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01 采購過程管理主要工作職責(zé)

02 采購過程管理制度

03 采購過程管理流程

04 采購過程管理標(biāo)準(zhǔn)

采購部

一、采購過程管理主要工作職責(zé)

采購過程管理的職責(zé)是主要圍繞四大采購形式的采購業(yè)務(wù)，對各個業(yè)務(wù)所需履行的職責(zé)，需要明確、詳細(xì)地進行規(guī)定，其主要工作職責(zé)如下。

二、采購過程管理制度

1 招標(biāo)采購管理制度

第1章 總則

第1條 目的

為了規(guī)范采購招標(biāo)行為，確保采購物資價格合理、質(zhì)量合格，保證采購招標(biāo)活動本著公開、公平、公正原則進行招標(biāo)，杜絕舞弊行為，特制訂本細(xì)則。

第2條 適用范圍

本細(xì)則適用于公司的公開招標(biāo)采購工作。

第3條 管理職責(zé)

1．采購總監(jiān)負(fù)責(zé)監(jiān)督采購招標(biāo)管理工作，并對招標(biāo)產(chǎn)生的中標(biāo)人進行審批。

2．采購經(jīng)理負(fù)責(zé)監(jiān)督采購招標(biāo)實施工作，并負(fù)責(zé)審核中標(biāo)人。

3．采購招標(biāo)主管負(fù)責(zé)組織招標(biāo)采購工作。

4．評審小組負(fù)責(zé)對投標(biāo)人進行評審，確定合適的中標(biāo)候選人員

5．評審小組由采購招標(biāo)主管、技術(shù)部人員、質(zhì)量部人員及相關(guān)專家等組成。

第4條 招標(biāo)原則

招標(biāo)活動以公開、公正和誠實信用為原則進行，任何單位和個人不得暗箱操作。

第2章 招標(biāo)準(zhǔn)備階段

第5條 招標(biāo)確認(rèn)

招標(biāo)采購主管在接收到相關(guān)部門的采購物資明細(xì)表時，對其進行審核，確定是否進行招標(biāo)采購。具體的審批原則如下。

1．采購金額在10萬元以上的物資，原則上必須實行招標(biāo)采購。

2．不能進行招標(biāo)采購的情況

（1）采購金額在10萬元以下的。

（2）公司確定了長期合作伙伴關(guān)系的，采購經(jīng)理或采購總監(jiān)審批后，可以不進行招標(biāo)。

（3）只有一家供應(yīng)商能夠提供采購物資的。

（4）因技術(shù)、保密等特殊原因不能進行招標(biāo)的。

第6條 招標(biāo)項目審批

招標(biāo)采購主管確定其采購物資需進行公開招標(biāo)時，報采購部經(jīng)理審核采購總監(jiān)審批，審批通過后才能實施招標(biāo)采購。

第7條 編制招標(biāo)文件

招標(biāo)項目審批通過后，采購招標(biāo)主管應(yīng)當(dāng)根據(jù)招標(biāo)項目本身的特點和要求編制招標(biāo)文件。招標(biāo)文件的編制要求如下。

1．招標(biāo)文件不得含有傾向或者排斥潛在投標(biāo)人的內(nèi)容。

2．招標(biāo)文件需包括招標(biāo)通知、招標(biāo)人須知、合同條款、投標(biāo)書編制要求、投標(biāo)保證金、履約保證金、標(biāo)價表等內(nèi)容。

第8條 招標(biāo)文件的修改

1．采購招標(biāo)主管對已經(jīng)發(fā)出的招標(biāo)文件保留有修改、澄清或者解釋的權(quán)利。

2．在進行修改、澄清或者解釋時，采購招標(biāo)主管應(yīng)當(dāng)在招標(biāo)文件要求提交投標(biāo)文件的截止時間前以書面形式通知所有招標(biāo)文件收受人。

