需求管理，說(shuō)起來(lái)似乎也沒(méi)那么難，但在各個(gè)項(xiàng)目中具體做起來(lái)時(shí)，往往會(huì)出現(xiàn)各式各樣的問(wèn)題，導(dǎo)致實(shí)際的需求管理效果并不理想。

那么，如何保障需求管理成功？與其羅列保障成功的諸多因素，不如找到最容易導(dǎo)致失敗的幾個(gè)關(guān)鍵問(wèn)題，從而提前規(guī)避。

本文梳理了需求管理中最容易忽略的10大隱患問(wèn)題，這些問(wèn)題在項(xiàng)目開(kāi)展過(guò)程中，大部分情況是“重要但沒(méi)那么緊急的”，能否將項(xiàng)目管理的功夫花在平時(shí)，是保障項(xiàng)目需求管理成功的關(guān)鍵。

01

沒(méi)有制定項(xiàng)目的整體管理計(jì)劃

項(xiàng)目整體管理計(jì)劃是要確定項(xiàng)目如何執(zhí)行、監(jiān)控和結(jié)束的方式、方法。定義項(xiàng)目開(kāi)展過(guò)程中，有哪些規(guī)則、標(biāo)準(zhǔn)。比如哪些是必須做的、哪些是可以省略的，需要明確出來(lái)。

從落實(shí)層面上看，可能是平時(shí)溝通沒(méi)到位，或者啟動(dòng)會(huì)上漏了幾句提醒/聲明；也可能是組織、團(tuán)隊(duì)在流程機(jī)制、管理方面的缺失。

具體而言，整體管理計(jì)劃中，往往需要關(guān)注的有：范圍管理計(jì)劃、需求管理計(jì)劃、進(jìn)度管理計(jì)劃、成本管理計(jì)劃、溝通管理計(jì)劃、變更管理計(jì)劃、配置管理計(jì)劃等。比如，溝通管理中，溝通的渠道/形式/頻率，日?qǐng)?bào)/每日例會(huì)、周報(bào)/周例會(huì)、階段性報(bào)告等，有哪些規(guī)則必須遵守等等。

關(guān)于項(xiàng)目計(jì)劃的可以查看以下文章：

• 圖解項(xiàng)目經(jīng)理必備目標(biāo)拆分和制定計(jì)劃步驟方法
• 2022項(xiàng)目計(jì)劃進(jìn)度管理表：文末可下載直接編輯使用的甘特圖
• 還在為項(xiàng)目管理規(guī)劃發(fā)愁嗎？這是我見(jiàn)過(guò)的最高逼格的項(xiàng)目管理體系和落地計(jì)劃
• 制定項(xiàng)目計(jì)劃不是你想象中的那么容易

02

沒(méi)有制定有效的范圍和需求管理子計(jì)劃

如何制定有效的范圍和需求管理子計(jì)劃呢，最關(guān)鍵的一點(diǎn)，最基本的流程和標(biāo)準(zhǔn)要清晰：

1. 收集需求
2. 范圍定義
3. 創(chuàng)建WBS
4. 范圍核實(shí)
5. 范圍控制

其中范圍定義，要明確以下基本信息，輸出項(xiàng)目范圍說(shuō)明書(shū)：

1. 項(xiàng)目目標(biāo)
2. 產(chǎn)品范圍描述
3. 項(xiàng)目可交付物
4. 項(xiàng)目邊界
5. 產(chǎn)品驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)
6. 項(xiàng)目的約束條件
7. 項(xiàng)目的假設(shè)

關(guān)于如何創(chuàng)建WBS，可參見(jiàn)如下往期文章：

• 一圖掌握項(xiàng)目管理的核心工具WBS工作分解結(jié)構(gòu)，PM必備技能！
• 一張圖掌握WBS任務(wù)分解法

03

沒(méi)有制定合理的整體變更流程和需求變更控制流程

變更基本流程可以參考以下幾個(gè)方面：

1. 提出與接受變更申請(qǐng)
2. 項(xiàng)目干系人都可以提出變更，提出可以由不同的方式，口頭、書(shū)面均可，但變更應(yīng)及時(shí)以正式方式記錄。
3. 對(duì)變更的初審
4. 這個(gè)環(huán)節(jié)主要是通過(guò)對(duì)變更申請(qǐng)文檔的審核來(lái)實(shí)現(xiàn)。項(xiàng)目經(jīng)理、項(xiàng)目關(guān)鍵相關(guān)方對(duì)變更施加影響，確認(rèn)變更的必要性，確保變革是有價(jià)值的；
5. 針對(duì)變更記錄的格式、完整性做校驗(yàn)，確保變更評(píng)估所需的信息是準(zhǔn)備充分的；
6. 與干系人一起，就供評(píng)估的變更信息達(dá)成共識(shí)。
7. 變更方案的論證
8. 項(xiàng)目管理委員會(huì)審查
9. 發(fā)出變更通知并組織實(shí)施
10. 變更實(shí)施的監(jiān)控
11. 變更效果的評(píng)估
12. 判斷發(fā)生變更后的項(xiàng)目是否已納入正常軌道
13. 關(guān)于需求變更的可以查看以下文章：
14. 如何應(yīng)對(duì)項(xiàng)目需求變更？應(yīng)對(duì)變更的流程步驟和方法
15. 項(xiàng)目經(jīng)理如何應(yīng)對(duì)客戶的需求變更？
16. 如何在敏捷項(xiàng)目中管理范圍變更？
17. 如何應(yīng)對(duì)頻繁的需求變更？

