在疫情防控常態(tài)化的背景下，近幾年餐飲行業(yè)面臨著巨大的挑戰(zhàn)。疫情防控，餐飲店經(jīng)常面臨著暫停營業(yè)的風險，而連鎖品牌抗風險能力更強，競爭優(yōu)勢更加明顯，餐飲連鎖化進程加速；疫情推動了線下服務(wù)業(yè)向數(shù)字化、零售化方向變革轉(zhuǎn)型，越來越多的餐飲品牌開通了線上店鋪；為了吸引消費者關(guān)注，餐飲品牌不斷推陳出新，近年來，餐飲品牌的細分品類分化和跨界整合趨勢越來越明顯；消費下行，消費者愈加理性，餐飲品牌也逐漸探索提高性價比。
這些變動對餐飲品牌的管理水平和經(jīng)營效率也提出了更高的要求，連鎖品牌門店眾多，需要與物業(yè)簽訂合同，也有很多采購需求，需要簽訂采購合同，對合同進行系統(tǒng)化管理也成了連鎖餐飲品牌管理的重點。今天就給大家分析一下連鎖餐飲品牌合同管理的現(xiàn)狀和友為合同管理系統(tǒng)給出的解決方案~
一、餐飲行業(yè)合同管理現(xiàn)狀
連鎖餐飲品牌規(guī)模大，門店分散，各種合同分散在全國各地，這給合同的管理帶來了很多難度，詳情如下：
①合同編碼、條款、范本不統(tǒng)一：由于簽訂的物業(yè)方不一致，導致合同條款各種各樣，合同缺乏規(guī)范化管理，存在一定的管控風險，總部各部門、一些項目的合同編碼混亂。
②履約過程跟蹤難：采購合同執(zhí)行跟蹤采用線下Excel管理，執(zhí)行關(guān)鍵節(jié)點無提醒；HR合同續(xù)簽人工線下記錄，無提醒。關(guān)鍵節(jié)點無提醒，后續(xù)合同結(jié)算，合同付款跟蹤困難。
③付款時間多樣，有逾期風險：眾多門店的付款時間不一致，付款次數(shù)多，業(yè)務(wù)人員需要及時提醒財務(wù)人員支付，超期會有滯納金，導致財務(wù)工作量增大，業(yè)務(wù)人員和財務(wù)人員之間的溝通成本高；
④合同有被更改的風險：線上審批的合同與實際簽訂合同不一致，有出現(xiàn)陰陽合同的風險；用印的文件內(nèi)容無法有效控制；蓋章次數(shù)不可控。
⑤合同數(shù)據(jù)統(tǒng)計、分析難：各部門自行管理合同，合同統(tǒng)計難，無法準確給出數(shù)據(jù)，無法為后續(xù)的業(yè)務(wù)發(fā)展提供數(shù)據(jù)支撐。
⑥合同歸檔、查詢、借閱難：餐飲企業(yè)合同種類多，數(shù)量多，包括租賃合同、采購合同、勞動合同等多種合同，隨著時間的積累，大量紙質(zhì)合同堆積，查找困難。
⑦線下管控，手工操作，難度大：門店開閉店頻繁，需要對不需要付款的門店進行管控，線下管控很容易出錯；由于環(huán)境變化，合同經(jīng)常性會發(fā)生變更或者后期發(fā)生降免租，人工干預(yù)太大，容易出錯；在提成租金時，提成計算繁瑣，手工很容易出錯。
二、友為合同管理系統(tǒng)解決方案
友為數(shù)字化合同管理系統(tǒng)能統(tǒng)籌管理餐飲企業(yè)分散的合同，提高合同執(zhí)行的效率，降低合同履約的風險，詳情如下：
1、合同全生命周期管理
友為合同管理系統(tǒng)能做到對合同事前、事中、事后整個流程的管理，包括合同準備、合同訂立、合同履約、合同后續(xù)等四大環(huán)節(jié)，幫助餐飲企業(yè)實現(xiàn)對合同的全流程監(jiān)管。雖然餐飲企業(yè)各門店和物業(yè)簽訂了不同的合同，但合同簽訂、合同執(zhí)行以及合同風險防控等合同整個流程和注意事項是一致的，系統(tǒng)可以實現(xiàn)統(tǒng)一管控。系統(tǒng)還可以提供合同模板，幫助餐飲企業(yè)更高效地進行合同擬定。