3．招標(biāo)文件修改、澄清或者解釋的內(nèi)容為招標(biāo)文件的組成部分。

第3章 招標(biāo)階段

第9條 發(fā)布招標(biāo)公告

1．招標(biāo)文件編制完成后，在正式招標(biāo)工作開始之前，采購招標(biāo)主管通過公共媒體及其他渠道發(fā)布招標(biāo)公告。

2．招標(biāo)公告的內(nèi)容包括：招標(biāo)人的名稱和地址、投標(biāo)人的資質(zhì)要求、招標(biāo)采購物資的性質(zhì)、數(shù)量、實施地點和時間及獲取招標(biāo)文件的方式等事項。

第10條 資格審查

1．采購招標(biāo)主管可以根據(jù)招標(biāo)物資的要求，在招標(biāo)公告中，要求潛在投標(biāo)人提供相關(guān)的資質(zhì)證明文件和業(yè)績情況，并對潛在投標(biāo)人進行資格審查。

2．資格審查的項目包括投標(biāo)人的組織機構(gòu)、中標(biāo)經(jīng)驗、供貨能力、財務(wù)狀況等，投標(biāo)人應(yīng)當(dāng)具備承擔(dān)招標(biāo)項目的能力和良好資信。

第11條 發(fā)售招標(biāo)文件

1．采購招標(biāo)主管將招標(biāo)文件可以直接發(fā)售給通過資格預(yù)審的投標(biāo)人，并要求投標(biāo)人收到招標(biāo)文件后立刻通知公司采購部。

2．通過資格審查的供應(yīng)商可向招標(biāo)人員購買招標(biāo)文件，以便進行后續(xù)的投標(biāo)工作。

3．招標(biāo)人員不得向他人透露已經(jīng)獲取招標(biāo)文件的潛在投標(biāo)人的名稱、數(shù)量以及可能影響公平競爭的有關(guān)招標(biāo)投標(biāo)的其它情況。

第12條 現(xiàn)場踏勘

采購招標(biāo)人員可以根據(jù)招標(biāo)項目的具體情況，組織潛在投標(biāo)人踏勘現(xiàn)場。

第4章 投標(biāo)階段

第13條 投標(biāo)文件管理

1．編制投標(biāo)文件的要求

投標(biāo)人應(yīng)當(dāng)按照招標(biāo)文件的要求投標(biāo)文件的具體要求編制投標(biāo)文件，投標(biāo)文件的具體要求如下。

（1）投標(biāo)文件應(yīng)當(dāng)對招標(biāo)文件提出的實質(zhì)性要求和條件作出響應(yīng)。

（2）投標(biāo)文件應(yīng)當(dāng)由投標(biāo)人的法人代表或者授權(quán)代理人簽署并加蓋公章后密封。

2．按時遞交。投標(biāo)人應(yīng)當(dāng)在招標(biāo)文件要求提交投標(biāo)文件的截止時間前，將投標(biāo)文件送達(dá)投標(biāo)地點。

3．簽收保存。采購招標(biāo)主管收到投標(biāo)文件后，應(yīng)當(dāng)簽收保存，不得開啟。

4．文件拒收。在招標(biāo)文件要求提交投標(biāo)文件的截止時間后送達(dá)的投標(biāo)文件，采購招標(biāo)主管應(yīng)當(dāng)拒收。

5．文件修改。投標(biāo)人在招標(biāo)文件要求提交投標(biāo)文件的截止時間前，可以補充、修改或者撤回已經(jīng)提交的投標(biāo)文件，并書面通知招標(biāo)人，該補充、修改的內(nèi)容為投標(biāo)文件的組成部分。

第14條 投標(biāo)保證金、履約保證金及質(zhì)量保證金的規(guī)定

1．公司招標(biāo)規(guī)則要求投標(biāo)人交納投標(biāo)保證金的，所有的投標(biāo)人必須在投標(biāo)時或投標(biāo)前交納投標(biāo)保證金后方可參與投標(biāo)，投標(biāo)保證金按照 萬元收取。

2．待確定中標(biāo)人后，未中標(biāo)的投標(biāo)人的投標(biāo)保證金如數(shù)退還。

3．中標(biāo)的投標(biāo)人待簽定正式合同后，投標(biāo)保證金自動轉(zhuǎn)為履約保證金。

4．中標(biāo)人不與我公司訂立合同的，投標(biāo)保證金不予退還，

第15條 投標(biāo)禁止事項

1．投標(biāo)人不得相互串通投標(biāo)報價，不得排擠其他投標(biāo)人的公平競爭，損害招標(biāo)或其他投標(biāo)人的合法權(quán)益。

