所謂“巧婦難為無(wú)米之炊”，任何項(xiàng)目的開(kāi)展，要么需要辦公硬件設(shè)備，要么需要專業(yè)的行業(yè)機(jī)器，或是各種配合大家工作的各類軟件工具、后勤設(shè)施等。這些都屬于企業(yè)需要為項(xiàng)目活動(dòng)準(zhǔn)備的物資資源，也屬于項(xiàng)目成本的一部分。
因此，成熟的組織團(tuán)隊(duì)會(huì)安排專業(yè)的采購(gòu)人員進(jìn)行項(xiàng)目物資的采購(gòu)工作，讓資源的配比更為合理，做到不造成物資浪費(fèi)，又足夠支撐企業(yè)項(xiàng)目的完美實(shí)施。
一、 了解項(xiàng)目采購(gòu)需求
當(dāng)企業(yè)項(xiàng)目需要有專門(mén)的人員進(jìn)行項(xiàng)目采購(gòu)時(shí)，那說(shuō)明所需物資資源應(yīng)算是一筆較大支出，為項(xiàng)目成本考慮，采購(gòu)人員要對(duì)項(xiàng)目物資需求和可供支出，提前做好數(shù)據(jù)分析。
我們?cè)诓少I(mǎi)東西前，首先應(yīng)該做的就是列清楚自己需要什么，進(jìn)行規(guī)劃，未免造成物資浪費(fèi)或不足，這也是項(xiàng)目人員在做采購(gòu)計(jì)劃前的重點(diǎn)工作。
采購(gòu)人員自身對(duì)項(xiàng)目成員的具體工作內(nèi)容沒(méi)那么容易，未必能準(zhǔn)確地判斷大家對(duì)項(xiàng)目物資的實(shí)際消耗，所以在制定采購(gòu)物資數(shù)量時(shí)，最好與使用人員進(jìn)行溝通，確保最后的物資量與大家實(shí)際使用不會(huì)產(chǎn)生過(guò)大誤差。
了解清楚后，再將所有需要列出清單，并將一些易變動(dòng)的情況進(jìn)行備注說(shuō)明，方便自己之后根據(jù)實(shí)際情況隨時(shí)調(diào)整。
二、分析企業(yè)可供支出
在知曉了自己需要些什么后，我們還需要對(duì)企業(yè)可以為項(xiàng)目資源付出多少做到心中有數(shù)。企業(yè)的運(yùn)轉(zhuǎn)的資金流水都是有清楚規(guī)劃的，其中有多少可以用于物資的采購(gòu)，也會(huì)根據(jù)項(xiàng)目的預(yù)測(cè)收益有一個(gè)規(guī)定的范圍。
因此，采購(gòu)人員要做的就是根據(jù)這個(gè)支出范圍，對(duì)自己項(xiàng)目進(jìn)行分析，應(yīng)該占一個(gè)怎樣的比重較為合適。同時(shí)再根據(jù)所列的物資需求清單，將自己可支配的資金進(jìn)行一個(gè)規(guī)劃，細(xì)化每樣物資可以占用的支出。
如此根據(jù)需求與支出的規(guī)劃、參照，大家也可發(fā)現(xiàn)資源規(guī)劃是否合理，支出是否能夠滿足物資的需要，若是發(fā)現(xiàn)矛盾支出，也好提前再做修正。
三、供應(yīng)商的選擇分析
采購(gòu)人員在了解自己后，就需要開(kāi)始采購(gòu)團(tuán)的重頭工作——選擇適合的供貨商。
1、市場(chǎng)調(diào)查
各行各業(yè)都有自己的規(guī)則，為了自己不會(huì)成為“冤大頭”吃虧，首先需要對(duì)自己所要采購(gòu)的物質(zhì)進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)查。了解市場(chǎng)上的大致行情，弄清楚如何辨別品質(zhì)，以及自己想要的產(chǎn)品質(zhì)量應(yīng)屬于何種價(jià)位、檔次。只有前期有了真實(shí)數(shù)據(jù)的市場(chǎng)調(diào)研，之后才能真正挑選到高性價(jià)比的商品。
2、供應(yīng)方了解
了解市場(chǎng)后，采購(gòu)人員就可以將市場(chǎng)上滿足供貨的供應(yīng)商進(jìn)行調(diào)查了解，就如做背調(diào)一樣。物質(zhì)的供應(yīng)方是項(xiàng)目后勤的供給者，若是不靠譜出現(xiàn)什么錯(cuò)誤，就會(huì)直接影響項(xiàng)目質(zhì)量或進(jìn)度，所以采購(gòu)人員應(yīng)盡量選擇有口碑保障的企業(yè)。
3、選擇條件
雖然節(jié)省成本是采購(gòu)人員的目的之一，但是在采購(gòu)管理中并不是產(chǎn)品越便宜就越好。
采購(gòu)人員在選擇供貨商時(shí)，需要從可能出現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)情況的各個(gè)角度去考慮，并做篩選。例如：對(duì)方企業(yè)是否會(huì)有觸及規(guī)章違背這種客觀因素的可能，對(duì)方的對(duì)接人是否善于溝通等等。根據(jù)我們自己企業(yè)、項(xiàng)目的實(shí)際需求去選擇，永遠(yuǎn)比選擇價(jià)格最低的供貨者，更讓人放心。
在項(xiàng)目管理過(guò)程中，采購(gòu)物資就是為項(xiàng)目執(zhí)行人員準(zhǔn)備“沖鋒陷陣”的彈藥。如果物質(zhì)不足或質(zhì)量不佳，會(huì)讓大家的工作無(wú)法正常開(kāi)展;同時(shí)，若物資充足卻沒(méi)有規(guī)劃，就直接選擇有名氣、貴的，那么也會(huì)造成企業(yè)支出預(yù)算過(guò)高，損害項(xiàng)目最后的實(shí)際利益。因此做好項(xiàng)目采購(gòu)工作，是項(xiàng)目工作得以正常運(yùn)轉(zhuǎn)的關(guān)鍵條件之一。
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