檔案管理辦法
一、目的
為規(guī)范公司檔案管理工作，保障檔案文件的可追溯性，特制定本辦法。
二、范圍
公司建檔范圍確定為：
1、公司設立、變更的申請、審批、登記以及終止、解散后清算等方面的文件材料；
2、財務、會計及其管理方面的文件材料；
3、勞動工資、人事、法律事務管理方面的文件材料；
4、經(jīng)營管理方面的文件材料；
5、生產技術管理方面的文件材料；
6、產品生產、能夠消耗、安全生產方面的文件材料；
7、儀器、設備方面的文件材料；
8、科研、技術引進、轉讓方面的材料；
9、教育培訓方面的文件材料；
以上文件材料包括決議、決定、條例、規(guī)章制度等法規(guī)性文件，各類會議文件、重要記錄、工作計劃、工作規(guī)劃和工作總結。
三、檔案管理體制
1、公司檔案工作，要實行集中與分散管理相結合的體制。由行政部負責主體檔案的管理，并對其他部門的檔案管理工作進行督促和指導。行政部可設立專門檔案室，配備專了、兼職行政主管分管公司主體檔案工作。
2、根據(jù)有關檔案法規(guī)規(guī)定精神，各部門形成的文件材料原則上由本部門負責立卷和歸檔，并定期向公司檔案部門移交保管。
3、公司應有庫房或場地和必要的設施及保護設備保管檔案，確保檔案的安全。暫不具備檔案案安全保管條件時，要委托有關檔案部門代為保管。
四、檔案管理工作
1、檔案材料的收集：
- 建立、健全立卷歸檔制度，確立歸檔范圍、歸檔時間、保管期限；
- 對遺缺不全的檔案，采取不同措施，積極收集齊全；
- 及時催辦理完畢的文件上交回收，在次年檢查齊全后整理立卷歸檔。
2、檔案的歸檔、立卷與管理。
- 區(qū)分全宗，確定立檔單位。
- 分類。依據(jù)檔案來源、時間、題目、內容、字母順序分成若干層次和類別。
- 歸檔前將資料分類，分組放置在待辦卷宗內。
- 案卷排列。立卷按永久、長期、短期分別組卷，卷內文件把正文、底稿、附件請示和批復放在一起，編制案卷目錄和案內目錄，并復印出四至五份。
- 整理案卷，使之厚度適宜，控制在1cm至2cm之間，材料過窄應加襯邊；材料過寬應折疊整齊；字跡難辨認的，應附抄件；以每一案卷端正書寫標題。
- 對所有公司檔案系統(tǒng)排列，確定保管期限，編制檔案目錄（卡片），按一定次序排列和存放。
- 每年對檔案進行一次清理。
3、檔案的保管：
- 防止檔案的損壞，延長檔案的壽命，維護檔案的安全；
- 公司設立專門地點或專用庫房或專用文件庫保存檔案；
- 做好檔案室的防盜、防水漬、防潮、防蟲蛀、防塵、防鼠害、防高溫、防強光等工作，門窗應結實牢固。
4、檔案的鑒定：
- 從檔案的內容、來源、時間、可靠程度、名稱等方面鑒別檔案的價值。
- 確定各類檔案的中管期限表。其中財務檔案見財務檔案保存期限表。
- 公司檔案保管期限分永久、長期、短期三種。介于兩種保管期限的，保管期限從長。
5、檔案的銷毀：
- 對已失效的檔案，認真鑒定，編制銷毀清冊，該清冊永久保存；
- 辦理銷毀手續(xù)，經(jīng)董事會或總經(jīng)理批準，方能銷毀；
- 銷毀時要有二人以上監(jiān)銷，關在清冊上簽字。
6、檔案借閱、利用工作
- 凡需使用檔案者，均須填寫文件調閱單，依據(jù)調閱權限和檔案密級，經(jīng)各級領導簽批后方能調閱
- 案卷一般僅供在檔案室閱看，立卷的文件、資料可外借。外借的須辦理登記手續(xù)。
- 借閱期限不得超過一星期（如三個星期），到期歸還；如需再借，應辦理續(xù)借手續(xù)。
- 借閱檔案者應愛護檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時，須當面查看清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應及時報告主管領導。
- 外單位借閱檔案，應持有單位介紹信，經(jīng)總經(jīng)理批準后方可借閱，且不得帶離檔案室。其抄摘內容也須總經(jīng)理同意且審核后方能帶出。
- 公司內檔案利用的方式有：
1).提供檔案原件；
2).提供檔案復印件；
3).提供文獻索引資料。
- 檔案管理部門應主動向各部門、員工提供公司檔案編研信息服務，主要方面為政策信息、管理信息、產品信息、專題技術信息等。
五、附則
1、行政部負責本辦法的起草、制定、解釋、修改、廢止等工作。
2、本辦法自發(fā)布之日起開始實施。
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