2．禁止投標(biāo)人以向招標(biāo)人或招標(biāo)領(lǐng)導(dǎo)小組行賄的手段謀取中標(biāo)。

3．禁止投標(biāo)人以他人名義投標(biāo)或以其他方式弄虛作假，騙取中標(biāo)。

第5章 定標(biāo)階段

第16條 組建評標(biāo)委員會

采購招標(biāo)主管負(fù)責(zé)成立評標(biāo)小組，由其負(fù)責(zé)對收到的投標(biāo)書做出作出評審，并用統(tǒng)一的評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)評選出中標(biāo)候選人。

第17條 開標(biāo)條件

1．開標(biāo)之前，評標(biāo)小組及時制定開標(biāo)方案，確定開標(biāo)會議議程。

2．開標(biāo)會議的時間和地點必須和招標(biāo)公告中規(guī)定的一致，并邀請投標(biāo)人或其委派的代表參加。

第18條 開標(biāo)、唱標(biāo)

1．開標(biāo)時，應(yīng)由招標(biāo)才哦股主管以公開的方式檢查投標(biāo)文件的密封情況，當(dāng)眾宣讀投標(biāo)人名稱、有無撤標(biāo)情況、提交投標(biāo)保證金的方式是否符合要求、投標(biāo)項目的主要內(nèi)容、投標(biāo)價格以及其他有價值的內(nèi)容。

2．唱標(biāo)時，需當(dāng)眾宣讀投標(biāo)書，對于投標(biāo)文件中含義不明確的地方，允許投標(biāo)人作簡要解釋，但解釋范圍不能超過投標(biāo)文件記載的范圍或改變投標(biāo)文件的內(nèi)容。

第19條 開標(biāo)記錄

開標(biāo)時由采購專員做開標(biāo)記錄，其記錄的內(nèi)容主要包括采購物資名稱、招標(biāo)號、刊登招標(biāo)通告的日期、發(fā)售招標(biāo)文件的日期、購買招標(biāo)文件單位的名稱、投標(biāo)人的名稱及報價、截標(biāo)后收到標(biāo)書的處理情況等。

第20條 開標(biāo)變更

在特殊情況下，可以暫緩或推遲開標(biāo)時間，特殊情況包括但不限于以下4種。

1．招標(biāo)文件發(fā)售后對原招標(biāo)文件做了變更或補充。

2．開標(biāo)前，發(fā)現(xiàn)有足以影響采購公正性的違法或不正當(dāng)行為。

3．采購單位接到質(zhì)疑或訴訟。

4．變更或取消采購計劃。

第21條 審查投標(biāo)文件

在唱標(biāo)之后，評標(biāo)小組將對投標(biāo)文件進行審查，其具體的審查要點如下。

1．評標(biāo)小組首先對所有投標(biāo)文件進行審查，對不符合招標(biāo)文件基本條件的投標(biāo)確定為無效。

2．對投標(biāo)文件不明確的地方進行必要的澄清和提問，但不能做實質(zhì)性修改。

3．按照招標(biāo)文件中確定的評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)和方法對投標(biāo)文件進行評審和比較。

第22條 評標(biāo)方法

一般情況下，招標(biāo)采購評標(biāo)過程常用的評標(biāo)方法為最低評標(biāo)法、綜合評標(biāo)法和性價比法，評標(biāo)小組應(yīng)視具體情況選擇合適的評標(biāo)方法，以確保企業(yè)的采購利益。

第23條 評標(biāo)報告

評標(biāo)小組及時撰寫評標(biāo)報告，并向采購招標(biāo)主管推薦1～3個中標(biāo)候選人。

第24條 確定中標(biāo)人

1．采購招標(biāo)主管需從評標(biāo)小組推薦的中標(biāo)候選人中確定中標(biāo)人，并報采購經(jīng)理審核，采購總監(jiān)審批。

