項(xiàng)目進(jìn)入執(zhí)行階段后，為了確保項(xiàng)目按照既定計(jì)劃進(jìn)行，我們需要定期召開項(xiàng)目review評(píng)審會(huì)（以周為例），以檢查項(xiàng)目是否在既定軌道上進(jìn)行，有無(wú)偏航。例會(huì)是項(xiàng)目會(huì)議的重頭戲，因?yàn)閳?zhí)行階段是項(xiàng)目管理五大過(guò)程中歷時(shí)最長(zhǎng)的一個(gè)階段，也是項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)用得最多一項(xiàng)開會(huì)技能，而且它也最便于作為內(nèi)部標(biāo)準(zhǔn)流程和制度在企業(yè)中固定下來(lái)。
每次開會(huì)前，大家有一份Project Status Review list項(xiàng)目狀態(tài)清單在手，通常用Excel 列出項(xiàng)目執(zhí)行中面臨的各代辦事項(xiàng)（行動(dòng)）。項(xiàng)目前期技術(shù)類項(xiàng)點(diǎn)比重較大，中期會(huì)以采購(gòu)、生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)事項(xiàng)為主，后期重心轉(zhuǎn)移至現(xiàn)場(chǎng)安裝與調(diào)試。
例會(huì)由項(xiàng)目經(jīng)理牽頭組織，逐項(xiàng)狀態(tài)評(píng)審（review）。先說(shuō)明每一事項(xiàng)目前的狀態(tài)和影響，大家充分討論，貢獻(xiàn)各自觀點(diǎn)和意見，并形成下一步的行動(dòng)措施（Action），確定該事項(xiàng)的負(fù)責(zé)人（Responsible），并明確完成期限（Deadline），取得一致意見后更新該清單，直接作為會(huì)議紀(jì)要，會(huì)后發(fā)給項(xiàng)目各相關(guān)人員。
如有關(guān)鍵事項(xiàng)還需高層關(guān)注或支持，可單獨(dú)摘抄出來(lái)（控制在3個(gè)以內(nèi)）寫在郵件中，抄送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。要想讓會(huì)議有效率、有效果且能做到持續(xù)跟蹤（follow up），上述3個(gè)關(guān)鍵因素缺一不可。否則會(huì)議就是無(wú)效會(huì)議，白費(fèi)大家時(shí)間，不能產(chǎn)出任何有實(shí)質(zhì)意義的結(jié)果，項(xiàng)目本身也得不到有效的監(jiān)控。
這種Who do What by When的底層思維和行事原則作為標(biāo)志性的外企文化，已成為各職業(yè)經(jīng)理人，特別是項(xiàng)目經(jīng)理的本能反應(yīng)。之前有個(gè)瑞士上司組織會(huì)議，邊開會(huì)邊更新項(xiàng)目狀態(tài)，會(huì)后10分鐘即可將上述紀(jì)要發(fā)出，非常職業(yè)化。
待到下一次例會(huì)，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)逐條回顧上次會(huì)議的項(xiàng)目狀態(tài)清單review list。由每一項(xiàng)行動(dòng)負(fù)責(zé)人（Responsible）來(lái)確認(rèn)是否按期完成。如是，則在“完成狀態(tài)”欄標(biāo)注“關(guān)閉” closed（日后可過(guò)濾）。沒(méi)有完成的行動(dòng)事項(xiàng)，負(fù)責(zé)人解釋原因、所需支持或資源，以及重新制定下一步行動(dòng)措施（Action）和完成期限（Deadline）。如有新的事項(xiàng)/行動(dòng)加入討論，則繼續(xù)擴(kuò)展該項(xiàng)目狀態(tài)清單。
講到這，小伙伴耳邊馬上響起一句名言：“Deadline是第一生產(chǎn)力。”
沒(méi)有Deadline的后果是什么？我保證下次開會(huì)是，那個(gè)“負(fù)責(zé)人”又將上一次會(huì)議內(nèi)容按在地板上重新摩擦一遍，對(duì)團(tuán)隊(duì)的影響是泄氣又費(fèi)時(shí)，所以項(xiàng)目經(jīng)理們，切記啊！
除了周例會(huì)關(guān)注項(xiàng)目執(zhí)行層面的具體事項(xiàng)外，通常還有一個(gè)月度項(xiàng)目評(píng)審會(huì)議，由公司的“項(xiàng)目管理委員會(huì)”參與，因?yàn)殛P(guān)注內(nèi)容聚焦于項(xiàng)目成本和利潤(rùn)等指標(biāo)，它更像是財(cái)務(wù)評(píng)審Financial Review。會(huì)議將評(píng)估項(xiàng)目重大偏差，對(duì)重大風(fēng)險(xiǎn)作出快速?zèng)Q策和應(yīng)對(duì)，討論和解決重要資源的分配，協(xié)調(diào)不同利益相關(guān)方，把握項(xiàng)目大方向等。關(guān)于財(cái)務(wù)評(píng)審的詳細(xì)介紹，我后續(xù)會(huì)詳細(xì)介紹項(xiàng)目成本管理——精細(xì)管控項(xiàng)目的卡尺。
例會(huì)還有一個(gè)好處，大家通過(guò)定期共同參與和討論，在團(tuán)隊(duì)內(nèi)部全面共享項(xiàng)目信息，消除了陌生感，增加了項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員之間的連接感和凝聚力，對(duì)提升個(gè)人的主觀能動(dòng)性很有幫助。華為的《以客戶為中心》中有一句話用于解釋項(xiàng)目例會(huì)：“……獲取執(zhí)行項(xiàng)目任務(wù)需要的信息，對(duì)作戰(zhàn)環(huán)境形成共同的理解[2014] ”，作為項(xiàng)目管理老兵，我非常感同身受。
《笑著離開惠普》的作者高建華提到過(guò)，一個(gè)公司的會(huì)議水平代表了其管理水平。會(huì)議分兩類：以事件觸發(fā)的會(huì)議，如丟了一個(gè)大訂單、或是現(xiàn)場(chǎng)發(fā)現(xiàn)設(shè)備要召回或元件批量更換、甚至是工廠著火了，都是因?yàn)槌隽舜笫露R時(shí)開會(huì)。這種會(huì)開多了，大家都成了救火隊(duì)長(zhǎng)，但千萬(wàn)勿以“救火英雄”或“勞?！弊脏耍@是以燒錢為代價(jià)。
換個(gè)角度、從問(wèn)題根子上試想一下，什么情況下可以不著火呢？——第2類：以時(shí)間驅(qū)動(dòng)的會(huì)議。每周開什么會(huì)，每月開什么會(huì)，甚至每季、每年都有計(jì)劃，這樣有步驟有規(guī)律地開會(huì)討論，定期檢查和評(píng)審項(xiàng)目偏差、問(wèn)題和風(fēng)險(xiǎn)苗頭，疏而不漏，就算有特別事件觸發(fā)，也是在可控范圍內(nèi)。一個(gè)公司以時(shí)間驅(qū)動(dòng)的會(huì)議越多，其管理水平就越高。
下表以具體項(xiàng)目為例，代表性地選取了“交付”、“設(shè)計(jì)”、“采購(gòu)”、“商務(wù)”幾個(gè)不同的主題事項(xiàng)，展現(xiàn)項(xiàng)目狀態(tài)/行動(dòng)清單，以供參考。
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我將介紹項(xiàng)目管理收尾階段的會(huì)議技巧。
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