一、采購審批制度

第1章 總則

第1條 目的

為了規(guī)范采購申請審批過程，確保采購物資符合公司需求和相關(guān)規(guī)范，并為采購過程中各項申請和審批工作提供指引，特制定本制度。

第2條 適用范圍

本制度適用于公司采購申請審批的管理工作。

第2章物資請購與審核

第3條 各部門應(yīng)根據(jù)日常經(jīng)營活動需要編制“采購申請單”，提出采購申請并交采購部。

第4條 “采購申請單”要說明請購物資的品名、數(shù)量、需求日期、預(yù)算金額等內(nèi)容。

第5條 采購部應(yīng)對各部門提交的“采購申請單”進(jìn)行初步審核，審核過程中應(yīng)主要分析采購需求是否和實際需求相符，并以企業(yè)采購審核管理程序和日常經(jīng)營活動的需要為依據(jù)。

第3章采購申請與審批

第6條 匯總采購需求

1.采購部應(yīng)及時匯總各部門的采購需求，并編制“采購需求匯總表”。

2.“采購需求匯總表”編制完成后，應(yīng)仔細(xì)核查是否存在缺漏。

第7條 庫存調(diào)查

采購需求匯總完畢后，采購部應(yīng)對現(xiàn)有庫存進(jìn)行核查，了解現(xiàn)有庫存的實際情況。

第8條 編制采購申請

1.采購計劃主管、采購專員應(yīng)根據(jù)物資庫存數(shù)量、安全存量等，計算出實際需求數(shù)量，并編制采購作業(yè)計劃以及“采購申請表”。

2.“采購申請表”應(yīng)報采購總監(jiān)、總經(jīng)理審批。

3.一般替代品物資采購申請由所需采購物資部門的經(jīng)理審批，重要物資或關(guān)鍵物資的替代品采購申請由總經(jīng)理審批。若采購物資涉及相關(guān)技術(shù)方面的問題，應(yīng)有相關(guān)技術(shù)人員參與審批工作。

第9條 采購預(yù)算制定及審批

1.采購申請通過審批后，采購部需要及時制定采購預(yù)算，并報采購總監(jiān)、財務(wù)部、總經(jīng)辦審批。

2.采購預(yù)算通過審批后，采購部應(yīng)據(jù)此編制采購計劃，并實施采購工作。

第4章 采購實施及過程事項審批

第10條 供應(yīng)商開發(fā)

1.采購預(yù)算通過審批后，采購部應(yīng)及時尋找供應(yīng)商。

2.如果現(xiàn)有合作供應(yīng)商中沒有能供應(yīng)此種物資的，應(yīng)及時開發(fā)供應(yīng)商。

第11條 供應(yīng)商選擇及審批

1.采購部需從已有供應(yīng)商和新開發(fā)的供應(yīng)商中選擇合適的供貨商。

2.選擇好供應(yīng)商后，應(yīng)及時報采購總監(jiān)進(jìn)行審批。

第12條 采購替代品申請及審批

1.如果所需物資已找到合適的供應(yīng)商，則應(yīng)及時安排采購工作，確保物資及時交付。

2.如果所需物資因缺斷貨等其他原因暫時不能采購，就需要請購部門尋找合適的替代品。

3.請購部門若同意使用替代品，則應(yīng)向采購部重新提交采購申請。

4.請購部門若堅持采購原物資，則應(yīng)終止本次采購工作。

第5章 附則

第13條 本制度由采購部制定，經(jīng)采購總監(jiān)審核后通過。

第14條 本制度自公布之日起施行。

二、采購合同執(zhí)行管理制度

第1章 總則

第1條 目的

為了確保采購合同的順利執(zhí)行，降低采購合同執(zhí)行過程中發(fā)生的違約事件提升采購工作的管理水平，特制定本制度。

第2條 適用范圍

本制度適用于采購合同的執(zhí)行控制工作。

第3條 管理職責(zé)

1.采購部全面負(fù)責(zé)采購合同的執(zhí)行。

2.法務(wù)部協(xié)助采購部進(jìn)行索賠、糾紛的處理。

第2章 采購訂單編制管理

第4條 采購訂單編制程序

1.采購合同簽訂后，采購部應(yīng)根據(jù)本企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營需求和各部門的申請編制采購訂單，經(jīng)采購總監(jiān)審批后交送供應(yīng)商。