2．一般情況下排位第一的中標(biāo)候選人愿意簽訂采購合同，并且沒有收到與其相關(guān)的舉報和其他信息時，便可確定其為中標(biāo)人。

3．中標(biāo)人因不可抗力或者其自身原因不能履行采購合同的，招標(biāo)委員會需確定排在中標(biāo)人之后的一位中標(biāo)候選人為中標(biāo)人。

第25條 中標(biāo)結(jié)果核準(zhǔn)

1．確定中標(biāo)人后，公司將于5日內(nèi)持評標(biāo)報告到招標(biāo)管理機構(gòu)核準(zhǔn)。

2．中標(biāo)結(jié)果經(jīng)招標(biāo)管理機構(gòu)核準(zhǔn)同意后，招標(biāo)委員會便可向中標(biāo)單位發(fā)放“中標(biāo)通知書”。

第26條 中標(biāo)公告發(fā)布

1．采購招標(biāo)主管對外發(fā)布中標(biāo)公告，公告內(nèi)容包括招標(biāo)物資名稱、中標(biāo)人名單、評標(biāo)小組成員名單、本公司的名稱和電話等。

2．發(fā)布公告的同時，采購招標(biāo)主管應(yīng)向中標(biāo)人發(fā)出中標(biāo)通知書。

第6章 采購談判與合同簽訂

第27條 合同談判

1．根據(jù)中標(biāo)通知書的要求的時間、地點和中標(biāo)內(nèi)容，采購部與中標(biāo)人進行合同談判，并與中標(biāo)人簽訂書面合同。

2．合同必須在30日內(nèi)訂立，合同的內(nèi)容不得對招標(biāo)文件和中標(biāo)人的投標(biāo)文件作實質(zhì)性修改。

第28條 合同起草與確定

1．采購合同由采購部負(fù)責(zé)起草，公司法律顧問予以協(xié)助配合。

2．合同草案編制完畢后，應(yīng)送采購部經(jīng)理與法律顧問審核，按照審核意見修改后，報經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方定為正式合同。

第29條 合同簽訂注意事項

1．盡量采用由工商部門監(jiān)制的合同樣本簽合同。

2．簽訂合同時合同條款必須能確保本公司的利益不受損，在可能的情況下，應(yīng)規(guī)定貨到驗收合格后付款，中標(biāo)人所提供的物資要求在我方進行轉(zhuǎn)移、在一定期限內(nèi)無償提供售后服務(wù)等。

3．簽訂合同時應(yīng)擬定誠信條款，雙方都必須嚴(yán)格遵守，對未能完全履行合同的處理方法需要列明。

第30條 合同執(zhí)行

采購過程中的各種事項均應(yīng)按照合同中相關(guān)條款執(zhí)行，合同未盡事宜，應(yīng)由采購部和供應(yīng)商協(xié)商確定處理方法。

第7章 附則

第31條 本制度由采購部制定，其解釋和修改權(quán)歸采購部所有。

第32條 本制度需報總經(jīng)理審批通過后，自公布之日起生效。

采購部

2 詢價采購管理制度

詢價采購管理制度

第1條 目的

為了規(guī)范公司采購活動中的詢價工作，了解市場物資的價格情況，有效控制采購價格，使采購工作順利進行，特制定本規(guī)范。

第2條 適用范圍

本規(guī)范適用于公司的物資采購工作，且所涉及的物資采購，既包括生產(chǎn)所需的各項原材料、輔助性材料、各類設(shè)備以及配件的采購，也包括公司所需的辦公物資的采購。

第3條 管理職責(zé)

1．采購總監(jiān)負(fù)責(zé)采購詢價最終結(jié)果的審核。

2．采購部經(jīng)理負(fù)責(zé)制定采購詢價方案，組織并監(jiān)督實施詢價工作。

3．采購人員負(fù)責(zé)落實采購的具體詢價工作。

4．其他相關(guān)部門負(fù)責(zé)提出提交采購需求申請與相關(guān)資料。

第4條 制定詢價計劃

相關(guān)部門提出采購需求，并經(jīng)批準(zhǔn)后由采購部經(jīng)理根據(jù)公司采購計劃和采購物資的急需程度與規(guī)模制定采購詢價計劃。

