將復(fù)雜的大項(xiàng)目分解成一個(gè)個(gè)小目標(biāo)，然后再將這些小目標(biāo)分解成更多的小任務(wù)，是項(xiàng)目經(jīng)理的工作重點(diǎn)之一。
這雖然聽起來似乎很簡單，但項(xiàng)目計(jì)劃很容易受其他因素影響而變得錯(cuò)綜復(fù)雜、難以按計(jì)劃進(jìn)行，最后導(dǎo)致無法實(shí)現(xiàn)。項(xiàng)目經(jīng)理想要保持項(xiàng)目計(jì)劃簡單可行，項(xiàng)目時(shí)間表正是有用的工具。
什么是項(xiàng)目時(shí)間表？
項(xiàng)目時(shí)間表是任務(wù)、里程碑和截止日期的可視化表示，按照其在整個(gè)項(xiàng)目中必須完成的先后順序排列。
時(shí)間表提供了項(xiàng)目生命周期的鳥瞰圖。因此，項(xiàng)目經(jīng)理和團(tuán)隊(duì)成員能夠了解各項(xiàng)活動(dòng)的順序、持續(xù)時(shí)間以及它們之間的聯(lián)系（也稱為依賴關(guān)系）。
如何用5個(gè)步驟創(chuàng)建項(xiàng)目時(shí)間表
一開始創(chuàng)建項(xiàng)目時(shí)間表可能會(huì)讓人望而生畏，但將其分解為易于管理的步驟可以簡化這一過程。具體怎么做？以下5個(gè)步驟，可以幫助項(xiàng)目經(jīng)理建立一個(gè)有效的時(shí)間表，確保項(xiàng)目不偏離正軌及范圍。
第 1 步：確定項(xiàng)目范圍和目標(biāo)
在規(guī)劃路線之前，先要了解目的地。首先，要明確定義項(xiàng)目范圍和目標(biāo)，即項(xiàng)目范圍說明書。你的目標(biāo)是什么？交付成果是什么？了解這些要素，可以為需要完成的任務(wù)和設(shè)定的里程碑提供指導(dǎo)。在這一階段，請(qǐng)與團(tuán)隊(duì)和利益相關(guān)者進(jìn)行溝通，讓每個(gè)人都能達(dá)成共識(shí)。
項(xiàng)目范圍說明書的內(nèi)容應(yīng)包括：
● 為實(shí)現(xiàn)關(guān)鍵可交付成果而必須完成的任務(wù)的描述
● 每個(gè)任務(wù)的預(yù)期持續(xù)時(shí)間
● 在其持續(xù)時(shí)間內(nèi)完成這些任務(wù)所需的資源
第 2 步：將項(xiàng)目分解為任務(wù)和子任務(wù)
目標(biāo)確定后，下一步就是將項(xiàng)目劃分為易于管理的任務(wù)和子任務(wù)。這種細(xì)分使項(xiàng)目更容易理解，有助于確定實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)的所有必要步驟。每項(xiàng)任務(wù)都應(yīng)有明確的產(chǎn)出，并可分配給團(tuán)隊(duì)成員。
做到這一點(diǎn)的方法是，將項(xiàng)目劃分為若干階段。比如，對(duì)于視頻制作拍攝，可以這樣劃分：
● 概念開發(fā)
● 前期制作
● 視頻拍攝
● 后期制作
然后，將每個(gè)階段進(jìn)一步細(xì)分為任務(wù)、子任務(wù)和受讓人。
第 3 步：估算工期并分配資源
接下里，估算每項(xiàng)任務(wù)需要多長時(shí)間才能完成，并分配必要的資源。請(qǐng)準(zhǔn)確確定項(xiàng)目每個(gè)階段所需的技能、材料和預(yù)算。
盡量切合實(shí)際地進(jìn)行估算，并考慮類似項(xiàng)目的歷史數(shù)據(jù)來指導(dǎo)項(xiàng)目規(guī)劃。
第 4 步：選擇項(xiàng)目時(shí)間表的形式
選擇最適合項(xiàng)目的可視化時(shí)間表（甘特圖、看板等）?？紤]任務(wù)、依賴關(guān)系以及需要如何分配資源，然后確定最適合的呈現(xiàn)形式。一定要考慮與項(xiàng)目假設(shè)相關(guān)的所有風(fēng)險(xiǎn)，以及最容易根據(jù)這些潛在風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行調(diào)整的格式類型。
