對(duì)于外貿(mào)新手來(lái)說(shuō)，入行第一步要明確的就是自己的工作內(nèi)容和工作流程，但是很少有新人進(jìn)入工作崗位就知道先做什么后做什么，所以今天小編就從外貿(mào)的流程出發(fā)，對(duì)應(yīng)著為大家梳理外貿(mào)業(yè)務(wù)員的日常工作流程。
先說(shuō)外貿(mào)的基本流程：報(bào)價(jià)、訂貨、付款方式、備貨、包裝、通關(guān)手續(xù)、裝船、運(yùn)輸保險(xiǎn)、提單、結(jié)匯。
我們將其簡(jiǎn)單劃分為詢盤(pán)簽單、通關(guān)運(yùn)輸、交單結(jié)匯三大部分，根據(jù)這三大部分我就可以將一個(gè)外貿(mào)業(yè)務(wù)員的日常工作流程根據(jù)外貿(mào)操作流程做如下梳理：
一、詢盤(pán)簽單階段
1.客戶詢盤(pán)：收到新的詢盤(pán)，對(duì)客戶進(jìn)行背景調(diào)查，及時(shí)與客戶建立溝通，解決客戶的問(wèn)題和需求，對(duì)客戶了解越多，成交的可能性就越有把握。
2.報(bào)價(jià)：根據(jù)與客戶溝通的內(nèi)容，確定貨物品名、生產(chǎn)廠家、型號(hào)、數(shù)量、交貨期、付款方式、包裝規(guī)格及柜型等，并通過(guò)Proforma Invoice給客戶做正式報(bào)價(jià)。
3.完成簽單：雙方溝通確認(rèn)后，外貿(mào)業(yè)務(wù)員會(huì)收到客戶正式的采購(gòu)訂單文件Purchase Order。
4.確認(rèn)交貨期：訂單確認(rèn)后，業(yè)務(wù)員要及時(shí)告知工廠訂單詳情，并要求工廠安排生產(chǎn)計(jì)劃，將生產(chǎn)計(jì)劃和交貨期同頻給客戶，保證雙方信息同步。
5.完成業(yè)務(wù)審批：業(yè)務(wù)員收到訂單后，首先做出業(yè)務(wù)審核表。按“出口合同審核表”的項(xiàng)目如實(shí)填寫(xiě)。合同審批需附上客人訂單傳真件，與工廠的收購(gòu)合同。業(yè)務(wù)員簽名，部門(mén)經(jīng)理審批，再交管理部人員審核后才能執(zhí)行。合同審批之后，制成銷(xiāo)售訂單，交給部門(mén)進(jìn)程員跟進(jìn)。
6.下達(dá)生產(chǎn)通知：
業(yè)務(wù)員在確定交貨期后，滿足下列情況可下達(dá)生產(chǎn)通知，通知工廠按時(shí)生產(chǎn)。
如果是L/C付款的客戶，通常是在交貨期前1個(gè)月確認(rèn)L/C已經(jīng)收到，收到L/C后應(yīng)業(yè)務(wù)員和單證員分別審查信用證，檢查是否存在錯(cuò)誤，交貨期能否保障，及其他可能的問(wèn)題，如有問(wèn)題應(yīng)立即請(qǐng)客人改證；如果是T/T付款的客戶，要確認(rèn)定金已經(jīng)到賬；如果是放帳客戶，或通過(guò)銀行D/A等方式收匯等，需經(jīng)理確認(rèn)。
二、通關(guān)運(yùn)輸階段
1.驗(yàn)貨：在交貨期前一周，要通知公司驗(yàn)貨員驗(yàn)貨。如果客人要自己或指定驗(yàn)貨人員來(lái)驗(yàn)貨的，要在交貨期一周前如果客人指定由第三方驗(yàn)貨公司或公正行等驗(yàn)貨的，要在交貨期兩周前與驗(yàn)貨公司聯(lián)系，預(yù)約驗(yàn)貨時(shí)間。
2.準(zhǔn)備文件：工廠提供的裝箱資料，制作出口合同，出口商業(yè)發(fā)票，裝箱單等文件。
3.商檢：如果是國(guó)家法定商檢產(chǎn)品，在給工廠下訂單時(shí)要說(shuō)明產(chǎn)品的出口口岸和商檢要求，并提供出口合同，發(fā)票等商檢所需資料。
4.租船訂倉(cāng)：
