基建工程檔案分為基建手續(xù)、招標(biāo)管理、合同管理、竣工資料、竣工圖紙、結(jié)算資料、圖紙電子文件等七部分，如圖3.16所示。

新建項(xiàng)目的竣工資料按照《南昌市建設(shè)工程文件歸檔辦法》要求歸檔，存于南昌市城建檔案館，并于質(zhì)監(jiān)竣工驗(yàn)收30日之內(nèi)存于校檔案館。

政府采購招標(biāo)項(xiàng)目的竣工資料由基建處負(fù)責(zé)收集整理，決算完成后30日之內(nèi)存于學(xué)校檔案館或政府規(guī)定的檔案館?？⒐べY料統(tǒng)一決算送審資料。

零小維修項(xiàng)目的竣工資料由基建處負(fù)責(zé)收集整理并存檔，竣工資料統(tǒng)一決算送審資料。

項(xiàng)目檔案資料管理流程圖

背景資料：《江西省城市建設(shè)檔案管理辦法》

江西省城市建設(shè)檔案管理辦法

第一條為加強(qiáng)我省城市建設(shè)檔案管理、保護(hù)和利用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》等法律、法規(guī)，結(jié)合本省實(shí)際，制定本辦法。

第二條本省行政區(qū)域內(nèi)城市建設(shè)檔案的收集、整理、驗(yàn)收、移交、接收、保管、利用等管理活動(dòng)，適用本辦法。

第三條本辦法所稱城市建設(shè)檔案（以下簡(jiǎn)稱城建檔案），是指在城市建設(shè)和管理活動(dòng)中直接形成的，對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的文字、圖紙、圖表、聲像、電子文件等各種載體文件材料。

第四條城建檔案管理工作應(yīng)當(dāng)遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、集中保管、分級(jí)管理和誰形成誰負(fù)責(zé)的原則，維護(hù)城建檔案的完整和安全，便于社會(huì)各方面的利用。

第五條縣級(jí)以上住房和城鄉(xiāng)建設(shè)主管部門負(fù)責(zé)本行政區(qū)域內(nèi)的城建檔案管理工作，業(yè)務(wù)上受同級(jí)檔案主管部門的監(jiān)督、指導(dǎo)。

城建檔案管理機(jī)構(gòu)（以下簡(jiǎn)稱城建檔案館）負(fù)責(zé)所轄區(qū)域內(nèi)城建檔案的驗(yàn)收、收集、保管和提供利用。

省級(jí)城建檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)省級(jí)住房城鄉(xiāng)建設(shè)管理部門相關(guān)城建檔案的收集、保管和提供利用。按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定適時(shí)對(duì)本省行政區(qū)域內(nèi)重要城市建設(shè)檔案電子數(shù)據(jù)進(jìn)行備份保存，為應(yīng)對(duì)城市突發(fā)性事件提供服務(wù)。

第六條城建檔案館重點(diǎn)管理下列檔案資料：

（一）各類城市建設(shè)工程檔案：

1.工業(yè)、民用建筑工程，包括工廠、城鎮(zhèn)住宅、商業(yè)、機(jī)關(guān)、學(xué)校、社會(huì)公益事業(yè)以及其他公共建筑工程等；

2.市政基礎(chǔ)設(shè)施工程，包括城市道路、廣場(chǎng)、停車場(chǎng)、橋梁、涵洞、隧道、排水、污水處理、地下公共設(shè)施及附屬設(shè)施的土建、管道、設(shè)備安裝工程等；

3.公用基礎(chǔ)設(shè)施工程，包括道路綠化、路燈照明、供水、燃?xì)?、熱力工程等?/span>

4.交通基礎(chǔ)設(shè)施工程，包括加油站、加氣站、充電站、公共交通場(chǎng)站、長(zhǎng)途客運(yùn)場(chǎng)站、鐵路運(yùn)輸場(chǎng)站、集裝箱運(yùn)輸場(chǎng)站、軌道交通、民用機(jī)場(chǎng)、港口、碼頭、索道、纜車工程等；

5.園林建設(shè)、風(fēng)景名勝建設(shè)工程，包括城市綠地、公園、動(dòng)物園、植物園、游樂園、專類園、風(fēng)景名勝區(qū)、標(biāo)志性設(shè)施、雕塑工程、城市古建筑、歷史文化建筑、歷史文化街區(qū)工程等；

