項(xiàng)目關(guān)閉文件必須在移交會(huì)議結(jié)束后的3個(gè)工作日內(nèi)完成。如果小組成員在第一天結(jié)束前仍未回應(yīng)請(qǐng)求,請(qǐng)?jiān)诮酉聛淼?4小時(shí)內(nèi)進(jìn)行5×5的溝通法，以確保在限定的三天時(shí)間內(nèi)從利益相關(guān)方獲得所需的接受。
一旦獲得所有所需的批準(zhǔn)和接受,便可以利用所有表達(dá)了接受的電子回復(fù)郵件對(duì)A&A表格進(jìn)行注釋;
掃描并將A&A表格和每封包含接受/認(rèn)可信息的電子郵件合并到已批準(zhǔn)的項(xiàng)目關(guān)閉文件PDF中，來更新已批準(zhǔn)的項(xiàng)目關(guān)閉文件的PDF并最終定稿。
當(dāng)所有的文件準(zhǔn)備就緒,并且可以提供給項(xiàng)目經(jīng)理審核時(shí),文件應(yīng)包含:1.帶有簽名或注釋的A&A表格。表格中的信息可以證明項(xiàng)目管理者、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、高層利益攸關(guān)方、職能經(jīng)理和團(tuán)隊(duì)成員（整個(gè)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì))的電子批準(zhǔn)/接受。
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