2.訂單發(fā)送到供應(yīng)商處后，采購人員應(yīng)與供應(yīng)商代表進(jìn)行溝通，確認(rèn)其收到采購訂單。

第5條 采購訂單內(nèi)容規(guī)范

采購訂單應(yīng)包括以下四項內(nèi)容。

1.采購物資的名稱、品種、型號、規(guī)格。

2.訂貨總數(shù)量、分期交貨數(shù)和訂單號。

3.包裝運(yùn)輸說明、到貨地點、隨貨文件和驗收方法。

4.訂單生效條件和糾紛處理辦法等。

第3章 訂單執(zhí)行跟蹤管理

第6條 執(zhí)行訂單跟蹤

供應(yīng)商確認(rèn)采購訂單后，采購人員應(yīng)進(jìn)行跟蹤，實施訂單執(zhí)行過程中的管理監(jiān)控。

第7條 訂單跟蹤內(nèi)容

具體跟蹤事項主要包括以下四個方面。

1.跟蹤供應(yīng)商生產(chǎn)及備貨過程，發(fā)現(xiàn)問題及時反饋，出現(xiàn)變更時應(yīng)立即解決并保證準(zhǔn)時到貨。

2.隨時關(guān)注生產(chǎn)需求變化，如生產(chǎn)急需則應(yīng)立即與供應(yīng)商協(xié)調(diào)，協(xié)助供應(yīng)商完成緊急供貨；如生產(chǎn)活動出現(xiàn)延緩，經(jīng)采購總監(jiān)批準(zhǔn)延緩或取消訂單時，采購人員應(yīng)與供應(yīng)商進(jìn)行溝通，確認(rèn)其可承受的延緩時間或中止訂單操作，并協(xié)商相關(guān)賠償事宜。

3.跟蹤庫存狀況，保證庫存水平。出現(xiàn)庫存過高或過低時，應(yīng)及時與供應(yīng)商聯(lián)系，制定相應(yīng)采購方案，保證庫存控制在合理水平。

4.跟蹤物資的備貨、裝運(yùn)過程，確保供應(yīng)商發(fā)貨物資的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量符合要求。

第4章 采購物資驗收管理

第8條 物資驗收步驟

1.采購人員在接收貨物前應(yīng)與供應(yīng)商確認(rèn)交貨與驗收時間，并保證相關(guān)事宜符合合同約定條款。

2.交貨驗收的地點應(yīng)依照采購合同制定地點為主，若預(yù)定地點因故無法進(jìn)行校驗，采購人員應(yīng)提前通知供應(yīng)商并立即實施轉(zhuǎn)移辦理，確保在約定時間實施驗收。

第9條 物資驗收內(nèi)容

采購物資的驗收工作主要有以下三個方面的內(nèi)容。

1.驗收數(shù)量，查驗交貨數(shù)量是否與采購合同、訂單及運(yùn)送憑單相符，采購人員應(yīng)進(jìn)行兩次數(shù)量清點，確保驗收工作準(zhǔn)確無誤。

2.檢驗質(zhì)量，確認(rèn)接收物資與訂購物資一致，并檢驗其質(zhì)量是否符合采購合同約定的質(zhì)量要求，

3.檢驗單證，即對供應(yīng)商的供貨清單與承運(yùn)單位的貨運(yùn)清單進(jìn)行檢驗。

第10條 物資驗收結(jié)果處理

采購人員應(yīng)根據(jù)驗收結(jié)果對物資進(jìn)行處理，具體處理辦法如下表所示。

物資驗收結(jié)果處理說明表

處理辦法	適用條件	具體說明
入庫	驗收合格的物資	對物資進(jìn)行“合格”標(biāo)識，并交送倉儲部辦理入庫手續(xù)
拒收	驗收結(jié)果不符合合同條款規(guī)定的物資	1、 通知供應(yīng)商在限期內(nèi)收回物資 2、 若合同約定準(zhǔn)許換貨，則應(yīng)在供應(yīng)商交妥合格品后再發(fā)還
補(bǔ)齊	物資短損	通知供應(yīng)商在限期內(nèi)補(bǔ)齊短損物資
索賠	物資出現(xiàn)損壞	向供應(yīng)商或運(yùn)輸單位索賠

