今天，國務(wù)院正式宣布將春節(jié)假期延長至 2 月 2 日，但出于安全考慮，部分公司也許會選擇短期內(nèi)安排員工在家辦公。
愛范兒編輯部在廣州和北京均設(shè)有辦公室，線上協(xié)作一直都是日常工作的一部分。今天，我們將分享編輯部日常遠(yuǎn)程協(xié)作的工作流以及相關(guān)工具，希望可幫助大家找到一個高效的遠(yuǎn)程協(xié)作方式。
懶人目錄
- 團(tuán)隊(duì)溝通
- 任務(wù)管理
- 在線協(xié)作
- 文件傳輸
- 素材管理
團(tuán)隊(duì)溝通
企業(yè)微信
企業(yè)微信是微信旗下的企業(yè)通訊協(xié)作應(yīng)用，是我們工作的主力溝通工具，應(yīng)用場景主要有三個：日常溝通、電話會議和 OA。
在日常溝通場景下，企業(yè)微信優(yōu)勢主要有兩個：一方面是可讓發(fā)出方知道目標(biāo)接收方是否收到信息，另一方面則是可減少上班用微信的干擾。
- 利用「已讀」確定已知會目標(biāo)受眾
在用企業(yè)微信之前，HR 或主編在微信工作群發(fā)個通知，總難免迎來刷屏的「已讀」回復(fù)。如果在企業(yè)微信發(fā)通知，每條信息都會顯示其閱讀情況，發(fā)出者可清晰看到群中的哪些人已讀/未讀該信息，進(jìn)而確定消息是否傳達(dá)到位。
另一個場景是，我們的文章在推送前會先在群中進(jìn)行預(yù)覽確認(rèn)，「已讀」功能可幫助我們確定群里此刻的冷清，到底是因?yàn)橹骶帥]看到信息呢，還是他們看到了在思考是否要調(diào)整。如果在緊急的情況下遇上前者，那消息發(fā)出者就可以直接給主編打電話聯(lián)系（在企業(yè)微信上可查看所有同事的電話號碼）。
- 在企業(yè)微信聊工事，減少干擾
大家基本有個共識，在企業(yè)微信就是聊工事，所以溝通起來更直接和言簡意賅。
雖然無法在工作時間內(nèi)完全不看微信，但在趕重要工作時，我們還是可短時間關(guān)閉微信，只留著企業(yè)微信，在盡可能減少外界干預(yù)的情況下不錯失重要工作消息。
- 內(nèi)置電話會議功能
愛范兒編輯部的一天是從晨會開始的。
每個工作日早上，主編都會直接用企業(yè)微信群里的「語音通話」功能，連線廣州和北京辦公室的同事們，完成一天選題的討論工作。我們一般會先在群里發(fā)出自己當(dāng)天的選題安排以及相關(guān)資料，并在電話會議中對選題逐一展開討論。
- 繁復(fù)的審批工作走 OA
企業(yè)能在企業(yè)微信的「審批」功能中按需設(shè)計(jì)不同審批模塊，設(shè)置審批人、知會人、所需提交的信息和資料等。這樣一來，異地辦公和臨時出差都不會影響申請/批準(zhǔn)各類請假和物資申請等任務(wù)。
除了以上功能，企業(yè)微信還提供企業(yè)云盤、文檔協(xié)作和日程提醒等功能。
其它類似應(yīng)用：釘釘
阿里巴巴旗下的釘釘同樣可滿足日常工作溝通需求，也搭載了豐富的協(xié)作模塊。相比之下，企業(yè)微信以個人微信作為登陸賬號，可免除另外注冊，進(jìn)入門檻更低，而釘釘支持的第三方擴(kuò)展應(yīng)用則更多，大家可按需選擇。
針對會議的產(chǎn)品：騰訊會議
對于只需要在這個特殊時期使用在線會議功能的讀者，我們建議可使用騰訊會議。
新用戶只需綁定手機(jī)號就能開始使用，操作界面簡潔明了。在首頁，一共就只有三個按鈕：加入會議、快速會議、預(yù)定會議。
「快速會議」就是馬上發(fā)起會議，可直接通過企業(yè)微信、微信、QQ 等方式發(fā)出邀請，接收方一點(diǎn)擊即可加入會議?！割A(yù)定會議」就如其名，是預(yù)約會議，分享和加入方式不變。
「加入會議」則是與會者快速加入的入口，只需輸入會議號即可直接加入會議。
鑒于今年春節(jié)的特殊情況，騰訊會議昨天宣布將對所有用戶免費(fèi)開放最多同時 300 人在線會議的服務(wù)，一直延續(xù)到疫情結(jié)束。
任務(wù)管理
Google Docs
