1、目的：為規(guī)范公司會議管理工作，提升會議效率，強化會議決議執(zhí)行力，保障公司經(jīng)營目標達成，特制定本管理規(guī)定。

2、適用范圍：本規(guī)定適用于公司總部各部門、各生產(chǎn)基地、各分公司和子公司召開的時間達到0.5小時的會議和有特殊要求的相關(guān)會議。

3、主要內(nèi)容：

3.1職責分工

3.1.1人力資源與行政部負責本管理規(guī)定的擬定、監(jiān)督和執(zhí)行檢查工作。

3.1.2各部門應根據(jù)本管理規(guī)定召開會議，并接受人力資源與行政部的監(jiān)督檢查工作。

3.2會議管理原則和要求

3.2.1開會前必須明確會議目的、會議議程，不開無目的、無議程的會議。

3.2.2 時間達到半小時的會議，必須要有簽到表和會議記錄，不開無會議記錄的會議，如臨時有特殊規(guī)定除外。

3.2.3單次會議原則上不超過2小時，不開無時間限制的會議。

3.2.4每次會議必須能夠解決問題，必須形成會議決議，不開無會議決議的會議。

3.2.5時間達到半小時的會議，必須要有會議記錄，不開無會議記錄的會議。

3.2.6會議決議必須要有人跟蹤及結(jié)案，不開會議決議無人跟蹤的會議。

3.3會議類別

3.3.1 管理例會辦公會議

3.3.1.1召開時間：一般每周五晚上召開，特殊情況，另行規(guī)定。

3.3.1.2應參會人員：公司總監(jiān)級及以上領(lǐng)導和各二級部門負責人以及公司臨時決定要求參會的人員。

3.3.1.3會議主要內(nèi)容：通報上周會議決議執(zhí)行情況和各部門主要工作，商討公司層面需要決定的事項，制定本周主要工作計劃。

3.3.1.4輸出文件：會議簽到表、會議紀要。

3.3.2每月經(jīng)營分析會議

3.3.2.1召開時間：一般在每月25號前召開，特殊情況，另行規(guī)定。

3.3.2.2應參會人員：公司總監(jiān)級及以上領(lǐng)導和各二級部門負責人以及公司臨時決定要求參會的人員。

3.3.2.3會議主要內(nèi)容：通報上一月度各部門績效考核結(jié)果、各部門開展的主要工作及取得成果、商討接下來公司需要開展的主要工作。

3.3.2.4輸出文件：會議簽到表、各部門負責人績效考核結(jié)果匯總表、會議紀要。

3.3.3 半年度、年度經(jīng)營分析會議

3.3.3.1召開時間：每年8月召開半年度經(jīng)營分析會議、每年1月召開年度經(jīng)營分析會議。

3.3.3.2應參會人員：公司主管級及以上人員和臨時決定要求參會的人員。

3.3.3.3會議主要內(nèi)容：總結(jié)半年度和年度工作結(jié)果，制定下半年度和當年度工作計劃。

3.3.3.4輸出文件：會議簽到表、會議紀要。

3.3.4合作伙伴大會

3.3.4.1召開時間：由采購部根據(jù)采購工作需要選定時間召開。

3.3.4.2應參會人員：部門經(jīng)理級及以上人員、公司主要供應商。

3.3.4.3會議主要內(nèi)容：通報公司發(fā)展情況及采購工作情況，對各供應商提出合作需求。

3.3.4.4輸出文件：會議簽到表、會議紀要。

3.3.5公司臨時召開的專題會議

公司臨時召開的專題會議是指因某個突出事件決定立臨時召開的會議。臨時召開的專題會議在時間不允許的情況下，可不事先擬定會議議程、可不發(fā)布正式的會議通知，但需要會議簽到和會議紀要。

3.3.6單個部門內(nèi)部召開的會議

單個部門內(nèi)部召開的會議應視會議的時間、參會人員和會議決議情況決定是否進行會議簽到及做會議紀要。其中，開會時間達到0.5小時，形成了新的會議決議，一律要進行會議簽到和做好會議紀要。

3.3.7多部門聯(lián)合召開的會議

多部門聯(lián)合召開的會議是指就某個需要跨部門溝通的事項聯(lián)合召開的會議。該類會議應提前發(fā)布會議通知，做好會議簽到和會議紀要工作。

3.4會議管理體系

3.4.1 會議通知的發(fā)布

除緊急召開會議導致時間不允許外，凡是規(guī)定要求發(fā)布會議通知的會議，應至少提前0.5天發(fā)布。如若未及時發(fā)布會議通知導致會議延期召開或取消，由會議發(fā)起單位承擔責任。（注：會議通知表格見附件1）