2、消息預(yù)警，降低逾期風險
友為合同管理系統(tǒng)設(shè)置了消息列表，對重要的時間節(jié)點進行提醒，對于有逾期風險的事項還會進行消息預(yù)警，同時打通了和各系統(tǒng)之間的接口，消息可以同步到釘釘、企業(yè)微信和其他OA系統(tǒng)，消息實時推送，避免錯過重要的消息，降低合同逾期的各種風險。在租金付款截止日期前幾天，財務(wù)人員就會收到消息提醒，提醒出納及時進行支付，能很大程度地避免因支付逾期而導致的滯納金。而且在手機移動端，在釘釘/企業(yè)微信就能查看消息提醒，避免錯過重要消息提醒。
3、建立合同臺賬，方便快速查詢
友為合同管理系統(tǒng)建立了合同臺賬，對所有的合同數(shù)據(jù)都進行了匯總，在臺賬里，可以清晰看到合同的狀態(tài)，簽約相對方和結(jié)算的狀態(tài)，合同狀態(tài)的變動也會有記錄。與該合同相關(guān)的員工都可以查看合同的狀態(tài)，及時共享合同變動信息，減少了溝通成本，不同崗位不同角色對臺賬數(shù)據(jù)有不同的查看、編輯權(quán)限。餐飲企業(yè)門店工作人員和企業(yè)總部都能及時了解合同信息和合同履行的進度。
合同查詢很方便，可以按照合同類別、相對方、合同狀態(tài)等條件進行一鍵查詢，快速找到相關(guān)合同。門店如果想要續(xù)簽合同也能快速查詢到歷史合同，還能看到合同變更的記錄。
4、防范合同風險
友為合同管理系統(tǒng)在合同簽訂過程中對合同用印有嚴格的審批流程，規(guī)定了具體的用印次數(shù)。系統(tǒng)還有合同比對功能，可以識別合同簽訂前后的區(qū)別，防止合同到線下后被篡改。
5、線上管理，高效分類歸檔
完成的電子合同可以歸檔到系統(tǒng)的文件柜里，餐飲企業(yè)可以購置實體文件柜，按照系統(tǒng)的文件柜的編號方式進行編號，需要向外借閱的時候，在系統(tǒng)里也進行相應(yīng)的登記，設(shè)置借閱時間段，及時記錄合同所處的狀態(tài)，防止合同丟失，也方便后期查看合同原件，避免出現(xiàn)合同糾紛的時候找不到原件。
合同歸檔提高了合同查找的效率，也讓原本雜亂無章的合同變得有序擺放了。
6、業(yè)財一體化，方便財務(wù)對賬
合同申請單設(shè)置了結(jié)算方案，在提交合同審批的同時也把財務(wù)履約的情況進行了規(guī)定。等合同付款申請單通過后，財務(wù)人員就可以通過線上銀企直聯(lián)進行付款，流程結(jié)束即可一鍵推送到用友系統(tǒng)生成憑證，免除了手工記賬，人工核對，免除了很多不必要的工作，提高了工作效率。
當物業(yè)進行降免租或有提成租金時，可結(jié)合抵扣的數(shù)據(jù)進行支付，對于提成租金，系統(tǒng)能提供計算公式，財務(wù)手動生成提成應(yīng)付款，可免除手工計算的麻煩。當門店關(guān)店時，系統(tǒng)會根據(jù)關(guān)店日期，剔除支付，當門店恢復(fù)運營時，才會進行正常支付。
7、定期支付解決方案
餐飲企業(yè)門店眾多，簽訂了大量租賃合同。租賃合同是周期性合同，和一般的合同相比，支付次數(shù)多（月付或季付），支付日期固定，友為合同管理系統(tǒng)有定時功能，可以提前10天，生成支付單并進行匯總，然后批量提交審核，通過后即可進行批量支付，避免了付款逾期，需要繳納滯納金的風險。批量審核、支付也大大提高了工作效率，減輕了財務(wù)的工作量。
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