗(yàn)總結(jié)

要不斷總結(jié)自己在跨項(xiàng)目管理過程中的成功和失敗經(jīng)驗(yàn)，形成經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，以便在隨后的項(xiàng)目中應(yīng)用。應(yīng)當(dāng)開展一些項(xiàng)目報(bào)告和相關(guān)文檔，記錄分享實(shí)際經(jīng)驗(yàn)，考慮一些成功的案例，以及了解失敗的原因，并確保將這些經(jīng)驗(yàn)用于下一輪管理工作。

7. 求助與協(xié)作：

在工作量較大或遇到問題難以解決的情況下，應(yīng)及時(shí)求助相關(guān)人員，通過溝通和協(xié)作完成項(xiàng)目工作，并借鑒他人的管理經(jīng)驗(yàn)，通過相互協(xié)作提高工作效率和質(zhì)量。

分享給大家一些常用的求助方法：

1. 尋求超過自己專業(yè)水平的同事或外部專業(yè)服務(wù)的幫助。這有助于提供特殊技能或知識，并縮短完成特定任務(wù)的時(shí)間。

2. 詢問前任或已具備相關(guān)經(jīng)驗(yàn)的同事。這可以獲得過去類似問題的獨(dú)立意見和知識，并避免自己犯了同樣的錯(cuò)誤。

3. 向上級領(lǐng)導(dǎo)尋求指導(dǎo)。當(dāng)任務(wù)過于復(fù)雜時(shí)，應(yīng)將任務(wù)重點(diǎn)和工作時(shí)間提供給上級領(lǐng)導(dǎo)，并要求建議，讓上級領(lǐng)導(dǎo)為提供指導(dǎo)和建議。

4. 參加團(tuán)隊(duì)會(huì)議或討論。集體的智慧往往比個(gè)人更強(qiáng)，所以在團(tuán)隊(duì)中分享想法，邀請同事提供反饋和建議會(huì)很有幫助。它還可以提供獲取額外支持或資源的機(jī)會(huì)。

5. 在公司或?qū)W校內(nèi)尋覓志愿者幫助，例如，可以尋求幫助執(zhí)行普通工作以節(jié)省時(shí)間，或是將某些任務(wù)委托給合適的人員。

6. 通過郵件、電話或在線通信，例如Skype或微信等即時(shí)通訊工具尋求客戶、合作伙伴、供應(yīng)商的協(xié)作和幫助。這些工具方便我們隨時(shí)與他們交流溝通，以節(jié)省時(shí)間并保持信息更新。

8. 定期自我復(fù)盤和反思：

定期檢查個(gè)人的工作計(jì)劃與進(jìn)度，評估工作總體情況，發(fā)現(xiàn)問題并進(jìn)行調(diào)整，特別關(guān)注項(xiàng)目間工作狀態(tài)的均衡與協(xié)調(diào)，不斷提高自己的多項(xiàng)目管理水平。自我審核不僅對跨項(xiàng)目管理的個(gè)人發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，同時(shí)對下一步管理工作的管控也有很大的幫助。

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