01 行業(yè)背景

政務(wù)機(jī)關(guān)是國家行政管理體系中的重要組成部分，它們依據(jù)法律法規(guī)和政策規(guī)定履行管理和服務(wù)職能，負(fù)責(zé)處理與公共利益、社會治理、經(jīng)濟(jì)發(fā)展、社會服務(wù)等相關(guān)的各項(xiàng)事務(wù)。

隨著社會經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展和政府職能的轉(zhuǎn)變，政務(wù)機(jī)關(guān)面臨著越來越復(fù)雜和多元的工作環(huán)境。傳統(tǒng)的辦公模式已經(jīng)無法滿足高效、協(xié)同、快速響應(yīng)的工作需求。

02 管理難題

目前，政務(wù)機(jī)關(guān)在日常行政運(yùn)作中正遭遇三大核心挑戰(zhàn)：公文收發(fā)交互難、工作指令傳達(dá)慢、事務(wù)辦理跟蹤難。

公文收發(fā)交互難：

傳統(tǒng)的公文處理依賴于紙質(zhì)文件流轉(zhuǎn)或電子政務(wù)系統(tǒng)，但由于不同部門間系統(tǒng)可能不兼容或數(shù)據(jù)無法互聯(lián)互通，導(dǎo)致公文在跨部門傳遞時出現(xiàn)對接難題，影響公文的及時接收和處理。另外，公文從起草、審核、簽批到分發(fā)、回復(fù)等環(huán)節(jié)往往涉及多個層級審批，如果流程設(shè)計不合理或環(huán)節(jié)過多，會延長公文流轉(zhuǎn)周期，降低工作效率。

工作指令傳達(dá)慢：

政府機(jī)構(gòu)通常層次較多，自上而下的指令層層下達(dá)，可能導(dǎo)致信息滯后，特別是在緊急情況下，決策不能迅速轉(zhuǎn)化為行動。

事務(wù)辦理跟蹤難：

政務(wù)事務(wù)辦理過程缺乏透明度，導(dǎo)致公眾及內(nèi)部人員難以實(shí)時掌握事務(wù)進(jìn)展?fàn)顟B(tài)，影響了辦事效能和社會滿意度?？绮块T、跨層級協(xié)作時，由于缺少統(tǒng)一的任務(wù)分配、進(jìn)度追蹤和成果展示平臺，各部門之間協(xié)調(diào)配合存在障礙，難以對具體事務(wù)進(jìn)行全流程跟蹤。

03 九思政務(wù)機(jī)關(guān)解決方案優(yōu)勢

九思軟件深耕政府?dāng)?shù)字化建設(shè)多年，技術(shù)領(lǐng)先、產(chǎn)品成熟，成功搭建了北京市公安局、河北省公安廳、山東省高院、河南省民政廳、東城區(qū)政府、環(huán)境保護(hù)部等不同層級、不同規(guī)模、不同系統(tǒng)的國家政府機(jī)關(guān)協(xié)同辦公平臺，充分滿足了政府機(jī)關(guān)統(tǒng)一門戶、公文管理、會議管理、流程審批、協(xié)同工作、通知新聞公告、信息采編、督查督辦、建議提案等不同場景化的辦公需求，成功助力了多個政府部門實(shí)現(xiàn)了橫縱貫通的業(yè)務(wù)高效協(xié)同和數(shù)據(jù)資源的安全流轉(zhuǎn)，打造了一系列政府?dāng)?shù)字化轉(zhuǎn)型標(biāo)桿案例。

針對當(dāng)前政務(wù)機(jī)關(guān)日常運(yùn)作中普遍面臨的公文收發(fā)交互難題、工作指令傳達(dá)滯后問題以及事務(wù)辦理跟蹤困難等核心挑戰(zhàn)，九思協(xié)同辦公解決方案提出了全面且高效的應(yīng)對措施。

公文收發(fā)交互難解決方案

通過公文管理的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)公文電子收發(fā)，由電子行文代替手工行文，解決公文傳遞慢、信息不及時、不同步、不易于查閱等問題。

系統(tǒng)模塊實(shí)現(xiàn)了收文管理和發(fā)文管理的自動化，功能包括我的收文、發(fā)文擬稿、發(fā)文草稿、發(fā)文查閱、發(fā)文設(shè)置、簽收公文、收文查閱、收文設(shè)置、公文表單等。