第5條 成立詢價小組

1．根據(jù)公司實際情況成立詢價小組，詢價小組需有采購人員和相關(guān)專家共 人以上的單數(shù)組成，其中專家人數(shù)不得少于成員總數(shù)的三分之二，且以隨機的方式確定。

2．詢價小組成員名單在成交結(jié)果確定前需保密。

第6條 確定采購詢價方法

采購人員進行采購詢價的方式主要包括口頭詢價和書面詢價兩種方式，具體內(nèi)容如下表所示。

第7條 確定詢價供應(yīng)商名單

1．詢價小組負(fù)責(zé)收集供應(yīng)商相關(guān)資料，通過查閱供應(yīng)商信息庫和市場調(diào)查報告掌握供應(yīng)市場動態(tài)。

2．采購詢價小組根據(jù)市場調(diào)查與分析結(jié)果選擇 家符合條件的詢價供應(yīng)商名單；對于非采購的物資，采購人員須在供應(yīng)商資料庫中查詢原供應(yīng)商，并將其直接列入詢價供應(yīng)商名單。

3．采購詢價小組需將詢價供應(yīng)商名單交采購部經(jīng)理審核。

第8條 制作采購詢價單

1．詢價供應(yīng)商名單經(jīng)采購部經(jīng)理審核確認(rèn)后，詢價小組編制“采購詢價單”。詢價單包括但不限于以下14項內(nèi)容。

2．采購詢價過程中，屬需附圖或規(guī)范的物資，詢價小組在發(fā)送詢價單時附送圖紙或規(guī)范至詢價供應(yīng)商。

3．采購詢價過程中，屬設(shè)備類物資，詢價單中應(yīng)至少注明如下所示的4項內(nèi)容。

（1）供應(yīng)商必須提供設(shè)備運轉(zhuǎn) 年以上的質(zhì)量承諾，且保修期內(nèi)所需的各項備品由供應(yīng)商無償提供

（2）供應(yīng)商必須列舉保修期內(nèi)及保修期滿后，保養(yǎng)所需的備品明細(xì)，包括品名、廠牌、規(guī)格、單價、更換周期及備品價格的有效年限與調(diào)價原則

（3）供應(yīng)商需提供設(shè)備的裝運條件及其重量、體積

（4）設(shè)備的安裝和試運行條件

4．外購物資應(yīng)直接向國外供應(yīng)商詢價，若供應(yīng)商通過國內(nèi)代理商報價，國內(nèi)代理商需轉(zhuǎn)送國外供應(yīng)商的原始報價資料。

第9條 制作采購報價單

詢價小組根據(jù)公司采購計劃，編制報價單。報價單具體內(nèi)容如下表所示。

第10條 發(fā)出詢價通知

詢價小組將詢價單和報價單以傳真或郵件形式發(fā)放給供應(yīng)商，并要求供應(yīng)商在規(guī)定的期限內(nèi)進行報價。對于逾期報價情形，詢價小組一律不予受理（經(jīng)采購總監(jiān)核準(zhǔn)者除外）。

第11條 詢價整理與結(jié)果呈報

1．詢價小組在截止報價后，整理分析所有報價，編制“采購詢價報告”交送采購部經(jīng)理審核。

2．經(jīng)采購部經(jīng)理審核并提出修改意見后，采購總監(jiān)對“采購詢價報告”進行審批，確定供應(yīng)商。

3．采購人員根據(jù)審批結(jié)果，執(zhí)行采購。

第12條 本規(guī)范由采購部制定、修訂與解釋。

第13條 本規(guī)范由總經(jīng)理審批后實施。

采購部

三、采購過程管理流程

采購詢價工作流程

采購談判工作流程

采購合同簽訂流程

采購訂購下單流程

采購違約處理流程

四、采購過程管理標(biāo)準(zhǔn)

企業(yè)采購部在執(zhí)行以下工作事項時，主要根據(jù)以下工作規(guī)范

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