第5章 采購結(jié)算管理

第11條 通知結(jié)算

采購部確認(rèn)物資已驗收入庫后，應(yīng)通知財務(wù)部按照采購合同約定的方式進(jìn)行付款。

第12條 確認(rèn)到賬情況

財務(wù)部完成付款后，采購人員應(yīng)及時與供應(yīng)商進(jìn)行溝通，確認(rèn)款項到賬情況，執(zhí)行采購合同。

第6章 合同執(zhí)行變更

第13條 合同變更條件

合同執(zhí)行中出現(xiàn)下列情況之一的，采購人員應(yīng)及時向上級領(lǐng)導(dǎo)報告，并按照國家法律法規(guī)、本企業(yè)有關(guān)規(guī)定及合同約定與供應(yīng)商代表協(xié)商變更或解除合同。

1.由于不可抗力致使合同不能執(zhí)行的。

2.對方在合同約定的期限內(nèi)沒有執(zhí)行合同所規(guī)定的義務(wù)的。

3.由于情況變更，致使本企業(yè)無法按約定執(zhí)行合同或雖能執(zhí)行但會導(dǎo)致重大損失的。

4.其他合同約定的或法律規(guī)定的情形。

第14條 合同變更處理程序

采購合同需要變更時，采購部相關(guān)人員應(yīng)會同法律顧問與合同雙方協(xié)商解決。協(xié)商不成需進(jìn)行仲裁或訴訟的，采購部相關(guān)人員協(xié)助法律顧問辦理有關(guān)事宜。

第7章 合同執(zhí)行紀(jì)律規(guī)范

第15條 合同法律約束

采購合同簽訂后即生效，具有法律約束力。采購合同執(zhí)行的相關(guān)人員必須按合同約定全面履行規(guī)定的義務(wù)，遵守誠實信用原則，根據(jù)合同性質(zhì)、目的和交易習(xí)慣履行通知、協(xié)助和保密等義務(wù)。

第16條 執(zhí)行記錄管理

在采購合同執(zhí)行過程中，采購部應(yīng)對合同的執(zhí)行情況以臺賬形式作詳細(xì)全面的書面記錄，并保留相關(guān)能夠證明合同執(zhí)行情況的原始憑證。

第17條 違紀(jì)行為

采購合同執(zhí)行與管理的相關(guān)人員不得有下列行為，否則將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)處分。

1.泄露合同內(nèi)容或私自更改合同內(nèi)容。

2.丟失合同。

3.參與合同工作時發(fā)生的嚴(yán)重的不負(fù)責(zé)任、不合規(guī)定的其他行為等。

第18條 合同執(zhí)行違紀(jì)處理

1.合同執(zhí)行過程中，相關(guān)人員違反國家和本企業(yè)相關(guān)規(guī)定，造成經(jīng)濟(jì)損失或其他損失的，本企業(yè)將視其性質(zhì)和情節(jié)輕重，給予責(zé)任人行政和經(jīng)濟(jì)處罰。

2.違紀(jì)情節(jié)嚴(yán)重、觸犯刑法的，應(yīng)及時移交司法部門處理，本企業(yè)保留對責(zé)任人的追索權(quán)。

第8章 附則

第19條 本制度由采購部制定，經(jīng)總經(jīng)辦審批后通過。

第20條 本制度自公布之日起實施。

三、采購授權(quán)審批制度

第1章 總則

第1條 目的

為明確審批人對采購與付款業(yè)務(wù)的授權(quán)批準(zhǔn)方式、權(quán)限、程序、責(zé)任和相關(guān)控制措施，規(guī)定經(jīng)辦人辦理采購與付款業(yè)務(wù)的職權(quán)范圍和工作要求，特制定本制度。

第2條 采購業(yè)務(wù)中審批人應(yīng)當(dāng)在授權(quán)范圍內(nèi)進(jìn)行審批，不得超越審批權(quán)限。

第3條 嚴(yán)禁未經(jīng)授權(quán)的機(jī)構(gòu)或人員辦理采購與付款業(yè)務(wù)。

1．采購員應(yīng)當(dāng)在職權(quán)范圍內(nèi)，按照審批人的批準(zhǔn)辦理采購與付款業(yè)務(wù)。

2．對于審批人超越授權(quán)范圍審批的采購與付款業(yè)務(wù)，采購員有權(quán)拒絕辦理，并及時向?qū)徟说纳霞壥跈?quán)部門報告。

第4條 對于重要和技術(shù)性較強(qiáng)的采購業(yè)務(wù)，采購部應(yīng)當(dāng)組織專家進(jìn)行論證，實行集體決策和審批，防止出現(xiàn)決策失誤而給公司造成嚴(yán)重?fù)p失。