3.4.2會議議程制定

除緊急召開會議導致時間不允許外，凡是規(guī)定要求制定會議議程，應在會議正式召開前0.5天制定會議議程。如若未提前做好會議議程或無會議議程導致會議秩序混亂、會議延期等會議事故發(fā)生，由會議發(fā)起單位承擔責任。（注：會議議程表格見附件2）

3.4.3會議資料的收集與制作

會議資料是指會議在召開過程中需要使用到的資料，分為紙質(zhì)資料和電子資料。在時間允許的情況下，會議發(fā)起單位應在會議正式召開前3小時內(nèi)收集完畢并制作好會議資料。

3.4.4會議室準備

會議室準備包括選定會議室、會議室保潔及座位布置、會議室設(shè)備檢查及調(diào)試。在時間允許情況下，應在正式開會前3小時內(nèi)完成會議室的準備工作，不允許正式開會時無會議室開會、會議室桌椅擺放雜亂、會議室保潔不到位、要求使用的會議設(shè)備沒有準備等會議事故發(fā)生。

3.4.5會議簽到

本管理規(guī)定要求進行會議簽到的會議，全部要進行會議簽到。會議簽到表原件由會議發(fā)起單位保存，會議簽到表復印件由人力資源和行政部保存。（注：會議簽到表見附件3）

3.4.6會議現(xiàn)場主持

會議現(xiàn)場主持是指主持召開會議的人員，應在開會前由會議發(fā)起單位確定好主持人。主持人應能夠控制會議局面，避免會議跑題、會議無決議和會議無時間限制的召開等不良現(xiàn)象發(fā)生。

3.4.7會議現(xiàn)場記錄

本管理規(guī)定要求進行進行會議記錄的全部要認真做好會議記錄工作。會議發(fā)起單位應在會議正式召開前指定會議記錄人員。會議記錄人員應認真做好會議的主要內(nèi)容，尤其是關(guān)鍵性的決定或建議。

3.4.8會議室整理

會議召開完畢后1小時內(nèi)，會議發(fā)起單位應自行組織人員和通知保潔人員整理會議室。會議室整理包括會議資料整理、座椅擺放、會議室保潔、會議IT設(shè)備關(guān)閉。其中會議資料整理含留存于會議室的紙質(zhì)資料匯總處理、電腦上會議資料的清除、IT設(shè)備的關(guān)閉由會議發(fā)起單位承擔，座椅擺放、會議室保潔由保潔人員承擔。

3.4.9會議紀要撰寫、審核和簽發(fā)

本管理規(guī)定要求撰寫會議紀要的會議應認真做好會議紀要工作。會議記錄人員應在會議召開完畢后2天內(nèi)（含會議召開完畢的當天）完成會議紀要的撰寫工作并提交至會議發(fā)起單位負責人審核，會議發(fā)起單位負責人應在會議召開完畢后3天內(nèi)（含會議召開完畢的當天）完成審核工作，規(guī)定的會議紀要簽發(fā)人應在會議召開完畢后4天內(nèi)（含會議召開完畢的當天）完成簽發(fā)工作。公司層會議由總經(jīng)理簽發(fā)、部門層會議由部門最高負責人簽發(fā)、跨部門會議由會議發(fā)起單位負責人簽發(fā)。（注：會議紀要格式見附件4）

3.4.10會議紀要的發(fā)布

會議紀要發(fā)起單位負責人應自會議紀要簽發(fā)后1天內(nèi)（含簽發(fā)當天）向參會人員及與會議紀要有關(guān)的人員發(fā)布會議紀要。

3.4.11會議決議跟蹤與評估

會議決議必須安排指定人員跟蹤執(zhí)行情況，并每周匯報決議的執(zhí)行情況，直至決議執(zhí)行完畢。（注：會議決議跟蹤表見附件5）

3.4.12會議資料字體要求

除有特殊規(guī)定外，表格內(nèi)文字一律使用仿宋四號，間距為1.5倍行距；表格外文字，大標題應用仿宋二號加粗，正文標題應有仿宋四號加粗，正文應用仿宋四號。