采購(gòu)管理流程是很多企業(yè)用于獲取物資或服務(wù)的一種關(guān)鍵步驟。采購(gòu)管理流程對(duì)企業(yè)至關(guān)重要，因?yàn)樗鼈兛梢詫?duì)利潤(rùn)和支出產(chǎn)生會(huì)有直接的影響。
由于各個(gè)企業(yè)有不同的需求和目標(biāo)，采購(gòu)管理流程可能會(huì)有所不同。雖然與其采購(gòu)流程相關(guān)的細(xì)節(jié)可能有所不同，但主要步驟中會(huì)存在一些共同點(diǎn)。那么一般企業(yè)采購(gòu)管理主要流程有哪些呢？
1、采購(gòu)計(jì)劃需求
當(dāng)企業(yè)中的任何業(yè)務(wù)組織需要從外部供應(yīng)商獲得貨物/服務(wù)時(shí)，采購(gòu)計(jì)劃周期就開始了。因此，采購(gòu)過(guò)程的第一步需要了解并統(tǒng)計(jì)企業(yè)中所有業(yè)務(wù)組織的需求。這提供了支出領(lǐng)域和類別的可見性，以確定通過(guò)支出分析節(jié)省成本的領(lǐng)域。
2、供應(yīng)商的選擇與考核
采購(gòu)組織的職責(zé)之一就是為公司節(jié)約成本，選擇高品質(zhì)的產(chǎn)品，因此需要考核供應(yīng)商是否達(dá)到自己的要求，要判斷供應(yīng)商的好壞。
一旦業(yè)務(wù)單位確定了他們的需求，那么下一步便是選擇提供商品/服務(wù)的潛在供應(yīng)商名單。這個(gè)過(guò)程涉及簡(jiǎn)單的網(wǎng)絡(luò)搜索或通過(guò)更結(jié)構(gòu)化的措施。
這個(gè)過(guò)程的目的是考核評(píng)估相關(guān)供應(yīng)商。評(píng)估指標(biāo)包括定價(jià)、服務(wù)質(zhì)量、行業(yè)聲譽(yù)和認(rèn)可、保修和保證條款以及客戶服務(wù)。
3、詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)
作為采購(gòu)方，一般都在談判中有相當(dāng)?shù)膬?yōu)勢(shì)，關(guān)鍵是把這些優(yōu)勢(shì)發(fā)揮到什么地步。把供應(yīng)商壓榨到無(wú)利可圖絕對(duì)不是明智之舉。采購(gòu)要做的是真正理解供應(yīng)商的成本結(jié)構(gòu)，讓它有一定的利潤(rùn)，但又不要牟取暴利，這需要一些成本估算方面的知識(shí)。
4、與選定的供應(yīng)商簽訂合同
在選擇供應(yīng)商滿足企業(yè)的要求之后，合同流程就開始了。對(duì)于任何企業(yè)來(lái)說(shuō)，簽訂合同都是創(chuàng)造最大價(jià)值和促進(jìn)買方與供應(yīng)商合作的關(guān)鍵步驟。這個(gè)過(guò)程包括評(píng)估價(jià)格結(jié)構(gòu)、工作范圍、條款和條件、交付時(shí)間等關(guān)鍵因素。
5、在收到發(fā)票后完成付款流程
供應(yīng)商收到采購(gòu)訂單后，會(huì)發(fā)送一張發(fā)票，說(shuō)明所要求的商品/服務(wù)的價(jià)格。一旦企業(yè)獲得了PO并開出了發(fā)票，采購(gòu)團(tuán)隊(duì)就會(huì)對(duì)其進(jìn)行匹配以確保質(zhì)量和數(shù)量。
根據(jù)企業(yè)與其供應(yīng)商之間建立的支付條款，在交貨前或交貨后支付。
6、檢驗(yàn)與入庫(kù)
根據(jù)付款和合同條款，供應(yīng)商提供貨物/服務(wù)。采購(gòu)產(chǎn)品服務(wù)到達(dá)企業(yè)后，相關(guān)負(fù)責(zé)人都要依據(jù)采購(gòu)訂單信息對(duì)產(chǎn)品的送達(dá)時(shí)間、數(shù)量、質(zhì)量等進(jìn)行檢查，核查無(wú)誤后，才可入庫(kù)。同時(shí)，物資的入庫(kù)倉(cāng)編號(hào)、位置、保管方式等，也要按照采購(gòu)訂單制作的計(jì)劃作出具體指示。
7、采購(gòu)結(jié)算記錄
采購(gòu)結(jié)算管理是采購(gòu)管理的最終環(huán)節(jié)，在供應(yīng)商履行完全部合同義務(wù)后，企業(yè)要在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)向供應(yīng)商結(jié)算賬款。在收到交付后，作為最佳實(shí)踐，有效地存儲(chǔ)所有發(fā)票以跟蹤支出和企業(yè)內(nèi)的各種支出類別是很重要的。
最后的話
與過(guò)去的采購(gòu)流程相比，采購(gòu)已經(jīng)成為一個(gè)企業(yè)必要的策略。而要追求采購(gòu)經(jīng)濟(jì)效益的最大化，就是不斷降低采購(gòu)成本，以最少的成本去獲取最大的效益。而要做到這一點(diǎn)，關(guān)鍵的關(guān)鍵，就是要努力追求科學(xué)采購(gòu)。隨著采購(gòu)流程越來(lái)越復(fù)雜化，現(xiàn)今很多企業(yè)便紛紛利用現(xiàn)代的采購(gòu)軟件來(lái)簡(jiǎn)化復(fù)雜的采購(gòu)流程。
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各個(gè)企業(yè)有不同的采購(gòu)需求和不同的采購(gòu)流程管理，但如果利用自動(dòng)化的采購(gòu)管理軟件以此來(lái)加快采購(gòu)流程，便能為企業(yè)很好的節(jié)省了時(shí)間和資源，讓企業(yè)在同行競(jìng)爭(zhēng)中脫穎而出。
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