第2章 采購業(yè)務(wù)程序

第5條 請購

使用部門、倉儲部門及其他相關(guān)部門根據(jù)公司采購預(yù)算、實際經(jīng)營需要等提出采購申請，經(jīng)部門經(jīng)理簽字后，及時向采購部門提出采購申請。

第6條 審批

采購部經(jīng)理、財務(wù)總監(jiān)、總經(jīng)理根據(jù)規(guī)定的職責(zé)權(quán)限和程序?qū)Σ少徤暾堖M(jìn)行審核審批。

1．采購預(yù)算內(nèi)采購金額在2萬元以內(nèi)的，采購部經(jīng)理審批；采購金額在2萬～5萬元的，采購部經(jīng)理審核，報請財務(wù)總監(jiān)審批；采購金額在5萬元（含）以上的，由財務(wù)總監(jiān)審核，報請總經(jīng)理審批。

2．超預(yù)算或預(yù)算外采購項目均由財務(wù)總監(jiān)審核，總經(jīng)理審批。

3．對不符合規(guī)定的采購申請，審批人應(yīng)當(dāng)要求請購人員調(diào)整采購內(nèi)容或拒絕批準(zhǔn)。

第7條 采購

1．采購部經(jīng)理根據(jù)經(jīng)過審批的請購內(nèi)容，組織采購員進(jìn)行采購。

2．采購員進(jìn)行市場調(diào)查，進(jìn)行比質(zhì)、比價，擬定供應(yīng)商名單，經(jīng)采購部經(jīng)理審核并提出參考意見后，交總經(jīng)理最終確定合格供應(yīng)商名單。

3．采購部根據(jù)合格供應(yīng)商名單進(jìn)行采購談判，采購員擬定采購合同后，交采購部經(jīng)理審閱，報相關(guān)負(fù)責(zé)人審批后簽訂采購合同。

（1）采購計劃范圍內(nèi)金額在2萬元以下的采購合同，需由財務(wù)部審核后交采購部經(jīng)理簽訂采購合同即可。

（2）采購計劃范圍內(nèi)金額在2萬～5萬元以內(nèi)的采購合同，需交財務(wù)部審核，財務(wù)總監(jiān)審批后授權(quán)采購部經(jīng)理簽訂采購合同。

（3）采購計劃范圍內(nèi)金額在5萬元以上的采購合同，經(jīng)財務(wù)總監(jiān)審核、總經(jīng)理審批后交授權(quán)采購部經(jīng)理簽訂采購合同。

（4）采購計劃外的所有采購合同，需由財務(wù)部核對后，交財務(wù)總監(jiān)審核，總經(jīng)理審批后授權(quán)采購部經(jīng)理簽訂采購合同。

第8條 驗收

質(zhì)檢部門根據(jù)公司有關(guān)驗收規(guī)定對采購的物資進(jìn)行驗收并入庫，對于在驗收中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時通知采購部，采購員根據(jù)驗收情況進(jìn)行辦理。

1．驗收過程中出現(xiàn)的采購商品或勞務(wù)數(shù)量不符合公司規(guī)定的情況，采購員需提出解決方案，報采購部經(jīng)理審批。

2．采購商品出現(xiàn)重大質(zhì)量問題，由采購部經(jīng)理組織召開問題解決會議，邀請質(zhì)檢部、財務(wù)部、技術(shù)等相關(guān)人員參加；采購部負(fù)責(zé)編寫《問題解決方案》，經(jīng)總經(jīng)理審批后負(fù)責(zé)處理。

第9條 付款

1．財務(wù)部應(yīng)付賬款會計對采購業(yè)務(wù)的各種原始憑證進(jìn)行審核，具體審核采購的各種單據(jù)和憑證是否齊備，內(nèi)容是否真實，手續(xù)是否齊全，計算是否正確。

2．應(yīng)付賬款在2萬元以內(nèi)的，財務(wù)部經(jīng)理審批；應(yīng)付賬款在2萬～5萬元的，財務(wù)部經(jīng)理審核，財務(wù)總監(jiān)審批；應(yīng)付賬款在5萬元以上，財務(wù)總監(jiān)審核，總經(jīng)理審批。

