檔案管理是一項具體細致的工作，涉及采購各個環(huán)節(jié)、各個崗位。

軍隊物資采購檔案，是指軍隊各級物資采購管理部門、采購機構在組織物資采購工作中形成的，具有保存利用價值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄，是直接反映物資采購活動是否規(guī)范有序和公平公正的基本依據(jù)，也是采購法律救濟和采購機構考核評價的重要憑據(jù)，能為采購風險防范提供重要的“元數(shù)據(jù)”。

軍隊各級采購部門歷來重視采購項目的檔案管理工作，特別是《軍隊物資采購檔案管理規(guī)定》頒布以來，物資采購管理運行機制逐步完善。但由于檔案管理是一項具體細致、業(yè)務性很強的工作，涉及物資采購活動的各個環(huán)節(jié)、各個崗位，在檔案管理中還存在“散、亂、缺”等問題，必須引起各級采購部門的高度重視。

管理制度缺位 職責不明確

須健全檔案管理制度

軍隊物資采購檔案管理工作是規(guī)范物資采購行為的基礎工作，也是采購活動的全程書面見證和采購活動經驗總結、效能分析、質疑投訴、案件處理等最為原始的資料。

當前各級采購檔案管理制度還比較缺乏，加上管理人員專業(yè)知識缺乏，致使在物資采購檔案管理方面出現(xiàn)諸多亂象；有的項目管理人員與檔案管理員之間銜接不夠緊密，導致檔案整理與收集脫節(jié)，造成關鍵采購資料缺失；有的借閱登記制度執(zhí)行不夠嚴密，糊糊涂涂借出，迷迷糊糊收回。

物資采購活動的檔案資料，是反映物資采購活動的真實記錄，容不得“摻水”，只有保持其“真實性”和“原始性”，才具有支撐力。

根據(jù)《檔案法》和《軍隊物資檔案管理規(guī)定》要求，要細化物資采購檔案管理辦法，包括采購經辦人員的工作職責、保密規(guī)定、檔案查閱使用辦法和銷毀規(guī)定等，確保做到歸檔有分類、立卷有標準、借閱有規(guī)定、保密有條例、管理有措施、查詢有程序，從細節(jié)上保證物資采購檔案管理工作的順利進行，為日后的監(jiān)督檢查等工作留有完整、準確的資料。

要嚴格責任區(qū)分，明確物資采購當事人、各個操作環(huán)節(jié)業(yè)務資料收集范圍和職責；采購文件在沒有移交前，項目負責人要對資料的真實性、完整性、有效性負全責，移交后由檔案管理人員負責。

要對電子和紙質采購文件檔案資料的分類、收集、整理、立卷、歸檔、使用、管理進行詳細規(guī)定，明確規(guī)范物資采購文件檔案在傳遞、交接、保管等方面的工作流程。

資料收集上要做到齊全，包括前期的計劃文件、市場考察、方案審查、公告發(fā)布、招標文件、評審標準，實施中的投標文件、供應商和評審專家的抽取、評審資料、評標報告、詢標記錄，后期的中標通知書等紙質文件，以及錄音錄像電子文件、后補的質疑投訴及處理意見等，都應收錄登記在冊。

專業(yè)人員缺乏 管理層次低

須加快電子化管理進程

采購文件包括采購活動記錄、采購預算、招標文件、投標文件、評標標準、評審報告，定標文件等文件資料、檔案。采購檔案種類多、數(shù)量大，從業(yè)人員不僅要承擔繁重的紙質資料和大量的掃描工作，而且需要正規(guī)的檔案管理人員和檔案室、密集架、檔案盒等。但目前許多采購部門還缺少專業(yè)檔案管理人員，大都半路出家，兼職人員較多，檔案管理業(yè)務水平不高，卷內目錄編輯混亂，整理次序前后顛倒；許多單位沒有專業(yè)、獨立的檔案資料室，采購資料只能東放一堆、西存一片，有的雖有檔案室，但普遍容量較小，只有簡易的可移動的檔案柜，未能按照空間大小合理設立檔案密集架；也有的沒有按要求設置電子檔案，未及時輸入電腦，手工操作居多，甚至連手工登記的資料也不成冊、不完整，影響檔案使用，這就要求必須加快推進采購檔案電子化管理進程。

在物資采購活動中，需要制作并生成很多存檔的資料，而每一份資料都是記錄采購過程的基本依據(jù)，也是建立采購檔案的構成要素。隨著采購電子化的加快，特別是采購計劃、投標文件、采購文件實行網上報送、報名、售賣、傳遞等信息化手段的應用，檔案管理的數(shù)字化、信息化是科學化檔案建設的必然趨勢。電子文件的高保真性和易操作性是電子檔案管理的優(yōu)勢所在。在當前提高檔案管理人員素質的同時，必須充分應用現(xiàn)代信息，完善檔案管理軟硬件設施建設。