04

對(duì)客戶的需求獲取不充分

對(duì)客戶的需求獲取不充分主要有兩種情況：

1. 對(duì)客戶干系人的識(shí)別不完整
2. 互聯(lián)網(wǎng)軟件項(xiàng)目，通常客戶干系人除了用戶之外，還是甲方的高層領(lǐng)導(dǎo)、IT、運(yùn)維等部門(mén)；往往很多項(xiàng)目只關(guān)注用戶需求的調(diào)研，而忽視了比如客戶高層、IT、運(yùn)維關(guān)鍵相關(guān)方的需求，導(dǎo)致在系統(tǒng)性能、質(zhì)量、安全等非功能性需求被忽視，開(kāi)發(fā)過(guò)程中不斷變更，甚至無(wú)法通過(guò)驗(yàn)收。
3. 對(duì)客戶需求收集、調(diào)研不充分
4. 通常客戶也比較忙，這就需要在客戶關(guān)系、需求收集的方法/技能上多下一些功夫。比如收集之前做好充分的準(zhǔn)備，通過(guò)訪談、觀察、原型、標(biāo)桿對(duì)照、系統(tǒng)交互圖、文件分析（方案文檔、合作協(xié)議、招投標(biāo)文件、業(yè)務(wù)流程圖、數(shù)據(jù)模型、功能清單、用例文檔等）技術(shù)方法提高需求收集的效率和質(zhì)量。

05

需求分析工作不充分，缺乏需求定義環(huán)節(jié)

往往僅有初步的需求說(shuō)明書(shū)，沒(méi)有定義出詳細(xì)的需求規(guī)格說(shuō)明書(shū)。甚至存在一些公司或項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)，不寫(xiě)需求說(shuō)明書(shū)——這不僅不利于需求的管理，更是公司組織資產(chǎn)流失的一種隱患。

需求定義是收集到客戶的需求之后，對(duì)需求的進(jìn)一步確認(rèn)。因?yàn)榭蛻籼岢龅耐腔谀骋环矫娴男枨笠庖?jiàn)，至于放在整個(gè)軟件系統(tǒng)中，有無(wú)與其他需求的關(guān)聯(lián)、影響、沖突、限制，有無(wú)明確具體的度量和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等等，這些都需要結(jié)合需求完整性進(jìn)行進(jìn)一步的定義。

針對(duì)這一環(huán)節(jié)的綜合建議是清晰定義需求分析工作的輸出標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范需求說(shuō)明書(shū)、需求規(guī)格說(shuō)明書(shū)模板，并按要求嚴(yán)格執(zhí)行。

06

缺乏需求驗(yàn)證環(huán)節(jié)

當(dāng)“完成”需求收集時(shí)，不少人認(rèn)為接下來(lái)就是要馬上進(jìn)行需求分析、產(chǎn)品設(shè)計(jì)，而忽略了什么才叫做“完成”。

當(dāng)需求收集之后，只能算作是自認(rèn)為的完成，實(shí)際上并沒(méi)有得到客戶的綜合確認(rèn)，因?yàn)橥ǔＧ闆r下，需求的收集是來(lái)自于多個(gè)客戶，多個(gè)相關(guān)方的，對(duì)于每個(gè)客戶而言，他們并不一定清楚需求收集“完整”之后是怎么樣的，對(duì)于客戶A收集的需求是否與B的需求有沖突，有沒(méi)有他們認(rèn)為需要調(diào)整、補(bǔ)充的地方，都是待定的，因此，請(qǐng)客戶代表一起進(jìn)行需求評(píng)審，得到干系人對(duì)需求的一致理解，得到干系人對(duì)需求的承諾，這一步非常重要，是對(duì)需求驗(yàn)證的關(guān)鍵，是減少后續(xù)需求變更的重要保障。