6.市容環(huán)境衛(wèi)生設(shè)施建設(shè)工程，包括公廁、垃圾壓縮站、垃圾填埋場(chǎng)、垃圾處理以及其他重要環(huán)境衛(wèi)生設(shè)施工程等；

7.城市防洪、抗震工程；

8.結(jié)合民用建筑修建的地下防空工程；

9.軍民共建工程檔案資料中，除軍事禁區(qū)和軍事管理區(qū)以外的穿越市區(qū)的地下管線走向和有關(guān)隱蔽工程的位置圖；

10.綠色、智能、智慧、生態(tài)建筑工程和海綿城市、城市體檢（雙修）工程、采用BIM技術(shù)工程等。

（二）各類城市地下管線工程，包括城市供水、排水、燃?xì)?、熱力、電力、電信、工業(yè)等地下管線工程，以及城市綜合管廊、管溝工程等。

（三）城市建設(shè)系統(tǒng)各專業(yè)管理單位（包括城市勘察、城市設(shè)計(jì)、消防、施工、監(jiān)理、園林、環(huán)境衛(wèi)生、市政、公用、房地產(chǎn)等管理單位）形成的業(yè)務(wù)技術(shù)檔案。

（四）有關(guān)城市建設(shè)、管理的政策法規(guī)、科研成果和城市風(fēng)貌史料。

（五）住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部、國(guó)家檔案局確定的其他城建檔案資料。

第七條建設(shè)單位是建設(shè)工程項(xiàng)目的責(zé)任主體，對(duì)建設(shè)工程檔案編制、形成、驗(yàn)收、移交等工作負(fù)總責(zé)，同時(shí)建設(shè)單位、勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等責(zé)任單位對(duì)其編制形成的工程文件材料的真實(shí)性、完整性、有效性、可用性負(fù)終身責(zé)任。在工程竣工驗(yàn)收合格后，建設(shè)單位負(fù)責(zé)向工程所在地城建檔案館移交一套符合規(guī)定的工程檔案。

停建、緩建的建設(shè)項(xiàng)目工程檔案，暫由建設(shè)單位保管。

建設(shè)單位被撤銷的建設(shè)項(xiàng)目工程檔案，應(yīng)當(dāng)向上級(jí)主管機(jī)構(gòu)或者當(dāng)?shù)爻墙n案館移交。

第八條建設(shè)項(xiàng)目投入使用后進(jìn)行改建、擴(kuò)建或者對(duì)重要部位進(jìn)行維修的，建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)組織設(shè)計(jì)、施工單位據(jù)實(shí)修改、補(bǔ)充和完善原建設(shè)工程檔案；涉及結(jié)構(gòu)和平面布置改變的，應(yīng)當(dāng)重新編制竣工圖和工程檔案，在工程竣工驗(yàn)收合格后向原城建檔案館移交。

第九條地下建（構(gòu)）筑物、管線工程竣工驗(yàn)收合格后，建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)按規(guī)定向城建檔案館報(bào)送包括竣工測(cè)量成果在內(nèi)的工程檔案。

供水、排水、燃?xì)?、熱力、電力、電訊等城市地下管線專業(yè)管理單位，應(yīng)當(dāng)將更改、報(bào)廢、漏測(cè)部分的地下管線檔案及時(shí)修改補(bǔ)充到本單位的地下管線專業(yè)圖上，并及時(shí)向城建檔案館移交。

城市地下管線普查和補(bǔ)測(cè)補(bǔ)繪形成的地下管線檔案，應(yīng)當(dāng)在普查、測(cè)繪結(jié)束后3個(gè)月內(nèi)向城建檔案館移交。

第十條建設(shè)系統(tǒng)各專業(yè)管理部門形成的業(yè)務(wù)管理和業(yè)務(wù)技術(shù)檔案，凡具有永久保存價(jià)值的，在本單位保管使用1至5年后，按本辦法全部向城建檔案館移交。有長(zhǎng)期保存價(jià)值的檔案，由城建檔案館根據(jù)城市建設(shè)的需要選擇接收。

第十一條報(bào)送、移交城建檔案應(yīng)當(dāng)符合下列規(guī)定:

（一）檔案應(yīng)為原件，依照有關(guān)規(guī)定允許報(bào)送副本或者復(fù)制件的，復(fù)制件應(yīng)當(dāng)注明原件的保存處，并且加蓋原件保存單位印章。

（二）檔案內(nèi)容真實(shí)、完整、有效、可用?？⒐D與工程實(shí)體相符，圖樣清晰，簽章手續(xù)完備。

（三）移交建設(shè)工程檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)同步移交紙質(zhì)檔案、電子檔案、聲像檔案。建設(shè)工程歸檔文件包括工程準(zhǔn)備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖和竣工驗(yàn)收文件。

（四）電子檔案的內(nèi)容應(yīng)與紙質(zhì)檔案一致，聲像檔案應(yīng)當(dāng)主題明確，內(nèi)容完整，圖像穩(wěn)定、畫面清晰，色彩真實(shí)。

（五）采用建筑信息化模型（BIM）技術(shù)的建設(shè)工程項(xiàng)目，BIM技術(shù)資料應(yīng)當(dāng)與工程檔案一并收集移交歸檔。

（六）檔案的整理編制符合有關(guān)技術(shù)規(guī)范，檔案裝具符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)。

（七）符合技術(shù)規(guī)范的其他要求。

第十二條除法律、行政法規(guī)另有規(guī)定外，作為政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)辦理依據(jù)的電子證照，以及加蓋電子印章、電子簽名的電子文件材料，可以不再以紙質(zhì)形式歸檔和移交，符合檔案管理要求的電子文件直接以電子形式歸檔，電子檔案與紙質(zhì)檔案具有同等法律效力。需要將電子文件轉(zhuǎn)換為紙質(zhì)文件歸檔保存的，轉(zhuǎn)換的紙質(zhì)文件不需再行實(shí)體簽名、蓋章。

城建檔案館應(yīng)主動(dòng)做好與政務(wù)服務(wù)機(jī)構(gòu)、建設(shè)系統(tǒng)各行業(yè)、專業(yè)管理部門的協(xié)調(diào)和對(duì)接，明確相關(guān)電子文件歸檔管理要求，暢通電子文件移交歸檔渠道，加強(qiáng)建設(shè)工程聯(lián)合驗(yàn)收審批服務(wù)系統(tǒng)和專業(yè)管理部門業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)有關(guān)電子文件材料的收集歸檔工作，逐步實(shí)現(xiàn)電子文件信息數(shù)據(jù)向城建檔案館及時(shí)推送移交歸檔。

涉及保密的地下管線、測(cè)繪成果等電子檔案資料，應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家保密要求進(jìn)行流轉(zhuǎn)和歸檔。

第十三條電子檔案應(yīng)當(dāng)來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)。電子檔案移交可以采用在線移交或離線移交。移交電子檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)通過符合安全管理要求的網(wǎng)絡(luò)或者存儲(chǔ)介質(zhì)。

城建檔案館應(yīng)當(dāng)對(duì)接收的電子檔案進(jìn)行檢測(cè)，確保電子檔案的可用性和安全性。

第十四條列入城建檔案館接收范圍的工程，城建檔案館應(yīng)按照建設(shè)工程竣工聯(lián)合驗(yàn)收的規(guī)定對(duì)工程檔案進(jìn)行驗(yàn)收。

第十五條根據(jù)工程建設(shè)項(xiàng)目審批制度改革有關(guān)精神，建設(shè)工程檔案驗(yàn)收審批事項(xiàng)符合告知承諾制的要求，是否采用告知承諾方式辦理，由建設(shè)單位自愿選擇。

第十六條住房和城鄉(xiāng)建設(shè)主管部門應(yīng)當(dāng)在江西政務(wù)服務(wù)網(wǎng)（工程建設(shè)項(xiàng)目審批管理系統(tǒng)）、部門網(wǎng)站、部門辦公場(chǎng)所、“一窗受理”窗口等公共平臺(tái)、場(chǎng)所，公布“建設(shè)工程檔案驗(yàn)收告知書”（以下簡(jiǎn)稱告知書）（樣式詳見附件1），“建設(shè)工程檔案驗(yàn)收審批承諾書”（以下簡(jiǎn)稱承諾書）（樣式詳見附件2）等辦事指南和申請(qǐng)表單，便于申請(qǐng)人查閱下載。