雖然大家每天看的推送文章都是編輯寫的內(nèi)容，但那些確保每天內(nèi)容充足，推送準(zhǔn)時的卻是運(yùn)營的同事。他們在編輯部里承擔(dān)日常任務(wù)管理的責(zé)任。
Google Docs 是 Google 旗下的免費(fèi)在線文檔。簡單來說，它有點(diǎn)像將 Office 三件套搬到了線上，提供多人協(xié)作實(shí)時編輯功能，還提供了文件內(nèi)「聊天室」功能。只需簡單一個鏈接，就分享給同事，并設(shè)置不同的編輯權(quán)限。
▲ 每周選題會前，運(yùn)營都會發(fā)出選題表鏈接提醒大家填寫選題
我們選擇 Google Docs 除了因?yàn)槠渚庉嫻δ軓?qiáng)大，還在于它和我們的企業(yè)郵箱（Gmail）相關(guān)聯(lián)。即便獲得分享鏈接，也只有公司郵箱登陸用戶才能打開查看。
我們主要用 Google Docs 中的表格（就類似 Excel 那樣的文件）來管理長期的選題和排期。在「大內(nèi)容排期表」下包含了多個不同的工作表，像「選題會登記表」和各個公眾號的排期表，需要編輯和運(yùn)營共同更新維護(hù)，記錄內(nèi)容時間跨度長，整個部門都可見。
其它類似應(yīng)用：WPS
WPS 提供在線協(xié)作文檔編輯功能，同樣合適沉淀時間跨度長的精細(xì)內(nèi)容，更重要是不用搭梯子。軟件的部分付費(fèi)企業(yè)版提供了企業(yè)組織架構(gòu)功能，即可限制只有企業(yè)員工才能查看/編輯協(xié)作文檔。
Trello
除了編輯部的作者，愛范兒還有一批長期合作，遍布各地的的外部「天才作家」，而 Trello 是我們用來和他們協(xié)作管理項(xiàng)目的工具。
Trello 看起來就像是一塊「白板」，你可以將項(xiàng)目按流程劃分為多個階段（以列表形式呈現(xiàn)），而且還能像移動白板上的便簽紙一樣方便地將任務(wù)從一個階段拖到另一個階段。
以我們?yōu)槔?，「天才作家」的管理板里就包括了「提交新選題」「已通過選題」「正在寫選題」等列表，追蹤工作中的每個節(jié)點(diǎn)。
想提交一個新選題，作家可在「提交選題」里添加一張新卡片，撰寫思路，附上相關(guān)超鏈接、圖片、文件，添加協(xié)作成員，設(shè)置項(xiàng)目截止日期等。與此同時，管理編輯也能在卡片中的留言功能和作者討論內(nèi)容。
和年度排期內(nèi)容文檔相比，Trello 這種管理工具更像是一個功能豐富的 To-do 應(yīng)用，更適合用來督促零散任務(wù)的達(dá)成。
其它類似應(yīng)用：Teambition
Teambition 是一款類似于 Trello 的國內(nèi)產(chǎn)品，同樣采用直觀的「看板」任務(wù)管理界面。相比之下，Teambition 有個優(yōu)勢是接入了釘釘?shù)姆?wù)（被阿里收購后去掉了和企業(yè)微信連接）。用戶可將釘釘里的企業(yè)結(jié)構(gòu)和 Teambition 銜接起來，在企業(yè)通訊軟件中可一并管理任務(wù)。
除此以外，Teambition 還內(nèi)嵌日歷功能，用戶可選擇在日歷中查看自己每日工作安排分布，同時也可關(guān)注同事，掌握合作團(tuán)隊(duì)中整體時間安排。
在線協(xié)作
石墨文檔
愛范兒的員工眾所周知，公司后臺編輯器的穩(wěn)定性可以說是薛定諤親傳，雖然通常都安分守己能夠好好完成編輯和發(fā)布文章，可一旦碰上崩潰再打開看到一片空白時就欲哭無淚了，某劉姓主編就曾數(shù)次中招，所以一個趁手的編輯器就像士兵有槍在手一樣重要。
在不同的文本編輯器中也分為本地和在線兩種，其中本地編輯器大多用于獨(dú)自寫稿，而在線編輯器由于一般具備多人協(xié)作功能更適合用于多人合寫。
石墨文檔是目前我們在工作中使用頻率最高的多人在線協(xié)作工具。比如前段時間愛范兒關(guān)于 2010 年代幾篇稿子中的主要內(nèi)容就是分工協(xié)作在石墨上完成的。
石墨作為一款多人協(xié)作軟件，出生時就帶有不少小眾軟件小而美的特點(diǎn)，這一點(diǎn)在愛范兒是一個比較討好的加分項(xiàng)，當(dāng)然審美這個加分項(xiàng)也得首先在滿足功能需求的基礎(chǔ)之上。