3．預(yù)付款與定金在1萬元以內(nèi)的，財務(wù)部經(jīng)理審批即可；預(yù)付款與定金在1萬～3萬元以內(nèi)的，報財務(wù)總監(jiān)審批；預(yù)付款與定金在3萬元以上的，由總經(jīng)理審批。

4．審核無誤后交財務(wù)部應(yīng)收賬款會計開具付款憑證，交出納辦理貨款支付，并通知采購員聯(lián)系供應(yīng)商。

第3章 采購賬務(wù)處理

第10條 財務(wù)部在采購單據(jù)齊全的情況下，按照《會計核算規(guī)定》及時、準(zhǔn)確地編制記賬憑證。

第11條 將請購單、訂購單、驗收單、外購物資入庫單、專用發(fā)票以及進(jìn)口物資的報關(guān)單等支持性憑證附在記賬憑證的后面。如憑證資料較多，也可另外裝訂成冊，注明索引號后存檔。

第12條 每月應(yīng)根據(jù)記賬憑證準(zhǔn)確、及時地登記入“存貨”及“貨幣資金”、“應(yīng)付賬款”分類明細(xì)賬。

第13條 對賬

1．財務(wù)部門應(yīng)于每月末與供應(yīng)商進(jìn)行貨款結(jié)算的核對。

2．取得供應(yīng)商對賬單，審核其余額與企業(yè)“應(yīng)付賬款”余額是否一致，在考慮買賣雙方在收發(fā)貨物上可能存在時間差等因素之后，公司與供應(yīng)商的月末余額應(yīng)保持一致。

第4章 附則

第14條 本制度由采購部會同公司其他有關(guān)部門解釋。

第15條 本制度自 年 月 日起開始實施。

第16條 相關(guān)文件表單

1．《問題解決方案》。

2．《會計核算規(guī)定》。

四、采購信息保密制度

第1章 總則

第1條 目的

為規(guī)范采購專員在采購活動中的行為，維護(hù)公司的商業(yè)利益，根據(jù)公司實際情況，特制定本制度。

第2條 適用范圍

本制度適用于公司采購相關(guān)信息的保密管理工作。

第3條 職責(zé)分工

1.總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)公司信息保密的管理工作，制定采購信息保密信息，并處理執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。

2.人力資源部負(fù)責(zé)公司全體員工的保密教育和涉密員工的保密管理，以及相關(guān)方面的保密工作指導(dǎo)。

3.采購部及相關(guān)部門人員執(zhí)行信息保密制度的相關(guān)規(guī)定。

第2章 采購信息密級分級

第4條 信息密級規(guī)定

公司的采購信息，根據(jù)保密程度和重要程度的不同可以分為絕密信息、機(jī)密信息、秘密信息和內(nèi)部公開信息四類。

第5條 絕密信息

1.絕密信息是指極為重要的公司核心商業(yè)秘密，如被泄露會使公司利益遭到特別嚴(yán)重的損失，包括投標(biāo)文件、評標(biāo)文件、定標(biāo)文件、合同協(xié)議信息、采購數(shù)據(jù)、公司技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等信息。

2.絕密信息的閱讀范圍。只有得到涉密信息部門或項目主管書面許可方可根據(jù)工作需要進(jìn)行內(nèi)部加密傳遞，且傳遞范圍僅限于需求部門主管或項目的負(fù)責(zé)人，由部門主管或項目負(fù)責(zé)人根據(jù)業(yè)務(wù)需要進(jìn)行分割、整理后傳達(dá)給本部門的員工。

3.審批形式。許可須采用郵件回復(fù)、簽字審批等有文字記載的書面方式進(jìn)行，未經(jīng)批準(zhǔn)不得向任何人泄露，未經(jīng)批準(zhǔn)擅自將此級別信息對外發(fā)布的，按泄密處理，責(zé)任人和部門主管負(fù)連帶責(zé)任。

4.承擔(dān)責(zé)任。需求部門主管或項目負(fù)責(zé)人對接收到的資料信息的安全性和合理使用負(fù)責(zé)。因本人或本部門人員原因造成資料外泄的，由部門主管首先負(fù)管理責(zé)任，同時追究直接責(zé)任人的責(zé)任。

