（一）簡介

Asana是一款流行的協(xié)作和項目管理工具，可以幫助用戶組織任務、跟蹤進度和與團隊成員溝通。

這款工具使用范圍不限于IT項目，具備如下需求的均可以考慮：

（二）功能和界面介紹

下面將分步驟介紹如何使用Asana。

步驟1：創(chuàng)建賬號并新建項目

訪問Asana網(wǎng)站(網(wǎng)址：www.asana.com)，并創(chuàng)建一個免費賬號。登錄后，您可以選擇創(chuàng)建一個新項目。在新面板中，輸入項目名稱和描述，然后選擇一個布局（如列表、看板和日歷）來顯示任務清單。注冊過程非常簡單，只需要一個郵箱，收郵件確認即可以開通使用。

Asana的價格結(jié)構(gòu)是基于團隊成員數(shù)量而定。它提供了免費版、Premium版和Enterprise版三種付費選項。

• 免費版：適用于個人、小型團隊或自由職業(yè)者，每個組織可以免費使用Asana的基本功能，但需要升級才能獲得一些高級特性。
• Premium版：是為企業(yè)、中型公司或大型項目團隊設(shè)計的高級選項，提供更多的功能、支持更大的團隊規(guī)模，并且具有更強大的管理和控制權(quán)限能力。
• Enterprise版：主要為大型公司和組織量身定做，提供了更高的安全性、定制化以及第三方應用程序的支持等。

如果您是針對個人使用，可以免費注冊Asana并使用其基本功能；如果您需要更多高級特性，則可在個人版中進行升級。 如果您是企業(yè)或組織，請選擇給適合您規(guī)模的版本，并按需購買。

官網(wǎng)網(wǎng)頁國內(nèi)可訪問

主界面

關(guān)于新建項目，更進一步的Asana提供了三種不同的方式來創(chuàng)建項目：

1.從頭開始創(chuàng)建：在Asana界面的左上角單擊“新建”按鈕并選擇“項目”，然后填寫項目名稱和描述，并指定任務的布局形式（如列表、日歷或看板）。

2.使用Asana自帶的模板：如果您想要在Asana中啟動一個新項目，但不確定該如何安排，在模板庫中選擇適合您所需的一項模板。Asana提供了許多預制模板，如營銷計劃、產(chǎn)品開發(fā)、招聘以及年度計劃等。

3.從已有模板復制：如果您已經(jīng)在Asana中創(chuàng)建了一個與新項目類似的項目，則可以復制該項目并在此基礎(chǔ)上進行調(diào)整。通過這種方式，您可以免去項目設(shè)置的許多繁瑣步驟，并快速地啟動新項目。

三種創(chuàng)建下面的方式

PS.對于重度使用者，尤其是多項目管理者，可以嘗試下模板功能，真的很贊。

項目模板

步驟2：添加任務

接下來，您可以開始添加任務到項目中。單擊“添加任務”按鈕，輸入任務的名稱和說明細節(jié)即可。 您還可以指定負責人、截止日期、關(guān)聯(lián)的標簽或者審核相關(guān)文件等。

任務卡片界面

在Asana中，創(chuàng)建任務有以下兩種方式：

1. 點擊項目或者文件的名稱，在彈出的面板中單擊“添加任務”按鈕。然后，填寫任務標題、說明、負責人、截止日期和其他相關(guān)信息，以便您和成員更好地了解任務，并跟蹤其進度。

在list中創(chuàng)建任務

2. 在任務列表視圖中，單擊“ ”按鈕以創(chuàng)建新任務，或使用Asana的快捷建議功能。如果您使用該功能，則可以輸入特定的任務文本（如 “@名稱”，它會自動指定某個成員為任務的負責人）并按Enter鍵即可將任務創(chuàng)建到列表中。