石墨的注冊路徑非常靈活，除了支持郵箱登錄之外，還支持微信和釘釘?shù)榷喾N賬號注冊，基本上涵蓋了中小型企業(yè)最常用的注冊路徑。
從實(shí)際協(xié)同寫作的角度來說，石墨無疑是好用的，如果你是愛范兒老讀者的話或許可以發(fā)現(xiàn)其實(shí)許多大型發(fā)布會，像 Google I/O 或者蘋果秋季發(fā)布會等雖然前臺的作者賬號只有一個人，但實(shí)際上大多都是合寫完成。
多人共享編輯和實(shí)時保存這些基本功能就不再細(xì)講了，石墨的優(yōu)勢在我看來是無門檻的公開分享編輯和非常鮮明的多人修訂痕跡，另外較為完善的移動客戶端也是加分項(xiàng)。
前者會讓多人協(xié)作更加輕松，因?yàn)槟憧梢钥吹矫恳欢蚊恳痪涠紒碜杂谡l，在最后統(tǒng)稿之前每一次小修改都顯得井然有序，同時只要一個簡單的公開鏈接就能讓非注冊用戶也能無門檻加入其中。此外石墨排版的精致明晰，整體使用起來有種賞心悅目的感覺。
當(dāng)然發(fā)展了數(shù)年的石墨在今天也離盡善盡美有相當(dāng)?shù)木嚯x。首先服務(wù)器和頁面的穩(wěn)定性就不如大公司的產(chǎn)品，偶爾的崩潰碰見了就要認(rèn)倒霉。此外對于流行的 Markdown 語法支持也比較有限。
其他類似應(yīng)用：騰訊文檔、有道云筆記
騰訊文檔是一款騰訊開發(fā)，支持多人在線協(xié)作辦公軟件，在定位上和石墨文檔差不多，比 WPS 和 Office 套件相對更輕量。
比起石墨文檔來說，騰訊文檔最大的優(yōu)勢就是「不用注冊」，因?yàn)橛?QQ 號或者微信號就可以直接登錄，而這兩個賬號已經(jīng)是國民級的體量，要知道注冊過程其實(shí)是軟件使用的第一道大門檻。
騰訊文檔在使用體驗(yàn)方面大體和石墨近似，但是背靠騰訊的體量，還支持小程序形式使用，非常適合 QQ 和微信用戶在移動端進(jìn)行分享協(xié)作。
在石墨文檔和騰訊文檔外，有道云筆記也同樣具備云協(xié)作的功能，除了支持網(wǎng)易郵箱登陸之外，也支持 QQ、微信、微博和釘釘?shù)荣~號登錄。
文件傳輸
百度網(wǎng)盤
在日常工作中，出差跑會是我們工作的一部分，在參加發(fā)布會或是其它大型活動的時候，經(jīng)常碰到需要從前方回傳視頻素材等內(nèi)容到后方進(jìn)行剪輯的情況，用什么工具回傳一直是一個比較頭疼的問題。盡管目前有很多支持文件回傳的小工具，但從穩(wěn)定性和容易上手程度來說，還是選擇了給百度網(wǎng)盤「氪金」。
百度網(wǎng)盤最大的特點(diǎn)就是開了 VIP 之后使用起來暢通無阻，但是免費(fèi)情況下過狠的限速問題導(dǎo)致寸步難行。我們的方法是為團(tuán)隊(duì)公共賬號開通 VIP。但這樣還有一個問題就是每當(dāng)更換設(shè)備的時候，比如在前方更換另一臺手機(jī)錄制視頻時都要重新登陸 app，這時就需要及時向后方獲取驗(yàn)證碼。
因?yàn)楹芏嗳硕荚谟眠@個賬號，加上大多數(shù)素材回傳時間比較吃緊，所以后方一般也不是從應(yīng)用內(nèi)直接下載，而是讓前方通過分享鏈接的方式獲取素材。
從速度、穩(wěn)定性、功能性、上手度上來說，氪金后的百度網(wǎng)盤在大多數(shù)方面都做的不錯，至少對于一個規(guī)模不大的企業(yè)來說，一個百度網(wǎng)盤 VIP 賬號就足夠了。
其它類似應(yīng)用：Google Drive、文叔叔、奶?？靷?/strong>
Google Drive
因?yàn)楣咎峁┝朔€(wěn)定的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，所以部分需要出國出差的活動比如 CES、MWC 或是 IFA 這種大型活動時也會使用 Google Drive 進(jìn)行素材回傳。