第6條 機(jī)密信息

1.機(jī)密信息是指重要的公司秘密，如被泄露會使公司利益遭受嚴(yán)重?fù)p失，主要包括項目采購計劃、采購專項業(yè)務(wù)會議紀(jì)要、采購工作計劃與總結(jié)、公司采購月報、采購合同臺賬、招標(biāo)文件、供應(yīng)商信息等對公司經(jīng)營有重大商業(yè)價值的信息。

2.機(jī)密信息閱知范圍。各個部門因工作關(guān)系，經(jīng)部門經(jīng)理審批后可了解相關(guān)信息，但嚴(yán)禁復(fù)制拷貝，需要復(fù)制拷貝前須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。此級別信息經(jīng)審批后可以在具有相關(guān)業(yè)務(wù)聯(lián)系的經(jīng)理層傳遞，不得發(fā)布給與業(yè)務(wù)無關(guān)的經(jīng)理和普通員工，更不得對外泄露。

第7條 秘密信息

1.秘密信息是指公司一般商業(yè)秘密，一旦泄露會使公司的利益遭受損失。主要包括日常的部門內(nèi)部討論、論證結(jié)論、日常采購工作信息等。

2.秘密信息閱知范圍。此級別信息由部門經(jīng)理決定發(fā)布范圍，可以在具有相關(guān)業(yè)務(wù)聯(lián)系的員工間傳遞，但不得發(fā)布給與業(yè)務(wù)無關(guān)的員工，更不得對外泄露。

第8條 內(nèi)部公開信息

1.內(nèi)部公開信息是指內(nèi)部非保密信息，包括以公司名義發(fā)出的有關(guān)合約采購的制度要求、通知通報、人事任免、采購人員名錄、涉及采購內(nèi)容的綜合會議紀(jì)要等信息。

2.內(nèi)部公開信息閱知范圍。此級別信息可以在公司范圍內(nèi)發(fā)布傳遞，但不得對外公布。

第3章 采購信息分類保密規(guī)定

第9條 招標(biāo)信息保密規(guī)定

1.在招標(biāo)、評標(biāo)、定標(biāo)的過程中，除各招標(biāo)采購相關(guān)人員外，其他人無權(quán)查看有關(guān)標(biāo)書等的任何信息，所有與招標(biāo)采購工作相關(guān)的人員不得私自向非授權(quán)人員透露投標(biāo)信息。

2.在招標(biāo)采購過程中，所有與招標(biāo)采購工作相關(guān)的人員不得私自向非授權(quán)人透露有關(guān)招標(biāo)采購的信息，更不得引導(dǎo)投標(biāo)單位如何中標(biāo)。

3.在定標(biāo)過程中，所有與招標(biāo)采購工作相關(guān)的人員不得向他人透露意向定標(biāo)供應(yīng)商等的任何定標(biāo)信息。

第10條 合同信息保密規(guī)定

1.合同信息包括合同文本，特別是物資價格、運(yùn)輸價格、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)要求，還包括物資所對應(yīng)的型號、規(guī)格、數(shù)量等信息。

2.合同價格信息除采購、成本人員及相關(guān)負(fù)責(zé)人外，其他人無權(quán)查看，如遇特殊情況需報總經(jīng)理審批。

第11條 供應(yīng)商信息保密規(guī)定

1.供應(yīng)商信息包括供應(yīng)商公司信息、供應(yīng)產(chǎn)品或提供的服務(wù)、聯(lián)系方式、合作情況等信息。

2.凡有權(quán)查閱合格和試用供應(yīng)商信息的人員，應(yīng)嚴(yán)守信息，確保不向外傳播；非授權(quán)人如需查閱合格或試用供應(yīng)商的信息，需報總經(jīng)理審批。

第4章 采購信息保密措施

第12條 涉密員工管理措施

1.采購專員在與公司建立勞動關(guān)系的同時，由公司人力資源部代表公司與其簽署保密合同，以此互相監(jiān)督，共同保障公司商業(yè)秘密的安全。

2.采購專員在日常工作中，除需認(rèn)真履行崗位職責(zé)，服從本部門主管的領(lǐng)導(dǎo)外，還要嚴(yán)格按相關(guān)保密要求做好公司秘密的保守和保護(hù)工作，并接受相關(guān)保密管理部門的工作指導(dǎo)和監(jiān)督、檢查。