在卡片中創(chuàng)建任務

無論哪種方式，都能創(chuàng)建任務，接下來您就可以組織任務、追蹤任務狀態(tài)、添加評論或文件等，并與其他團隊成員溝通、協(xié)作。

步驟3：組織任務

如果您想通過給任務設(shè)置標記來指示它們的不同狀態(tài)，這些標tag記(such as to-do、doing 和 done) 可以更好的進行任務分類和篩選。實際上，在Asana中，可以通過以下幾種視圖方式來查看任務：

1. 列表視圖：這是最常用的視圖。它以列表形式展示任務，包含任務標題、負責人、截止日期以及其他基本信息。您可以使用此視圖輕松追蹤任務的狀態(tài)和進展，并排序或篩選任務。

任務列表視圖

2. 日歷視圖：這個視圖以日歷格式顯示所有任務和截止日期，在日歷上直觀地了解任務的時間安排，并且可以方便地調(diào)整任務計劃。

日歷視圖

3. 看板視圖：這個視圖將任務按列排列，每一列代表一個階段或部分。任務通過卡片的形式呈現(xiàn)，您可以自由移動卡片來改變?nèi)蝿瘴恢煤团c團隊成員合作。

看板視圖

以上視圖都可以根據(jù)您的需要定制操作，甚至可以采用模板的方式，預先定義；最大限度地提高效率和適合項目管理的要求。

步驟4：跟蹤任務的進度

在每個任務的旁邊，您會發(fā)現(xiàn)一個進度條圖標。單擊它，就可以設(shè)定任務的進度情況，例如完成百分比、預計完成時間等。

任務狀態(tài)修改

在Asana中，可以跟蹤任務的狀態(tài)和進度。以下是幾種簡單的方法：添加任務進度更新：您可以在任務中添加進度更新、備注或附件，以便其他團隊成員更好地了解任務的狀態(tài)和進展情況。這有助于確保每個人都能在同一頻道上，并且可以及時做出響應。

任務信息修改

總而言之，跟蹤任務需要對其狀態(tài)進行及時更新，并善用Asana的功能，使您和團隊成員都能更好地跟蹤任務的狀態(tài)和進展。

步驟5：與團隊溝通

您可以在各個任務中直接對其進行評論。這將允許其他項目成員查看所有意見和討論，并就特定問題進行討論。 或通過加入團隊后，眾成員可以在文件中心共享相關(guān)的列表、附件和資源等。

消息和通知

（三）高級管理者：進階功能

1. Goal

Goal是主要幫助用戶設(shè)置規(guī)劃，追蹤和評估關(guān)鍵結(jié)果（OKR）；通過Goal，您可以明確自己的目標并創(chuàng)建具體的計劃以實現(xiàn)這些目標。將目標分解為子目標，確定具體的任務內(nèi)容和截止日期確保迅速地達成您做出承諾。Goal會跟蹤所有與目標相關(guān)的活動，以及設(shè)置組織、團隊或個人相關(guān)目標，并幫助您準確了解每項任務的進展情況。Goal可以自動將您的目標與其他工具的目標進行同步，例如Jira、Salesforce等。從而實現(xiàn)不同計劃要素之間的完美對齊，并維持整個組織的責任和協(xié)作。

設(shè)置企業(yè)和團隊目標界面

2. Portfolio

Asana的Portfolio是一種功能，可幫助用戶更好地跟蹤和管理多個項目。通過Portfolios，您可以查看所有項目的進展情況，觀察各項任務之間的關(guān)系，并處理您希望項目達成的目標。在一個 Portfolios中，你可以看到每個項目的完成百分比、活動狀態(tài)和最近更新，隨時隨地掌握項目進展情況。通過單擊 Portfolios 中的任何項目即可深入了解詳細信息，例如日程表、任務列表或聯(lián)系人。實現(xiàn)復雜項目需要協(xié)同工作。使用Portfolio來了解不同項目之間的依存關(guān)系，并確認它們是否已移交給下一個團隊。