（1）如果跟客人簽定的合同是FOB條款，通?？腿藭?huì)指定運(yùn)輸代理公司或船公司。盡早與貨代聯(lián)系，在交貨期兩周前向貨運(yùn)公司發(fā)出書(shū)面定倉(cāng)通知（ING ORDER），通常在開(kāi)船一周前可拿到定倉(cāng)紙。
（2）如果是由賣(mài)方支付運(yùn)費(fèi)，應(yīng)盡早確認(rèn)貨運(yùn)公司或船公司，開(kāi)船前兩周書(shū)面定倉(cāng)。
（3）如果貨物不夠一個(gè)小柜，需走散貨時(shí)，向貨代公司定散貨倉(cāng)位。
5.安排拖柜：
（1）貨物做好并驗(yàn)貨通過(guò)后，委托拖車(chē)公司提柜，裝柜。給拖車(chē)公司發(fā)送以下資料：定倉(cāng)確認(rèn)書(shū)/放柜紙，船公司，定倉(cāng)號(hào)，拖柜委托書(shū)，注明裝柜時(shí)間，柜型及數(shù)量，裝柜地址，報(bào)關(guān)行，及裝船口岸等。
（2）給工廠發(fā)送裝車(chē)資料，包括：上柜時(shí)間、柜型、訂倉(cāng)號(hào)、訂單號(hào)、車(chē)牌號(hào)以及司機(jī)聯(lián)系電話。
（3）拿到準(zhǔn)確貨柜離廠時(shí)間、實(shí)際裝貨數(shù)量等，并記裝箱號(hào)碼和封條號(hào)碼作為提單的資料。
6.委托報(bào)關(guān)：在拖柜同時(shí)將報(bào)關(guān)所需資料交給合作報(bào)關(guān)行，委托出口報(bào)關(guān)及做商檢通關(guān)換單。委托報(bào)關(guān)時(shí)，應(yīng)提供一份裝柜資料，內(nèi)容包括所裝貨物及數(shù)量，口岸，船公司，定倉(cāng)號(hào)，柜號(hào)，船開(kāi)截關(guān)時(shí)間，拖車(chē)公司，柜型及數(shù)量，本公司的聯(lián)系人和電話等。
7.獲得運(yùn)輸文件：最遲在開(kāi)船后兩天內(nèi)，要將提單補(bǔ)料內(nèi)容發(fā)送給船運(yùn)公司或貨運(yùn)代理；督促船公司盡快出提單樣板及運(yùn)費(fèi)帳單；及時(shí)支付運(yùn)雜費(fèi)，付款后通知船公司及時(shí)取得提單等運(yùn)輸文件。
8.準(zhǔn)備其他文件：包括商業(yè)發(fā)票、FORM A原產(chǎn)地證書(shū)、一般原產(chǎn)地證、裝運(yùn)通知及裝箱單。
三、交單結(jié)匯階段
1.交單：采用L/C收匯的，要在規(guī)定的交單時(shí)間內(nèi)，備齊全部單證，并嚴(yán)格審單，確保沒(méi)有錯(cuò)誤，才交銀行議付。采用T/T收匯的，在取得提單后馬上發(fā)送提單給客人付款，確認(rèn)受到余款后再將提單正本及其他文件寄給客人。如果T/T收匯的，要求收全款才能做柜的，要等收款后再安排拖柜，拿到提單后可立即寄正本提單給客人。
2.文件存檔：所有的文件、L/C和議付文件進(jìn)行留存一整套，以備日后查用。
3.收集信息：收集運(yùn)價(jià)變動(dòng)、船期、航線等信息，為日后報(bào)價(jià)提供幫助。
以上就是為大家整理出的外貿(mào)業(yè)務(wù)員的日常工作流程，可以說(shuō)是將工作內(nèi)容從頭至尾全部覆蓋了。不難發(fā)現(xiàn)，外貿(mào)業(yè)務(wù)員的日常工作內(nèi)容其實(shí)是相當(dāng)多的，但是在真實(shí)的職場(chǎng)內(nèi)容中，并不是一個(gè)人做所有工作，更多的時(shí)候還是協(xié)同作戰(zhàn)，此外工作也分階段性，不同階段做的工作其實(shí)并不一樣，所以外貿(mào)新手大可不必?fù)?dān)心。
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