關(guān)于需求管理的可以查看以下文章：

如何應(yīng)對(duì)項(xiàng)目需求變更？應(yīng)對(duì)變更的流程步驟和方法

PMO項(xiàng)目集管理中客戶需求挖掘的方法和步驟？【慕哲系列25】

項(xiàng)目管理的最重要的一環(huán)需求管理該如何做？

項(xiàng)目經(jīng)理如何應(yīng)對(duì)客戶的需求變更？

07

沒(méi)有有效地管理需求變更控制

關(guān)于需求變更常犯的錯(cuò)誤是，這個(gè)需求變更不大，直接做了吧，當(dāng)一個(gè)個(gè)小的變更不斷累計(jì)，造成里程碑目標(biāo)不能按時(shí)達(dá)成時(shí)，才發(fā)現(xiàn)為時(shí)已晚。

關(guān)鍵問(wèn)題在于：變更無(wú)記錄，全憑感覺(jué)管理，這是不行的。正式的變更記錄是基礎(chǔ)（參見(jiàn)第3點(diǎn)變更流程）；其次是變更的控制，缺少變更控制的標(biāo)準(zhǔn)。需要提前達(dá)成共識(shí)，什么情況下可以由項(xiàng)目經(jīng)理直接決定，什么情況下必須走變更控制委員會(huì)審批。

這里需要注意的一個(gè)點(diǎn)是：當(dāng)變更走到變更委員會(huì)審批時(shí)，其宗旨不是為了一味地拒絕變更、減少變更，而是更加完整的評(píng)估變更的影響，從而保障必要的變更能夠在合理的時(shí)間、資源、成本下得以實(shí)現(xiàn)。（往往重大的變更會(huì)帶來(lái)資源、 成本、時(shí)間等方面的調(diào)整，多數(shù)情況是是增加的投入）

08

范圍沒(méi)有管好，導(dǎo)致不斷地范圍蔓延

這一環(huán)節(jié)強(qiáng)調(diào)的是在需求管理的基礎(chǔ)上，綜合時(shí)間、資源、成本等多方面因素，對(duì)范圍的進(jìn)一步確認(rèn)、核實(shí)與控制。并且需要注意的是，這項(xiàng)工作不僅僅只在需求完成后進(jìn)行，而是在整個(gè)項(xiàng)目開(kāi)展過(guò)程中，需要持續(xù)地關(guān)注。

這一步往往沒(méi)做好也是可能由于多方面因素造成的，但主要原因在于：

• 沒(méi)有流程規(guī)范，工作環(huán)節(jié)遺漏，比如沒(méi)有按照收集需求、范圍定義、創(chuàng)建WBS、范圍核實(shí)、范圍控制的流程步驟開(kāi)展工作
• 有流程規(guī)范，但往往造成不容易控制的關(guān)鍵在于前一步WBS工作不到位，導(dǎo)致評(píng)估出現(xiàn)偏差，不能夠有效支撐范圍的核實(shí)與確認(rèn)

09

未做好需求與進(jìn)度的管理

當(dāng)需求范圍變更時(shí)，沒(méi)有充分評(píng)估對(duì)進(jìn)度等其他方面的影響，導(dǎo)致進(jìn)度延誤。尤其在需求、進(jìn)度被分配為項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)中兩個(gè)人分別負(fù)責(zé)又沒(méi)能夠有效統(tǒng)籌時(shí)，更容易被忽略。

10

項(xiàng)目生命周期模型選擇不當(dāng)

通常瀑布模型、敏捷迭代模型大家比較熟悉，此外，還有V模型、原型化模型、螺旋模型等。幾種模型各有特點(diǎn)，尤其在目前互聯(lián)網(wǎng)軟件行業(yè)高速發(fā)展的階段，結(jié)合不同的場(chǎng)景選擇適當(dāng)?shù)哪Ｐ?，合理地?guī)劃項(xiàng)目里程碑計(jì)劃，也是影響需求管理成敗的一個(gè)不可忽略的因素之一。

以上需求管理相關(guān)的10大隱患，也是往往會(huì)被認(rèn)為有必要參考但又往往容易被忽視的問(wèn)題，總認(rèn)為不用搞那么正式地執(zhí)行，但至于要執(zhí)行到什么程度，又沒(méi)有一個(gè)清晰的標(biāo)準(zhǔn)和界限——這就是導(dǎo)致頻頻出問(wèn)題的關(guān)鍵所在。

需求管理中，我們不能因?yàn)閳F(tuán)隊(duì)成員總有更緊急重要的事情要做，而忽略了更重要但沒(méi)那么緊急的事情，偏離“規(guī)矩”，從而埋下一個(gè)個(gè)隱患；更不能想當(dāng)然地認(rèn)為大家可以結(jié)合時(shí)間、資源來(lái)自由發(fā)揮。

以上，供各項(xiàng)目經(jīng)理們參考，謝謝~

需求管理做不好，怎么能管好項(xiàng)目？