所管理項目總體視圖

3. Reporting

Reporting是一種可以用戶自己定義數(shù)據(jù)報表的功能；可通過它查看有關(guān)個人、團隊和項目的活動報告。通過Reporting，可以快速了解任務的完成情況，具體統(tǒng)計信息，以及參與者的工作進展。另外，Reporting還有更多的功能：活動摘要、任務狀態(tài)、進度追蹤、周期性報表、自定義報告?？傊琑eporting幫助用戶查獲最新的進度信息，讓您快速準確地了解任務進展情況，向上級領(lǐng)導呈現(xiàn)適當?shù)膮R報內(nèi)容，并全方位地管控所有任務狀態(tài)和流程。

自定義的報表

（四）數(shù)據(jù)安全性

目前國內(nèi)可以訪問和試用產(chǎn)品，但遺憾的是它目前沒有漢化；但考慮到Anasa是一種云產(chǎn)品，在使用的過程中，它可以收集和處理大量的語音、文本、圖像和視頻數(shù)據(jù)，并針對顧客的個性化需求進行分析和推薦。在數(shù)據(jù)安全方面，云產(chǎn)品面臨多種風險和挑戰(zhàn)，例如隱私泄漏、數(shù)據(jù)損壞或丟失、網(wǎng)絡攻擊和黑客入侵等。Anasa可能采用多重措施來確保數(shù)據(jù)的安全性和保密性，例如加密數(shù)據(jù)傳輸、訪問控制和身份驗證、備份和災難恢復計劃等。

（五）同類產(chǎn)品對比

與Asana類似的軟件有Trello、Monday.com和Todoist等。以下方面是這些軟件的優(yōu)劣比較：

• 功能和特點：這些工具都最大程度地提高協(xié)作，幫助用戶管理任務并追蹤進展。Asana和Monday.com擁有更強大的團隊和項目管理功能，并允許用戶創(chuàng)建所有類型的報告來監(jiān)視進度。而Trello和Todoist則更專注于任務管理和個人生產(chǎn)力提升。
• 用戶界面：這些工具擁有直觀而友好的界面設(shè)計，可快速上手學習。每個工具也都有自己獨特的風格和交互方式。例如，Trello使用列和卡片來組織任務，周向式頁面模塊化，Monday.com 則是以更多定制化布局適應不同團隊需求。
• 價值和價格：每一個工具都提供各種各樣的價格方案，從免費到企業(yè)一級以上規(guī)模的營銷套餐，消費者 可根據(jù)他們的預算和需求選擇適合自己的方案。
• 對接和易用性：這些工具與其他應用程序的兼容性方面非常廣泛，并能夠輕松接入其他工具，例如Google Drive、Slack或 Dropbox等應用，通過API等技術(shù)方法實現(xiàn)更好的組織和協(xié)同。

這些工具各有優(yōu)勢，我們可以根據(jù)需求和預算來選擇適合自己的方案。如果需要強大的團隊和項目管理功能，Asana和Monday.com是不錯的選擇，而在較小或個人使用場景中，ToDoist和Trello則更加實用。同時，類似開源免費的項目管理工具有許多，其中一些與Asana類似。以下是幾個常見的開源項目管理工具：

• OpenProject：提供功能完整且易于使用的管理解決方案，在大型團隊和組織中實現(xiàn)跨部門協(xié)作的有效方式。
• Taiga：一個類似 Trello 的開放源代碼解決方案，適用于敏捷開發(fā)的需求。Taiga可以輕松修改和自定義游戲板以滿足任何需求。
• Redmine：致力于管理項目按時間排列的問題，并可監(jiān)控任務進展情況和跟蹤 bug、工時、費用等指標。

這些開源免費項目管理工具不僅提供了基本的任務列表、時間表、報告功能，還有漏洞修復等其他類型的操作，以及強大的 API 和插件支持。尤其對于中小型企業(yè)或個人創(chuàng)業(yè)者而言，采用免費開源方案也是隨著商業(yè)模式更加成熟的好選擇。但同時，它們?nèi)狈Ω顿M應用所提供的服務和支持，用戶在使用時也需要自己搭建服務器環(huán)境和承擔相應的技術(shù)風險。