Google Drive 的優(yōu)點(diǎn)是在國外使用速度很快，充錢只是獲取更大的空間容量，但是在速度上沒什么限制。當(dāng)然這種情況一般就是使用個人 Google 賬號上傳分享了，畢竟在海外使用 Google 還是相當(dāng)便利的。
文叔叔
「文叔叔」是 appso 之前介紹過的一款云存儲產(chǎn)品，具備 20GB 的免費(fèi)空間并且不限速的特點(diǎn)相當(dāng)有誘惑力。「文叔叔」還能夠在沒有登錄的狀態(tài)下分享文件，這一點(diǎn)對于所有人來說都非常友好。
「文叔叔」另外一個有趣的功能點(diǎn)是支持將文件以鏈接的形勢直接發(fā)送到郵箱或者通過短信發(fā)送到手機(jī)，省去了再次復(fù)制粘貼的麻煩，最大同時支持發(fā)送 10 個郵箱或者手機(jī)號碼。點(diǎn)擊鏈接就能下載文件，同樣也不用登錄。速度上看能夠達(dá)到 30M/S，20GB 的空間對于非視頻為主來說也足夠使用了。
奶牛快傳
「奶?？靷鳌箤儆谠谑謾C(jī)上非常好用的一個臨時大文件傳輸服務(wù)，特點(diǎn)是用完即走，不需要下載 app，直接搜索小程序就能夠使用。
在非登錄狀態(tài)下「奶?？靷鳌怪С值膫鬏斘募荒艽笥?2GB，文件可以保存 72 小時。選擇微信或支付寶登錄后文件傳輸就沒有大小限制了，文件可以保存 168 小時（7 天）。
速度方面「奶?？靷鳌共凰惴浅？?，但是對于手機(jī)使用來說也足夠，實(shí)測顯示上傳 100MB 的文件大概在 1 分鐘左右，下載速度基本在 5M/s 以上。掐指一算，下載個 100M 的視頻也就是 10 來秒的事情。
素材管理
群暉 NAS 云盤
除了出差跑會的需求之外，內(nèi)容團(tuán)隊(duì)還有大量的素材是可以復(fù)用的，比如大量的產(chǎn)品照除了會在評測體驗(yàn)中用到外，在之后的行業(yè)文章中也會復(fù)用，這個時候使用自有素材無疑是更好更安全的選擇。
為了更方便的取用自有素材，搭建一個私有云 NAS 幾乎是一個最佳的選擇。但是使用 NAS 一個比較煩人的地方就是圖片檢索，畢竟作為搜索引擎，Google 仍然是這個星球的第一名，而存儲在 NAS 中的圖片就需要手動來添加一些標(biāo)簽以方便后期檢索了。
愛范兒的 NAS 使用的是 Synology 群暉科技的產(chǎn)品，除了使用電腦之外也支持手機(jī)下載 Synology Moments 使用。并且圖庫支持智能分類，可以區(qū)分不同的人物、主題和位置等，雖說有的不太準(zhǔn)。
其它類似應(yīng)用：Eagle
在搭建 NAS 之前內(nèi)容部門使用過一段時間 Eagle，這是一個圖庫應(yīng)用，支持連接到 Google Drive、Dropbox、One Drive 和堅(jiān)果云等云端存儲服務(wù)。只要把云盤的資源庫掛到這個圖庫上，Eagle 就會根據(jù)云盤的同步狀況進(jìn)行實(shí)時讀取，這樣的話，你在 A 電腦修完的圖導(dǎo)入到資源庫后，連接了 Eagle 的 B 電腦就可以直接使用。
大眾小眾不重要，多嘗試才能找到趁手的工具
以上就是愛范兒內(nèi)容團(tuán)隊(duì)日常工作使用頻率最高的幾款軟件，當(dāng)然這些軟件也并非一成不變，比如之前進(jìn)行電話會議的時候也使用過 Zoom，但隨著一些變動最后被企業(yè)微信所替代，而像 NAS 圖庫等則是去年在日常工作過程中感到不便才新搭建的。
其實(shí)可以看到，我們使用的工具有大眾也有小眾的，有國產(chǎn)也有非國產(chǎn)的，重點(diǎn)是在個人使用與團(tuán)隊(duì)配合中逐漸找到最適合最趁手的工具，這樣才是提高效率的關(guān)鍵。而我們也希望在今天介紹的這些工具中，在經(jīng)過嘗試之后能確實(shí)對你有所幫助。
這是假期遠(yuǎn)程協(xié)作專題策劃的第一篇，接下來愛范兒的技術(shù)團(tuán)隊(duì)和產(chǎn)品團(tuán)隊(duì)也會進(jìn)行持續(xù)分享。
本文由李晨和方嘉文合寫
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