第十七條城建檔案館應(yīng)按照下列程序開展建設(shè)工程檔案驗(yàn)收工作：

（一）在聯(lián)合驗(yàn)收前，為有需求的建設(shè)單位提供工程檔案驗(yàn)收指導(dǎo)服務(wù)。

（二）收到工程檔案驗(yàn)收申請(qǐng)后，3個(gè)工作日內(nèi)完成審查，并提出受理意見。

建設(shè)單位申請(qǐng)告知承諾制辦理審批的，應(yīng)提交簽署的“承諾書”。

（三）自申請(qǐng)受理起，7個(gè)工作日內(nèi)，提出“合格”或“整改”的驗(yàn)收意見（樣式詳見附件3）。提出“整改”意見的，應(yīng)一次性告知整改內(nèi)容和要求，整改后申請(qǐng)重新驗(yàn)收。

（四）工程檔案驗(yàn)收通過后，應(yīng)辦理工程檔案移交接收手續(xù)，打印移交目錄清單，開具“工程檔案交接文據(jù)”。文據(jù)格式要求應(yīng)符合《檔案交接文據(jù)格式》（GB/T13968）。

（五）對(duì)選擇告知承諾制辦理審批的建設(shè)單位進(jìn)行事后監(jiān)管，對(duì)不實(shí)承諾和違反承諾的，提出限期整改要求，對(duì)逾期拒不整改或者整改后仍不符合條件的，撤銷原工程檔案驗(yàn)收決定，并提出對(duì)建設(shè)單位和相關(guān)參建單位依法實(shí)施行政處罰和采取信用懲戒措施的意見建議。

第十八條列入城建檔案館接收范圍的建設(shè)工程，按以下標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收：

（一）建設(shè)工程歸檔文件材料是否齊全、完整、有效、可用。

（二）紙質(zhì)檔案整理立卷是否符合現(xiàn)行《建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范（GB/T50328）。

（三）建設(shè)電子文件和電子檔案是否符合現(xiàn)行《建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范》（CJJ/T117）。

（四）數(shù)碼照片檔案是否符合現(xiàn)行《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》（DA/T50)；錄音錄像檔案是否符合現(xiàn)行《錄音錄像檔案管理規(guī)范》（DA/T78）。

第十九條建設(shè)單位應(yīng)按下列流程開展工程檔案驗(yàn)收的準(zhǔn)備工作：

（一）在工程開工前，閱讀“建設(shè)工程檔案驗(yàn)收告知書”，熟悉掌握建設(shè)工程文件編制、形成，以及工程檔案歸檔整理、竣工驗(yàn)收、報(bào)送移交等相關(guān)規(guī)定和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。

（二）在工程招標(biāo)以及與勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位簽訂合同或補(bǔ)充簽訂協(xié)議時(shí)，應(yīng)明確竣工圖編制單位，工程檔案編制責(zé)任、編制套數(shù)、編制費(fèi)用，以及紙質(zhì)檔案、聲像檔案、電子檔案的編制報(bào)送要求，確保工程檔案的收集、編制與工程進(jìn)度同步。

（三）負(fù)責(zé)工程準(zhǔn)備階段、竣工驗(yàn)收階段歸檔文件材料的編制、形成、收集、整理、立卷。

（四）在工程建設(shè)過程中，負(fù)責(zé)組織對(duì)勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等各方責(zé)任單位的工程文件材料編制形成、工程檔案整理立卷、日常歸檔保管等工作，進(jìn)行監(jiān)督、檢查和階段性驗(yàn)收。

（五）地下管線工程覆土前，依法委托具有相應(yīng)資質(zhì)的工程測(cè)繪單位進(jìn)行竣工測(cè)繪，形成準(zhǔn)確的竣工測(cè)繪數(shù)據(jù)文件和管線工程測(cè)繪圖等測(cè)量成果，一并整理移交歸檔。

（六）在工程竣工驗(yàn)收前，負(fù)責(zé)組織檢查項(xiàng)目歸檔文件材料是否齊全完整、是否真實(shí)可靠、是否簽章齊備；竣工圖是否與工程實(shí)際相符；工程紙質(zhì)檔案、電子檔案、聲像檔案是否按照相關(guān)規(guī)范整理。根據(jù)工作需求，決定是否申請(qǐng)城建檔案館等相關(guān)部門給予指導(dǎo)服務(wù)。

