場(chǎng)景需求
備件管理是售后工單服務(wù)最重要的部分之一，一般備件分散在各倉庫或各門店，通常是線下手動(dòng)記賬備件的領(lǐng)用和歸還、或調(diào)撥。
由于時(shí)間較長(zhǎng)，紙質(zhì)數(shù)據(jù)可能存在丟失，因此很難及時(shí)盤點(diǎn)數(shù)量，以及追蹤備件的使用人、以及使用情況。
再加上公司的客戶需求量較大，內(nèi)部工程師較多，多個(gè)環(huán)節(jié)下來造成數(shù)據(jù)丟失或反映不及時(shí)，可能導(dǎo)致企業(yè)重復(fù)購置，或購置不及時(shí)降低服務(wù)人員的完案率（也就是服務(wù)不及時(shí)），從而降低客戶的滿意度。
重復(fù)購置過多的備件會(huì)直接影響到公司的資金占用率，也會(huì)過度占用大量的倉庫空間，同時(shí)也會(huì)提高管理備件的成本。
因此我們需要設(shè)計(jì)并搭建備件管理系統(tǒng)，解決以上場(chǎng)景需求，同時(shí)也需要解決如下問題：
- 打通內(nèi)部數(shù)據(jù)，實(shí)時(shí)更新庫存管理信息，降低或避免重復(fù)購置備件。
- 數(shù)字化記錄備件的來源去脈，做到每一條備件的數(shù)據(jù)都有跡可循。
- 智能化自動(dòng)處理一些工作流，比如庫管同意備件領(lǐng)用后，需自動(dòng)新建出庫表，并錄入相關(guān)信息。
- 降低備件管理的的用人和時(shí)間成本，把備件庫的儲(chǔ)備資金壓縮到合理供應(yīng)最低的水平。
設(shè)計(jì)思路
在解決問題之前，我們先來梳理備件管理的整個(gè)業(yè)務(wù)流程：
登記備件信息→采購備件→檢查備件→備件入庫→申請(qǐng)領(lǐng)用→庫管審批→備件出庫→領(lǐng)用設(shè)備，具體業(yè)務(wù)流程如下圖：
解決技術(shù)流程
思考數(shù)據(jù)在運(yùn)轉(zhuǎn)流程節(jié)點(diǎn)中，需考慮到還需解決其他哪些問題。
比如，庫管同意領(lǐng)取或退回，一般都要登記出入庫表單信息，要不然后續(xù)數(shù)據(jù)對(duì)不上，那么這個(gè)情況下，我們希望系統(tǒng)能夠自動(dòng)創(chuàng)建并錄入，所以這時(shí)要在流程設(shè)置自動(dòng)創(chuàng)建節(jié)點(diǎn)。
備件領(lǐng)用
提交個(gè)人備件申領(lǐng)表→庫管審核同意→工程師領(lǐng)取設(shè)備→系統(tǒng)自動(dòng)創(chuàng)建出庫表
備件退回
提交個(gè)人備件退回表→庫管審核同意→設(shè)備放回倉庫→系統(tǒng)自動(dòng)創(chuàng)建入庫表
解決方法
為落地解決具體場(chǎng)景需求，我們需將以上場(chǎng)景需求轉(zhuǎn)化為問題，并進(jìn)行拆解問題，針對(duì)具體問題給出具體的解決方法。
1、如何在出入庫實(shí)時(shí)更新庫存數(shù)量？
上期內(nèi)容我們分享了庫存管理系統(tǒng)，其中已搭建公司聚合表，子表單的智能引用名稱設(shè)置為「剩余可出庫數(shù)量」，其在默認(rèn)內(nèi)容選擇關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)，設(shè)置條件如下圖。
選擇相關(guān)備件后，即可自動(dòng)顯示該備件的剩余庫存數(shù)量。
2、同意領(lǐng)用或退回備件時(shí)，如何自動(dòng)創(chuàng)建出入庫表，并錄入數(shù)據(jù)提交？