3.采購部應(yīng)定期對與本部門管理職能相關(guān)的涉密人員進(jìn)行保密檢查，原則上每年不少于兩次，對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時給予指導(dǎo)、指正，落實整改措施，并及時總結(jié)和推廣涉密員工在保密工作中好的做法和經(jīng)驗。檢查結(jié)果應(yīng)向涉密員工所在部門的主管反饋，納入該員工月度、年度的崗位和績效考核中，作為獎懲的依據(jù)之一。

4.對新安排至采購崗位的涉密員工，人力資源部除進(jìn)行常規(guī)的入職教育外，應(yīng)會同采購部主管共同進(jìn)行入職保密教育；涉密員工因工作需要進(jìn)行崗位變更時，部門主管應(yīng)監(jiān)督其對保密工作的移交，人力資源部應(yīng)對其進(jìn)行離崗保密教育。

第13條 來訪接待管理措施

1.公司供應(yīng)商的來訪接待，由采購部負(fù)責(zé)向總經(jīng)理備案，并按統(tǒng)一的公司介紹資料和公司產(chǎn)品樣本向來訪者介紹。

2.應(yīng)定期完善、修改公司簡介及用于接待的音像資料，并報經(jīng)公司保密管理部門審核批準(zhǔn)后方可用于接待。未經(jīng)許可，接待中不得涉及公司秘密事項內(nèi)容。

3.采購部接受接待任務(wù)后，應(yīng)事先制訂接待計劃和參觀路線，報公司總經(jīng)理或保密管理部門批準(zhǔn)。未經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，不得擅自帶領(lǐng)來訪參觀人員進(jìn)入重點部門和重點部位。

第14條 信息日常操作規(guī)定

1.應(yīng)定期備份保密信息。

2.對收發(fā)文件、資料要建立登記制度，嚴(yán)格實行簽收手續(xù)。

3.對遞送的秘密文件、資料，要嚴(yán)格履行登記簽收手續(xù)，一律要密封包裝，并標(biāo)明密級。

4.銷毀秘密文件、資料時必須按規(guī)定登記造冊，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，用碎紙機(jī)碎掉。

5.屬于秘密信息內(nèi)容的會議和其他活動，應(yīng)采取保密措施，包括選擇具備保密條件的會議場所，限定參加會議人員的范圍，確定會議內(nèi)容傳達(dá)的范圍。

6.公司的電腦上不得擅自安裝或運(yùn)行修改操作系統(tǒng)運(yùn)行參數(shù)的軟件，不得從事擾亂公司網(wǎng)絡(luò)正常運(yùn)行的活動。

7.公司員工不得將電腦密碼告知非授權(quán)人，不得擅自使用他人電腦。

第15條 違規(guī)責(zé)任追究措施

1.對于重要資料沒有備份、備份不全或備份錯誤的，根據(jù)給公司造成的損失追究其相應(yīng)的責(zé)任。

2.違反本制度規(guī)定的員工，對相關(guān)責(zé)任人員予以警告或罰款，行政記過、記大過直至開除。

3.違反本制度規(guī)定的員工，因過失導(dǎo)致數(shù)據(jù)信息遺失、泄露，對責(zé)任人處以警告或罰款；竊取公司商業(yè)秘密范圍的數(shù)據(jù)信息或惡意偽造篡改數(shù)據(jù)的，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)立即辭退，取消全部股權(quán)期權(quán)獎金紅利，除按勞動合同和競業(yè)禁止約定處罰外，構(gòu)成犯罪的報司法機(jī)關(guān)追究其刑事責(zé)任。

4.違反本制度規(guī)定的員工，除給予警告、罰款、記過、記大過、辭退等行政處分外，如給公司造成經(jīng)濟(jì)損失，同時承擔(dān)民事賠償責(zé)任，部門主管有過失的負(fù)連帶賠償責(zé)任。構(gòu)成犯罪的，報送司法機(jī)關(guān)依法追究其刑事責(zé)任。

第5章 附則

第16條 公司員工均應(yīng)理解并遵守本制度的相關(guān)規(guī)定，主動避免獲知非授權(quán)信息。

第17條 采購保密信息的標(biāo)注、保存、借閱、打印、復(fù)制、分發(fā)傳遞、銷毀、監(jiān)控和失密情況的處理，按公司信息保密制度的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

第18條 本制度由總經(jīng)理辦公室制定，報總經(jīng)理審批后執(zhí)行。

第19條 本制度自 年 月 日起生效。