發(fā)文管理：模板調(diào)用、狀態(tài)跟蹤

系統(tǒng)預(yù)置豐富多樣的公文模板庫，用戶可一鍵調(diào)用相應(yīng)模板進(jìn)行快速編輯。從公文的起草階段開始，就實(shí)現(xiàn)了全程電子化管理，支持在線編輯、審核、簽發(fā)、校對直至加蓋電子印章及分發(fā)，有效避免了紙質(zhì)文件流轉(zhuǎn)中的繁瑣環(huán)節(jié)，顯著提升工作效率。

發(fā)文流程以臺賬形式智能匯總展示，實(shí)時追蹤公文狀態(tài)并自動觸發(fā)流程催辦、查辦等功能，確保公文在各個環(huán)節(jié)高效流轉(zhuǎn)。

收文管理：自動收取、在線登記

支持內(nèi)外部的公文交換，來文自動收取。流轉(zhuǎn)中的公文，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化登記、擬辦、批辦、閱辦及歸檔。所有來文信息，皆在OA留痕，便于日后追溯審查。

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工作指令傳達(dá)慢解決方案

通過構(gòu)建統(tǒng)一的協(xié)同辦公平臺，減少自上而下多層級的信息傳遞環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)快速直達(dá)各部門和個人。領(lǐng)導(dǎo)層可以直接在系統(tǒng)中發(fā)布指令，確保決策迅速傳達(dá)到執(zhí)行層面。

流程自動化

設(shè)置標(biāo)準(zhǔn)化的工作流程引擎，根據(jù)預(yù)設(shè)的審批路徑自動流轉(zhuǎn)工作指令，有效避免人為傳遞造成的延誤，并且能實(shí)時顯示當(dāng)前指令所在流程節(jié)點(diǎn)以及辦理狀態(tài)。

任務(wù)管理和跟蹤

將工作任務(wù)細(xì)化并分配給具體責(zé)任人，確保指令能夠及時送達(dá)，同時配備進(jìn)度追蹤功能，允許管理者查看每項(xiàng)任務(wù)的完成情況、執(zhí)行者反饋及預(yù)期完成時間等詳細(xì)信息，確保指令得以準(zhǔn)確執(zhí)行并能及時反饋執(zhí)行結(jié)果。

移動辦公支持

開發(fā)配套的移動端應(yīng)用，使得工作人員無論身處何地都能接收到工作指令，并進(jìn)行在線處理和反饋，極大地提高了響應(yīng)速度。

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事務(wù)辦理跟蹤難解決方案

建立一體化政務(wù)服務(wù)平臺，將所有相關(guān)部門納入同一系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)事務(wù)辦理過程的集中管理和全程電子化。該平臺提供統(tǒng)一的任務(wù)分配功能，確保每個環(huán)節(jié)責(zé)任清晰、任務(wù)明確。

流程可視化設(shè)計

通過工作流引擎技術(shù)，將政務(wù)事務(wù)辦理流程進(jìn)行圖形化設(shè)計，形成直觀易懂的流程圖，使公眾和內(nèi)部人員能夠?qū)崟r查看當(dāng)前事務(wù)所處的具體階段，提高流程透明度。

進(jìn)度追蹤與提醒

系統(tǒng)自動記錄每一步驟的處理時間、處理人以及狀態(tài)變更信息，支持實(shí)時查詢事務(wù)進(jìn)度，并設(shè)置關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)提醒功能，保證各參與方能及時了解進(jìn)展并采取行動。

互動協(xié)作機(jī)制

搭建跨部門、跨層級的在線協(xié)作環(huán)境，允許各部門在平臺上進(jìn)行文件共享、討論交流、意見征集等互動活動，有效解決協(xié)調(diào)配合難題。

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政務(wù)機(jī)關(guān)作為國家行政管理體系的核心組成部分，其運(yùn)作效能與服務(wù)質(zhì)量至關(guān)重要。針對辦公環(huán)節(jié)中的瓶頸難題和管理挑戰(zhàn)，九思協(xié)同辦公解決方案致力于從根源上解決政務(wù)機(jī)關(guān)所面臨的問題，確保政務(wù)工作的高效、透明與規(guī)范運(yùn)作，有力提升政務(wù)服務(wù)水平和社會滿意度，從而為構(gòu)建現(xiàn)代政府治理體系提供強(qiáng)大支撐。