要大力抓好檔案數(shù)據(jù)庫建設，按照“一個采購項目、一份采購檔案、一個完整目錄”的要求，將采購檔案全面實行電子檔案和紙質檔案雙軌制，利用信息化技術設備，將紙質檔案電子化、數(shù)字化，提高檔案管理、查詢和使用效率。

管理方式陳舊 收集不及時

須加大日常維護力度

陳舊、毫無章法的管理手段，只能造就低層次的缺位管理。部分單位物資采購工作的不規(guī)范，使得采購資料的收集遇到一定困難，直接影響資料收集的完整性；有的采購項目管理人員歸檔不及時，特別是對一些時間較長的項目，項目管理人對堆積起來的檔案不能及時歸檔；有的單位管理方式落后，有的檔案資料放在自己的柜子里，把這些資料當成了私有財產，未考慮到檔案的集體使用功能；有的單位缺乏保密性，檔案收集程序不嚴密，不合理、經辦人員人多手雜，現(xiàn)場資料不保密。

檔案資料管理需要遵循集中管理、規(guī)范有序、方便利用、安全保密的原則，無論是紙質文檔、電子文檔、圖表、聲像、實物樣品等采購資料，還是中標（成交）資料、未中標（成交）資料或臨時資料，都要按照采購年度、采購批次進行整理歸類。

要建立項目檔案管理責任制，采購部門負責在采購項目執(zhí)行過程中認真收集并妥善保管采購文件和有關記錄；檔案管理人員負責檔案的審核、歸檔、儲存和管理工作，并負責定期制作檔案目錄明細表。

要嚴格按照公開招標、邀請招標、競爭性談判、詢價、單一來源不同的采購方式所明確的“軍隊物資采購項目實施文件類檔案目錄”順序要求進行準備、開展及整理，也就是按照采購項目及其文件產生的先后順序，與采購活動同步進行，在發(fā)出付款建議書一定時間，由項目負責人按相應的采購方式明確的“軍隊物資采購項目實施文件類檔案目錄”順序進行整理，制作檔案資料目錄，檔案管理員依據(jù)資料目錄表核對檢查，主要核對檢查序號、目錄與資料名稱內容是否相符，紙質是否符合規(guī)定，張數(shù)、頁數(shù)是否齊全完整等。

管理使用脫節(jié) 效率不夠高

須加強采購檔案管理

在實際采購檔案管理工作中，還存在管理使用脫節(jié)，一些單位往往是采購完了，采購資料也就銷毀了；還有一些單位，為了達到所謂的保密效果，一律不得借閱，使可用的檔案成為一堆死材料；也有的檔案借閱制度不全，借閱沒有登記，不能嚴格執(zhí)行保密制度。這就要求加大對檔案管理工作的監(jiān)管，對出現(xiàn)的問題及時解決。

要采取日常檢查和專項檢查相結合的方式，對采購項目，尤其是重大項目的采購檔案進行細致檢查，通過查看檔案資料是否完整、齊全，及時發(fā)現(xiàn)采購過程中存在的問題和薄弱環(huán)節(jié)并整改糾正。

要嚴格管理借閱，沒有借閱申請、未經嚴格批準程序，不得私自借閱或復印，防止涂畫、調換、遺失、損壞等情況發(fā)生。另外，要把采購檔案管理納入采購部門年度工作考核要求，提高各級領導和采購人員對采購檔案管理工作的重視，充分調動采購檔案管理人員工作的主動性和積極性。

要按照統(tǒng)一名稱、統(tǒng)一標準、統(tǒng)一代碼、統(tǒng)一數(shù)據(jù)的原則，建立與采購流程一致的采購文件類別的檔案資料指標體系，實現(xiàn)對采購文件檔案的統(tǒng)一存儲和綜合運用；建立“一戶式”電子采購文件檔案管理庫，實現(xiàn)集數(shù)據(jù)采集、過程、監(jiān)督、流程控制和分析查詢等功能于一體，按照業(yè)務操作人員生成歸檔任務，并將其通過系統(tǒng)確定下來，有效避免多頭搜集資料、重復報送資料的現(xiàn)象，確保采購文件資料的真實性、準確性、實現(xiàn)對歸檔過程、歸檔結果進行有效地事前提醒、過程跟蹤和事后監(jiān)督，解決責任不清的問題。