在竣工驗(yàn)收時(shí)，負(fù)責(zé)組織由各方責(zé)任單位參加的工程檔案竣工驗(yàn)收，并形成建設(shè)項(xiàng)目工程檔案驗(yàn)收結(jié)論。

（七）在申請(qǐng)聯(lián)合驗(yàn)收審批時(shí)，提出工程檔案驗(yàn)收申請(qǐng)，經(jīng)城建檔案館受理，取得“建設(shè)工程檔案驗(yàn)收意見書”。驗(yàn)收意見為“整改”的，應(yīng)完成整改后申請(qǐng)重新驗(yàn)收。

（八）在工程竣工備案前，負(fù)責(zé)向當(dāng)?shù)爻墙n案館移交一套符合規(guī)定的工程檔案，工程決算、備案審批等后期歸檔文件資料應(yīng)在竣工驗(yàn)收合格后3個(gè)月內(nèi)移交完畢。

（九）選擇告知承諾制辦理審批的，按照要求填寫“承諾書”，簽章后遞交城建檔案館或工程建設(shè)項(xiàng)目審批綜合服務(wù)窗口，或通過工程建設(shè)項(xiàng)目審批管理系統(tǒng)遞交。

第二十條城建檔案館應(yīng)當(dāng)采取下列措施保管保護(hù)城建檔案:

（一）建立科學(xué)地管理制度，逐步實(shí)現(xiàn)檔案保管規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。

（二）配置適宜安全保管檔案的專門庫房，配備防火、防盜、防潮、防高溫、防光、防有害生物、防塵、防磁等必要設(shè)備和消防報(bào)警系統(tǒng)裝置。

（三）配備城建檔案管理信息系統(tǒng)，采取科技手段、運(yùn)用信息技術(shù)，保障電子檔案信息移交接收和館藏檔案安全保管保護(hù)工作的正常開展。

（四）推進(jìn)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化，存儲(chǔ)的電子檔案載體存放環(huán)境應(yīng)當(dāng)符合信息安全要求，對(duì)重要檔案實(shí)行異地容災(zāi)備份管理。

（五）建立城建檔案資料目錄數(shù)據(jù)庫、信息資源數(shù)據(jù)庫，積極開發(fā)編研城建檔案信息資源，主動(dòng)為社會(huì)提供服務(wù)。

第二十一條對(duì)涉密城建檔案的保管、密級(jí)變更、解密和銷毀，應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家有關(guān)法律、法規(guī)規(guī)定辦理。

第二十二條城建檔案館在委托檔案整理、寄存、開發(fā)利用和數(shù)字化等服務(wù)時(shí)，應(yīng)當(dāng)與符合條件的檔案服務(wù)企業(yè)簽訂委托協(xié)議，約定服務(wù)的范圍、質(zhì)量和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容，并對(duì)受托方進(jìn)行監(jiān)督。嚴(yán)格遵守有關(guān)安全保密規(guī)定，確保檔案的安全。

第二十三條公民、法人、其他組織憑身份證、工作證、介紹信等合法有效證明，依法可以利用已開放的城建檔案。申請(qǐng)利用涉及國(guó)家保密和知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)的城建檔案，按照國(guó)家有關(guān)法律、法規(guī)的規(guī)定辦理。

第二十四條向城建檔案館移交、捐贈(zèng)、寄存檔案的單位和個(gè)人，對(duì)其檔案享有利用優(yōu)先權(quán)，并可對(duì)其檔案中不宜向社會(huì)開放的部分提出限制利用的意見，城建檔案館應(yīng)當(dāng)維護(hù)其合法權(quán)益。

第二十五條城建檔案館出具的檔案復(fù)制件，應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定加蓋城建檔案館印章。

電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用。

第二十六條城建檔案館應(yīng)當(dāng)建立健全檔案查詢利用管理制度。利用檔案時(shí)，利用者和城建檔案館工作人員，應(yīng)當(dāng)遵守國(guó)家有關(guān)保密和檔案管理制度，不得泄密、損毀、涂改、偽造、擅自復(fù)制和公布城建檔案。

第二十七條違反本辦法的規(guī)定，按照有關(guān)法律、法規(guī)、規(guī)章的規(guī)定進(jìn)行處理。

第二十八條本辦法自發(fā)布之日起施行。