您可以在流程節(jié)點(diǎn)設(shè)置，在審批節(jié)點(diǎn)下方添加自動(dòng)操作–填寫節(jié)點(diǎn)，配置相關(guān)條件后，當(dāng)審核通過時(shí)，數(shù)據(jù)運(yùn)轉(zhuǎn)到下一個(gè)節(jié)點(diǎn)時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)創(chuàng)建并錄入數(shù)據(jù)。
節(jié)省的大量時(shí)間，可以用來去做有價(jià)值的事情，比如查看和管理備件可視化數(shù)據(jù)視圖、報(bào)表，通過數(shù)字化做業(yè)務(wù)決策，并推動(dòng)業(yè)務(wù)高效運(yùn)轉(zhuǎn)。
3、如何在同一頁面查看和處理備件申領(lǐng)、分配、退回的情況？
您可以通過新建儀表盤，添加申領(lǐng)、分配、退回流程審批，為實(shí)現(xiàn)高效辦公，也可在儀表盤設(shè)置快捷鍵發(fā)起表單，點(diǎn)擊按鈕即可跳轉(zhuǎn)到需填寫的表單頁面，比如常用的入庫表、出庫表、調(diào)撥表。
同時(shí)也會(huì)遇到一個(gè)場(chǎng)景，在審批領(lǐng)用表時(shí)，庫管需要再查看下備件的庫存情況，一般情況下流程，先推出審批頁面，再去備件庫存聚合表查詢，然后再回到審批頁面，這樣非常麻煩。
我們可以設(shè)置關(guān)聯(lián)庫存查詢儀表盤，審批同時(shí)也可以在當(dāng)前頁面查詢，是不是非常方便？
4、如何自動(dòng)生成個(gè)人備件庫存報(bào)表？
您只需新建聚合表單，設(shè)置相關(guān)條件后，錄入數(shù)據(jù)后，系統(tǒng)將會(huì)自動(dòng)生成個(gè)人庫存報(bào)表。
5、如何通過關(guān)聯(lián)備件相關(guān)信息，在填寫出入庫單時(shí)聯(lián)動(dòng)顯示備件信息？
您可以在子表單添加智能引用字段控件，設(shè)置其相關(guān)條件，即可實(shí)現(xiàn)一鍵關(guān)聯(lián)所有的信息。
模塊設(shè)計(jì)
針對(duì)以上需求，我們需用到三個(gè)功能，分別是流程表單、儀表盤、聚合表。
通過以上需求和拆解問題，我們將備件管理分為三個(gè)部分，分別是備件基礎(chǔ)信息的管理、個(gè)人領(lǐng)用/退回備件的管理、庫管待辦管理。
1、備件管理
主要查看、管理多個(gè)備件的信息。
2、個(gè)人備件庫管理
主要管理申領(lǐng)備件、退回備件、分配備件多個(gè)表的數(shù)據(jù)，并進(jìn)行處理，同時(shí)查看個(gè)人庫存報(bào)表數(shù)據(jù)。
3、庫管首頁儀表盤
幫助庫管在當(dāng)前頁面快速處理多個(gè)待辦事宜，并在當(dāng)前頁面發(fā)起表單進(jìn)行處理。
那如何根據(jù)以上解決思路、流程、模塊設(shè)計(jì)等去搭建系統(tǒng)？我們將在下一篇內(nèi)容手把手教會(huì)大家搭建，請(qǐng)持續(xù)關(guān)注我們。
感謝大家的閱讀，最后推薦大家閱讀工單管理、客戶管理、庫存管理內(nèi)容，可以用來自己搭建，或?qū)σ陨舷到y(tǒng)進(jìn)行調(diào)整。
如果在設(shè)計(jì)或搭建上有些問題，可在首頁添加客服進(jìn)行咨詢哦~
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