在這個(gè)階段，繪制依賴關(guān)系圖非常有用。它可以幫助你確定哪些任務(wù)可以同時(shí)進(jìn)行，哪些任務(wù)需要在其他任務(wù)開始之前完成。在制定計(jì)劃時(shí)考慮到這一點(diǎn)，就能在項(xiàng)目時(shí)間限制內(nèi)最大限度地提高團(tuán)隊(duì)的產(chǎn)出。
第 5 步：使用項(xiàng)目管理工具
要想在時(shí)間表上獲得最高的效率和監(jiān)督，將項(xiàng)目管理軟件集成到規(guī)劃流程中將非常有價(jià)值。使用數(shù)字化解決方案可以讓團(tuán)隊(duì)中的每個(gè)人都更容易訪問時(shí)間表。項(xiàng)目經(jīng)理可以立即進(jìn)行調(diào)整和溝通，而無需在每個(gè)人的日程表上安排更多的會(huì)議。
8Manage PM 是一款專為滿足項(xiàng)目型企業(yè)的業(yè)務(wù)需求而設(shè)計(jì)的項(xiàng)目管理工具，提供專為管理項(xiàng)目時(shí)間表而開發(fā)的全面功能。借助 8Manage PM的計(jì)劃功能，項(xiàng)目經(jīng)理可以輕松分配資源、創(chuàng)建時(shí)間表，并避免重疊項(xiàng)目之間的日程沖突。下面來看看8Manage PM關(guān)于時(shí)間管理方面的優(yōu)勢：
● 時(shí)間線視圖
使用8Manage PM的時(shí)間線視圖計(jì)劃功能，項(xiàng)目經(jīng)理可以一目了然地計(jì)劃和查看所有項(xiàng)目時(shí)間線。8Manage系統(tǒng)界面簡單易用，通過簡單的拖放功能，只需點(diǎn)擊幾下就能調(diào)整時(shí)間線和添加新活動(dòng)。
借助該視圖，管理者就可以同時(shí)監(jiān)督多個(gè)項(xiàng)目，找出重疊之處，或縮小到單一項(xiàng)目視圖，以便更專注地開展工作。這些功能可以項(xiàng)目經(jīng)理快速制定切實(shí)可行的詳細(xì)時(shí)間表，以便團(tuán)隊(duì)按時(shí)交付關(guān)鍵交付成果。
● 資源負(fù)載圖
8Manage PM還提供人員視圖計(jì)劃功能，旨在幫助項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)者智能地管理團(tuán)隊(duì)能力，同時(shí)不會(huì)增加他們的工作量。
通過簡單的可視化指標(biāo)，管理者可以了解團(tuán)隊(duì)成員每天的工作量。如果團(tuán)隊(duì)成員在某一天的時(shí)間已分配完畢，人員視圖會(huì)用特定復(fù)選標(biāo)記表示。如果他們有空閑時(shí)間，則會(huì)以純文本形式顯示他們已安排的小時(shí)數(shù)。如果他們的時(shí)間超額，則會(huì)以明顯顏色顯示。
使用人員視圖功能，項(xiàng)目經(jīng)理可以更好地平衡團(tuán)隊(duì)的工作量，防止工作倦怠。
● 時(shí)間跟蹤
除了建立時(shí)間線，項(xiàng)目經(jīng)理還可以在項(xiàng)目啟動(dòng)后使用8Manage PM優(yōu)化團(tuán)隊(duì)的時(shí)間管理。
在8Manage PM項(xiàng)目管理工具中，可以實(shí)時(shí)跟蹤時(shí)間，也可以在任務(wù)完成后記錄時(shí)間。這些記錄與項(xiàng)目預(yù)算和8Manage的報(bào)告功能相關(guān)聯(lián)。這意味著，當(dāng)團(tuán)隊(duì)記錄計(jì)費(fèi)工時(shí)時(shí)，預(yù)算實(shí)際工時(shí)就會(huì)更新，以反映他們的時(shí)間成本，讓管理者可以準(zhǔn)確地向客戶開具發(fā)票，并在需要時(shí)加價(jià)，從而獲得利潤。
此外，將預(yù)算與時(shí)間跟蹤連接起來，還有助于識(shí)別超支，并在超支產(chǎn)生負(fù)面影響之前加以緩解。
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